Phõn tớch cụng việc là quỏ trỡnh nghiờn cứu nội dung cụng việc nhằm xỏc định điều kiện tiến hành, cỏc chức năng, nhiệm vụ, trỏch nhiệm, quyền hạn khi thực hiện cụng việc và cỏc phẩm chất, kỹ năng nhõn viờn cần thiết phải cú để thực hiện tốt cụng việc.
Phõn tớch cụng việc cú ý nghĩa quan trọng và là cụng cụ cơ bản nhất trong mọi giai đoạn của cụng tỏc quản trị nhõn sự. Thiếu nú, năng suất lao động sẽ thấp, cụng nhõn viờn dẫm chõn lờn nhau hoặc đổ lỗi cho nhau, khụng ai biết rừ trỏch nhiệm và quyền hạn của mỡnh, lƣơng bổng - thăng thƣởng sẽ tuỳ tiện, việc đào tạo, huấn luyện sẽ khú khăn và dĩ nhiờn nhà quản trị sẽ rất khú hoạch định nhõn sự.
Phõn tớch cụng việc cung cấp cho nhà quản trị một bản túm tắt cỏc nhiệm vụ và trỏch nhiệm của một cụng việc nào đú; mối tƣơng quan của cụng việc đú với cỏc cụng việc khỏc; kiến thức và kỹ năng cần thiết và cỏc điều kiện làm việc.
Tiến trỡnh thực hiện phõn tớch cụng việc:
Bƣớc 1: Xỏc định mục đớch sử dụng thụng tin phõn tớch cụng việc. Cần phải xỏc định mục đớch sử dụng thụng tin chỳng ta mới ấn định cỏc phƣơng phỏp thu thập thụng tin.
Bƣớc 2: Thu thập thụng tin cơ bản cú sẵn trờn cơ sở của cỏc sơ đồ tổ chức, cỏc văn bản về mục đớch, yờu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và cỏc bộ phận cơ cấu hoặc sơ đồ quy trỡnh cụng nghệ và bản mụ tả cụng việc cũ nếu cú.
Bƣớc 3: Lựa chọn cỏc cụng việc tiờu biểu để thực hiện phõn tớch cụng việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phõn tớch cỏc cụng việc tƣơng tự nhƣ nhau.
Bƣớc 4: Áp dụng cỏc phƣơng phỏp khỏc nhau để thu thập thụng tin phõn tớch cụng việc tuỳ theo yờu cầu về mức độ chớnh xỏc và chi tiết của thụng tin cần thu thập, tuỳ theo loại hỡnh cụng việc và khả năng về tài chớnh của doanh nghiệp cú thể sử dụng một hoặc cỏc phƣơng phỏp thu thập thụng tin phõn tớch cụng việc nhƣ: phỏng vấn, bảng cõu hỏi và quan sỏt.
Bƣớc 5: Kiểm tra, xỏc minh tớnh chớnh xỏc của thụng tin: Những thụng tin thu thập để phõn tớch cụng việc cần đƣợc kiểm tra lại về mức độ chớnh xỏc và đầy đủ thụng qua chớnh cỏc nhõn viờn thực hiện cụng việc hoặc cỏc vị lónh đạo cú trỏch nhiệm giỏm sỏt thực hiện cụng việc đú.
Bƣớc 6: Xõy dựng bản mụ tả cụng việc và bản tiờu chuẩn cụng việc: Sau khi hoàn thành bản phõn tớch cụng việc, nhà quản trị phải soạn thảo hai tài liệu cơ bản đú là bản mụ tả cụng việc và bản mụ tả tiờu chuẩn cụng việc.
Cỏc phƣơng phỏp thu thập thụng tin trong phõn tớch cụng việc:
- Phỏng vấn: Phỏng vấn thu thập thụng tin phõn tớch cụng việc cú thể thực hiện trực tiếp với từng cỏ nhõn, với nhúm nhõn viờn thực hiện cựng một cụng việc hoặc với cỏn bộ phụ trỏch nhõn viờn thực hiện cụng việc đú. Phƣơng phỏp này đƣợc sử dụng rất hữu hiệu khi mục đớch của phõn tớch cụng việc là xõy dựng tiờu chuẩn mẫu đỏnh giỏ năng lực thực hiện cụng việc của nhõn viờn, xỏc định nhu cầu đào tạo và xỏc định giỏ trị của cụng việc.
- Bản cõu hỏi: Đõy đƣợc coi là phƣơng phỏp hữu hiệu nhất để thu thập thụng tin phõn tớch cụng việc. Bản cõu hỏi liệt kờ những cõu hỏi đó chuẩn bị kỹ lƣỡng từ trƣớc và phõn phỏt cho nhõn viờn điền cỏc cõu trả lời, tổng kết cỏc cõu trả lời của nhõn viờn, cỏn bộ phõn tớch sẽ cú đƣợc những thụng tin cơ bản, đặc trƣng về cỏc cụng việc thực hiện trong doanh nghiệp.
- Quan sỏt tại nơi làm việc: Phƣơng phỏp này cho phộp cỏc nhà phõn tớch chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thƣờng xuyờn, tớnh phức tạp của cỏc nhiệm vụ, trỏch nhiệm khi thực hiện cỏc cụng việc khỏc nhau, cỏc thụng tin về điều kiện làm việc, cỏc mỏy múc dụng cụ nguyờn vật liệu sử dụng trong quỏ trỡnh làm việc và hiệu quả thực hiện cụng việc. [3, tr.70].