Mô tả chi tiết:
Xem báo cáo: xem các báo cáo chi tiết về chi phí dự tính của từng dự án, báo cáo về chi phí thực tế của từng nhân viên….
Cập nhật lương cho nhân viên: Cập nhật lương cho từng nhân viên theo từng tháng trong năm
Quản lý chi tiết hóa đơn: có mối quan hệ <<extend>> với thêm hóa đơn, hủy hóa đơn, sửa hóa đơn, và kiểm tra việc thanh tốn hóa đơn của khách hàng nếu hóa đơn đã được thanh tốn là : paid ngược lại là not paid
2.5.4. Usecase của Actor Manager:
uc Actors
Phân quyền cho từng nhân v iên
Tạo dự án mới
Xem v à đổi mật khẩu
của từng nhân v iên Xóa thơng tin nhân v iên Cấu hính cho hệ thống Manager NhanSu KeToan Cập nhật Proj ect Cost Estimation Nhập mới Proj ect
Cost Estimation
Chỉnh sửa Proj ect Cost Estimation
Hủy Proj ect Cost Estimation
«extend»
«extend»
«extend»
Hình 13: Lược đồ Usecase cho Actor Manager (người quản lý)
Mô tả chi tiết
Tạo dự án mới: Manager( người quản lý) có hoạt động tạo mới một dự án khi đã có thơng tin của khách hàng từ nhân viên bán hàng.
Phân quyền cho từng nhân viên: Người quản lý có hoạt động phân quyền cho từng nhân viên trong hệ thống.
CHƯƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 43
Xem và đổi mật khẩu cho từng nhân viên: khi nhân viên làm mất mật khẩu hoặc vì lí do nào đó muốn thay đổi mật khẩu thì người quản lý có thể thay đổi mật khẩu cho nhân viên hoặc tự nhân viên thay đổi mật khẩu.
Xóa thơng tin nhân viên: Những nhân viên nghỉ việc hoặc khơng tồn tại trong cơng ty sẽ được xóa thơng tin trong hệ thống
Cấu hình cho hệ thống: Cấu hình mail, repair lại hệ thống khi có những thay đổi và có thể thiết lập ngày giờ cho hệ thống
Cập nhật project cost estimation: cập nhật chi phí dự tính cho từng dự án. Có mối quan hệ <<extend>> với nhập mới project cost estimation, chỉnh sửa project cost estimation, xóa project cost estimation
2.6. Phân tích u cầu về cơ sở dữ liệu
2.6.1. Các thuộc tính của Account
Thực thể Account gồm các thuộc tính:
IDaccount: id của từng khách hàng được lưu xuống cơ sở dữ liệu
Assigned to: thuộc tính này để lưu các id của các user thuộc module user Bussiness Type: để lưu các kiểu kinh doanh xuống cơ sở dữ liệu
Name: để lưu tên của các khách hàng
Website: để lưu các website mà khách hàng sử dụng
Office Phone: để lưu số điện thoại văn phòng của khách hàng Fax: để lưu số fax của khách hàng
Billing Address: dùng để lưu địa chỉ thanh toán của khách hàng Office Address: dùng để lưu địa chỉ văn phòng của khách hàng Description: dùng để lưu trữ các mô tả về khách hàng
Type: Để lưu các kiểu khách hàng có thể là người hoặc là cơng ty.
