Mục đích:
- Việc bổ sung TBDH được tăng cường thường xuyên do đó việc bảo quản, duy trì TBDH cũng phải được tăng cường, đổi mới song song với nó để đảm bảo tất cả các TBDH được bố trí tại các phịng học, phịng thực hành, phịng thí nghiệm hoặc được cất giữ, bảo quản tại kho, phịng hợp lí.
BQL Dự án Trung ương cần yêu cầu các cơ sở đào tạo thiết lập quy chế bảo quản TBDH đối với các TBDH được cung cấp từ BQL Dự án trung ương hoặc có thể sử dụng quy chế chung của nhà trường. Nhà trường cần dành kinh phí thích hợp cho việc bảo quản, sửa chữa TBDH: từ các kho chứa, các thiết bị đi kèm đến các thiết bị chuyên dùng và các thiết bị chuyên biệt để đảm bảo cho việc khai thác sử dụng được lâu bền, hiệu quả và chất lượng.
- Đối với từng loại thiết bị, cần phải xây dựng chế độ duy trì và bảo quản riêng biệt và có thiết bị bảo quản chuyên dụng như tủ hút khí độc đối với các thiết bị thí nghiệm có hố chất độc hại. Tất cả các thiết bị sau khi sử dụng đều phải được lau chùi sạch sẽ, để đúng nơi quy định.
- Trong điều kiện đầu tư của Dự án về xây dựng cơ bản, nhà trường có thể đề xuất cải tạo hoặc xây mới các phòng học, phịng thực hành, phịng thí nghiệm cho phù hợp với số lượng và chủng loại TBDH được cung cấp và tạo điều kiện để có thể tăng cường TBDH trong thời gian sắp tới.
- Các kho, phòng để lưu trữ thiết bị cần phải có đầy đủ kiều kiện như điện, nước, ánh sáng để đảm bảo chất lượng thiết bị không bị ảnh hưởng. Đặc biệt là cần phải lưu ý việc bảo quản thiết bị đối với các vùng có thời tiết vào mùa nồm ẩm dễ bị rò điện cao áp, gây giật rất nguy hiểm. Các loại máy móc khơng nên kê trực tiếp xuống đất mà nên kê cao ráo, cách xa những vùng tụ nước hoặc phải bổ sung các thiết bị hút ẩm như máy hút ẩm, điều hoà, tủ chống ẩm, đèn sưởi... hoặc các tủ kín, chống ẩm.
- Nguồn điện luôn luôn phải được cải tạo và chú trọng để đảm bảo an toàn, ổn định để khi thực hiện các bài thực hành, thí nghiệm hoặc vận hành máy móc khơng bị ảnh hưởng.
Để duy trì TBDH, đảm bảo “tính sẵn sàng” của thiết bị nhằm phục vụ tốt nhất cho việc dạy học, TBDH cần phải được bảo dưỡng, sửa chữa kịp thời để loại trừ hoặc hạn chế về cơ bản những hỏng hóc khơng đáng có. Khi xây dựng kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng cần phải chú trọng đến các dạng hư hỏng của thiết bị:
- Lực lượng sửa chữa: Giảng viên, sinh viên và các đơn vị, nhà cung cấp thiết bị...
- Hư hỏng do tác động của môi trường: Mọi TBDH từ đơn giản đến phức tạp đều được cấu thành từ các vật liệu khác nhau như kim loại, thuỷ tinh, nhựa... nếu khơng bảo quản cẩn thận, đều có thể bị hỏng hóc, biến dạng do mơi trường, khí dẫn đến khơng sử dụng được.
- Hư hỏng do sử dụng: Do tần suất sử dụng quá lớn nên bị mòn, gãy, hoặc do việc sử dụng sai thao tác; do thất lạc chi tiết, bộ phận của hệ thống thiết bị gây nên sự thiếu đồng bộ hoặc do bảo dưỡng, sửa chữa không kịp thời...
Do đó, việc bảo dưỡng, sữa chữa TBDH cần phải đưa vào kế hoạch có tác dụng chủ động về việc khai thác sử dụng và đầu tư tài chính phù hợp. Kế hoạch bảo dưỡng sữa chữa phù hợp theo các loại hình: bảo dưỡng thường xuyên, sửa chữa nhỏ, sửa chữa vừa, sửa chữa lớn cho từng thiết bị, cho từng năm, theo chu kỳ bảo dưỡng, v.v...
Đối với các TBDH được Dự án cung cấp, nhà trường cần liên hệ với các nhà cung cấp theo thông tin đã được lưu trong giấy bảo hành hoặc tem dán trên thiết bị để được hỗ trợ bảo hành hoặc các dịch vụ hậu mãi. Do BQL Dự án Trung ương đã yêu cầu nhà cung cấp phải có cơ sở bảo hành tại ít nhất 3 miền Bắc, Trung và Nam nên cũng rất thuận tiện cho việc yêu cầu sửa chữa, bảo hành của tất cả các cơ sở đào tạo. Do đó, nhà trường phải yêu cầu các nhà cung cấp thiết bị thực hiện đúng các quy trình và chức năng bảo hành đối với TBDH theo yêu cầu và đồng thời báo cáo cho BQL Dự án Trung ương nếu có bất kì khó khăn hoặc vướng mắc nào trong việc bảo hành, sửa chữa thiết bị.
Kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng TBDH theo mẫu Phụ lục 4.