(Nguồn: Khoa dược bệnh viện)
Tại bệnh viện Tuệ Tĩnh, các bác sỹ chỉ định thuốc cho người bệnh vào hồ sơ bệnh án, điều dưỡng cập nhật thuốc vào mạng theo từng bệnh nhân, tổng hợp lập phiếu lĩnh thuốc hàng ngày, trưởng khoa điều trị ký duyệt và chuyển xuống khoa Dược. Sau khi phiếu lĩnh thuốc hàng ngày được trưởng khoa Dược ký duyệt, khoa Dược sẽ cấp phát thuốc theo phiếu lĩnh thuốc cho các khoa phòng ngày một lần.
Khám bệnh Nội trú Khoa dược D uyệ t y êu c ầu bổ s ung t hu ốc D uyệ t y êu c ầu bổ s ung t hu ốc K hoa đ ượ c duy ệt đ ơn thuố c Y êu cầu bổ s ung tủ thuốc N ội trú g ửi đ ơn t huốc C ác khoa gử i đơn thuố c dự t rù D uyệ t c ác đơ n t huốc Phò ng khá m g ửi yê u c ầu bổ sung t rực tủ thuố c K hoa D ượ c duyệ t đơ n
Thuốc lĩnh về khoa điều trị điều dưỡng nhập vào kho trên máy rồi tiến hành xuất thuốc cho từng bệnh nhân. Cuối tháng, thống kê kho dược và các khoa điều trị tổng hợp số thuốc đã lĩnh trong tháng theo phiếu lĩnh thuốc, kế toán theo dõi kho dược sẽ kiểm tra đối chiếu rồi tiến hành viết phiếu xuất kho thuốc hóa chất cho từng khoa trong bệnh viện. Tại bệnh viện Tuệ Tĩnh, Từ 1/10/2009, Bệnh viện triển khai phần mềm quản lý đã giúp kiểm soát việc sử dụng đến từng người bệnh, lượng thuốc tồn tại khoa điều trị và quản lý hạn dùng, lô sản xuất của thuốc sử dụng trong bệnh viện.
+ Các nhóm chi cho TSCĐ và các khoản chi thường xuyên khác
Chi cho TSCĐ như: mua sắm tài sản mới hoặc sửa chữa thường xuyên TSCĐ,
sửa chữa lớn TSCĐ chủ yếu lấy từ nguồn NSNN. Thực tế Nhà nước cần cấp đủ kinh phí cho khoản mục chi này nhưng thực tế nhiều năm qua Nhà nước đã không cấp đủ. Bình quân hàng năm NSNN chỉ cấp khoản 15 tỷ để bệnh viện đầu tư, mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ.
Bảng 2.7: Bảng tổng hợp chi cho tài sản cố định và các khoản chi thƣờng xuyên khác từ năm 2017-2019
Đơn vị: triệu đồng
STT 2017 2018 2019
1 Mua sắm trang thiết bị 23 289 10 415
2 Chi khác 1 800 3 868 2 194
Tổng cộng 25 089 14 283 2 194
(Nguồn: Báo cáo quyết tốn tài chính của BV từ năm 2017đến 2019)
Nhóm chi đầu tư, mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ tăng chậm so với các mục chi khác vì nguồn thu của Bệnh viện cịn thiếu, chưa đáp ứng được đủ các nhu cầu mua sắm sửa chữa TSCĐ. Từ năm 2013, sau khi thực hiện tự chủ theo Nghị định 43, Bệnh viện đã có quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp nên một số khoản chi đầu tư
mua sắm TSCĐ được lấy từ nguồn quỹ này. Trong năm 2019, số TSCĐ mua sắm từ
Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp khoảng 23 tỷ.
Mua sắm và sử dụng y cụ, vật tư tiêu hao, công cụ dụng cụ phục vụ hoạt động chuyên mơn. Chu trình mua sắm được thực hiện theo sơ đồ 2.6
Lập kế hoạch mua vật tư tiêu hao, công cụ dụng cụ: Căn cứ vào kế hoạch hoạt
động, dự toán số lượng vật tư tiêu thụ cần thiết. Sau khi được giám đốc phê duyệt kế hoạch, phòng chức năng quản lý sẽ cử nhân viên của phòng đi thu thập 3 báo giá của các công ty cung cấp vật tư về báo cáo giám đốc, Phòng TCKT kiểm tra giá cả thị trường và đối chiếu với 3 báo giá do phòng chức năng cung cấp. Giám đốc bệnh viện quyết định chọn cơng ty có giá bán thấp nhất và đảm bảo chất lượng. Căn cứ vào 3 bản báo giá, giám đốc ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp. Sau đó phịng chức năng tiến hành làm hợp đồng mua bán và trình giám đốc ký.