Hình 15: Các thuộc tính của thực thể Account
2.6.2. Các thuộc tính của Revenues actual
Thực thể revenues actual bao gồm các thuộc tính: IDre_actual: dùng để lưu các id của revenues actual
CHƯƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH U CẦU Page 45
Amount : chi phí của dự án được điền trong hóa đơn VAT Amount : chi phí của dự án được tính thuế VAT
Total Amount : tổng chi phí của dự án bao gồm chi phí và chi phí VAT Description : phần mơ tả về hóa đơn
Date : ngày lập hóa đơn
Payment Status : trạng thái của hóa đơn, đã thanh tốn hay chưa được thanh tốn
User: Dùng để lưu nhân viên nào lập hóa đơn
Hình 16: Các thuộc tính của thực thể revenues actual
2.6.3. Các thuộc tính của Revenues Estimation
Thực thể revenues actual bao gồm các thuộc tính: IDre_es: dùng để lưu các id của revenues actual Amount : chi phí của dự án được điền trong hóa đơn VAT Amount : chi phí của dự án được tính thuế VAT
Total Amount : tổng chi phí của dự án bao gồm chi phí và chi phí VAT Description : phần mơ tả về hóa đơn
Payment Status : trạng thái của hóa đơn, đã thanh tốn hay chưa được thanh toán
User: Dùng để lưu nhân viên nào lập hóa đơn
Hình 17: Các thuộc tính của thực thể Revenues Estimation
2.6.4. Các thuộc tính của Production Cost Esmation
Thực thể Production Cost Estimation bao gồm các thuộc tính:
IDpro_esimation: dùng để lưu các id của production cost estimation Title : dùng để lưu tiêu đề
Description : phần mô tả về production cost estimation Amount : dùng để lưu chi phí dự tính của production
CHƯƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 47
2.6.5. Các thuộc tính của Production Cost Actual
Thực thể Production Cost Actual bao gồm các thuộc tính: IDpro_actual: dùng để lưu các id của production cost actual Title : dùng để lưu tiêu đề
Description : phần mô tả về production cost estimation Amount : dùng để lưu chi phí thực tế của production
CHƯƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 49
2.6.6. Các thuộc tính của Manpower Cost
Thực thể Production Cost Actual bao gồm các thuộc tính: IDmanpower: dùng để lưu các id của manpower cost Title : dùng để lưu tiêu đề
Description : phần mô tả về manpower cost
Amount : dùng để lưu chi phí dự tính dành cho các team
Hình 20: Các thuộc tính của thực thể Manpower Cost
2.6.7. Các thuộc tính của User
Thực thể Production Cost Actual bao gồm các thuộc tính: IDusers: dùng để lưu các id của các user
Assigned to: lưu người được giao để thiết lập các thông tin teams User type: dùng để lưu kiểu nhân viên
Name: để lưu tên của các khách hàng
Website: để lưu các website mà nhân viên sử dụng
Office Phone: để lưu số điện thoại văn phòng của nhân viên Fax: để lưu số fax của nhân viên
Billing Address: dùng để lưu địa chỉ thanh toán của nhân viên Office Address: dùng để lưu địa chỉ văn phòng của nhân viên
Status: trạng thái khi thiết lập nhân viên đó Last name: từ cuối cùng trong tên của nhân viên
Hình 21: Các thuộc tính của thực thể Users
2.6.8. Các thuộc tính của Timesheets
Thực thể Timesheets bao gồm các thuộc tính: IDtimesheet: dùng để lưu các id của timesheet Project Name : dùng để lưu tên của các dự án Hour : Số giờ được thêm vào từng dừng án Minutes: Số phút được thêm vào từng dự án
CHƯƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH U CẦU Page 51
2.6.9. Các thuộc tính của Leaving
Thực thể Leaving bao gồm các thuộc tính: IDleaving: dùng để lưu các id của leaving Reason : dùng để lưu các lí do xin nghỉ phép
Type: dùng để lưu trữ là xin nghỉ nửa ngày, hay nguyên ngày Description: các mô tả thêm về phần điền Leaving
CHƯƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH U CẦU Page 53
2.6.10.Các thuộc tính của Salary
Thực thể Leaving bao gồm các thuộc tính: IDsalary: dùng để lưu các id của salary
January : dùng để lương của nhân viên của tháng 1 February: dùng để lương của nhân viên của tháng 2 March: dùng để lương của nhân viên của tháng 3 April: dùng để lương của nhân viên của tháng 4 May: dùng để lương của nhân viên của tháng 5 June: dùng để lương của nhân viên của tháng 6 July: dùng để lương của nhân viên của tháng 7 August: dùng để lương của nhân viên của tháng 8 September: dùng để lương của nhân viên của tháng 9 October: dùng để lương của nhân viên của tháng 10 November: dùng để lương của nhân viên của tháng 11 December: dùng để lương của nhân viên của tháng 12 User: dùng để lưu tên của nhân viên được nhập lương Year: dùng năm mà cần nhập lương cho nhân viên
CHƯƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 55
2.6.11.Các thuộc tính của Project
Thực thể project bao gồm các thuộc tính: IDproject: dùng để lưu các id của project Project Code : dùng để lưu mã của các dự án Project Name: dùng để lưu tên của các dự án Project Mananger: dùng để lưu người quản lý dự án Client: dùng để lưu khách hàng mà dự án triển khai Start Date: dùng để lưu ngày bắt đầu dự án
End Date: dùng để lưu ngày kết thúc dự án
Status: dùng để lưu trạng thái của dự án(enable/disable) Description: mô tả về dự án
Hình 25: Các thuộc tính của thực thể Project
2.7. Các mẫu Report tham khảo
Các mẫu Report này mang tính chất tham khảo để thiết kế giao diện cho các module report cũng như định dạng cho các file excel khi xuất các report.
