sánh tiền thu thực tế với chênh lệch doanh thu với sổ sách. Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với bộ phận thu ngân – lễ tân.
- Báo cáo bất thƣờng
bằng cách yêu cầu giải thích cho việc chênh lệch tiền thực tế với tiền ghi trong hoá đơn sổ sách.
26
3.2. Biện pháp khắc phục gian lận ở bộ phận thu ngân tại công ty cổ phần dịch vụ và thƣơng mại Đảo Sen. thƣơng mại Đảo Sen.
Như đã khái quát và tổng kết ở phần II, có thể khẳng định rủi ro gian lận ở bộ phận thu ngân của quy trình bán hàng là nghiêm trọng nhất vì đây là nơi mà nhân viên cơng ty đó chính là lễ tân – thu ngân trực tiếp thu tiền mặt của nhân viên. Ta có bảng các hoạt động rủi ro của bộ phận lễ tân thu ngân và các cơ chế kiểm soát tương ứng nhằm khắc phục gian lận và giảm thiểu rủi ro sau đây:
Rủi ro gặp phải Cơ chế kiểm soát tƣơng ứng
Bán thẻ hội viên với những khách hàng không đủ khả năng thanh toán
Lễ tân khơng lập hố đơn, lập hoá đơn bị trùng, lập sai số tiền trên hoá đơn
Ghi nhận, cập nhật sai số tiền của khách hàng Ghi sai tên khách hàng
hoặc không cập nhật khách hàng vào danh sách nợ phải thu
Không phân biệt được khách hàng hội viên hay khách vãng lai Khơng kiểm sốt
khách ra về mà chưa thanh toán tiền
Thu tiền mà không nộp về quỹ hoặc không ghi nhận doanh thu
Thu tiền trước như ghi sổ theo diện triết khấu để ăn chênh lệch (đối với khách vãng lai).
Phê duyệt: đối với KH này bắt buộc phải hỏi qua và có sự thơng qua của Giám đốc hoặc TP. Kinh doanh mới được phép chấp nhận bán
Bất kiêm nhiệm: lắp đặt hệ thống camera giám sát, kiểm tra và theo dõi hành vi vì sao lễ tân khơng lập hố đơn, tìm hiểu nguyên nhân lập hố đơn bị trùng, có thể mua đá ướt để vuốt hố đơn và yêu cầu nhân viên bắt buộc phải dùng.
Bảo vệ tài sản bằng cách đối chiếu order khách với biên lai lưu lại và có chế độ phạt với hành vi ghi sai số tiền thông tin khách hàng
Đối chiếu: bắt buộc khách hàng phải xuất trình CMND hoặc pp để ghi đúng thông tin tên khách hàng và phân biệt rõ các loại sổ sách. Định dạng trước: với khách hàng ra về mà
khơng thanh tốn tiền cần thiết kế hệ thống nhận dạng khách hàng bằng vân tay hoặc thẻ từ khi giao dịch.
Kiểm tra và theo dõi: bằng cách check camera thường xuyên, có nhân viên trực camera để tìm hiểu hành vi thu tiền mà không nộp về quỹ, ăn chênh lệch của nhân viên, đánh giá nhân viên và quyết định.
Bảng 1.7: Rủi ro thƣờng gặp và cơ chế kiểm sốt tƣơng ứng (nguồn: phịng tài chính kế tốn)
27 Cụ thể: Cụ thể:
Từ những trường hợp chi tiết ở phần II mà công ty đã thu thập được, cơng ty đã tiến hành phân tích và áp dụng hoạt động và các biện pháp sau:
1. Trường hợp khách tập bóng nhưng nhân viên sân tập quên khơng ký order, khi khách hàng thanh tốn thấy chưa đủ dịch vụ sẽ nói lại với Lễ tân, Lễ tân sẽ thu tiền theo đúng số lượng dịch vụ khách sử dụng mà khơng báo lại vói bộ phận sân tập và kho để kiểm tra. Số tiền thừa ra đó là tiền gian lận.
Trường hợp trên là gian lận do nhân viên lễ tân không báo lại vs bộ phận sân tập và kho để kiểm tra nên trường hợp này thì các nhà quản lý cần kiểm sốt lại các hóa đơn khách hàng sử dụng thanh toán ở quầy lễ tân vs các order của bộ phận sân tập và kho để kiểm tra lại số lượng xem có đúng khơng để tránh các hóa đơn thanh tốn dịch vụ của khách ko giống với các oder của từng bộ phận
Khi thu tiền nhân viên thu ngân phải đưa hóa đơn mình thanh tốn cho khách ký vào trường hợp hóa đơn khơng có khách ký vào thì bị phạt tiền
2. Trường hợp nhân viên sân tập và nhân viên lễ tân cấu kết với nhau kiếm lợi. ca viên sân tập đổ bóng cho khách nhưng khơng ký order bóng, báo mã pp của khách cho nhân viên lễ tân thực hiện thu ngồi, đó là tiền gian lận.
Trường hợp nhân viên sân tập và nhân viên lễ tân cấu kết với nhau thì các nhà quản lý cần kiểm tra lại order của nhân viên sân tập đưa cho kho bóng xem có giống vs các oder của nhân viên sân bóng và nhân viên lễ tân khơng trước khi thanh tốn cho khách hàng
Các trưởng bộ phận cần đi đi qua đi lại mỗi tầng và 1 làn sân tập để xem nhân viên ký oder cho khách hàng
28
3. Trường hợp nhân viên nhà hàng và nhân viên lễ tân cấu kết với nhau, nhân viên nhà hàng không ghi order đồ uống khách gọi, báo mã pp của khách cho lễ tân thu tiền ngồi sau đó mua đồ bên ngồi bù vào ăn tiền chênh lệch. Ví dụ 1 chai nước lavie mua bên ngồi 5.000đ nhưng trong sân tập bán 25.000đ, số tiền chênh lệch gian lận được là 20.000đ/chai lavie.
Trường hợp nhân viên và nhân viên lễ tân cấu kết với nhau thì trưởng bộ phận kiểm tra lại tủ đồ uống oder của khách đưa cho nhân viên nhà hàng vs hóa đơn mà khách hàng thanh tốn xem có giống với nhau khơng để tránh trường hợp gian lận. Trong giờ làm việc nhân viên khơng được ra ngồi mua đồ, lắp camera ở ngồi xem nhân viên có mang đồ từ bên ngoài vào trước giờ làm việc hay không?
Từ những biện pháp trên, công ty đã nhận ra được những chi phí phát sinh thêm trong đó (đơn vị tính đồng) và tiến hành lắp đặt vào đầu quý IV/2015 bao gồm: