Đơn vị tính: người
STT Loại hình Năm (Người)
So sánh (%) 2013 2014 2015 2016 14/13 15/14 16/15
I Tổng số lao động 12 12 11 10 100 92,3
I Chia theo giới tính
1 Nam 9 8 8 8 88,8 100 100 2 Nữ 3 4 3 2 133,3 75 66,6 II Chia theo trình độ 1 Thạc sỹ 0 0 0 0 0 2 Đại học 7 7 7 7 100 100 100 3 Cao đẳng 0 0 0 0 0 4 Trung cấp 2 2 2 2 100 100 100 5 Sơ cấp 2 2 2 1 100 100 50 Nguồn: KBNN Tràng định, 2016
2.4.2 Quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nứơcTràng Định
2.4.2.1 Quy định, quy trình quy trình sử dụng tài khoản
* Quy định về lập hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản thực hiện theo Thông tư số 61/2014/TT-BTC ngày 12/5/2014 của Bộ Tài chính. Hướng dẫn đăng ký và sử dụng tài khoản tại KBNN hệ thống thong tin quản lý ngân sách và Kho bạc.
- Đối với tài khoản của các đơn vị, tổ chức sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản gồm:
+ Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu chữ ký (Mẫu số 01a/MTK);
+ Quyết định (giấy chứng thực) thành lập đơn vị của cấp có thẩm quyền, trừ một số trường hợp đặc biệt quy định tại điểm b khoản 5, Điều 9 Thông tư số 61/TT-BTC; + Quyết định bổ nhiệm chức vụ của chủ tài khoản, kế toán trưởng (phụ trách kế toán); + Giấy chứng nhận đăng ký mã số dăng ký mã số đươn vị quan hệ ngân sách (Mẫu số 06A-MSNS-BTC, 06B-MSNS-BTC ban hành kèm theo Quyết định số 90/2007/QĐ- BTC).
* Quy trình mở tài khoản: Thời gian xem xét, giải quyết đăng ký sử dụng tài khoản ( kể cả trường hợp gửi qua cổng thông tin điện tử) là 02 ngày làm việc kể từ ngày KBNN nhận được hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản đầyđủ, hợp lệ của đơn vị, tổ chức, cá nhân.
2.4.2.2 Nội dung, quy trình giao dịch và hồ sơ thủ tục, trình tự xử lý, thời gian xử lý kiểm soát, thanh toán chi thường xuyên NSNN qua KBNN Tràng Định
a Yêu cầu chung về kiểm soát nghiệp vụ được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 888/QĐ-KBNN ngày 24/10/2014 của Tổng Giám đốc KBNN
Kho bạc nhà nước phaair tổ chức kiểm soát chứng từ kế toán nghiệp vụ từ khâu thu thập (hoặc lập), phân loại, xử lý, ký duyệt trên chứng từ, hạch toán kế toán đến khâu lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định.[15]
+Tuân thủ các yêu cầu kiểm tra, tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ kế tốn theo quy định tại Thơng tư số 08/TT-BTC ngày 10/01/2013 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện Chế độ kế toán nhà nước áp dụng cho TABMIS. Từ chối thanh toán tất cả những hồ sơ không đủ điều kiện pháp lý theo quy định. [17]
+ Tổ chức hực hiện kiểm soát, đối chiếu đối với từng chứng từ rút tiền, chứng từ thanh toán chuyển tiền của khánh hàng, đảm bảo chữ ký của Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị, dấu trên chứng từ của đơn vị giao dịch gửi đến KBNN phải đúng mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký tại KBNN. Kế toán trưởng và thủ quỹ của đơn vị KBNN nhận đủ liên chứng từ theo quy định, yêu cầu đơn vị giao dịch phải trực tiếp ký trên từng liên chứng từ bằng bút có mực khơng phai, không được ký lồng bằng giấy than, ký bằng mực màu đen, màu đỏ, bằng bút chì, phơ tơ chữ ký, chữ ký khắc sẵn.
+ Các đơn vị không được lập thay chứng từ của khách hàng, trường hợp chứng từ khơng đủ điều kiện hạch tốn phải trả lại cho đơn vị, không nhận thừa chứng từ, các liên chứng từ còn thừa trong bộ chứng từ do đơn vị giao dịch lập gửi đến phải được hủy bỏ kịp thời theo quy định, tránh nhầm lẫn.