2.7.1. Mẫu Report Project Cost Estimate
Project name: World trade center
Branding & design JOB Code: VIN.001/1011
Client: Vinacapital
Business type Real Estate
Project period From: To:
Project leader: Ms Long Uyen
INTERNAL PROJECT MAN HOUR & COST ESTIMATION Title Projected Hour Cost per hours (USD) Amount (USD)
MAN POWER COST: 710
Client services 8 20 160 Designers 15 20 300 Creative Director 5 50 250 - - - - - 0 PRODUCTION COST 500 0 Nhat Thong 250
Vietnam airlines (air ticket) 250
0 0
TOTAL - - 1.210
Bảng 6: Mẫu Report Project Cost Estimation
2.7.2. Mẫu Report Project Cost Actual (CR)
Project name: World trade center
Branding & design JOB Code: VIN.001/1011
Client: Vinacapital
Business type
Real estate/ FMCG/ Education/Service
Project period From: 11-Thg10 To: 11-Thg11
Project leader: Ms Long Uyen
PROJECTED V.S ACTUAL MAN HOUR & COST
Title Person incharge Hours Diff
MAN POWER COST: Projected Actual
CHƯƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 57 Designer Tho 5 Dinh 5 Lan Anh 5 Toan 5 CD Lenny 5 PRODUCTION COST Nhat thong Itaxa Vietnam airline TOTAL:
2.7.3. Mẫu Report Project Cost Actual (MA)
Project name: World trade center
Branding & design JOB Code: VIN.001/1011
Client: Vinacapital
Business type
Real estate/ FMCG/ Education/Service
Project period From: 11-Thg10 To: 11-Thg11
Project leader: Ms Long Uyen
PROJECTED V.S ACTUAL MAN HOUR & COST
Title Person incharge Hours Cost per hours Amount (USD) MAN POWER COST: Projected Actual 640
CR Uyen 5 3 20 60 Designer Tho 5 2 20 40 Dinh 5 3 20 60 Lan Anh 5 7 20 140 Toan 5 8 20 160 CD Lenny 5 9 20 180 - PRODUCTION COST 300 - Nhat thong 100 Itaxa 100 Vietnam airline 100 - TOTAL: 940
CHƯƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 59
2.7.4. Mẫu Report Profit And Loss (CR)
PROFIT AND LOSS - CR W.I.P BY PROJECT Job code
Person in Charge
Client Description Project period Man Hours Projection
Man Hours
Actual Renvenue (VND)
VIN.001/1011 Ms. Uyen Vinacapital
World trade center Branding & design đưa text FromDate , ToDate vào đây, ví dụ: 23/04/2012 to 30/04/2012 [tổng thời gian estimation] [Tổng giờ actual ] 50.000.000 TOTAL: 50.000.000
Bảng 9: Mẫu Report Profit And Loss (CR)
2.7.5. Mẫu Report Profit And Loss (MA)
Job code Person in Charge Client Description Project period Man Hours Projection Man Hours Actual Renvenue (VND) Manpower cost Production cost Margin (VND)
VIN.001/1011 Ms. Uyen Vinacapital
World trade center Branding & design 50.000.000 640 300 49.999.060 - - TOTAL: 50.000.000 640 300 49.999.060
Bảng 10: Mẫu Report Profit And Loss (MA)
2.7.6. Mẫu Report Revenue
REVENUE PROJECTION From: 1 Nov To: 30 Nov Date Invoice
mber Project code Clients Description
Amount (VND) VAT Total Amount (VND) Payment status 01- Thg11 45 VIN.001/1011 Vinacapital
World trade center
Branding & design 50.000.000 5.000.000 55.000.000 Paid
2.7.7. Mẫu Report Timesheet (%)
TIMESHEET in OCT 2011
Name Working hours Billable hours Inputted % Input/ Billable hours % Input/ Working hours Uyen 176 110 165 150% 94% Khoi 176 110 4 4% 2% Adie 176 110 55 50% 31% Thao 176 110 161 146% 91% Diep 176 110 166 151% 94% Khanh Linh 176 110 77 70% 43% Vy 176 110 121 110% 69% Hoang Uyen 176 110 147 133% 83% Huong 152 95 152 160% 100% Thuy Linh 176 110 155 141% 88% Lan Anh 176 110 161 146% 91% Dinh 168 105 76 72% 45% Dammy 152 95 138 146% 91% Toan 176 110 120 109% 68% Pham 168 105 104 99% 62% Tan Hung 120 75 120 160% 100% Quang 96 60 99 165% 103% Hung 176 110 168 153% 95% Tho 168 105 160 152% 95% Hong Anh 56 35 31 89% 55% Nhat Linh 168 105 161 153% 96% Ai 168 105 60 57% 36% Lenny 176 110 75 68% 43% TOTAL 3.704 2.315 2.676 116% 72%
CHƯƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 61
2.7.8. Mẫu Report Timesheet
TIMESHEET BY STAFF, BY PROJECT
Name of Staff: Code RED-001 Total
Hours Date 01-Thg11 02-Thg11 03-Thg11 04-Thg11 05-Thg11 29-Thg11 30-Thg11 Job Code VIN.001/1011 1 2 5 4 12 JC-002 JC-003 JC-004 JC-005 Total 1 2 5 0 4 0 0 12
Bảng 13: Mẫu report Timesheet
2.8. Khảo sát hệ thống server đang hoạt động của Red
Hiện tại công ty Red đang thuê VPS Server tại trang http://www.pavietnam.vn
Đặt tính của Server Thơng tin chung gói VPS 5
RAM 4GB + 1 GB(Free)
CPU E3-1230/E5620
Data transfer Unlimited
Cổng trong nước 100Mbps
Cổng quốc tế 2Mbps/512Kbps
Host Kloxo CentOs 5.x: Cài sẵn Apache 2.2, PHP5, DNS,
CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG Page 63
CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Hệ thống CRM của công ty Red phải được thiết kế để đảm bảo được những yêu cầu mà công ty Red đặt ra, hệ thống phải đảm bảo được tính bảo mật dữ liệu giữa các nhân viên, giao diện phải đơn giản, dễ hoạt động đối với nhân viên bình thường chỉ cần 2 module chính là timesheet và leaving, nên khi đăng nhập vào hệ thống thì màn hình đầu tiên sẽ là màn hình điền timesheet để nhân viên dễ sử dụng. Đối với người quản trị và người quản lý thì phải có khả năng phân quyền cho các nhân viên khác và không được truy cập vào module salary của hệ thống. Trong cơng ty chỉ có nhân viên kế tốn là được phép truy cập và thao tác được trên module salary. Font chữ sử dụng cho hệ thống phải là font aller.
Khi đăng nhập vào Red CRM giao diện đầu tiên của Red là màn hình điền timesheet. Giao diện của Red gồm các giao diện của module Account, Salary, Team, Project, Timesheets… trong các module này module khi vào module nào cũng đều có cách hiện thị chung của SugarCRM đó là màn hình Listview, khi nhấp vào các thơng tin chi tiết sẽ hiện ra màn hình Detail View, khi tạo hoặc chỉnh sửa các thuộc tính thì sẽ hiện ra màn hình Edit View để hiển thị màn hình chỉnh sửa các thơng tin, tuy nhiên để đảm bảo sự tiện dụng cũng như mục đích của người sử dụng, giao diện của module Timesheets và Leaving có những thay đổi khác.
Hình 26: WorkFlow của hệ thống Red online timesheet (Red CRM)
3.1. Module Account
Giao diện màn hình ListView của module Account bao gồm các thông tin như Name, City, Phone, User, Email Address, Date Created. Ngoài ra mặc định màn hình basic search thì sẽ search theo Name.
Hình 27: Giao diện màn hình listview của module Account
CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG Page 65
thông tin cần thiết cho dự án.
Hình 28: Giao diện màn hình editview của module Account
3.2. Module ManPower Cost
Giao diện của module Manpower Cost gồm các file như: Teams, Projects Hour, Projects, Assign to và cuối cùng là Description với Teams và minutes được thiết kế với dạng dropdown ( combo box), Projects và Assign to là dạng select cho ta có thể chọn trực tiếp từ module Project và User.
3.3. Module Production cost actual
Giao diện tạo mới production cost actual được thiết kế đơn giản với các field như: Title, Amount, Projects, Description với Projects được thiết kế select cho phép chọn tới các project được tạo ở module Projects.
Hình 30: Giao diện tạo mới Prduction cost actual
3.4. Module Production cost estimation
Giao diện này được thiết kế tương tự như module production cost actual vì 2 module này giống nhau về các files như : Title, Amount, Projects, Description với Projects được thiết kế select cho phép chọn tới các project được tạo ở module