CHƯƠNG 2 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
2.2 Thực tế vận dụng các thủ tục kiểm toán trong việc phát hiện ra gian lận và sai sót đố
sai sót đối với khoản mục doanh thu bán hàng
Trong bài nghiên cứu này, nhóm chỉ tập trung vào các thủ tục kiểm tốn mà Cơng ty TNHH Kiểm tốn FAC tại Huế áp dụng nhằm mục đích phát hiện ra gian lận và sai sót khoản mục doanh thu. Cho nên nhóm sẽ đi sâu vào làm nổi bật các thủ tục kiểm tốn đó.
Qua q trình thực tế tại Cơng ty TNHH Kiểm tốn FAC – Văn phòng đại diện tại Thừa Thiên Huế, tiến hành đọc tài liệu, hồ sơ kiểm tốn, thực hiện phương pháp nghiên cứu quan sát có tham gia, phỏng vấn các anh (chị) kiểm tốn tại đây. Thì đa phần nhóm thấy rằng khi tiến hành kiểm tốn một cơng ty khách hàng để phát hiện ra gian lận và sai sót đối với khoản mục doanh thu bán hàng thì các KTV ở FAC cũng sẽ đi theo trình tự là thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt trước, sau đó tiến hành các thử nghiệm cơ bản gồm: thủ tục phân tích và kiểm tra chi tiết.
Nếu như qua quá trình thực hiện các thử nghiệm kiểm soát bằng các phương pháp: quan sát, phỏng vấn BGĐ, nhân viên tại đơn vị, tìm hiểu từng chu trình kinh doanh, kiểm tra quá trình kiểm sốt chứng từ của đơn vị, sau đó KTV sẽ đánh giá rằng HTKSNB của đơn vị ở mức nào để tiến hành các bước sau đó thích hợp hơn.
Nếu rủi ro kiểm soát được KTV đánh giá là ở mức thấp thì KTV sẽ tiến hành đi sâu hơn tìm hiểu các thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp và lúc này các thủ tục cơ bản mà KTV thực hiện sẽ được giảm xuống. Cịn nếu rủi ro kiểm sốt được KTV đánh giá là ở mức cao thì KTV sẽ tăng cường các thủ tục cơ bản mà đặc biệt là đi sâu vào kiểm tra chi tiết từng nghiệp vụ.
2.2.1 Thủ tục đánh giá rủi ro và thực hiện thử nghiệm kiểm sốt
Vì khoản mục doanh thu bán hàng là khoản mục mang tính chất liên đới, các khoản mục ví dụ như tiền và tương đương tiền, nợ phải thu khách hàng sẽ có ảnh hưởng đến khoản mục này. Chính vì thế các thủ tục đánh giá rủi ro và thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với khoản mục doanh thu bán hàng sẽ được KTV tiến hành trong quá trình “Kiểm tốn khoản mục Tiền” và “Kiểm tốn khoản mục Nợ phải thu khách hàng” để từ đó KTV đánh giá được rủi ro cũng như là đánh giá được HTKSNB của đơn vị.
Dưới đây là Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ đối với khoản mục Tiền và Nợ phải thu được thiết kế bởi Công ty TNHH Kiểm tốn FAC – Văn phịng đại diện tại Thừa Thiên - Huế.
Bảng 2.1: Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ đối với khoản mục Tiền
Câu hỏi Trả lời Ghi chú Có Khơng Yếu kém Quan trọng Thứyếu Mở thư
1.1 Việc mở thư có được giám sát bởi người chủ hoặc nhân viên quản lý không?
1.2 Việc ghi chép số tiền nhận được có được giám sát bởi người chủ hoặc nhân viên quản lý không?
Ngân hàng
1.3 Các biên lai nộp tiền có được kiểm tra với giấy báo ngân hàng khơng?
1.4 Doanh thu bán hàng bằng tiền mặt có được kiểm sốt để tránh trường hợp bỏ sót nghiệp vụ và được đối chiếu với tiền thu được không? 1.5 Tiền thu được có được gửi tồn bộ vào ngân hàng khơng?
Thanh tốn tiền và Séc
1.6 Việc thanh tốn tiền có được thực hiện bằng Séc, chuyển khoản hoặc các lệnh thanh tốn khác hay khơng?
1.7 Có Séc vượt quá hạn mức được duyệt không?
1.8 Việc thanh tốn tiền có được kiểm tra với chứng từ bao gồm lệnh mua hàng, Phiếu giao hàng của nhà cung cấp, Phiếu nhập kho, hóa đơn và bản kê khơng?
1.9 Các tài liệu có được để riêng khi đã thanh toán và được đánh dấu bằng số Séc không? 1.10 Các chứng từ thanh tốn có được định khoản đúng để đảm bảo tất cả các lần thanh tốn được cập nhật và đúng tài khoản khơng?
