7. Kết cấu luận văn
3.3.4. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán
Theo chế độ kế toán hiện hành, Nhà nước quy định các loại sổ bắt buộc theo các hình thức kế tốn. Ngồi ra, các quy định cũng hướng dẫn mở thêm các sổ kế tốn chi tiết. Việc hồn thiện sổ sách kế tốn chi tiết phải thể hiện mối quan hệ giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, đảm bảo mối quan hệ cân đối giữa các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp với số liệu chi tiết của chỉ tiêu đó.
Hiện nay, Viện đang áp dụng hình thức ghi sổ kế tốn là chứng từ ghi sổ, sử dụng phần mềm kế toán Misa, nên hệ thống sổ sách kế toán đều đáp ứng yêu cầu theo chế độ kế tốn hiện hành, giảm nhẹ khối lượng cơng việc cho nhân viên kế toán, dễ sửa chữa các sai sót.
Kế tốn khơng cần lấy chứng từ ghi sổ hàng ngày hoặc định kỳ mà chỉ cần chứng từ gốc sau khi đã kiểm tra, hoàn chỉnh, từ các chứng từ gốc này các thông tin được nhập vào máy và quá trình ghi sổ tiếp theo đó được tự động do máy tính thực hiện theo chương trình phần mềm đã cài đặt.
Để đảm bảo tính hợp pháp của sổ sách kế tốn, tránh tình trạng sổ sách bị thay đổi nội dung ở bên trong thì viện phải đóng dấu giáp lai giữa các trang sổ của các loại sổ kế toán.
Cần khắc phục đó là việc mở sổ, thẻ và tính khấu hao TSCĐ phải chính xác, kịp thời, qua đó giúp theo dõi được tình hình tăng, giảm TSCĐ.
Một yêu cầu đối với nhân viên kế toán là phải nắm vững các loại sổ, cách ghi sổ, đặc biệt là các phương pháp sửa chữa sổ kế tốn, cách thức thu thập thơng tin từ các sổ khác nhau. Nắm rõ vấn đề này sẽ tạo điều kiện cho việc ghi sổ được chính xác, tiết kiệm được cơng sức của lao động kế tốn đồng thời tiện lợi cho việc kiểm tra sổ sách.
Sơ đồ 3.1. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ
Nguồn: Đề xuất của tác giả
Hàng quý, hàng tháng hoặc thậm chí hàng tuần, bộ phận kế toán cần tổ chức rà soát số liệu đối chiếu giữa ghi chép sổ sách cuả kế toán tổng hợp và kế tốn bộ phận, từ đó phát hiện sớm các sai sót để có biện pháp khắc phục.
Ngoài ra cần phải nâng cao năng lực của bộ phận công nghệ thông tin. Năng lực của bộ phận cơng nghệ thơng tin tại viện có vai trị quyết định trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức kế tốn nói chung cũng như tổ chức hệ thống sổ kế tốn nói riêng. Để nâng cao được năng lực của bộ phận công nghệ thông tin Viện cần:
+ Tuyển dụng các cán bộ công nghệ thơng tin có trình độ cao, nhiều kinh nghiệm.
+ Tập huấn và bồi dưỡng thêm kiến thức cho bộ phận công nghệ thông tin + Cung cấp đầy đủ trang thiết bị, nguồn lực để đảm bảo môi trường làm việc của bộ phận được tốt nhất.
Đối với phần mềm kế toán cần quán triệt cho kế toán viên khai thác hết các phần hành trong Misa mimosa 2020 như phần mềm tài sản, phần mềm tính lương.
Chứng từ
Nhập thơng tin của chứng từ vào
phần mềm
In bảng thống kê chứng từ Kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ
Sổquỹ Sổ kế toán
chi tiết
Sổ đăng ký
Đối với những vấn đề còn vướng mắc, khơng hiểu khi vận dụng kế tốn phải liên hệ ngay với nhà cung cấp đề được hướng dẫn cụ thể