Sơ đồ 2.6. Chu trình mua sắm vật tƣ
(Nguồn: Phịng Hành chính quản trị bệnh viện Tuệ Tĩnh) Nhập vật tư dụng cụ: Khi nhập kho có sự kiểm tra và bàn giao giữa thủ kho,
kế toán theo dõi vật tư và Phòng chức năng, vật tư được giao tại kho vật tư của bệnh viện. Sau khi kiểm tra nếu vật tư đảm bảo cả về chất lượng và đủ số lượng theo hợp đồng, phòng chức năng sẽ lập biên bản bàn giao và nghiệm thu. Căn cứ vào biên bản bàn giao và hồ sơ về mua sắm vật tư, kế toán theo dõi kho vật tư viết phiếu
Khoa phòng Giám đốc Nhà cung cấp Phòng TCKT Kho bạc Thủ kho Kế hoạch mua vật tư 3 bảng báo giá Báo giá Hồ sơ mua sắm Phiếu nhập kho Quyết định chọn mua Các thủ tục mua sắm Các thủ tục nhập kho HH Thanh toán tiền cho nhà cung cấp Chứng từ chuyển tiền
nhập kho 4 liên, có đầy đủ chữ ký của giám đốc, KTT, kế toán kho, thủ kho và người đi mua hàng ký trên phiếu nhập kho.
Thanh tốn: Tồn bộ hồ sơ giấy tờ về mua sắm được chuyển về phòng tài chính kế tốn, KTT căn cứ vào nguồn kinh phí được sử dụng trong năm để duyệt nguồn thanh toán, kế toán thanh toán chuyển trả tiền cho người bán theo từng nguồn kinh phí được kế tốn trưởng duyệt.
Kiểm soát trong mua sắm tài sản cố định
Căn cứ vào kế hoạch mua sắm đầu tư tài sản đã được duyệt, căn cứ nhu cầu thực tế các khoa phịng, phịng chức năng (gồm có phịng hành chính, phịng vật tư y tế) lập danh mục các thiết bị cần mua sắm theo kế hoạch đề nghị của các phịng khoa, Phịng chức năng có nhiệm vụ thu thập 3 bảng báo giá để khảo sát giá thiết bị lập kế hoạch mua sắm. Sau đó hội đồng bệnh viện họp xem xét và quyết định lựa chọn thiết bị để đáp ứng với yêu cầu khám chữa bệnh. Phòng chức năng chịu trách nhiệm lập hồ sơ danh mục thiết bị đề nghị mua sắm và trình Bộ Y tế. Bộ Y tế ra quyết định giao nhiệm vụ cho phịng KHTC chủ trì thành lập hội đồng thẩm định mua sắm thiết bị. Sau khi hội đồng thẩm định có kết quả thẩm định, báo cáo Bộ Y tế ra quyết định cho phép bệnh viện được mua các danh mục thiết bị. Căn cứ vào quyết định cho phép phòng TCKT lập hồ sơ gửi cơ quan thẩm định để thẩm định giá cả, thơng số kỹ thuật. Khi có chứng từ thẩm định bệnh viện trình Bộ Y tế ra quyết định phê duyệt danh mục thiết bị được mua sắm và quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu. Khi được phê duyệt, bệnh viện đăng báo mời thầu và tiến hành mở thầu, chấm thầu và khâu cuối cùng bệnh viện phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu với nhà thầu đạt điểm kỹ thuật cao nhất và có giá gói thầu thấp nhất và gửi thơng báo trúng thầu đến nhà thầu. Phịng TCKT, các khoa chun mơn và thuê công ty giám định kiểm tra thiết bị trước khi bàn giao (Cấp chứng thư kiểm định thiết bị) kiểm tra thơng số kỹ thuật, tình trạng thiết bị…(căn cứ hợp đồng mua cung cấp để kiểm tra).
Khi có hồ sơ và thủ tục bàn giao, và nhà thầu đã nộp bảo lãnh dự thầu, phòng TCKT thanh toán tiền cho nhà thầu và lập thẻ theo dõi TSCĐ, phòng chức năng cùng các khoa phòng được giao tài sản dán nhãn thẻ thiết bị. Cuối năm Sở y tế kiểm tra mua sắm có đúng các danh mục đã được Sở phê duyệt.
Chu trình mua sắm TSCĐ được thực hiện như sau:
(Nguồn:phịng hành chính quản trị bệnh viện)
Sơ đồ 2.7. Chu trình mua sắm tài sắm tàisản cố định
(Nguồn:phịng hành chính quản trị bệnh viện)
Tìm hiểu thực tế và mơ tả chu trình mua sắm của bệnh viện được mơ tả các bước trong chu trình mua sắm như sau:
Bước 1: Việc lấy 3 báo giá cung cấp thiết bị
Phòng chức năng sau khi căn cứ vào kế hoạch của các khoa phòng đã xây dựng, cử cán bộ của phịng đến các cơng ty có cung cấp các chủng loại thiết bị theo kế hoạch để lấy báo giá (Các công ty trước đây đã cung cấp, hoặc các công ty chưa cung cấp để lấy báo giá).
