LI NÓI UỜ ĐẦ
c)Ban giám đốc
Chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của Giám đốc:
- Quyết định cao nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty.
quyền từ chối thực hiện những nghị quyết của HĐQT nếu các quyết định này trái với pháp luật, Điều lệ của Công ty và các nghị quyết của các cổ đông góp vốn.
- Bổ nhiện, bãi nhiệm và cách chức các chức danh quản lý trong Công tytheo phê duyệt của HĐQT, trừ các chức danh do HĐQT quyết định. - Đề nghị, trình mức lương, thưởng phạt và các chế độ phúc lợi đối với
người lao độngtrong Công ty, kể cả các cán bộ thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của giám đốc.
- Xây dựng kế hoạch, chương trình hoạt động vấcc phương án bảo vệ, cạnh tranh khai thác nguồn lực của Công ty – các phương án huy động vốn cho Công ty để đệ trình HĐQT phê duyệt.
- Xây dựng và đẹ trình HĐQT phương án kinh doanh dịch vụ của Công ty – các dự án đầu tư của Công ty nhằm hạn chế rủi ro và phù hợp theo điều kiện kinh tế từng thời kỳ.
- Đệ trình HĐQT phê duyệtkế hoạch đầu tư gián tiếp( mua cổ phiếu, trái phiếu ), hoặc đầu tư trực tiếp vào các dự án hợp tác đầu tư với các bên trong và ngoài nướcbằng nguồn vốn do Cơng ty quản lý.
- Xây dựng và đệ trình HĐQT ban hành các quy chế, quy định, định mức kinh tế – kỹ thuật, đơn giá nguyên vật liệu, vật tư và giá dịch vụ trong nội bộ Cơng ty. Thực hiện và kiểm tra các phịng ban, các đơn vị trực thuộc thực hiện quy chế, quy định về định mức, tiêu chuẩn, đơn giá… - Chịu trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước và
lập phương án phân phối, sử dụng lợi nhn cịn lại của Cơng ty đệ trình HĐQT phê duyệt.
- Xây dựng và trình HĐQT phê duyệt chế độ bộ máy Công ty và phương án điều chỉnh, tổ chức, thành lập hoặc giải thể các đưn vị trực thuộc trong Công ty.
- Ban hành các quyết định, ký kết các hự đồng kinh tế theo sự phân cấp của HĐQT- tổ chức, điều hành phối hựp các hoạt động của Công ty theo phương hướng kế hoạch của HĐQT đề ra. Đề xuất với HĐQT cách giải quyết các vấn đề phát sinh ngồi chương trình kế hoạch.
- Đề nghị HĐQT bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm, khan thưởng, kỷ luật phó tổng giám đốc và kế tốn trưởng Cơng ty. Phân cơng và uỷ nhiệm
Phó giám đốc phụ trách từng lĩnh vực hoạt động.
- Thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên và bất thường với HĐQT và Ban kiểm soát. Xây dựng các báo cáo hoạt động, các báo cáo tài chính hành tháng, hàng q, 06 tháng, năm để trình HĐQT phê duyệt.
- Chịu trách nhiệm trước HĐQT và các cổ đơng góp vốn về việc thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Phải chuẩn bị các báo cáo theo chương trình nghị sự các cổ đơng góp vốn do HĐQT hoặc Ban kiểm soát yuê cầu.
- Đề nghị HĐQT triệu tập cuộc họp bất thường để gải quyết các vấn đề vượt quá quyền hạn giám đốc hoặc những biến động lớn của Công ty. - Được đưa ra quyết định vượt quá thẩm quyền của mình trong các
trường hợp khẩn cấp như thiên tai, địch hoạ, hoả hoạn, sự cố và chịu trách nhiệm về những quyết định đó, đồng thời phải báo ngay cho HĐQT và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để giải quyết tiếp.
- Giám đốc không được làm việc cho bất kỳ một tổ chức hay cá nhân nào khác về lĩnh vực kinh tế.
- Thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn khác do HĐQT quy định
Giúp việc cho Giám đốc có các Phó giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Cơng ty. Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước HĐQT , trước Giám đốc và pháp luật về các phần việc được phân cơng và uỷ nhiệm. d) Phịng kinh doanh
Bán hàng, quảng cáo, mở rộng thị trường
− Nghiên cứu, khai thác thiết bị của các hãng bao gồm việc đọc các tài liệu quảng cáo của các thiết bị nhận từ các Hãng, biên dịch lại thành các tài liệu quảng cáo tiếng Việt.
