Dưới đây là một số khối và công việc nội bộ đã được triển khai tự động hóa:
a) Hỗ trợ cá c 1 ưu trữ hồ sơ cá c nghiệp vụ ngân hàng
Hàng ngày đối với nghiệp vụ tín dụng như nghiệp vụ cho vay, hay nghiệp vụ tài trợ thương mại như bao thanh toán, nhân viên nghiệp vụ ngân hàng sẽ phải tiếp nhận hàng nghìn hồ sơ và các chứng từ liên quan. Sau đó, lưu trữ hồ sơ và chứng từ lên hệ hộ thống Corebanking của ngân hàng TPBank.
Tại bước cuối cùng của nghiệp vụ cho vay - lưu trữ hồ sơ, nhân viên chi nhánh sẽ gửi email thông tin hồ sơ và các chứng từ liên quan về hội sở. Nhân viên hội sở và cụ thể là nhân viên khối Vận hành sẽ tiếp nhận khoảng 1000 - 1500 hồ sơ và các chứng t liên quan.
Trước khi quy trình Upload email và chứng từ lên hệ thống lưu trữ được áp dụng RPA, nhân viên nội bộ của TPBank đã gặp nhiều khó khăn như:
- Hệ thống Corebanking chưa được tối ưu, cần nhiều thao tác của con người để tìm và lưu trữ đúng folder; Hệ thống thường lag và đơ đặc biệt là trong giờ làm việc
- Khối lượng cơng việc lớn, hàng nghìn email, làm thủ cơng khơng thể lưu trữ hết. Vì vậy, sử dụng con người để thực hiện nhiệm vụ này sẽ rất tốn thời gian và có nhiều rủi ro vận hành. Cụ thể, để thực hiện quy trình này, nhân viên nghiệp vụ ngân hàng sẽ cần:
• Bước 1: Truy cập hệ thống lưu trữ của ngân hàng
• Bước 2: Tiếp nhận email từ chi nhánh, . . .
• Bước 3: Dựa vào thơng tin email, tìm mục lưu trữ phù hợp trên hệ thống dựa vào loại hồ sơ và một số điều kiện nhất định
• Bước 4: Upload thơng tin lên hệ thống
Khi áp dụng RPA vào quy trình này, robot vẫn thực hiện các bước tương tự như con người, không thay đổi bản chất của quy trình.
• Bước 1: Truy cập hệ thống lưu trữ của ngân hàng
• Bước 2: Trong ngày, bot liên tục quét hịm mail để l ấy thơng tin hồ sơ, chứng từ từ chi nhánh
• Bước 3: Dựa vào thơng tin email, tìm mục lưu trữ phù hợp trên hệ thống dựa vào loại hồ sơ và một số điều kiện nh t định
• Bước 5: Cuối ngày, sau khi đã upload hết các hồ sơ lên hệ thống, email báo
cáo cán bộ phụ trách của khối Vận hành.
Hình 2. 5. Sơ đồ quy trιnh Upload email và chứng từ lên hệ thống lưu trữ
Sau khi áp dụng RPA, giải pháp cơng nghệ này đã mang lại các lợi ích sau:
- Khối lượng hồ sơ, chứng từ lớn khơng cịn là vấn đề, bởi nó khơng ảnh hưởng
đến robot. Robot hoạt động 24/7 và tốc độ lưu trữ chỉ bằng 10% so với con người nên nó chắc chắn có thể hồn thành xử lý được hàng nghìn hồ sơ trong ngày.
- Giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên ngân hàng. Nhân viên khối Vận hàng có thể sử dụng chất xám vào nhưng công việc mang lại nhiều giá trị hơn cho ngân hàng.
- Giảm thiểu rủi ro vận hành do lưu nhầm hồ sơ, chứng từ, v.v.
b) Thực hiện các báo cáo tự động phụ c vụ cho các nghiệp vụ ngân hàng:
Thực tế trong nội bộ ngân hàng TPBank, robot RPA đã thực hiện tự động hóa rất nhiều loại báo cáo. Cụ thể ở bài viết này sẽ đề cập đến báo cáo kiểm soát các khoản vay do khối Quản trị rủi ro phụ trách. Căn cứ vào hình thức đảm bảo nợ vay, nghiệp vụ cho vay sẽ bao gồm: (1) Cho vay tín ch ấp, (2) Cho vay có đảm bảo bằng tài sản. Đối với cho vay đảm bảo bằng tài sản, là hình thức cho vay mà trong đó bên vay phải sử dụng tài sản thuộc quyền sở hữu, để tránh rủi ro tiền tệ, nhân viên khối Quản trị rủi ro cần thực hiện kiểm soát hạn mức và thời hạn của các khoản vay. Ví dụ cho vay có đảm bảo bằng sổ tiết kiệm ngoại tệ, thời hạn cho vay phải bằng thời hạn còn lại của sổ tiết kiệm. Mức cho vay bằng 90% - 100% mệnh giá sổ tiết kiệm cộng tiền lãi nhận được đến khi đáo hạn.
