CHƯƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU 2.1. Giới thiệu công ty RED
Công ty Red là công ty chuyên về lĩnh vực quảng cáo và xây dựng thương hiệu. Cơng ty có các trụ sở đặt tại Hà Nội, Tp Hồ Chí Minh , và cơng ty gốc đặt ở Austraylia.
Trụ sở Red đặt tại thành phố Hồ Chí Minh tại địa chỉ: 10 Phan Ngu St.,Da Kao Wd. D.1, HCMC, Vietnam. Để biết thêm chi tiết có thể truy cập vào website của công ty: www.red.tm
2.2. Mơ tả bài tốn
Một cơng ty Red đang gặp khó khăn như sau:
Công ty thường sẽ chạy cùng 1 thời điểm rất nhiều dự án. Vì vậy làm sao để người quản lý có thể kiểm sốt được tình hình dự án đang đến giai đoạn nào, chi phí và nhân sự tham gia dự án ra sao, lãi lỗ của 1 dự án ngay tại 1 thời điểm bất kỳ, 1 nhân viên có thể thực hiện được bao nhiêu dự án trong 1 khoảng thời gian…v.v...
Khi có một yêu cầu báo cáo về dự án được đặt ra, làm sao để nhân viên có được những thơng tin nhanh nhất và chính xác phục vụ cho yêu cầu báo cáo của cấp trên.
Làm sao kiểm soát hoạt động của các nhân viên tham gia dự án?
Làm sao để biết được tổng thời gian nhân viên đó đã tham gia 1 dự án hoặc nhiều dự án.
Làm sao biết được tổng số ngày nghỉ phép của nhân viên trong tháng, năm. Ở cấp độ nhân viên nếu nhân viên đó khơng có mặt trong cơng ty liệu nhân viên đó có thể xin nghỉ phép với 1 qui trình nghỉ phép chặc chẽ khơng? Hay nhân viên đó phải làm thủ công như viết email, nhắn tin hoặc gọi điện cho cấp trên của mình theo 1 qui trình thủ cơng (viết đơn, trình duyệt, chờ đợi sự chấp nhận của cấp trên…)
Ở cấp độ quản lý: Nếu người quản lý là người thường xuyên ra ngoài gặp khách hàng, đối tác,….Việc duyệt ngày nghỉ phép cho các nhân viên là cả 1 vấn đề khi người quản lý khơng có mặt ở văn phịng.
Trước những vấn đề trên cần một phần mềm có thể giải quyết các khó khăn đó. Sau khi khảo sát hiện trạng, phân tích viên nắm được những thơng tin như sau :
Trong cơng ty có những nhân viên bán hàng làm nhiệm vụ tìm kiếm liên hệ với các khách hàng, sau khi có được thơng tin của khách hàng cũng như các yêu cầu của khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ tiến hành tổng hợp lại các thông tin về hợp đồng mà khách hàng yêu cầu để đưa lên cấp trên.
Cấp trên khi nhận thấy có thể kí kết được hợp đồng sẽ tiến hành lập các thông tin về dự án sắp tới lên hệ thống của công ty.
Khi bắt đầu triển khai dự án thực tế, người quản lý sẽ vào phần mềm và tạo các thông tin về dự án sắp được triển khai. Khi lên dự án mới có thể dự tính được chi phí cho dự án đó, cũng như có thể quản lý thời gian làm việc của các nhân viên trong dự án đó, thêm các nhân viên để tham gia dự án. Người quản lý cùng với nhân viên kế tốn đưa ra các hóa đơn dự tính cho dự án đang được triển khai.
Trong quá trình dự án diễn ra các nhân viên khi đi làm việc sẽ truy cập vào hệ thống và điền số giờ mình đã làm việc trong ngày dành cho dự án nào, những ngày nhân viên khơng đi làm vì lí do gì thì nhân viên phải vào hệ thống điền vào ngày mình nghỉ và lí do nghỉ để đợi sự cho phép của người quản lý
Đến cuối tháng nhân viên kế toán sẽ xuất ra các báo cáo về những chi phí dành cho từng dự án, cũng như số tiền mà cơng ty phải thanh tốn cho các nhân viên của từng dự án.
Lưu ý trong cơng ty ngồi nhân viên kế tốn ra khơng có nhân viên nào được truy cập vào hệ thống lương của công ty.