Đơn vị: triệu đồng
Năm Chi cho chuyên môn nghiệp vụ Tổng thu Viện phí và BHYT
Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%)
2017 637 042 90,00 707 850 100,00
2018 805 238 87,15 923 929 100,00
2019 939 840 86,21 1 090 187 100,00
Theo Bảng 2.6, nhận thấy nhóm chi cho nghiệp vụ chuyên môn của Bệnh viện chiếm tỷ trọng lớn trong kết cấu của nguồn thu viện phí và BHYT dao động trong
khoảng từ 85% đến 92%. Nhóm này tăng nhanh do chủ yếu tăng chi tiêu về thuốc,
hóa chất, vật tư tiêu hao. Trong những năm gần đây, Bệnh viện phải hoạt động trong điều kiện kinh tế hết sức khó khăn: lạm phát gia tăng, giá các loại thuốc, men, dịch truyền, vật tư tiêu hao cũng tăng mạnh, trong khi chính sách thu viện phí thì vẫn chưa thay đổi, lạc hậu so với tình hình kinh tế chung, để đảm bảo được hoạt động của Bệnh viện, vẫn duy trì nâng cao chất lượng khám chữa bệnh phục vụ nhân dân. Đảng ủy, Ban giám đốc Bệnh viện đã phải rất nỗ lực cố gắng, triển khai các hoạt động nhằm tăng nguồn thu như: nâng cấp phần mềm quản lý thu viện phí cho phù hợp với cấu trúc bảng giá mới, chế độ chính sách BHYT mới, giảm phiền hà cho bệnh nhân, giảm thời gian làm thuốc và thống kê chi phí của y tá, giảm thời gian cập nhập dữ liệu của phịng Tài chính – Kế tốn, tăng độ chính xác cho bệnh nhân, giảm thất thoát thuốc ở các khoa thực hiện lĩnh, trả thuốc qua hệ thống máy tính nối mạng nội bộ. Bệnh viện cũng tăng cường kiểm soát quy chế chuyên môn, xây dựng phác đồ điều trị chuẩn, thực hiện quy chế chi tiêu nội bộ, dân chủ cơ sở. Từ 1/10/2009, Bệnh viện triển khai phần mềm quản lý viện phí bệnh nhân BHYT nội trú và ngoại trú cho phù hợp, đảm bảo thu đúng, thu đủ, đối chiếu chính xác với cơ quan BHXH.
+ Chi mua sắm và sử dụng thuốc, hóa chất, vật tư y tế phục vụ khám chữa bệnh: Kinh phí dành cho mua thuốc đều chi từ nguồn thu viện phí. Lượng kinh phí
dành cho mua thuốc chiếm tỷ trọng lớn trong tổng thu của bệnh viện. Hoạt động lựa chọn thuốc và mua sắm thuốc phục vụ khám chữa bệnh
Lựa chọn thuốc: Bệnh viện đã thực hiện theo đúng sự chỉ đạo của Bộ Y tế,
các loại thuốc, vật tư y tế được mua theo kết quả đấu thầu toàn ngành.
Nhập thuốc: Các công ty cung ứng giao hàng đến tận kho thuốc của khoa Dược bệnh viện. Tất cả các loại thuốc, hoá chất phải được kiểm nhập trước khi nhập kho để kiểm tra đối chiếu hóa đơn, phiếu báo lỗ với thực tế về tên thuốc, hàm lượng, số lượng, quy cách đóng gói, nơi sản xuất, số lô sản xuất, hạn dùng của thuốc, hóa chất. Hội đồng kiểm nhập gồm: khoa Dược, phịng Tài chính kế tốn, thủ kho, thống kê dược, cán bộ cung ứng. Sau khi kiểm tra xong nếu thuốc, hóa chất
đảm bảo cả về chất lượng và đủ số lượng, lập biên bản kiểm nhập có đầy đủ chữ ký của hội đồng kiểm nhập và vào sổ kiểm nhập thuốc. Căn cứ vào biên bản kiểm nhập và hồ sơ về mua sắm thuốc và hóa chất, kế tốn theo dõi kho dược viết phiếu nhập kho 4 liên, có đầy đủ chữ ký của giám đốc, KTT, kế toán, thủ kho và người mua hàng ký trên phiếu nhập kho.