Trước khi quy trình kiểm sốt hạn mức và thời hạn của các khoản vay có sổ tiết kiệm là ngoại tệ được áp dụng tự động hóa bằng robot RPA, nhân viên khối Quản trị rủi ro gặp nhiều vấn đề khó khăn như:
- Hệ thống Corebanking phản hồi chậm, đặc biệt là trong giờ hành chính, tải bảo cáo vì thế cần rất nhiều thời gian ảnh hưởng đến tiến độ làm việc;
- Những hơm có nhiều khoản vay, khối lượng cơng việc lớn, việc thực hiện tổng hợp dễ sai sót, nhầm lẫn. Đối với quy trình có yếu tố ngoại tệ, sẽ cần tham khảo tỷ giá từ các trang web, thao tác nhiều, mất thời gian, . . . .
Cụ thể, để thực hiện quy trình này, nhân viên nghiệp vụ ngân hàng sẽ cần:
• Bước 1: Tải báo cáo thông tin khách hàng, các khoản vay, tài sản đảm bảo của khách hàng trên hệ thống Corebanking
❖ Tổng hợp thông tin từ các báo cáo thông tin khách hàng, khoản vay, tài sản đảm bảo.
❖ L ấy tỷ giá quy đổi từ trang web tin cậy để thực hiện quy đổi về
nguyên tệ
đối với các khoản vay có sổ tiết kiệm ngoại tệ.
❖ Thực hiện đặt cơng thức excel để tính tốn thời gian đáo hạn và hạn mức
của các khoản vay.
• Bước 3: Gửi mail thơng báo đến cán bộ nghiệp vụ
Khi áp dụng RPA vào quy trình này, robot vẫn thực hiện các bước tương tự như con người, khơng thay đổi bản chất của quy trình.
• Bước 1: Tải báo cáo thông tin khách hàng, các khoản vay, tài sản đảm bảo của khách hàng trên hệ thống Corebanking
• Bươc 2: Truy cập website ÷ lấy thơng tin tỷ giá
• Bước 3: L àm báo cáo Tổng hợp thơng tin chi tiết các khoản vay:
❖ Tổng hợp thông tin từ các báo cáo thông tin khách hàng, khoản vay, tài sản đảm bảo.
❖ Quy đổi về nguyên tệ đối với các khoản vay có sổ tiết kiệm ngoại tệ dựa
vào tỷ giá đã l ấy ở bước 2
❖ Bot tính tốn thời gian đáo hạn và hạn mức của các khoản vay
Hình 2. 6. Sơ đồ quy trĩnh Kiểm sốt các khoản vay đảm bảo bằng tiền gửi tiết
kiệm và vàng
Sau khi áp dụng RPA, giải pháp công nghệ này đã mang lại các lợi ích sau:
- Những thao tác nghiệp vụ sẽ được robot thực hiện thay thế hoàn toàn cho nhân viên, hạn chế tối đa các yếu tố rủi ro đến từ con người và tiết kiệm số giờlàm việc đáng kể. Cụ thể nhân viên ngân hàng có thể dành 1 giờ hồn thành báo
Nguy cơ trốn thuế, rửa tiền qua cổng thanh tốn quốc tế là điều có thể thấy rõ. Để kiểm sốt dịng tiền này, hàng ngày nhân viên khối Pháp chế sẽ phải kiểm tra các giao dịch đáng ngờ được báo cáo bởi các hệ thống AML. Đối các giao dịch trong ngày tại ngân hàng, dựa trên một số tiêu chí nhất định để phát hiện các giao dịch đáng ngờ. Công việc của nhân viên ngân hàng là giám sát và kiểm tra các giao dịch đáng ngờ đã được đưa lên hệ thống AML.
Trước khi thực hiện tự động hóa quy trình kiểm tra và phát hiện giao dịch đáng ngờ để phục vụ nghiệp vụ thanh toán quốc tế, nhân viên khối pháp chế đã gặp những khó khăn sau:
- Nhân viên nghiệp vụ phải kiểm tra các tất cả các giao dịch trong ngày được thực hiện tại ngân hàng TPBank, bao gồm cả tiền chuyển đi nước ngồi và chuyền về từ nước ngồi. Hàng ngày có hàng nghìn giao dịch như vậy nên việc kiểm tra tốn nhiều thời gian và thiếu chặt chẽ.
