CHƯƠNG 6 Tễ CHỨC VÀ KIỂM SOÁT LOGISTIC
6.1.3. Lựa chọn loại hỡnh tổ chức Logistics
Khi cần phải thiết lập một số hỡnh thức cấu trỳc tổ chức, doanh nghiệp cú thể cú 3 cỏch lựa chọn: Hỡnh thức cấu trỳc khụng chớnh tắc (informal); Hỡnh thức cấu trỳc nửa chớnh tắc (semiformal); Hỡnh thức cấu trỳc chớnh tắc (formal). Khụng cú loại hỡnh nào nổi trội hơn đối với cỏc doanh nghiệp, cũng như khụng cú loại hỡnh nào phổ biến hơn loại hỡnh khỏc đối với cỏc doanh nghiệp cú cỏc đặc điểm giống nhau. Lựa chọn loại hỡnh tổ chức đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào bao giờ cũng là do cỏc lực lượng phỏt triển diễn ra bờn trong doanh nghiệp. Điều này cú nghĩa, hỡnh thức tổ chức Logistics thường nhạy cảm với những bản sắc riờng cú trong hóng, với truyền thống tổ chức, và với tầm quan trọng của cỏc hoạt động Logistics.
6.1.3.1. Hỡnh thức tổ chức khụng chớnh tắc
Mục tiờu chủ yếu của tổ chức Logistics là phối hợp cỏc hoạt động Logistics để kế hoạch hoỏ và kiểm soỏt. Cú thể đạt được điều này bằng cỏc cỏch khụng chớnh tắc. Về cơ bản, cỏc cỏch này khụng đũi hỏi bất kỳ một sự thay đổi nào trong cấu trỳc tổ chức hiện tại, nhưng dựa vào bắt buộc hoặc thuyết phục để tạo nờn sự phối hợp giữa cỏc hoạt động và sự hợp tỏc giữa những người cú trỏch nhiệm.
Đối với những doanh nghiệp thiết kế phõn tỏn cỏc hoạt động như vận chuyển, kiểm soỏt dự trữ, thực hiện đơn đặt hàng, đụi khi cú thể tạo ra một hệ thống khuyến khớch để phối hợp chỳng. Ngõn sỏch- là phương sỏch kiểm soỏt chủ yếu đối với nhiều doanh nghiệp -thường lại khụng khuyến khớch sự hợp tỏc, đụi khi nú là cơ chế phối hợp khụng hiệu quả. Ngõn sỏch cú thể khụng khuyến khớch bởi nhà quản trị vận chuyển sẽ phỏt hiện ra sự vụ lý do phải chịu những chi phớ vận chuyển cao hơn mức cần thiết để đạt được chi phớ dự trữ thấp hơn. Chi phớ dự trữ khụng thuộc vào trỏch nhiệm ngõn sỏch của nhà quản trị vận chuyển. Kết quả của nhà quản trị vận chuyển được đo bằng chi phớ vận chuyển so với ngõn sỏch.
Một hệ thống cú thể khuyến khớch sự hợp tỏc là tiến hành hạch toỏn nội bộ giữa cỏc hoạt động Logistics khỏc nhau. Phải cõn nhắc việc lựa chọn phương tiện vận tải khi nú giỏn tiếp ảnh hưởng đến mức phớ dự trữ, đồng thời người ra quyết định vận chuyển sẽ khụng cú động cơ khỏc hơn là tỡm cỏch cho chi phớ vận chuyển thấp nhất.
Một cỏch khuyến khớch khỏc là thiết lập hỡnh thức chia sẻ tiết kiệm chi phớ. Tất cả cỏc nhà quản trị cỏc hoạt động Logistics phõn tỏn đưa ra những mụ hỡnh chi phớ mõu thuẫn cú thể làm giảm sự tiết kiệm chi phớ của họ. Cú thể định trước chương trỡnh để phõn chia tiết kiệm nhằm phõn phối lại tiền lương. Cú sự khuyến khớch sự hợp tỏc tiết kiệm tiềm năng lớn nhất xẩy ra khi mà sự hợp tỏc là cõn đối những hoạt động cú mụ hỡnh chi phớ mõu thuẫn. Những kế hoạch chia sẻ lợi nhuận này hạn chế thành cụng của một số doanh nghiệp, Khoa A Ebook.VCU 141
nhưng một số doanh nghiệp sử dụng chỳng lại cú hiệu quả.
Một cỏch tiếp cận khụng chớnh tắc khỏc nữa để tổ chức Logistics là sử dụng uỷ ban kết hợp. Uỷ ban này tập hợp cỏc thành viờn từ mỗi lĩnh vực Logistics quan trọng. Bằng cỏch cung cấp cỏc phương tiện để truyền tin, việc kết hợp cú thể đem lại kết quả. Đối vớp những cụng ty cú truyền thống uỷ ban kết hợp, hỡnh thức uỷ ban cú thể rất thoả đỏng. Dẫu rằng cỏc uỷ ban xem ra là giải phỏp đơn giản, khụng phức tạp cho vấn đề kết hợp, nhưng chỳng cú thiếu sút là thường ớt sức mạnh để thực thi những đề nghị của mỡnh.
