b. Một số định khoản chủ yếu ( kèm sơ đồ tài khoản chữ T) * Tài khoản 111: Tiền mặt
4.6. Tổ chức trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý
Tên SKKK: Cơng tác tổ chức kế tốn tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai Hàng năm đơn vị cũng trang bị máy móc, thiết bị để phục vụ cơng tác chuyên môn, công tác khác. Trường cũng muốn trang bị nhiều nhưng kinh phí cịn hạn chế. Năm 2009, trường không mua thêm tài sản nào, Sở Giáo Dục cấp 01 máy photo siêu tốc. Hàng năm trường cũng bảo trì phần mềm kế tốn để cập nhật biểu mẫu đúng theo quy định của Bộ Tài chính.
Ngồi ra trường cũng nối mạng Internet cho tồn bộ máy vi tính trong nhà trường nhằm phục vụ cho cơng việc tìm đọc thơng tin, tài liệu chun mơn và nhận được công văn mới, Nghị định mới một cách nhanh chóng, thuận lợi.
4.7. Tổ chức thực hiện chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán:
Kết thúc niên độ kế tốn, nếu tài liệu kế tốn khơng cịn để sử dụng trong niên độ kế tốn tiếp theo thì kế tốn đơn vị lập thành hồ sơ và đưa vào kho lưu trữ, tài liệu được bảo quản đầy đủ, an tồn trong q trình sử dụng và lưu trữ.
Tài liệu kế tốn lưu trữ bản chính, các tài liệu kế tốn được ghi chép trên giấy có giá trị pháp lý về kế tốn như:
- Chứng từ kế toán: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.
- Sổ kế toán: Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và các sổ liên quan. - Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính quý, báo cáo tài chính năm.
- Tài liệu liên quan đến kế tốn.
Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ thực hiện đúng thời gian quy định theo từng lọai, tài liệu lưu trữ tại kho phịng kế tốn của đơn vị và những tài liệu hết thời hạn lưu trữ thì đơn vị được phép hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật (là Hiệu trưởng và kế toán trưởng).