- Khối lượng giao dịch trong ngày lớn, nhiều giao dịch không bị kiểm tra do khả năng của con người là giới hạn, nhân viên nghiệp vụ ngân hàng không thể làm 24/7.
Cụ thể, để thực hiện quy trình này, nhân viên nghiệp vụ ngân hàng sẽ cần:
• Bước 1: L ấy thơng tin về các giao dịch trong ngày từ hệ thống Corebanking
• Bước 2: Kiểm tra lần 1: Kiểm tra tổng số tiền giao dịch của cùng 1 khách hàng có vượt qua số tiền quy định hay khơng. Nếu vượt q thì đó là các giao dịch đáng ngờ ÷ Tổng hợp và báo cáo lại với cán bộ nghiệp vụ
• Bước 3: Kiểm tra lần 2: Kiểm tra thông tin khách hàng trên hệ thống KYC có tồn tại hay khơng: Tên, ID , chữ ký của người gửi. Nếu khơng tồn tại thì đó là các giao dịch đáng ngờ ÷ Tổng hợp và báo cáo lại với cán bộ nghiệp vụ Khi áp dụng RPA vào quy trình này, robot vẫn thực hiện các bước tương tự như con người, không thay đổi bản ch t của quy trình.
• Bước 1: Truy cập hệ thống Corebanking: L ấy danh sách thơng tin các giao dịch
• Bước 2: Kiểm tra các giao dịch theo điều kiện 1: Tổng số tiền giao dịch
÷ Neu khơng thỏa mãn ÷ Tổng hợp vào báo cáo
• Bước 3: Kiểm tra các giao dịch theo điều kiện 2: Kiểm tra thông tin khách hàng trên hệ thống KY C
÷ Nếu khơng thỏa mãn ÷ Tổng hợp vào báo cáo
Hình 2. 7. Sơ đồ chi tiết quy trình Phát hiện và xử lỷ những giao dịch đáng ngờ
Sau khi áp dụng RPA, giải pháp cơng nghệ này đã mang lại các lợi ích sau:
d) Gửi mai 1 đến từng chi nhánh
Ngân hàng TPBank hiện tại có khoảng 150 đơn vị kinh doanh. Hàng tháng, các khối/ phịng ban đều phải thực hiện cơng việc tổng hợp dữ liệu và gửi đến từng chi nhánh. Chẳng hạn như tổng hợp trong tháng có bao nhiêu giao dịch vi phạm và gửi đến t ng chi nhánh.
Trước khi áp dụng RPA, quy trình gửi mail thơng báo chi nhánh gặp khó khăn như sau:
- Ngân hàng có nhiều chi nhánh, đơn vị kinh doanh, việc tác file theo đơn vị kinh doanh và gửi đến đơn vị tương ứng tốn nhiều thời gian.
- D ễ xảy ra rủi ro vận hành như: gửi mail nhầm cho đơn vị kinh doanh khác, gửi thiếu thơng tin.
Cụ thể, để thực hiện quy trình này, nhân viên nghiệp vụ ngân hàng sẽ cần làm các bước sau:
Bước 1: Tách file báo cáo cho từng đơn vị kinh doanh Bước 2: Gửi mail đến từng chi nhánh
Tuy chỉ có 2 bước như trên, nhưng nhân viên các khối có thể mất hàng giờ để gửi báo cáo đến từng chi nhánh, tùy thuộc vào số lượng báo cáo cần gửi. Sau khi áp dụng RPA, bot vẫn thực hiện tách file và gửi đến các chi nhánh.
Bước 1: Tách file báo cáo theo t ng mã chi nhánh
Bước 2: Căn cứ vào file địa chỉ mail của từng chi nhánh: Gửi mail theo địa chỉ tương ứng
Hình 2. 8. Sơ đồ quy trình Gửi mail chi nhánh
Sau khi áp dụng RPA, giải pháp công nghệ này đã mang lại các lợi ích sau:
- Khối lượng chi nhánh và file báo cáo cần gửi nhiều khơng cịn là trở ngại, bởi robot chỉ m ất khoảng 20s -1 phút để tác 1 báo cáo và gửi mail cho các chi nhánh.