1.11 Các về an tồn của Séc có phù hợp khơng? 1.12 Các Séc có được gửi ngay lập tức tại ngày ký cùng với thơng báo về thanh tốn không? 1.13 Việc ký khống Séc có bị nghiêm cấm không?
1.14 Các Séc hư hỏng có được giữ lại và hủy không?
Sổ quỹ tiền mặt và bảng điều chỉnh số dư tiền gửi ngân hàng
1.15 Sổ quỹ tiền mặt có được cập nhật thường xuyên không?
1.16 Các báo cáo tiền gửi ngân hàng có được xem xét bởi nhân viên có thẩm quyền khơng? 1.17 Các bản đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng có được lập thường xuyên bởi người độc lập với thủ quỹ và được xem xét bởi nhân viên có thẩm quyền khơng?
1.18 Các khoản mục điều chỉnh có được kiểm tra khơng?
Quỹ tiền mặt
1.19 Các phiếu chi có các chứng từ gốc chứng minh, có sự duyệt chi và có chữ ký của người nhận tiền khơng?
1.20 Sổ quỹ tiền mặt có được cập nhật thường xuyên, được đối chiếu với tiền mặt tồn quỹ và đưọc xem xét bởi người có trách nhiệm khơng? 1.21 Có qui định về số tiền tồn quỹ tối đa của quỹ tiền mặt không?
1.22 Quỹ tiền mặt có được duy trì trên cơ sở tạm ứng khơng?
1.23 Việc tiếp cận quỹ tiền mặt có bị hạn chế khơng?
1.24 Việc kiểm tra đột xuất tiền mặt tồn quỹ có được thực hiện khơng?
1.25 Tiền mặt tồn quỹ có được bảo vệ và mua bảo hiểm không?
Bảng 2.2 Bảng hỏi về kiểm soát nội bộ đối với khoản mục Nợ phải thu khách hàng Câu hỏi Trả lời Ghi chú Có Khơng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu Kiểm sốt đối với tính có thật
1. Hóa đơn bán hàng chỉ được lập khi Đơn đặt hàng và Lệnh xuất kho đã được phê duyệt, đảm bảo rằng khơng xuất hóa đơn nhiều lần và hạch tốn kế toán nhiều lần cho 01 nghiệp vụ xuất kho.
2. Đảm bảo hàng gửi đi đã được lập hóa đơn hay khơng
3. Hàng bán có được xét duyệt trước khi gửi hang hay khơng?
Kiểm sốt đối với tính đầy đủ
4.1 Chứng từ vận chuyển, Đơn đặt hàng, Phiếu xuất kho có được đánh số thứ tự để đảm bảo khơng có sự trùng lắp khi ghi nhận.
4.2 Chứng từ vận chuyển, Đơn đặt hàng, Phiếu xuất kho cần được đối chiếu hóa đơn bán hàng định kỳ hàng tuần/tháng nhằm đảm bảo rằng khơng có chuyện hàng đã giao cho bên mua mà bên bán chưa xuất hoá đơn và chưa ghi nhận doanh thu, khoản phải thu
5. Bộ phận kế tốn và Bộ phận bán hàng có đối chiếu số liệu với nhau định kỳ hàng tháng? 5. Cơng ty có định kỳ (tháng/quý) đối chiếu nợ phải thu với người mua và điều tra, xử lý chênh lệch phát sinh.
Kiểm sốt đối với tính chính xác
6. Giá bán trên hóa đơn bán hàng được người có thẩm quyền kiểm tra nhằm đảm bảo rằng đơn giá bán trên hố đơn khơng lớn hơn hay nhỏ hơn Biểu giá định sẳn.
7. Khi lập hóa đơn bán hàng, người có thẩm quyền cần đối chiếu Hoá đơn với Hợp đồng, Đơn đặt hàng, Phiếu xuất kho về số lượng/đơn giá/chủng loại của hàng bán.
Kiểm sốt đối với tính đánh giá
8. Bộ phận kế tốn hoặc bán hàng có lập Báo cáo phân tích tuổi nợ hàng tháng? Cuối năm tài chính, bộ phận kế tốn có lập dự phịng nợ khó địi theo Thơng tư 228/2009/TT-BTC căn cứ vào báo cáo theo dõi tuổi nợ?
10. Người có thẩm quyền có đánh giá khả năng thanh toán của bên mua trước khi bán chịu? 11. Cơng ty có thường xun kiểm tra hạn mức tín dụng của bên mua và đánh giá khả năng thanh tốn của họ?
12. Đơn vị có đối chiếu giữa tài khoản chi tiết khách hàng với tài khoản nợ phải thu khách hàng trên sổ cái hay khơng?