Một cỏch thỳc đẩy sự kết hợp khỏ hiệu quả là việc trưởng phũng xem xột lại cỏc quyết định và nghiệp vụ Logistics. Quản trị thượng đỉnh cú vị trớ thiết yếu trong cấu trỳc tổ chức để dễ dàng nhận ra việc đưa ra quyết định kộm tối ưu trong tổ chức. Do cỏc nhà quản trị cấp dưới trong cỏc lĩnh vực hoạt động Logistics chịu trỏch nhiệm trước cỏc nhà quản trị thượng đỉnh, nờn việc động viờn và hỗ trợ của quản trị thượng đỉnh trong phối hợp và hiệp tỏc giữa cỏc hoạt độmg chức năng này là giải phỏp lõu dài theo hướng đạt được cỏc mục đớch tổ chức mà khụng cần cú cấu trỳc tổ chức chớnh thức.
6.1.3.2.Hỡnh thức tổ chức nửa chớnh tắc
Hỡnh thức tổ chức nửa chớnh tắc nhận ra rằng, kế hoạch hoỏ và nghiệp vụ Logistics luụn luụn đan chộo qua cỏc chức năng khỏc nhau bờn trong cấu trỳc tổ chức của doanh nghiệp. Cỏc nhà quản trị Logistics được phõn cụng để phối hợp cỏc dự ỏn bao gồm Logistics và một số lĩnh vực. Kiểu cấu trỳc này thường được gọi là tổ chức ma trận, và đặc biệt phổ biến trong lĩnh vực hàng khụng. Quan điểm đỏp ứng quản trị hệ thống Logistics được trỡnh bày ở hỡnh 6.2.
Giỏm đốc điều hành
Marketing Tài chớnh Sản xuất
V.chuyển & lưu kho đra
Dịch vụ khỏch hàng Tớnh toỏn &xử lớ đđh Dự bỏo bỏn hàng Quản trị dự trữ Mua & q.lớ nguyờn v.liệu V.chuyển & lưu kho đvào
Đảm bảo chất lượng Logistics Thẩm quyền theo dự án Thẩ m qu yền th eo chứ c n ăn g Quản trị HT thụng tin
Hỡnh 6.2: Tổ chức ma trận của Logistics
Trong tổ chức ma trận, nhà quản trị Logistics cú trỏch nhiệm đối với toàn bộ hệ thống Logistics, nhưng khụng cú quyền lực trực tiếp đối với cỏc hoạt động từng phần. Cấu trỳc tổ chức truyền thống của doanh nghiệp vẫn giữ nguyờn. Nhà quản trị Logistics chia sẻ quyền quyết định và giải quyết cỏc vấn đề với nhà quản trị khu vực hoạt động. Chi phớ cho cỏc hoạt động phải được điều chỉnh bởi mỗi phũng chức năng cũng như mỗi chương trỡnh Logistics, đay là cơ sở để hiệp tỏc và phối hợp. Tuy tổ chức ma trận cú thể là hỡnh thức tổ chức hữu ớch, nhưng chỳng ta cũng nhận ra rằng, tuyến quyền lực và trỏch nhiệm trở nờn khụng rừ ràng. Những mõu thuẫn cú thể xuất hiện khụng dễ giải quyết. Tuy nhiờn, đối với một số DN, cỏch lựa chọn này là sự dung hoà giữa hỡnh thức hoàn toàn khụng chớnh tắc và hỡnh thức cấu trỳc bậc cao.
6.1.3.3.Hỡnh thức tổ chức chớnh tắc
Đõy là hỡnh thức tổ chức tạo nờn cỏc tuyến quyền lực và trỏch nhiệm rừ ràng đối với Logistics. Về cơ bản loại hỡnh này bao gồm
(1) bố trớ nhà quản trị vào vị trớ cấp cao đối với cỏc hoạt động Logistics;
(2) xỏc định quyền lực của nhà quản trị ở mức cấu trỳc của tổ chức cho phộp điều hoà hiệu quả với cỏc lĩnh vực chức năng quan trọng khỏc (tài chớnh, nghiệp vụ, và marketing). Điều này tăng cường và tổ chức nhõn sự Logistics vào trong hỡnh thức thỳc đẩy sự phối hợp hoạt động.
Cỏc doanh nghiệp lựa chọn hỡnh thức tổ chức này trong trường hợp cỏc loại hỡnh khỏc khụng hiệu quả hoặc khi cần phải tập trung mọi nỗ lực cho cỏc hoạt động Logistics.
Cấu trỳc tổ chức loại hỡnh này được trỡnh bày ở hỡnh 6.3.
Khoa A Ebook.VCU 143
Giỏm đốc điều hành
Marketing Logistics Sản xuất Tài chớnh
Quản trị mua hàng
Xử lớ đđh
& dvụ KH vận chuyểnBao gúi & Kho & q.lớ nguyờn v.liệu