Tiến Trình Ủy Quyền

Bước 1:

Bước 1: Nhận biết những giới Nhận biết những giới hạn trong khả năng của bạn. hạn trong khả năng của bạn.

Môi-se không chịu ủy quyền

cho đến khi ông thấy được nhu

cho đến khi ơng thấy được nhu

cầu đó. Nhiều người lãnh đạo

khơng thích nhận mình cần

người phụ giúp vì tưởng rằng

mình có thể giải quyết xong

cơng việc. Vì đó trách nhiệm

khó hồn thành tốt.

Người lãnh đạo không nên đợi

cho đến khi hết sức rồi mới bắt

đầu ủy quyền. Ủy quyền giúp

cho nhân viên cơ hội để phát

huy khả năng lãnh đạo, học

cách giải quyết vấn đề và sử

dụng óc sáng tạo. Ủy quyền

cũng giúp người lãnh đạo dùng

nhiều thời gian hơn để tập chú

vào việc quan trọng.

Bước 2:

Bước 2: Quyết định mục đích Quyết định mục đích của sự ủy quyền.

của sự ủy quyền.

Ủy quyền phục vụ nhiều mục

đích: để có thêm thì giờ làm

việc khác, huấn luyện nhân

viên thành người lãnh đạo,

tuyên dương hoặc mở rộng kỹ

năng của nhân viên. Câu hỏi là

tại sao bạn ủy quyền và ủy

quyền cho ai?

Chẳng hạn, nếu bạn muốn

dùng ủy quyền để bắt đầu

huấn luyện thêm người lãnh

đạo, bạn nên chọn các dự án

liên quan đến giải quyết vấn

đề, quyết định và lập kế hoạch

—chứ không phải những việc

quen thuộc nhân viên đã biết

rồi.

Đừng bao giờ dùng ủy quyền

chỉ để cho nhân viên bận rộn.

Bận rộn khơng đem lại gì cả và

cho thấy bạn chỉ chú ý đến cho thấy bạn chỉ chú ý đến hoạt động mà không chú ý hoạt động mà không chú ý đến kết quả. Cũng tỏ ra bạn đến kết quả. Cũng tỏ ra bạn

quản lý kém, không biết tổ

chức tốt. Có lẽ chỉ để bạn

được chủ khen, còn nhân viên

được chủ khen, cịn nhân viên

thì cảm thấy bị hình phạt.

Bước 3:

Bước 3: Lựa chọn những dự án Lựa chọn những dự án hay hoạt động cần ủy quyền. hay hoạt động cần ủy quyền.

Mục đích ủy quyền ảnh hưởng

đến việc được ủy quyền. Bạn

phải chọn dự án hay việc làm

phù hợp với mục đích của sự

ủy quyền.

Bước 4:

Bước 4: Lựa chọn người nào Lựa chọn người nào cần ủy quyền.

cần ủy quyền. Hãy đặt câu Hãy đặt câu

hỏi:

* Người nào thích hợp nhất với

cơng việc?

* Người nào thích tham gia

hoạt động nầy hơn hết?

* Người nầy có đủ thì giờ để

làm thêm việc nầy không?

* Khi nào người nầy sẵn sàng

bắt đầu làm?

* Người được chọn có cần

được giúp đỡ đặc biệt hay

huấn luyện gì khơng?

Chọn đúng người vào đúng

việc là bí quyết thành cơng

việc là bí quyết thành công

của ủy quyền. Xem Xuất 18:21;

Nê-hê-mi 7:2.

Bước 5:

Bước 5: Gặp nhân viên được Gặp nhân viên được ủy quyền và giải thích rõ tất ủy quyền và giải thích rõ tất

cả những chỉ dẫn, yêu cầu cả những chỉ dẫn, yêu cầu và các yếu tố quan trọng và các yếu tố quan trọng khác có liên quan. khác có liên quan.

Thông tin liên lạc tốt là yếu tố

quan trọng của tiến trình ủy

quyền. Nhân viên được ủy

quyền cần biết chắc những

điểm sau đây:

* Được ủy quyền bắt đầu khi

nào. nào. * Tất cả những chỉ dẫn đã * Tất cả những chỉ dẫn đã được hiểu. được hiểu. * Có khả năng quyết định đến * Có khả năng quyết định đến mức nào. mức nào. * Được dùng những nguồn lực * Được dùng những nguồn lực

nào (như người, dụng cụ, tiếp

liệu).

* Có thủ tục đặc biệt nào để

hồn thành cơng tác khơng?

* Cần báo cáo với ai và cần ai

giúp?

* Mục đích và tầm quan trọng

của dự án được ủy quyền so

với công việc chung.

* Việc thi hành sẽ được đánh

giá như thế nào?

Đây là bước quan trọng trong

tiến trình ủy quyền. Nên dành

thì giờ cần thiết để giúp nhân

viên đó hiểu rõ từng điểm. Nên

khuyến khích nhân viên đó đến

với bạn hay người nào khác

nếu có câu hỏi hoặc có cần

điều gì hay vật gì.

Bước 6:

Bước 6: Duy trì thơng tin liên Duy trì thơng tin liên lạc cởi mở với nhân viên đó lạc cởi mở với nhân viên đó khi cơng việc uỷ quyền đang khi công việc uỷ quyền đang

tiến hành tiến hành. .

Không tiếp tục liên lạc là sai

lầm. Tiếp tục liên lạc bạn ngăn

ngừa được các vấn đề nãy

sinh và tỏ ra sẵn sàng chú ý

giúp đỡ các nhu cầu.