+ Chứng từ do KBNN lập (Ủy nhiệm chi chuyển tiếp, phiếu chuyển khoản, phiếu điều chỉnh sai lầm) phải trên chứng từ gốc. Khi phê duyệt chứng từ, lãnh đạo KBNN phải kiểm tra đầy đủ các yếu tố trên chứng từ căn cứ theo quy định.
+ Kế tốn trưởng hoặc người ủy quyền) có trách nhiệm kiểm sốt tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán trước trong và sau khi thực hieenjquy trình hạch tốn kế tốn, đảm bảo tn thủ đúng quy định của Nhà nước.
- Đối với việc ký chứng từ kế toán của KBNN
Kế toán viên phải ký trên chứng từ kế tốn thuộc phần hành nghiệp vụ của mình đã trực tiếp thực hiện theo đúng trách nhiệm được giao. Kế toán trưởng (hoặc người
hiện ký trên tất cả các chứng từ kếtoán theo quy định và in sẵn chức danh ở phần chữ ký. Thủ kho, thủ quỹ phải ký trên các chứng từ kế tốn có liên quan đến việc xuất, nhập kho, quỹ thu chi tiền mặt.
b Quy định chung về kiểm soát
Kế toán viên kiểm soát và thanh toán cho đơn vị khi có đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 3, chương I Thông tư số 161/2012/TT-BTC ngày 01/10/2012 của Bộ Tài chính quy định chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc nhà nước như sau:
- Đã có trong dự tốn chi ngân sách nhà nướcđược giao; đã được nhập phân bổ và phê duyệt trên hệ thống TABMIS.
- Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. - Đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc người được ủy quyền quyết định chi. được thể hiện dưới hình thức văn bản hoặc thông qua việc phê duyệt trên chứng từ và các hồ sơ thanh toán gửi KBNN kèm theo. (TT 39/2016/TT-BTC).
c Quy trình giao dịch “một cửa”
Hiện nay KBNN Tràng Định thực hiện kiểm soát chi thường xuyên theo quyết địnhsố 1116/QĐ-KBNN ngày 24/11/2009 về việc ban hành quy trình giao dịch một cửa trong kiểm sốt chi thường xuyên ngân sách nhà nước. Quy trình kiểm sốt chi thường xuyên NSSNN qua KBNN Tràng Định được thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơchứng từ.
1. Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ kiểm soát chi ngân sách nhà nước.
2. Cán bộ kiểm soát chi tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ chứng từ
Sau khi nhận được hồ sơ chứng từ cán bộ kiểm soátchi kiểm soát các loại hồ sơ sơ bộ như sau:
+ Tính đầy đủ củatài liệu theo quy định đối với từng nội dung chi.
định, có dấu, chữ ký của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng của ĐVSDNS trực tiếp trên tất cả các liên trên chứng từ. Các tài liệu như dự toán, hợp đồng, hoá đơn thanh toán phải là bản chính, các tài liệu chứng từ khác là bản chính hoặc bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền.
Sau khi kiểm sốt sơ bộ, cán bộ kiểm soát chitiến hành phân loại hồ sơ và xử lý:
+ Đối với công việc phải giải quyết ngay bao gồm: đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt, thanh tốn tiền lương, tiền cơng, sinh hoạt phí...cán bộ kiểm sốt chi xem xét và giải quyết ngay (nếu hồ sơ đầy đủ chứng từ).
+ Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hồn chỉnh: cán bộ kiểm sốt chi lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ, trong đó 1 liên nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu cần bổ sung để hoàn chỉnh hồ sơ; cán bộ kiểm soátchi giao 1 liên phiếu giao nhận cho khách hàng, còn 1 liên lưu làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
+ Đối với những cơng việc có thời hạn giải quyết trên 1 ngày bao gồm các khoản thanh toán bằng chuyển khoản cho nàh cung cấp hàng hoá, dịch vụ, thanh toán khoản chi chun mơn, nghiệp vụ và các khoản chi khác có tính chất phức tạp, thanh tốn tạm ứng. Nếu đủ hồ sơ theo quy định cán bộ kiểm soát chi lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ ngày hẹn trả kết quả. Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hồn chỉnh: cán bộ kiểm sốtchi lập
2 liên phiếu giao nhận hồ sơ, trong đó 1 liên nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận,
các yêu cầu cần bổ sung để hồn chỉnh hồ sơ; cán bộ kiểm sốt chi giao 1 liên phiếu giao nhận cho khách hàng, còn 1 liên lưu làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
-Xử lý giao nhận đối với trường hợp bổ sung hồ sơ, chứng từ: Khi khách hàng đến bổ sung chứng từ, tài liệu theo yêu cầu tại phiếu giao nhận hồ sơ, cán bộ kiểm soát chi phản ánh việc bổ sung hồ sơ vào phiếu giao nhận đã lưu. Nếu hồ sơ đầy đủ thì tiến hành tiếp nhận và xem xét, giải quyết ngay đối với những công việc cần giải quyết ngay. Đối với những cơng việc có thời hạn giải quyết trên 1 ngày thì ghi rõ ngày hẹn trả kết quả, tính từ ngày Kho bạc nhận đủ hồ sơ trên phiếu giao nhận hồ sơ, phôtô 1 bản trả cho khách hàng.
Bước 2: Kiểm soát chi
- Cán bộ kiểm sốt chi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ chứng từ, kiểm tra số dư tài khoản, số dư dự toán, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi.
- Quy trình kiểm soát chi: Để thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát, KBNN Tràng Định đã chia các mục lục chi NSNN ra thành 4 nhóm mục chi có tài liệu, hồ sơ, chứng từ thanh tốn mỗi nhóm tương đối giống nhau: đó là chi thanh tốn cá nhân, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi mua sắm sửa chữa và Chi khác
* Kiểm soát các khoản chi thanh toán các nhân
Đầu năm, các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước gửi đến KBNN Tràng Định bảng đăng ký biên chế, quỹ lương; danh sách những người hưởng lương và phụ cấp lương; đăng ký học bổng, sinh hoạt phí của học sinh, sinh viên đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt; danh sách hưởng lương của cán bộ hợp đồng lao động có xác nhận của Thủ trưởng ĐVSDNS. Khi có biến động ĐVSDNS gửi KBNN bảng tăng, giảm biên chế quỹ tiền lương; bảng tăng, giảm học bổng, sinh hoạt phí được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.
Cán bộ kiểm soát chi căn cứ vào danh sách chi trả lương, phụ cấp lương; danh sách học bổng, sinh hoạt phí; danh sách hưởng lương cán bộ hợp đồng, cán bộ
kiểm soát chiđối chiếu với bảng đăng ký biên chế, quỹ lương, học bổng, sinh hoạt phí năm đã gửi Kho bạc (hoặc bản đăng ký điều chỉnh được cơ quan nhà nước có thẩm quyền duyệt), kiểm tra hệ số lương, số tiền lương, phụ cấp của từng người trong danh sách chi trả lương, tổng tiền lương, phụ cấp; danh sách chi trả học bổng, sinh hoạt phí; danh sách hưởng lương hợp đồng của ĐVSDNS, kiểm tra các dòng chi tiết, tổng số trên giấy rút dự toán NSNN của ĐVSDNS, nếu khớp đúng KBNN Tràng Định thanh toán lương, phụ cấp qua tài khoản ATM của người hưởng lương tại các Ngân hàng thương mạig, nhưng mức tối đa không quá 2,0 lần quỹ tiền lương cấp bậc, chức vụ trong năm do Nhà nước quy định, sau khi đã thực hiện trích lập Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp theo quy định.
* Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn
- Các mục chi thanh toán dịch vụ, mục chi vật tư văn phịng, mục chi thơng tin, tun truyền, liên lạc
Cán bộ kiểm soát chi kiểm soát, đối chiếu số tiền trên giấy rút dự tốn với hóa đơn cơng cộng nếu khớp đúng thì cán bộ kiểm sốt chitiến hành thanh toán cho ĐVSDNS để chi trả cho đối tượng được hưởng hoặc thanh toán trực tiếp cho đối tượng được hưởng mở tài khoản tại Ngân hàng. Trong mục này cần đối chiếu với đối tượng được thanh toán điện thoại di động và nhà riêng theo chế độ của Nhà nước và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
- Mục chi hội nghị bao gồm các khoản chi cho hội nghị sơ kết, tổng kết, tập huấn nghiệp vụ, hội thảo chuyên đề. Khoản chi này căn cứ vào định mức chi tiêu hội nghị cho từng đại biểu tham gia hội nghị theo quy định của Bộ Tài chính. Khi đơn vị thanh tốn tiền phải theo đúng quy định, đúng đối tượng và theo đúng nội dung chi được xây dựng trong dự tốn chi và có giấy triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, có danh sách nhận tiền. Trong kiểm soát chimục này cán bộ kiểm soát chi phải bám sát Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06/7/2010 quy định chế độ chi tiêu hội nghị, theo đó ngân sách nhà nước khơng thanh tốn tiền ăn cho cán bộ hưởng lương từ NSNN, mà chỉ thanh tốn tiền ăn cho những người khơng hưởng lương từ ngân sách nhà nước, do đó chi tiêu hội nghị hàng năm đã được kiểm soát chặt chẽ hơn.
- Mục chi cơng tác phí bao gồm các khoản chi tầu xe, phụ cấp cơng tác phí, th phịng ngủ, Đối với mục chi này, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nướcgửi đến KBNN Tràng Định bảng kê chứng từ thanh tốn cơng tác phí.
Cán bộ kiểm sốt chi căn cứ vào quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị để kiểm soát và thanh toán.
- Mục chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu, bảo dưỡng các cơng trình cơ sở hạ tầng từ nguồn kinh phí thường xuyên: Đối với mục chi này đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước gửi hồ sơ đến KBNN Tràng Định bao gồm: hợp đồng, hóa đơn tài chính, biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng... Nếu kiểm soát chứng từ
hợp pháp hợp lệ thì cán bộ kiểm sốt chiKBNN Tràng Định tiến hành thanh toán cho đơn vị.
- Mục chi phí nghiệp vụ chun mơn của từng ngành, bao gồm các khoản chi để mua hàng hóa, vật tư trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng không phải làtài sản cố định, chi mua ấn chỉ dùng cho chuyên môn, đồng phục, trang phục, bảo hộ lao động, sách, tài liệu, chế độ dùng cho công tác chuyên môn của ngành và các khoản chi phí khác phục vụ hoạt động chuyên môn của từng ngành được thực hiện kiểm sốt như nhóm mục chi mua sắm sửa chữa.
* Kiểm soát các mục chi thuộc chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ
- Mục chi mua tài sản vơ hình nhưmua phần mềm máy tính.
- Mục chi mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn như: Mô tô; ô tô con, ô tô tải; xe chuyên dùng; tàu, thuyền; đồ gỗ, sắt, mây tre, nhựa (cao cấp); trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng; điều hòa nhiệt độ, nhà cửa; thiết bị phòng cháy, chữa cháy; sách, tài liệu và chế độ dùng cho công tác chuyên môn; thiết bị tin học; máy photocopy; máy fax; máy phát điện; máy bơm nước; tài sản khác. Các loại tài sản trên phục vụ cho thực hiện nhiệm vụ của các cơ quan nhà nước.
Khi thanh toán các mục chi trong nhóm mục: “chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ” , hồ sơ đơn vị gửi đến KBNN Tràng Định bao gồm:
+ Đối với khoản chi dưới 20 triệu đồng đơn vị tự mua: Hồ sơ gửi KBNN bao gồm hóa đơn tài chính, biên bản giao hàng, giấy rút dự tốn. Cán bộ KSC kiểm tra thấy hồ sơ, chứng từ hợp pháp thì thanh tốn cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ.
+ Đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên đến dưới 100 triệu đồng thì cơ quan, đơn vị mua sắm lấy báo giá của ít nhất ba nhà thầu khác nhau (báo giá trực tiếp, bằng fax hoặc qua đường bưu điện) làm cơ sở để lựa chọn nhà thầu tốt nhất. Hồ sơ gửi KBNN