- Khối lượng cơng việc của nhân viên các khối và phịng ban sẽ được giảm bớt. - Giảm thiểu rủi ro vận hành do gửi thiếu báo cáo hoăc gửi sót chi nhánh
Theo đại diện TPBank, trong năm 2020, việc áp dụng nền tảng RPA của FPT đã góp phần giúp tổng tài sản của ngân hàng đạt 206.316 tỷ đồng, tăng 24,47% so với năm 2019 và vượt hơn 14% kế hoạch năm. Tổng huy động đạt 184.953 tỷ đồng, tăng 25,15% so với năm trước, trong khi dư nợ cũng có mức tăng trưởng tốt, khá cao so với toàn ngành. Tổng thu nhập hoạt động của TPBank trong năm 2020 được ghi nhận ở mức 10.368 tỷ đồng, tăng 22,4% so với năm 2019. Những kết quả này đạt được là do:
Thứ nhất, RPA giúp ngân hàng TPBank cắt giảm chi phí. Có thể nói, một trong những đặc điểm khiến RPA trở thành giải pháp công nghệ đáng cân nhắc của nhiều ngân hàng thương mại chính là tiết kiệm. Tự động hóa quy trình cho phép TPBank tiết kiệm được một khoản chi phí nhân sự lớn. Chi phí trung bình của một robot chỉ bằng 1/3 chi phí cho một nhân viên toàn thời gian (Full-time Equivalent hay còn gọi là FTE). Trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp đều dành ra 1-2 tháng thử việc làm thời gian đào tạo cho nhân viên mới. Tuy nhiên, theo một bài báo của Training Industry Quarterly, doanh nghiệp sẽ phải tốn trung bình 1 đến 2 năm để nhân viên mới có thể làm quen với công việc và phát huy tối đa hiệu quả. Trong khi đó, theo báo cáo của BambooHR năm 2008, xấp xỉ 17% nhân viên sẽ nghỉ việc trong vòng ba tháng sau khi bắt đầu làm việc. Hậu quả là, rất nhiều doanh nghiệp cứ mãi luẩn quẩn trong vòng quay tuyển dụng và đào tạo, kéo theo chi phí cũng tăng lên. Trong khi đó, khi TPBank triển khai RPA, robot làm việc giống như một nhân viên “ảo”. TPBank chỉ cần định nghĩa rõ quy trình cho robot, và phần mềm sẽ chạy cho bạn liên tục 24/7. Thời gian đào tạo cho nhân viên này r ràng đã được cắt ngắn đi đáng kể. Để robot phát huy tối đa năng lực, bạn cũng không cần đến 1-2 năm như thời gian trung bình để một nhân viên có thể làm việc với hiệu quả tối đa. Tại FPT, để phát triển được một robot sẽ chỉ mất từ 6-8 tuần.
Thứ hai, RPA giúp ngân hàng TPBank tăng năng su t. Xét về lượng, RPA giúp ngân hàng Tiên Phong cắt giảm chi phí nhân sự và vận hành. Xét về ch t, RPA chính là một cơng cụ hữu hiệu để giải quyết bài tốn năng su t. Robot có thể làm việc khơng ng ng nghỉ, không đi du lịch, vắng mặt, hay chậm tr . Trong những trường hợp này, 1 con robot có thể làm việc tương đương t 2 đến 5 nhân viên toàn
thời gian (tương đương với 2-5 FTE). Hơn nữa, với RPA, các nhân viên nghiệp vụ ngân hàng sẽ được giải phóng khỏi những cơng việc “chân tay” đơn điệu, để tập trung nhiều hơn vào những nhiệm vụ địi hỏi có kĩ năng quản lý, tính phân tích và sáng tạo cao hơn. Ví dụ khi khơng cịn phải mất thời gian chuyển dữ liệu từ mail vào hệ thống của mình, rồi phân phát dữ liệu cho các hệ thống khác, các nhân viên có thể tập trung cơng sức vào hoạt động chuẩn hóa dữ liệu đầu vào, làm sạch và phân tích các dữ liệu đầu ra. Những hoạt động này chính là cơ hội để đào tạo kĩ năng quản lý cơng việc cho nhân viên, từ đó, nâng cao năng lực cho hệ thống nhân sự của công ty.
Thứ 3, tự động hóa quy trình bằng robot RPA giúp TPBank tăng độ chính xác trong cơng việc. Một trong những lý do RPA giúp TPBank tiết kiệm chi phí chính là việc giảm các lỗi do con người gây ra. Lỗi thao tác đôi khi chỉ chiếm 5-10% trong số các công việc được lặp đi lặp lại, nhưng rõ ràng, tổn thất dây chuyền do những lỗi này gây ra không hề nhỏ. Một báo cáo từ ID C năm 2008 đã chỉ ra rằng chi phí từ lỗi của con người gây ra vẫn tiêu tốn trung bình 62.4 triệu đơ mỗi năm đối với các cơng ty đa quốc gia. Những lỗi này xảy ra phần lớn do bản thân con người ln có giới hạn về thời gian, thể chất và tinh thần. Với trung bình 8 tiếng một ngày làm việc, nhân viên không thể đảm bảo là họ luôn làm việc trong thể trạng tốt nhất. Kể cả khi họ ở thể trạng tốt nhất, nhân viên cũng khơng thể chắc chắn sẽ hồn thành 100 đầu công