Bước 2: Các thủ tục để Sở y tế ra quyết định đầu tư
Sau khi lập xong kế hoạch mua sắm trang thiết bị phịng chức năng trình Giám đốc xem xét, trình Bộ Y tế, Bộ Y tế ra quyết định thành lập hội đồng thẩm định. Khi bệnh viện được thông báo họp thẩm định, Giám đốc bệnh viện cùng trưởng phòng Vật tư, trưởng các khoa có mua sắm thiết bị dự họp thẩm định. Trong
Bộ Y TẾ
- QĐ phê duyệt danh mục.
- QĐ cho phép mua sắm.
- QĐ phê duyệt KH đầu thầu.
- Đánh giá kết quả mua sắm.
GIÁM ĐỐC
- Biên bản chọn mua
- Danh sách thiết bị đề nghị mua.
- QĐ phê duyệt kết quả đấu thầu
PHÕNG VẬT TƢ
- Lập danh mục mua sắm. - Lấy 3 báo giá
- Lập hồ cơ mua sắm
CÁC KHOA PHÒNG
- Lập KH mua sắm.
- Nhận bàn giao
- Vào sổ theo dõi
NHÀ CUNG CẤP
- Lập HĐ mua sắm
- Hồ sơ mua sắm thanh tốn bàn giao TSCĐ PHỊNG TCKT - Thẩm định giá - Tổ chức đấu thầu. - Nhận bàn giao và thanh toán - Vào sổ TSCĐ CÔNG TY KIỂM ĐỊNH Chứng thư kiểm định thiết bị CÔNG TY THẨM ĐỊNH Chứng thư thẩm định giá KBNN Các thủ tục thanh toán
cuộc họp, bệnh viện phải báo cáo nội dung, đầu tư, tổng mức đầu và sự cần thiết phải đầu tư thiết bị phục vụ cho từng dịch vụ y tế, và giải thích tính hợp lý của thiết bị y tế (hợp lý giá cả, tính năng kỹ thuật). Sau khi hội đồng nhất trí báo cáo trình lãnh đạo sở phê duyệt và quyết định cho phép đầu tư trong quyết định yêu cầu bệnh viện phải thẩm định giá, thông số kỹ thuật của thiết bị. Căn cứ vào danh mục được phê duyệt bệnh viện đã giao cho phòng TCKT chịu trách nhiệm xem xét, thẩm định giá và thông số kỹ thuật của thiết bị. Sau khi có chứng thư của cơ quan thẩm định, bệnh viện sẽ lập tờ trình gửi Bộ Y tế xin phê duyệt kế hoạch mua sắm thiết bị và kế hoạch đấu thầu. Bộ ra quyết định cho phép bệnh viện được đầu tư và phê duyệt kế hoạch đấu thầu.
Ngoài ra hàng năm bệnh viện mua một số TSCĐ mua bằng nguồn kinh phí khác, quỹ PTHĐSN mua với số lượng ít và giá trị thấp dưới 100 triệu đồng, dùng hình thức chào hàng cạnh tranh. Căn cứ vào kế hoạch được duyệt đầu năm, bệnh viện chọn 3 đơn vị cung cấp, hội đồng bệnh viện họp xem xét, căn cứ vào biên bản chọn mua của hội đồng chọn mua Giám đốc ra quyết định chọn mua, sau đó ký kết hợp đồng mua sắm và thanh tốn bàn giao theo đúng quy trình mua sắm TSCĐ.
+ Cơng tác quyết tốn và cơng khai tài chính:
Cuối quý, năm theo quy định, phòng TCKT phải thực hiện kiểm tra lại số liệu quyết tốn trước khi trình lãnh đạo về tính khớp đúng và chính xác. Phịng cũng thực hiện lập báo cáo tài chính của đơn vị bao gồm quyết tốn KPNSNN cấp, quyết tốn nguồn kinh phí khác gửi Bộ Y tế.
Hàng năm, kinh phí hoạt động của bệnh viện chủ yếu gồm ba nguồn: Nguồn kinh phí chi thường xuyên do NSNN cấp; Kinh phí thu được từ viện phí của người dân và BHYT, nguồn thu khác. Đối với mỗi nguồn kinh phí hoạt động kiểm sốt cũng có những quy định cụ thể đáp ứng nhu cầu thực tế.
Bệnh viện thực hiện cơng khai tài chính theo thơng tư số 21/2005/TT-BTC ngày 22/3/2005 của Bộ tài chính hướng dẫn thực hiện quy chế cơng khai tài chính đối với các đơn vị dự toán ngân sách và các tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ.