− Theo dõi, nhận định thị trường cho các thiết bị trên, tra cứu các đối tượng khách hàng tiềm năng và tiến hành các bước quảng cáo, tiếp cận khách hàng.
− Lập và hoàn chỉnh các hồ sơ dự thầu.
− Thực hiện việc soạn thảo hợp đồng kinh tế với khách hàng đúng theo nguyên tắc, khả năng cung cấp của hãng với những điều kiện có lợi nhất cho việc giao nhận hàng và nghiệm thu thanh lý hợp đồng sau này.
− Lập đơn đặt hàng chính xác để thực hiện việc mua bán cho hợp đồng đúng số lượng và thời gian. Kiểm tra hàng hóa nhập về cùng với các bộ phận khác theo đúng quy chế quản lý hàng hoá.
− Cùng bộ phận giao hàng kiểm tra số lượng hàng hố trước khi đóng gói giao hàng.
− Chịu trách nhiệm quan hệ với khách hàng cho tới khi thực hiện xong việc giao hàng và hỗ trợ bộ phận giao hàng ( nếu cần ) trong quá trình giao hàng cho khách hàng. Phối hợp với bộ phận tài chính kế tốn trong việc thanh toán hợp đồng.
− Tham gia các đợt triển lãm và quảng cáo thiết bị theo yêu cầu của Giám đốc.
e) Phòng kỹ thuật
Hỗ trợ kỹ thuật, giao hàng, sửa chữa, bảo hành thiết bị
• Giao hàng :
- Chuẩn bị thủ tục giao hàng : Căn cứ vào nội dung trong hợp đồng nội để chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết về hàng hoá, biên bản bàn giao thiết bị và các hồ sơ khác theo hợp đồng.
- Chuẩn bị thiết bị : Nghiên cứu các tài liêuj kỹ thuật, thiết lập quy trình sử dụng thiết bị bằng tiếng Việt, cài đặt phần mềm, vận hành thử máy và kiểm tra đầy đủ các linh kiện đảm bảo việc giao hàng được hoàn hảo.
- Làm thủ tục kiểm định thiết bị nếu cần.
- Cùng với cán bộ phụ trách hợp đồng và khách hàng để lập ra lịch giao hàng.
- Phải đảm bảo việc giao hàng đầy đủ theo hợp đồng và việc giao hàng chỉ được coi là hoàn thành khi khách hàng chấp nhận hàng hóa và ký vào biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị.
• Thực hiện việc hiệu chỉnh, sửa chữa thiết bị trong thời gian bảo hành hoặc sau bảo hành đối với các thiết bị do công ty bán ra trong thời gian sớm nhất với chất lượng đảm bảo nhất, tránh tình trạng thiết bị phải nhận thiết bị sửa lại. Có sổ theo dõi, xuất nhập thiết bị sửa chữa, bảo hành thiết bị.
• Tham gia các chiến dịch quảng cáo thiết bị hoặc triển lãm theo yêu cầu của Giám đốc.
f) Phịng hành chính
Quản lý hành chính, hỗ trợ hoạt động kinh doanh
- Bảo quản con dấu, tài liệu, văn bản pháp nhân của công ty.
- Quản lý các công việc liên quan đến hoạt động hàng ngày của cơng ty như : cơng văn, thư tín, trực điện thoại, mua văn phịng phẩm.
- Quản lý kho hàng, vật tư, linh kiện, xuất nhập đúng quy chế quản lý hàng hoá. Phục vụ kịp thời các nhu cầu của phòng kinh doanh, sửa chữa.
- Quản lý và đảm bảo hoạt động tốt cho các tài sản cố định, thiết bị trong văn phịng như : máy phơtơcopy, máy fax, điện thoại và các đồ điện thông thường khác.
- Thực hiện các công việc nhận , gửi hàng trong và ngoài nước theo đúng quy chế của công ty và các văn bản quy định của nhà nước.
- Tham gia các hoạt động phục vụ quảng cáo, bán hàng của công ty, kể cả việc phơtơ tài liệu, chuẩn bị hàng hố và các thủ tục hành chính khác.
- Riêng chức năng thủ quỹ sẽ chịu sự điều hành trực tiếp của Giám đốc.
g) Phịng Kế hoạch, Tài chính, XNK
Giúp giám đốc hoạch định phương án đầu tư phát triển công ty, kế hoạch kinh doanh, biện pháp hỗ trợ kinh doanh.
