III. PHÂN LOẠI VĂN BẢN:
3. Yêu cầu cơ bản của việc soạn thảo văn bản: 1 Yêu cầu chung:
3.1. Yêu cầu chung:
Người soạn thảo văn bản phải sử dụng kiến thức tổng hợp khi soạn thảo một văn bản, trong đó có kiến thức về quản lý hành chính, về khoa học văn thư, pháp chế, văn học, ngôn ngữ,… đối với kiến thức về Pháp chế và quản lý hành chính, địi hỏi người soạn thảo phải nắm vững luật pháp Nhà nước nói chung và đối với ngành mình, nắm vững chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản.
Về ngôn ngữ, văn học, cán bộ soạn thảo phải sử dụng ngơn ngữ chính luật thích hợp với từng loại văn bản, khơng dùng ngơn ngữ địa phương hoặc thể loại
văn nói. Mặt quan trọng trong nội dung văn bản là tiết kiệm câu chữ nhưng tăng lượng thông tin, sử dụng từ ngữ chặt chẽ, nhất quán, không lập từ lập ý.
Đối với yêu cầu của khoa học văn thư văn bản phải soạn thảo đúng thể thức.
Nói chung, soạn thảo văn bản là việc làm có trách nhiệm cao. Lao động soạn thảo văn bản thuộc loại lao động phức tạp trong quy trình tổ chức lao động khoa học. Vì vậy, trong một cơ quan cần lựa chọn người có năng lực, có trí thức soạn thảo văn bản. Trong trường hợp người ít kinh nghiệm soạn cần phải sửa chữa nghiêm ngặt bản thảo trước khi trình Thủ trưởng duyệt. Các văn bản có nội dung và quy mô lớn thường phải tổ chức hội thảo xin ý kiến của các chuyên gia.
3.2. Phương pháp và phương tiện biên soạn:
Soạn đề cương: Đối với văn bản có nội dung lớn, cần soạn đề cương phân chia nội dung thành các mục để khi soạn thảo sát u cầu mà khơng bỏ sót nội dung. Đề cương nội dung cần thống nhất với Thủ trưởng trước khi soạn.
Soạn thẳng: Các văn bản có nội dung hẹp, và có thể biên soạn trực tiếp khơng cần soạn đề cương.
Sử dụng các thiết bị cơng nghệ: Có thể soạn thảo ngay trên máy chữ hoặc máy vi tính có thể sửa chữa, xóa, chèn, thêm từ mới, câu mới ngay trên bản thảo và có thể tạo nên bản sạch hồn chỉnh trên màn hình và in ra giấy.
Cơng nghệ thông tin mỗi ngày được áp dụng rộng rãi trong văn thư. Khi ứng dụng máy vi tính để soạn thảo các văn bản cần lựa chọn các phần mềm thích hợp như VNI, WINDOWS,…
3.3. Thể thức của văn bản:
Thể thức của văn bản là yếu tố bắt buộc phải có để đảm bảo cho văn bản có giá trị pháp lý và có đủ điều kiện cho yêu cầu trao đổi, quản lý tra cứu sử dụng các văn bản.
11 20-25 mm 20-25 mm 30-35 mm 15-20mm 7c 20-25 mm 4 1 2 3 5b 5a 9a 10a 10b 12 6 7a 7b 9b 13 14 8
Ghi chú:
Ô số : Thành phần thể thức văn bản
1 : Quốc hiệu
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung cơng văn hành chính 6 : Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 : Dấu của cơ quan, tổ chức
9a, 9b : Nơi nhận
10a : Dấu chỉ mức độ mật 10 b : Dấu chỉ mức độ khẩn
11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
Quốc hiệu
Quốc hiệu là đoạn ngữ biểu thị tên nước, chế độ chính trị. Quốc hiệu của nước ta hiện nay là:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Quốc hiệu được trình bày tại ơ số 1.
Dòng chữ trên: “Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.
Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dịng chữ.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) căn cứ quy định của pháp luật hoặc căn cứ văn bản thành lập, trừ trường hợp đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phịng Quốc hội, hội đồng dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội.
Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền; tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ơ số 2.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dịng chữ.
Ví dụ:
ỦY BAN NHÂN DÂN UBND TỈNH VĨNH LONG
TỈNH VĨNH LONG SỞ NỘI VỤ
Số, ký hiệu của văn bản