2. Giải pháp hồn thiện cơng tác sốt xét tín dụng trong kiểm toán BCTC Ngân
2.3. Áp dụng thủ tục thay thế khi cần thiết
Thủ tục thay thế đóng vai trị hết sức quan trọng trong các cuộc kiểm toán. Đặc biệt, với quy mơ và phạm vi kiểm tốn lớn như kiểm toán Ngân hàng thương mại, các thủ tục thay thế cần phải được áp dụng khi thủ tục kiểm toán ban đầu chưa thể cung cấp đầy đủ bằng chứng cần thiết.
Số lượng khách hàng vay vốn lớn khiến cho thủ tục gửi thư xác nhận số dư nợ vay khó có thể nhận được tất cả thư gửi về. Khi đó, để có được con số chính xác về tổng dư nợ tồn hệ thống Ngân hàng và đạt mục tiêu kiểm tốn tính hiện hữu khoản mục cho vay khách hàng, nhóm kiểm tốn cần thực hiện một số thủ tục thay thế như sau
2.3.1. Tiến hành gửi lại thư xác nhận
Thư xác nhận gửi cho khách hàng vay vốn có thể lên tới vài nghìn thư tùy thuộc quy mơ từng Ngân hàng.Đồng thời, thư xác nhận từ cơng ty kiểm tốn sẽ được gửi đi khpasw các tỉnh thành trên cả nước tới từng tổ chức cá nhân vay vốn, rồi lại được gửi về cơng ty kiểm tốn.Vì vậy, trường hợp thư gửi lần đầu bị thất lạc trong q trình chuyển
phát là khơng thể trành khỏi. Để giải quyết vấn đề đó, nhóm kiểm tốn cần tiến hành gửi lại thư xác nhận cho các khách hàng chưa phản hồi, sau khi đã kiểm tra lại chính xác địa chỉ và thơng tin liên lạc của người nhận.
Thủ tục này dễ thực hiện nhưng đòi hỏi kiểm toán viên phải theo dỗi sát sao và cập nhật thường xuyên các thư gửi về trong ngày, tránh tình trạng thư đã gửi về cho kiểm toán nhưng thất lạc. Danh sách các khoản vay chưa nhận được thư xác nhân cần được lập chính xác tại từng thời điểm để tiến hành gửi lại.Kiểm toán viên cũng nên trao đổi lại với Ngân hàng về tên và địa chỉ nhận thư, đảm bảo đến được đúng người nhận. Ngồi ra, để khơng mất thời gian giữa những lần gửi thư, kiểm toán viên nên chủ động gửi thư sớm vì trong một số trường hợp, khách hàng đã xác nhận nhưng do khoảng cách địa lý xa nên thư đến chậm hơn so với thời gian dự kiến.
2.3.2. Đối chiếu dư nợ với các thông tin khác
Trong trường hợp chưa nhận được phản hồi của khách hàng về số dư nợ vay và không đủ điều kiện về thời gian để gửi lại, kiểm tốn viên có thể tiến hành đối chiếu số dư nợ đó với các nguồn thông tin khác. Số dư nợ vay Ngân hàng của khách hàng được thể hiện trên sổ sách và thuyết minh BCTC của doanh nghiệp. Do đó, để kiểm tra tính hiện hữu của khoản mục cho vay tại ngày 30/11, kiểm tốn viên có thể lấy thơng tin trên thuyết minh BCTC của khách hàng tại cuối năm tài chính đó hoặc BCTC q IV nếu khách hàng có lập báo cáo hàng quý. BCTC có thể thu thập được trang web của khách hàng hoặc từ các trang mạng về tài chính chứng khốn. Với những BCTC của khách hàng đã được kiểm toán, bằng chứng thu được về giá trị dư nợ sẽ có giá trị bao hơn so với các BCTC chưa được kiểm toán.
Tuy nhiên, phương pháp này chỉ có thể thực hiện với các đối tượng vay là doanh nghiệp, công ty và không áp dụng được với khách hàng cá nhân. Hơn nữa, vì số dư nợ vay sẽ được phâ tích chi tiết từng Ngân hàng trong thuyết minh BCTC nên điều kiện cần là các cơng ty có lập báo cáo tài chính đủ với 3 thành phân là bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh BCTC và BCTC được cơng khia. Do đó, số lượng đối tượng có thể áp phương pháp này khơng lớn
2.3.3. Tính lại số dư nợ
Một phương pháp khác có thể áp dụng khi khơng thể nhận được thư của khách hàng gửi về là tính tốn lại số dư nợ vay tại ngày 31/12. Để có thể tính lại giá trị đó, kiểm tốn viên cần thu thập đày đủ các thơng tin về số lãi khách hàng thực trả trong tháng 1 năm tài chính sau liền kề, ngày trả lãi gần nhất, lãi suất áp dụng và loại tiền vay. Giá trị dư nợ của khách hàng tại ngày lập báo cáo tài chính được tính theo cơng thức sau:
_ Ị J_______ Lãi khách hànq trả trona tháng 1 x 360 ngày Số dư nợ=—7——7-^2- a—“ 9 5.—÷j2^τττ
Lãi suât x (nqày thực trả-nqày trả lãi qân nhât)
Số lãi khách hàng trả trong tháng 1 phải là số tiền bị trừ đi trong tài khoản dùng để trả lãi hoặc ủy nhiệm chi đã có chữ ký khách hàng. Vì là cơ sở quan trọng tính lại gốc, số lãi đó phải là số tiền khách hàng thực trả, không phải là số lãi dự thu mà Ngân hàng tính để đảm bảo tính độc lập. Neu khách hàng trả lãi theo quý, nửa năm hay khi đáo hạn gốc, kiểm toán viên cần thay đổi các biến lãi khách hàng trả và ngày thực trả cho phù hợp. Tuy nhiên, công thức trên chỉ đúng khi khơng có biến động trả gốc, giải ngân thêm gốc trong khoảng thời gian từ 31/12 đến ngày trả lãi. Đối với các trường hợp đó, cơng thức tính sẽ phức tạp hơn và đồi hỏi phải xây dựng linh hoạt cho từng khoản vay.
Trên đây là một số biện pháp trong trường hợp không thể nhận được thư xác nhận của khách hàng vay gửi lại.Đối với khoản mục này, thư xác nhận mới là bằng chứng có giá trị cao nhất về tính hiện hữu, quyền và nghĩa vụ của số dư nợ cho vay. Vì vậy, trong q trình gửi thư xác nhận, kiểm tốn viên có thể tiến hành gửi sớm hoặc kết hợp với các chi nhánh Ngân hàng để đôn thúc khách hàng gửi lại thư xác nhận, giúp đạt được tỷ lệ thư nhận lại như mong muốn.