Quản lý tài chính.
Thiết lập, trao đổi các mối quan hệ quốc tế, xuất nhập khẩu.
• Bộ phận kế hoạch :
Xây dựng các phương án đầu tư khả thi theo ý tưởng của ban lãnh đạo công ty.
Tổng kết đánh giá hiệu quả kinh doanh. Đề xuất các biện pháp hỗ trợ kinh doanh.
• Bộ phận quan hệ quốc tế, xuất nhập khẩu :
Quản lý biểu giá , chứng chỉ chất lượng, giấy đại diện độc quyền của các hãng (đặc biệt chú ý tới thời hạn hiệu lực của các chứng chỉ ).
Liên hệ với các hãng để có thêm thơng tin nhanh nhất phục vụ cho các nhu cầu của các phòng. Bằng mọi biện pháp để yêu cầu được các hãng đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng, dự thầu, quảng cáo, triển lãm. Tuyệt đối khơng được bỏ xót bất cứ nhu cầu nào.
Lập, thực hiện và quản lý các hợp đồng ngoại. Có những biện pháp thương thảo hợp lý về giá cả, phương thức vận chuyển và thời gian giao hàng để đáp ứng được thời hạn hợp đồng nội.
Nghiên cứu luật thuế nhập khẩu để thiết lập hợp đồng ngoại với mức thuế ưu đãi nhất.
Thường xuyên liên lạc với các hãng khi có hợp đồng mới để đảm bảo hàng hoá về đúng hạn, đúng chất lượng và chủng loại, yêu cầu các hãng cung cấp các bộ cứng từ kịp thời để việc nhập khẩu các hàng hố được thuận lợi, khơng bị lưu kho bãi.
Dịch tài tiệu cho kỹ thuật hoặc kinh doanh khi cần thiết.
• Bộ phận tài chính -Kế tốn :
Quản lý, sử dụng tiền vốn một cách hợp lý nhất.
Phục vụ nhanh nhất với số lượng tốt nhất các hoạt động bán hàng như xuất hoá đơn, các phiếu thu chi, biên bản thanh lý hợp đồng, tài liệu tài chính đấu thầu, các khoản bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh hợp đồng cũng như bảo lãnh hàng.
Theo dõi sát sao các hợp đồng nội ngoại để phân bố sử dụng đồng vốn một cách hợp lý nhất, đảm bảo khơng sảy ra tình trạng nợ đọng trong khâu thanh toán các hợp đồng sau này.
Thường xuyên nắm vững các chế độ chính sách kể cả những chính sách mới ban hành của Nhà nước nhằm thực hiện tốt nhất và chặt chẽ về quản lý tài chính, chế độ thuế,...Phổ biến kịp thời và hướng dẫn các bộ phận thực hiện đúng luật thuế, lập chứng từ thanh tốn hợp lý có lợi cho cơng việc hạch tốn. Thực hiện nghiêm việc hoàn thiện và quản lý các sổ sách, số liệu tài chính kế tốn trên máy tính cũng như các chứng từ thanh tốn của cơng ty đúng quy định của cục thuế.
Thực hiện việc theo dõi quản lý hàng hoá theo đúng chế độ kế toán và quy chế quản lý hàng hố của cơng ty.
hạch toán cuối năm.
Thường xuyên tư vấn cho Giám đốc các biện pháp tốt nhất trong cơng tác quản lý tài chính.
• Nội quy và chế độ làm việc :
a) Thời gian làm việc :
- Sáng từ 8 giờ đến 11giờ 30 - Chiều từ 13 giờ 30 đến 17 giờ
- Ngày nghỉ : Chiều thứ bẩy, chủ nhật và các ngày lễ theo quy định của nhà nước.
- Làm thêm ngoài giờ theo yêu cầu của công ty được nghỉ bù hoặc hưởng lương.
b) Chế độ lương , thưởng :
- Lương thử việc và khởi điểm do giám đốc và người lao động thoả thuận sau khi phỏng vấn.
- Tăng lương và thưởng do giám đốc quyết định dựa trên cơ sở hiệu quả làm việc của người lao động và kết quả kinh doanh của công ty.
- Với nhân viên kinh doanh nhận khốn được tính theo quy chế khốn. c) Chế độ nghỉ phép :
- Mỗi người khi đã ký hợp đồng làm việc chính thức của cơng ty đều được hưởng 10 ngày phép / 1năm làm việc.