Cụ thể: Khi được giao dự toán dự toán ngân sách cấp hàng năm và biên bản thẩm tra quyết toán hàng năm của Bộ y tế phê duyệt, bệnh viện đã sử dụng hình thức cơng khai trên mạng nội bộ bệnh viện và cơng bố trong hội nghị cán bộ trưởng
phó các phịng khoa, hội nghị công nhân viên chức để CBCNVC đều nắm bắt được thơng tin: Trong đó các nội dung cơng khai chủ yếu như: Các khoản chi mua sắm, chi sữa chữa lớn TSCĐ, chi hội nghị, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi phúc lợi tập thể, chi lương và các khoản chi khác theo quy định của nhà nước và theo mục ngân sách. Sau khi được cấp có thẩm quyền giao dự tốn và phê duyệt quyết tốn năm phải thơng báo triển khai cho tồn thể các khoa phịng để biết và thực hiện trong đơn vị.
Bệnh viện có quy định về trình tự ln chuyển, bảo quản chứng từ, sổ sách bằng văn bản, được nêu rõ trong Hệ thống các quy định của Bệnh viện Tuệ Tĩnh ban hành năm 2015. Các cá nhân khi bàn giao chứng từ đều phải có sổ sách kí nhận giữa
hai bên để làm bằng chứng. Tuy nhiên, thực tế tại đơn vị vẫn cịn tình trạng khơng kí
nhận đầy đủ, gây khó khăn cho cơng tác kiểm tra, tìm kiếm chứng từ.
Về cơng tác kế tốn hoạt động thu chi: Chứng từ kế toán đều được đánh số
theo tập và lưu trữ theo tháng như chứng từ về tiền mặt, chứng từ về ngân hàng; chứng từ nhập xuất kho; chứng từ bảo hiểm...
Chứng từ trước khi chuyển đi được phân loại theo nghiệp vụ và theo thời gian, được xếp trong thùng tơn và có được đánh số thùng để dễ quản lý.
Các hoạt động hoặc nghiệp vụ khi thực hiện phải được xác nhận bởi người quản lý hoặc người có trách nhiệm trong phạm vi quyền hạn cho phép. Bệnh viện yêu cầu các bác sĩ khám phải kí tên đầy đủ trên tất cả các giấy chỉ định cho bệnh nhân, nếu khơng có chữ ký thì các đơn vị cận lâm sàng có quyền được từ chối tiếp nhận các trường hợp này. Đối với người bệnh khi đã đóng tiền mà khơng muốn thực hiện dịch vụ, cần xin xác nhận tại phòng khám hoặc đơn vị thực hiện dịch vụ để kế tốn có căn cứ hồn tiền. Giấy đề nghị cần có sự xác nhận của Trưởng, phó khoa/phịng hoặc Điều dưỡng trưởng mới có hiệu lực.
Đối với người bệnh làm mất giấy tờ như mất hóa đơn nhưng muốn lấy hóa đơn tài chính, mất hóa đơn tạm ứng vào viện để thanh tốn ra viện, mất giấy tạm giữ thẻ..., Bệnh viện có xây dựng các biểu mẫu yêu cầu người bệnh hoặc người nhà người bệnh viết cam đoan kèm theo bản photo chứng minh thư làm căn cứ xác nhận.
2.2.4. Thực trạng thông tin và tuyên truyền
Thông tin và truyền thơng chính là điều kiện tiên quyết cho việc thiết lập,
duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị. Tại Bệnh viện Tuệ Tĩnh, mục
tiêu của đơn vị và các chỉ tiêu hàng năm được công bố rộng rãi thông qua Hội nghị viên chức, người lao động. Các tập thể, cá nhân đạt thành tích xuất sắc trong cơng việc được Ban Giám đốc công bố hoặc trao thưởng trong Hội nghị tổng kết nhằm tạo động lực, khích lệ người lao động ln hồn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Phịng Tổ chức Hành chính giữ vai trị là đầu mối trong công tác thông tin và truyền thơng của Bệnh viện. Khi đơn vị có nhu cầu gửi thông báo tới các đơn vị khác trong Bệnh viện, cán bộ văn thư sau khi lưu bản gốc văn bản để lưu trữ, sẽ liên lạc qua số điện thoại nội bộ tới hành chính các khoa/phịng để giao trực tiếp. Vì vậy, các thơng tin được truyền đạt một cách nhanh chóng đến đối tượng có liên quan, tránh gây ra sự hiểu lầm hoặc thơng tin sai lệch trong q trình làm việc.
Khi có sự cố bất thường xảy ra, nhân viên đều có ý thức báo cáo kịp thời cho lãnh đạo quản lý để xin ý kiến chỉ đạo. Nhà quản lý sẽ có phương án chỉ đạo để cơng việc không bị ngừng trệ, không gây ảnh hưởng tới các đơn vị khác cũng như