3.1. Biện pháp giảm thiểu rủi ro trong quy trình bán hàng.
Nhằm kịp thời phát hiện và ngăn chặn giảm thiểu sự gian lận dẫn đến các sai lệch trong quy trình bán hàng, để vận hành một cách hữu hiệu thông qua thực hiện một cách nghiêm ngặt các quy chế quản lý, chúng ta có thể áp dụng hoạt động kiểm soát nghiệp vụ như sau:
Hoạt động kiểm soát
Thủ tục kiểm soát Rủi ro có thể kiểm sốt được
Phân chia trách nhiệm
- Tách biệt bộ phận thu ngân và bộ phận lễ tân phận lễ tân
- Đối với thẻ hội viên: phân chia bộ phận lập hoá đơn với bộ phận thu phận lập hoá đơn với bộ phận thu ngân – lễ tân
- Đối với thẻ hội viên: phân chia bộ phận lập hoá đơn với bộ phận thu phận lập hoá đơn với bộ phận thu ngân – lễ tân mặt, áp dụng thu tiền qua ngân hàng
- Đối với khách tập golf: khách có thẻ hội viên đối chiếu danh sách hội viên, hội viên đối chiếu danh sách hội viên, nhận diện khách hàng, đối với khách vãng lai yêu cầu thanh toán qua thẻ ngân hàng và có chính sách tiết kiệm khi thanh tốn qua dịch vụ ngân hàng bằng hình thức triết khấu 3%
- Bảo quản lưu trữ chứng từ thu tiền
- Yêu cầu nhân viên lễ tân ghi đúng số hố đơn, tên thơng tin khách hàng, số hố đơn, tên thơng tin khách hàng, số tiền hàng, hoá đơn sạch sẽ theo quy định khơng bị tẩy xố,..
- Kiểm tra số liệu ghi trên hoá đơn: đối với thẻ hội viên: kiểm tra số liệu ghi với thẻ hội viên: kiểm tra số liệu ghi trên hợp đồng và chi tiết công nợ khách trả, căn cứ vào bảng đối chiếu công nợ đã được khách hàng xác
- Áp dụng sai đơn giá tiền phải thu tiền phải thu
- Phân biệt được khách hàng là hội khách hàng là hội viên hay khách vãng lai
- Không thu được tiền
- ảnh hưởng tình hình kinh doanh của kinh doanh của
- ảnh hưởng tình hình kinh doanh của kinh doanh của hàng