Chức năng lập kế hoạch: Là chức năng hạt nhân của quá trình quản
lý bởi vì kế hoạch là tâp hợp những mục tiêu cơ bản đƣợc sắp xếp theo một trình tự nhất định cùng với một chƣơng trình hành động cụ thể để đạt mục tiêu đã đề ra. Kế hoạch đƣợc xây dựng xuất phát từ đặc điểm tình hình của tổ chức và những mục tiêu đã định sẵn mà tổ chức có thể hƣớng tới và đạt đƣợc, dƣới sự tác động có định hƣớng của ngƣời quản lý.
Chức năng tổ chức: Là chức năng quan trọng của quá trình quản lý,
thiết lập cấu trúc của tổ chức và đảm bảo sự phối hợp trong hệ thống tạo thành sức mạnh của tổ chức để thực hiện thành công kế hoạch đã đề ra. Tầm quan trọng này đã đƣợc Lênin khẳng định: “Tổ chức là nhân tố sinh ra hệ toàn vẹn, biến một tập hợp các thành tố rời rạc thành một thể thống nhất, người ta gọi là hiệu ứng tổ chức”
Chức năng chỉ đạo: Đây là chức năng đặc thù của ngƣời quản lý, nó biểu hiện rất rõ nét năng lực của ngƣời quản lý. Đó là sự điều hành, điều chỉnh hoạt động của hệ thống nhằm thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra để đạt đƣợc mục tiêu đã định. Nó địi hỏi ngƣời quản lý phải ln theo sát các hoạt động, các trạng thái vận hành của hệ thống và đề ra đƣợc những biện pháp
Kế hoạch
Kiểm tra Tổ chức
Chỉ đạo Quản lý
20
điều chỉnh, uốn nắn kịp thời sao cho hệ thống vận hành không làm thay đổi mục tiêu đã định của hệ thống.
Chức năng kiểm tra đánh giá: Ngƣời quản lý muốn hoàn thành đƣợc
trọng trách của mình một cách hiệu quả nhất thì khơng bao giờ đƣợc coi nhẹ chức năng này. Bởi vì chính chức năng này giúp cho ngƣời quản lý thu thập đƣợc những thông tin ngƣợc từ đối tƣợng quản lý trong quá trình vận hành của hệ thống. Nhờ đó mà đánh giá đƣợc trạng thái vận hành của hệ thống ra sao so với kế hoạch đã đề ra và nhƣ vậy sẽ đánh giá đƣợc kế hoạch khả thi đến mức độ nào? Nguyên nhân của sự thành công, thất bại? Cần điều chỉnh, bổ sung những gì vào nội dung kế hoạch để đạt đƣợc mục tiêu? Và cũng nhờ có chức năng này mà ngƣời quản lý rút ra cho mình những bài học kinh nghiệm để thực hiện các quá trình quản lý tiếp theo đƣợc hiệu quả hơn nữa.
Điều cần chú ý đối với ngƣời quản lý là bốn chức năng của quản lý có quan hê ̣̣̣̣ chặt chẽ với nhau , đƣợc thực hiện liên tiếp, phối hợp và bổ sung cho nhau tạo thành chu trình quản lý. Trong chu trình này, yếu tố thơng tin ln có mặt ở tất cả các giai đoạn, nó vừa là điều kiện vừa là phƣơng tiện không thể thiếu khi thực hiện các chức năng quản lý.
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hƣớng đích của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý bao gồm nhiều giải pháp khác nhau thông qua cơ chế quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của hệ thống để đạt tới mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trƣờng. Điều này cũng xác lập rằng quản lý phải có một cấu trúc và vận động trong một môi trƣờng xác định, cấu trúc hệ thống quản lý bao gồm các yếu tố trong sơ đồ đơn giản sau:
21