Thanh tốn: Tồn bộ hồ sơ giấy tờ về mua thuốc, hóa chất được chuyển về
phịng TCKT, KTT căn cứ vào nguồn kinh phí được sử dụng trong năm để duyệt nguồn thanh toán. Bệnh viện thanh toán theo đúng số lượng đã mua và đúng giá đã trúng thầu. Phương thức thanh toán của bệnh viện được thực hiện bằng chuyển khoản qua kho bạc.
Hoạt động xuất kho sử dụng thuốc phục vụ khám chữa bệnh được thực hiện theo chu trình sơ đồ như sau:
Sơ đồ 2.5. Quy trình xuất thuốc phục vụ khám, chữa bệnh
(Nguồn: Khoa dược bệnh viện)
Tại bệnh viện Tuệ Tĩnh, các bác sỹ chỉ định thuốc cho người bệnh vào hồ sơ bệnh án, điều dưỡng cập nhật thuốc vào mạng theo từng bệnh nhân, tổng hợp lập phiếu lĩnh thuốc hàng ngày, trưởng khoa điều trị ký duyệt và chuyển xuống khoa Dược. Sau khi phiếu lĩnh thuốc hàng ngày được trưởng khoa Dược ký duyệt, khoa Dược sẽ cấp phát thuốc theo phiếu lĩnh thuốc cho các khoa phòng ngày một lần.
Khám bệnh Nội trú Khoa dược D uyệ t y êu c ầu bổ s ung t hu ốc D uyệ t y êu c ầu bổ s ung t hu ốc K hoa đ ượ c duy ệt đ ơn thuố c Y êu cầu bổ s ung tủ thuốc N ội trú g ửi đ ơn t huốc C ác khoa gử i đơn thuố c dự t rù D uyệ t c ác đơ n t huốc Phò ng khá m g ửi yê u c ầu bổ sung t rực tủ thuố c K hoa D ượ c duyệ t đơ n
Thuốc lĩnh về khoa điều trị điều dưỡng nhập vào kho trên máy rồi tiến hành xuất thuốc cho từng bệnh nhân. Cuối tháng, thống kê kho dược và các khoa điều trị tổng hợp số thuốc đã lĩnh trong tháng theo phiếu lĩnh thuốc, kế toán theo dõi kho dược sẽ kiểm tra đối chiếu rồi tiến hành viết phiếu xuất kho thuốc hóa chất cho từng khoa trong bệnh viện. Tại bệnh viện Tuệ Tĩnh, Từ 1/10/2009, Bệnh viện triển khai phần mềm quản lý đã giúp kiểm soát việc sử dụng đến từng người bệnh, lượng thuốc tồn tại khoa điều trị và quản lý hạn dùng, lô sản xuất của thuốc sử dụng trong bệnh viện.
+ Các nhóm chi cho TSCĐ và các khoản chi thường xuyên khác
Chi cho TSCĐ như: mua sắm tài sản mới hoặc sửa chữa thường xuyên TSCĐ,
sửa chữa lớn TSCĐ chủ yếu lấy từ nguồn NSNN. Thực tế Nhà nước cần cấp đủ kinh phí cho khoản mục chi này nhưng thực tế nhiều năm qua Nhà nước đã khơng cấp đủ. Bình quân hàng năm NSNN chỉ cấp khoản 15 tỷ để bệnh viện đầu tư, mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ.
Bảng 2.7: Bảng tổng hợp chi cho tài sản cố định và các khoản chi thƣờng xuyên khác từ năm 2017-2019
Đơn vị: triệu đồng
STT 2017 2018 2019
1 Mua sắm trang thiết bị 23 289 10 415
2 Chi khác 1 800 3 868 2 194
Tổng cộng 25 089 14 283 2 194
(Nguồn: Báo cáo quyết tốn tài chính của BV từ năm 2017đến 2019)
Nhóm chi đầu tư, mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ tăng chậm so với các mục chi khác vì nguồn thu của Bệnh viện còn thiếu, chưa đáp ứng được đủ các nhu cầu mua sắm sửa chữa TSCĐ. Từ năm 2013, sau khi thực hiện tự chủ theo Nghị định 43, Bệnh viện đã có quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp nên một số khoản chi đầu tư
mua sắm TSCĐ được lấy từ nguồn quỹ này. Trong năm 2019, số TSCĐ mua sắm từ
Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp khoảng 23 tỷ.
Mua sắm và sử dụng y cụ, vật tư tiêu hao, công cụ dụng cụ phục vụ hoạt động chuyên mơn. Chu trình mua sắm được thực hiện theo sơ đồ 2.6
Lập kế hoạch mua vật tư tiêu hao, công cụ dụng cụ: Căn cứ vào kế hoạch hoạt
động, dự toán số lượng vật tư tiêu thụ cần thiết. Sau khi được giám đốc phê duyệt kế hoạch, phòng chức năng quản lý sẽ cử nhân viên của phòng đi thu thập 3 báo giá của các công ty cung cấp vật tư về báo cáo giám đốc, Phòng TCKT kiểm tra giá cả thị trường và đối chiếu với 3 báo giá do phòng chức năng cung cấp. Giám đốc bệnh viện quyết định chọn cơng ty có giá bán thấp nhất và đảm bảo chất lượng. Căn cứ vào 3 bản báo giá, giám đốc ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp. Sau đó phịng chức năng tiến hành làm hợp đồng mua bán và trình giám đốc ký.
Sơ đồ 2.6. Chu trình mua sắm vật tƣ
(Nguồn: Phịng Hành chính quản trị bệnh viện Tuệ Tĩnh) Nhập vật tư dụng cụ: Khi nhập kho có sự kiểm tra và bàn giao giữa thủ kho,
kế tốn theo dõi vật tư và Phịng chức năng, vật tư được giao tại kho vật tư của bệnh viện. Sau khi kiểm tra nếu vật tư đảm bảo cả về chất lượng và đủ số lượng theo hợp đồng, phòng chức năng sẽ lập biên bản bàn giao và nghiệm thu. Căn cứ vào biên bản bàn giao và hồ sơ về mua sắm vật tư, kế tốn theo dõi kho vật tư viết phiếu
Khoa phịng Giám đốc Nhà cung cấp Phòng TCKT Kho bạc Thủ kho Kế hoạch mua vật tư 3 bảng báo giá Báo giá Hồ sơ mua sắm Phiếu nhập kho Quyết định chọn mua Các thủ tục mua sắm Các thủ tục nhập kho HH Thanh toán tiền cho nhà cung cấp Chứng từ chuyển tiền
nhập kho 4 liên, có đầy đủ chữ ký của giám đốc, KTT, kế toán kho, thủ kho và người đi mua hàng ký trên phiếu nhập kho.
Thanh toán: Toàn bộ hồ sơ giấy tờ về mua sắm được chuyển về phịng tài chính kế tốn, KTT căn cứ vào nguồn kinh phí được sử dụng trong năm để duyệt nguồn thanh toán, kế toán thanh toán chuyển trả tiền cho người bán theo từng nguồn kinh phí được kế tốn trưởng duyệt.