Các Yếu Tố Ủy Quyền

Thành Cơng Thành Cơng Có 3 yếu tố quan trọng: Có 3 yếu tố quan trọng: - Trách nhiệm - Trách nhiệm - Quyền hạn quyết định. - Quyền hạn quyết định. - Nghĩa vụ hoàn thành - Nghĩa vụ hoàn thành

trách nhiệm được giao.

Khi giao trách nhiệm cho nhân

viên bạn cần giao quyền hạn

cần thiết để người đó làm xong

nhiệm vụ. Người được ủy

quyền cần biết sẽ làm xong

cơng việc gì, trong giới hạn

nào, vào thời điểm nào và báo

cáo với ai.

Cách Ủy Quyền Cách Ủy Quyền Mà Không Mất Quyền Mà Không Mất Quyền Kiểm Soát Kiểm Soát

Nhiều người lãnh đạo ngần

ngại ủy quyền vì cảm thấy

mình có thể mất đi quyền kiểm

sốt kết quả.

Ủy quyền mà khơng nói rõ Ủy quyền mà khơng nói rõ giới hạn quyền hành thường giới hạn quyền hành thường

tạo ra vấn đề mất quyền tạo ra vấn đề mất quyền

kiểm soát.

Giới hạn quyền hành giúp Giới hạn quyền hành giúp cho người lãnh đạo dự kiến cho người lãnh đạo dự kiến

trước những quyết định và trước những quyết định và

hành động của nhân viên. hành động của nhân viên.

Giới hạn quyền hành bảo vệ

cả người lãnh đạo lẫn nhân

viên bằng cách nhận biết chỗ

nào bạn khơng cịn quyền

quyết định và

quyết định và chỗ nào bạn bắt chỗ nào bạn bắt

đầu những đề nghị. Ở đây

người lãnh đạo biết rõ về ai là

người chịu trách nhiệm quyết

định công việc.

Người lãnh đạo không cần

Người lãnh đạo khơng cần

phải lo lắng nhân viên sẽ có

những quyết định vượt ra ngoài

chỉ dẫn hay ngồi chính sách.

Mặt khác nhân viên thưà hành

cũng không lo dẫm chân

quyền hành câáp trên khi đưa ra

quyết định.

Giới hạn quyền hành cũng

giúp người lãnh đạo khỏi phải

gặp cảnh nhân viên làm việc

gì cũng hỏi cấp trên. Khi nhân

viên phát triển được khả năng

quyết định và giải quyết vấn

đề thì việc ủy quyền sẽ được

mở rộng thêm.

Tại Sao Người Lãnh Đạo Không

Chịu Ủy Quyền

Có 3 lý do thơng thường:

Có 3 lý do thông thường:

* Việc nầy không nên làm

khác cách làm của tôi.

* Nhân viên của tôi thiếu huấn

luyện cần thiết để làm việc đó.

*Tơi thích làm việc nầy, vì vậy

tơi khơng muốn ủy quyền.

Những lý do nêu trên là không

Những lý do nêu trên là khơng

đúng vì:

* Mỗi người có cách làm khác

nhau và cách làm của nhân

viên có thể tốt hơn người lãnh

đạo, vì thế nên ủy quyền.

* Nhân viên thiếu huấn luyện vì

người lãnh đạo khơng tạo cơ

người lãnh đạo không tạo cơ

hội. Ủy quyền cũng là một

cách huấn luyện.

* Người lãnh đạo mới mẽ

thường không muốn ủy quyền

nhưng người lãnh đạo kinh

nghiệm biết cách ủy quyền để

mở rộng khả năng lãnh đạo

cho nhiều người khác.

Đức Chúa Trời đã noi gương ủy

quyền khi Ngài dựng nên loài

người và giao quyền quản trị

cho họ. Xem Thi thiên 8:3-6.

Sự ủy quyền bày tỏ sự tin cậy,

tin tưởng và tình yêu. Nếu Chúa

cịn dám ủy quyền cho lồi

người, người lãnh đạo Hội

Thánh lại càng phải biết uỷ

quyền cho người đồng cơng.

Kết Luận:

Ủy quyền là tiến trình san sẻ

quyền hành, trách nhiệm,

nghĩa vụ từ người nầy qua

người khác. Xuất 18:13-26 là thí

dụ điển hình đẹp nhất về sự ủy

quyền. Ủy quyền giúp công

tác của người lãnh đạo dễ

dàng hơn đồng thời giúp gia

tăng kết quả cá nhân, tập thể.

Ủy quyền là phương tiện huấn

luyện, giúp phát triển những

lãnh đạo mạnh trong nhóm,

giúp người lãnh đạo có thêm

thì giờ tăng trưởng tâm linh.

Mỗi người lãnh đạo cần biết ủy

quyền thêm nữa, biết ủy quyền

có hiệu quả, biết giá trị của ủy

quyền và biết chọn người để

ủy quyền.

Nhiều người lãnh đạo sợ ủy

quyền vì sợ mất quyền kiểm

sốt kết quả. Nỗi sợ nầy tan

soát kết quả. Nỗi sợ nầy tan

biến dễ dàng nếu người lãnh

đạo biết giới hạn quyền hành

cho người thừa hành khi người

đó được ủy quyền. Người lãnh

đạo cần biết phân biệt một

công nhân

công nhân với một với một nhà quản nhà quản lý.

Làm Thể Nào Để Cải Tiến Kỹ

Ủy quyền kích thích sự hăng