13. Hàng tháng có gửi bảng sao kê cơng nợ cho khách hàng hay không?
Nguồn: Từ hồ sơ kiểm tốn của Cơng ty TNHH Kiểm tốn FAC 2.2.2 Thử nghiệm cơ bản trong việc phát hiện gian lận và sai sót đối với khoản mục doanh thu tại cơng ty kiểm tốn FAC
Qua quá trình tìm hiểu, thực tế tại đây thì nhóm thấy rằng Cơng ty TNHH Kiểm tốn FAC – Văn phịng đại diện tại Thừa Thiên - Huế thực hiện các thử nghiệm cơ bản là dựa vào mẫu G110 để tiến hành thực hiện các thủ tục kiểm toán.
Dưới đây là mẫu G110 được lấy từ giấy tờ làm việc của Công ty TNHH Kiểm tốn FAC – Văn phịng đại diện tại Thừa Thiên - Huế khi kiểm tốn cho một cơng ty khách hàng.
Người lập: [ ] Soát xét 1: [ ] Soát xét 2: [ ]
Doanh thu G110
Thủ tục chung
1. Thu thập và kiểm tra chính sách kế tốn áp dụng nhất qn với năm trước và phù hợp với khn khổ về lập và trình bày BCTC được áp dụng
2. Lập bảng số liệu tổng hợp có so sánh với số liệu năm trước. Đối chiếu các số liệu trên bảng số liệu tổng hợp với Bảng CĐPS; BCTC và giấy tờ làm việc của kiểm toán năm trước
Thủ tục phân tích
1. So sánh doanh thu bán hàng và doanh thu hàng bán bị trả lại, tỷ lệ các khoản mục giảm trừ doanh thu trên tổng doanh thu giữa năm nay và năm trước, giải thích những biến động bất thường và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu do gian lận
2. Phân tích sự biến động của tổng doanh thu, doanh thu theo từng loại hoạt động giữa năm nay với năm trước, giải thích những biến động bất thường và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu do gian lận.
Thử nghiệm chi tiết
1. Thu thập Bảng tổng hợp doanh thu theo khách hàng, nhóm hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp theo các tháng trong năm:
- Đối chiếu với các tài liệu có liên quan: Sổ Cái, sổ chi tiết, Báo cáo của phòng bán hàng, phòng xuất khẩu,… về số lượng, giá trị và giải thích chênh lệch (nếu có).
- Đọc lướt sổ cái, phát hiện nghiệp vụ bất thường nếu có
- Đối chiếu số liệu doanh thu giữa bộ phận kế tốn và bộ phận kinh doanh; tìm hiểu ngun nhân của chênh lệch lớn (nếu có).
Phân tích biến động theo tháng, theo cùng kỳ năm trước, giải thích nguyên nhân biến động.
2. Đối chiếu doanh thu hạch toán với doanh thu theo tờ khai VAT trong năm. Giải thích chênh lệch (nếu có)
(Đối với doanh thu xây dựng lưu ý đến tính tuân thủ theo quy định của Luật Thuế)
Kiểm tra sự liên tục của hóa đơn để đảm bảo doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đã được ghi nhận đầy đủ
3. Kiểm tra chi tiết doanh thu và các khoản giảm trừ
- Kiểm tra doanh thu bằng kỹ thuật walkthrough test - Kiểm tra doanh thu ngoài phạm vi walkthrough test - Kiểm tra hạch toán tỷ giá đối với doanh thu xuất khẩu - Kiểm tra chứng từ các khoản giảm trừ
- Kiểm tra doanh thu liên quan đến hợp đồng hợp tác kinh doanh
4. Chọn mẫu các khoản doanh thu ghi nhận trong năm và kiểm tra đến chứng từ gốc liên quan.
6. Kiểm tra cut-off đối với doanh thu và các khoản giảm trừ 7. Kiểm tra và công bố các giao dịch với các bên liên quan.
8. Đánh giá rủ i ro từ hệ thố ng kiể m soát nộ i bộ : Tìm hiểu HTKSNB về chu trình bán hàng và đánh giá rủi ro tiềm ẩn từ HTKSNB
9. Kiểm tra cách trình bày doanh thu và các khoản giảm trừ trên BCTC so với quy định của Thơng tư 200.
Thủ tục kiểm tốn khác
Nguồn: Từ hồ sơ kiểm toán của Cơng ty TNHH Kiểm tốn FAC
Để minh hoạ các thử nghiệm cơ bản mà Cơng ty TNHH Kiểm tốn FAC – Văn phòng đại diện tại Thừa Thiên - Huế thực hiện trong việc phát hiện gian lận và sai sót thì nhóm xin trình bày hồ sơ kiểm tốn của cơng ty CP ABC do Cơng ty TNHH Kiểm tốn FAC thực hiện vào năm 2017.