Kiểm sốt trong mua sắm tài sản cố định
Căn cứ vào kế hoạch mua sắm đầu tư tài sản đã được duyệt, căn cứ nhu cầu thực tế các khoa phịng, phịng chức năng (gồm có phịng hành chính, phịng vật tư y tế) lập danh mục các thiết bị cần mua sắm theo kế hoạch đề nghị của các phòng khoa, Phịng chức năng có nhiệm vụ thu thập 3 bảng báo giá để khảo sát giá thiết bị lập kế hoạch mua sắm. Sau đó hội đồng bệnh viện họp xem xét và quyết định lựa chọn thiết bị để đáp ứng với yêu cầu khám chữa bệnh. Phòng chức năng chịu trách nhiệm lập hồ sơ danh mục thiết bị đề nghị mua sắm và trình Bộ Y tế. Bộ Y tế ra quyết định giao nhiệm vụ cho phịng KHTC chủ trì thành lập hội đồng thẩm định mua sắm thiết bị. Sau khi hội đồng thẩm định có kết quả thẩm định, báo cáo Bộ Y tế ra quyết định cho phép bệnh viện được mua các danh mục thiết bị. Căn cứ vào quyết định cho phép phòng TCKT lập hồ sơ gửi cơ quan thẩm định để thẩm định giá cả, thông số kỹ thuật. Khi có chứng từ thẩm định bệnh viện trình Bộ Y tế ra quyết định phê duyệt danh mục thiết bị được mua sắm và quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu. Khi được phê duyệt, bệnh viện đăng báo mời thầu và tiến hành mở thầu, chấm thầu và khâu cuối cùng bệnh viện phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu với nhà thầu đạt điểm kỹ thuật cao nhất và có giá gói thầu thấp nhất và gửi thông báo trúng thầu đến nhà thầu. Phịng TCKT, các khoa chun mơn và th cơng ty giám định kiểm tra thiết bị trước khi bàn giao (Cấp chứng thư kiểm định thiết bị) kiểm tra thông số kỹ thuật, tình trạng thiết bị…(căn cứ hợp đồng mua cung cấp để kiểm tra).
Khi có hồ sơ và thủ tục bàn giao, và nhà thầu đã nộp bảo lãnh dự thầu, phịng TCKT thanh tốn tiền cho nhà thầu và lập thẻ theo dõi TSCĐ, phòng chức năng cùng các khoa phòng được giao tài sản dán nhãn thẻ thiết bị. Cuối năm Sở y tế kiểm tra mua sắm có đúng các danh mục đã được Sở phê duyệt.
Chu trình mua sắm TSCĐ được thực hiện như sau:
(Nguồn:phịng hành chính quản trị bệnh viện)
Sơ đồ 2.7. Chu trình mua sắm tài sắm tàisản cố định
(Nguồn:phịng hành chính quản trị bệnh viện)
Tìm hiểu thực tế và mơ tả chu trình mua sắm của bệnh viện được mơ tả các bước trong chu trình mua sắm như sau:
Bước 1: Việc lấy 3 báo giá cung cấp thiết bị
Phòng chức năng sau khi căn cứ vào kế hoạch của các khoa phòng đã xây dựng, cử cán bộ của phịng đến các cơng ty có cung cấp các chủng loại thiết bị theo kế hoạch để lấy báo giá (Các công ty trước đây đã cung cấp, hoặc các công ty chưa cung cấp để lấy báo giá).
Bước 2: Các thủ tục để Sở y tế ra quyết định đầu tư
Sau khi lập xong kế hoạch mua sắm trang thiết bị phịng chức năng trình Giám đốc xem xét, trình Bộ Y tế, Bộ Y tế ra quyết định thành lập hội đồng thẩm định. Khi bệnh viện được thông báo họp thẩm định, Giám đốc bệnh viện cùng trưởng phòng Vật tư, trưởng các khoa có mua sắm thiết bị dự họp thẩm định. Trong
Bộ Y TẾ
- QĐ phê duyệt danh mục.
- QĐ cho phép mua sắm.
- QĐ phê duyệt KH đầu thầu.
- Đánh giá kết quả mua sắm.
GIÁM ĐỐC
- Biên bản chọn mua
- Danh sách thiết bị đề nghị mua.