- Việc đăng ký nghỉ phép của mỗi cá nhân do phịng bố trí để đảm bảo có người kiêm nghiệm cơng việc của người nghỉ làm sao cho không làm ảnh hưởng đến cơng việc của các bộ phận có liên quan.
- Chế độ nghỉ phép của mỗi người phải được bố trí trong năm, trường hợp để lại phép cho năm sau cũng phải được phịng thơng qua và trưởng phịng chịu trách nhiệm trước giám đốc về cơng việc chung của phòng.
- Khơng có chế độ thanh tốn tiền lương bù phép. - Trong các trường hợp sau phải bù vào phép:
Tham dự các buổi tham quan, nghỉ mát do công ty tổ chức
Đi muộn có xin phép được trừ vào phép theo số giờ đi muộn ( trừ nhân viên bán hàng nhận khốn )
Đi muộn khơng xin phép thì trừ phép theo quy định bổ xung về thực hiện nội quy.
d) Trường hợp nghỉ việc :
Trường hợp nhân viên có tinh thần chấp hành nội quy, quy chế công ty tốt nhưng do năng lực không đáp ứng được yêu cầu của cơng việc, giám đốc cho nghỉ việc thì với những trường hợp có thời gian làm việc tại cơng ty trên 1 năm sẽ được hưởng 01 tháng lương cơ bản để tìm việc.
Trường hợp nhân viên khơng có tinh thần làm việc trong cơng việc hoặc có những hành vi gây thiệt hại cho công ty, cũng buộc bị thôi việc làm mà không được hưởng lương, phải đền bù thiệt hại cho cơng ty theo mức độ thiệt hại thì được xác nhận thời gian làm việc và đóng bảo hiểm.
Trường hợp nhân viên xin thôi việc :
- Phải báo cáo trước 01 tháng, trong thời gian đó vẫn có trách nhiệm với cơng việc chung, thực hiện công tác bàn giao tốt, thanh tốn hết mọi tạm ứng đối với cơng ty thì được làm thủ tục chuyển công tác và bảo hiểm.
- Trường hợp không thực hiện nguyên tắc trên sẽ không được công nhận thời gian làm việc tại công ty và xác nhận đóng bảo hiểm.
e) Chế độ thế chấp khi ký hợp đồng lao động :
Để ký kết hợp đồng mỗi nhân viên phải thực hiện thế chấp theo một trong hai hình thức sau và sẽ được hoàn lại nếu trong thời gian thế chấp không vi phạm nghiêm trọng nội quy, quy chế của công ty.
Thế chấp bằng tốt nghiệp gốc ( có biên nhận của cơng ty ) Thế chấp bằng tiền :
- Trong sáu tháng đầu mỗi tháng công ty sẽ giữ lại 500.000đ trích từ tiền lương kỳ đầu, tổng thế chấp là : 3.000.000đ
- Khi hoàn lại sẽ được nhận theo lãi suất 10% / 1 năm. Thời hạn thế chấp:
- Đối với sinh viên mới ra trường : 03 năm
- Đối với những cá nhân có kinh nghiệm làm việc từ 01 năm : 01 năm - Trong mọi trường hợp nghỉ trước thời hạn thế chấp đều khơng được số
• Cơ chế thưởng, phạt chung của công ty
a) Thưởng đặc cách :
Căn cứ vào khả năng và thái độ làm việc, ngoài mức thưởng theo chế độ chung, giám đốc sẽ xét thưởng đặc cách ở mức thưởng từ 1.000.000 đến 5.000.000đ , hoặc tăng lương cho các trường hợp sau :
- Có tinh thần làm việc hết mình, chủ động làm việc
- Có tinh thần hỗ trợ các bộ phận khác, tham gia nhiều cơng việc chung - Có nhiều sáng kiến giải quyết cơng việc để tránh gây thiệt hại cho cơng
ty.
- Có đề xuất với giám đốc về các vấn đề cần cải tiến trong hoạt động kinh doanh của công ty.
b) Phạt :
- Trong những trường hợp chủ quan làm tăng chi phí cho cơng ty như : Phạt chậm giao hàng, lưu kho bãi, khai hàng thiếu chính xác, nhầm lẫn trong soạn thảo hợp đồng, trong đặt hàng, trong thanh toán. Mức phạt từ 30% đến 100% số tiền gây thiệt hại.
- Vi phạm nội quy, quy chế của công ty gây ảnh hưởng đến hoạt động chung của cơng ty, khơng có tinh thần phối kết hợp, chống đối lại sự