Sau đây là một số thông tin về công ty CP ABC.
Công ty Cổ phần ABC hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3301300080 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Thừa Thiên Huế cấp lần đầu vào ngày 06 tháng 01 năm 2011.
- Địa chỉ: KM 23, quốc lộ IA, Xã Phong An, Huyện Phong Điền, Thừa Thiên Huế - Ngày hoạt động: 01/01/2011
- Vốn điều lệ theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 22.000.000.000 đồng - Hình thức sổ kế tốn áp dụng: hình thức nhật ký chung;
- Năm tài chính: năm tài chính của cơng ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm.
+Trồng rau,đậu các loại và trồng hoa,cây cảnh
+Trồng cây hàng năm khác..
+Chăn nuôi trâu, bị, lợn, chăn ni gia cầm;
+Hoạt động dịch vụ sau thu hoạch;
+Trồng rừng và chăm sóc rừng;Ươm giống cây lâm nghiệp. Khai thác gỗ;
+Nuôi trồng thủy sản nội địa;
+Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét. Chi tiết: Khai thác, chế biến vật liệu xây dựng; Khai thác đất làm vật liệu san lấp mặt bằng;
+Cưa, xẻ, bào gỗ và bảo quản gỗ;
Dựa vào giấy tờ làm việc mẫu G110 KTV tiến hành các cơng việc sau
a, Thủ tục chung
Mục đích của thủ tục này là nhằm thu thập và kiểm tra chính sách kế tốn áp dụng nhất quán với năm trước và phù hợp với khn khổ lập và trình bày BCTC được áp dụng.
Thủ tục này thực hiện được KTV ghi lại vào giấy làm việc mẫu G130. Khi thực hiện thủ tục này KTV cần tiến hành thực hiện các công việc sau:
- Xem xét việc chấp hành chuẩn mực kế tốn VAS 14 liên quan đến q trình ghi nhận doanh thu có chính xác khơng và có nhất qn trong từng nghiệp vụ không.
- Xem xét các hợp đồng thỏa thuận của các khách hàng ở đơn vị có liên quan đến q trình ghi nhận doanh thu tại đơn vị.
- Việc tuân thủ các chính sách lập và trình bày BCTC được Doanh nghiệp áp dụng như thế nào.
- Phương pháp ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu có được kế tốn hạch tốn đúng và đầy đủ hay chưa. Vì thường kế tốn doanh nghiệp khơng hiểu bản chất nghiệp vụ sẽ ghi vào chi phí của doanh nghiệp.
Minh họa công việc mà KTV đã thực hiện để ghi chép vào giấy làm việc G130
KTV phụ trách khoản mục này đã trực tiếp phỏng vấn kế toán tại đơn vị xem thử việc ghi nhận doanh thu diễn ra như thế nào. Có chấp hành đúng chính sách và chuẩn mực có liên quan hay khơng?
Sau khi thực hiện xong cơng việc, KTV kết luận “Việc hạch tốn doanh thu là phù hợp với Chuẩn mực kế toán và Chế độ doanh nghiệp Việt Nam hiện hành. Chính sách kế tốn áp dụng nhất quán so với năm trước.
G130
DOANH THU Người lập: [ ]
Soát xét 1: [ ] Soát xét 2: [ ]
Mụ c tiêu:Tìm hiểu chính sách kế tốn và đặc điểm ghi nhận doanh thu
Thủ tụ c chung:
A. Phương pháp ghi nhận doanh thu (TK 511) * Đối với thành phẩm:
* Đối với hàng hoá:
* Đối với dịch vụ cung cấp: * Đối với bất động sản:
B. Phương pháp ghi nhận giảm trừ (TK 521) * Chiết khấu thương mại (TK 5211)
* Hàng bán bị trả lại (TK 5212) * Giảm giá hàng bán (TK 5213)
C. Cách áp dụng tỷ giá để quy đổi doanh thu xuất khẩu D. Đặc điểm doanh thu
Sản phẩm chủ lực:
- Trồng rừng và chăm sóc rừng: ươm giống cây lâm nghiệp; trồng rừng và chăm sóc rừng lấy gỗ
- Xây dựng cơng trình kỹ thuật dân dụng - Khai thác gỗ, đá cát sỏi,…
Thị trường tiêu thụ chủ lực: Miền Trung E. Kết luận
Việc hạch toán Doanh thu là phù hợp với Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện hành. Chính sách kế tốn áp dụng nhất qn so với năm trước
Đơn vị: Công ty CP ABC Kỳ kết thúc: 31/12/2016