- QĐ phê duyệt kết quả đấu thầu
PHÕNG VẬT TƢ
- Lập danh mục mua sắm. - Lấy 3 báo giá
- Lập hồ cơ mua sắm
CÁC KHOA PHÒNG
- Lập KH mua sắm.
- Nhận bàn giao
- Vào sổ theo dõi
NHÀ CUNG CẤP
- Lập HĐ mua sắm
- Hồ sơ mua sắm thanh tốn bàn giao TSCĐ PHỊNG TCKT - Thẩm định giá - Tổ chức đấu thầu. - Nhận bàn giao và thanh tốn - Vào sổ TSCĐ CƠNG TY KIỂM ĐỊNH Chứng thư kiểm định thiết bị CÔNG TY THẨM ĐỊNH Chứng thư thẩm định giá KBNN Các thủ tục thanh toán
cuộc họp, bệnh viện phải báo cáo nội dung, đầu tư, tổng mức đầu và sự cần thiết phải đầu tư thiết bị phục vụ cho từng dịch vụ y tế, và giải thích tính hợp lý của thiết bị y tế (hợp lý giá cả, tính năng kỹ thuật). Sau khi hội đồng nhất trí báo cáo trình lãnh đạo sở phê duyệt và quyết định cho phép đầu tư trong quyết định yêu cầu bệnh viện phải thẩm định giá, thông số kỹ thuật của thiết bị. Căn cứ vào danh mục được phê duyệt bệnh viện đã giao cho phòng TCKT chịu trách nhiệm xem xét, thẩm định giá và thông số kỹ thuật của thiết bị. Sau khi có chứng thư của cơ quan thẩm định, bệnh viện sẽ lập tờ trình gửi Bộ Y tế xin phê duyệt kế hoạch mua sắm thiết bị và kế hoạch đấu thầu. Bộ ra quyết định cho phép bệnh viện được đầu tư và phê duyệt kế hoạch đấu thầu.
Ngoài ra hàng năm bệnh viện mua một số TSCĐ mua bằng nguồn kinh phí khác, quỹ PTHĐSN mua với số lượng ít và giá trị thấp dưới 100 triệu đồng, dùng hình thức chào hàng cạnh tranh. Căn cứ vào kế hoạch được duyệt đầu năm, bệnh viện chọn 3 đơn vị cung cấp, hội đồng bệnh viện họp xem xét, căn cứ vào biên bản chọn mua của hội đồng chọn mua Giám đốc ra quyết định chọn mua, sau đó ký kết hợp đồng mua sắm và thanh tốn bàn giao theo đúng quy trình mua sắm TSCĐ.
+ Công tác quyết tốn và cơng khai tài chính:
Cuối q, năm theo quy định, phịng TCKT phải thực hiện kiểm tra lại số liệu quyết toán trước khi trình lãnh đạo về tính khớp đúng và chính xác. Phịng cũng thực hiện lập báo cáo tài chính của đơn vị bao gồm quyết tốn KPNSNN cấp, quyết tốn nguồn kinh phí khác gửi Bộ Y tế.
Hàng năm, kinh phí hoạt động của bệnh viện chủ yếu gồm ba nguồn: Nguồn kinh phí chi thường xuyên do NSNN cấp; Kinh phí thu được từ viện phí của người dân và BHYT, nguồn thu khác. Đối với mỗi nguồn kinh phí hoạt động kiểm sốt cũng có những quy định cụ thể đáp ứng nhu cầu thực tế.
Bệnh viện thực hiện công khai tài chính theo thơng tư số 21/2005/TT-BTC ngày 22/3/2005 của Bộ tài chính hướng dẫn thực hiện quy chế cơng khai tài chính đối với các đơn vị dự tốn ngân sách và các tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ.
Cụ thể: Khi được giao dự toán dự toán ngân sách cấp hàng năm và biên bản thẩm tra quyết toán hàng năm của Bộ y tế phê duyệt, bệnh viện đã sử dụng hình thức cơng khai trên mạng nội bộ bệnh viện và công bố trong hội nghị cán bộ trưởng