2.2.1. Bộ máy kế tốn của Cơng ty.
Bộ máy kế tốn của Cơng ty Cổ phần Bia Hà Nội - Quảng Bình được tổ chức theo hình thức tập trung. Do vậy, việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán của Cơng ty gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả, đó là điều kiện quan trọng để cung cấp thơng tin một cách kịp thời, chính xác, đầy đủ và hữu ích cho các đối tượng sử dụng, đồng thời phát huy nâng cao trình độ nghiệp vụ của kế tốn.
Đội ngũ phịng Kế tốn của Cơng ty bao gồm 8 người: 1 Kế toán trưởng, 1 Kế toán tổng hợp, 5 Kế toán viên và 1 Thủ quỹ.
Phòng Kế tốn chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban Giám đốc Công ty. Các thành viên
của bộ máy kế tốn có chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Song, giữa các bộ phận lại có sự liên kết chặt chẽ trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình. Cụ thể như sau:
- Kế tốn trưởng: Là người có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất trong bộ máy kế tốn của Cơng ty. Chịu trách nhiệm tổ chức, điều hành cơng tác kế tốn của tồn đơn vị. Kế tốn trưởng có quyền u cầu, giám sát và giao nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên kế tốn, đơn đốc giám sát sử dụng vốn của phịng Kinh doanh, phân tích đánh giá thuyết minh số liệu của các báo cáo tài chính kế tốn. Là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc Cơng ty về tình hình tài chính của Cơng ty.
- Kế tốn tổng hợp: Là người giúp kế tốn trưởng cơng việc tập hợp
chi phí, tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh.
- Kế tốn ngun vật liệu, cơng cụ, dụng cụ: Có chức năng, nhiệm vụ
mở sổ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn ngun vật liệu, cơng cụ, dụng cụ tại Công ty.
- Kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương: Có trách nhiệm kiểm tra thanh tốn đầy đủ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ và các chế độ khác cho người lao động trong tồn Cơng ty. Đồng thời phải chịu trách nhiệm kiểm tra và thanh tốn các chi phí phát sinh tại văn phịng Cơng ty và các phịng ban trực thuộc Cơng ty, kiểm tra, thanh tốn các chi phí dịch vụ cho người cung cấp.
- Kế tốn theo dõi cơng nợ, các khoản phải trả, tạm ứng: Hằng ngày
có nhiệm vụ mở sổ theo dõi cơng nợ phải thu của khách hàng. Lập bảng kê phân loại lên chứng từ ghi sổ, cuối kỳ lập báo cáo nhập, xuất, tồn kho, tính thuế, theo dõi thu hồi cơng nợ.
- Kế tốn TSCĐ kiêm tiền gửi Ngân hàng: Có nhiệm vụ kiểm tra và lập các thủ tục thanh tốn chi phí qua Ngân hàng. Mở sổ kế tốn theo dõi tình
hình thu chi và rút số dư các tài khoản tiền vay, tiền gửi tại Ngân hàng. Khi nhận các chứng từ của Ngân hàng phải kiểm tra đối chứng với chứng từ gốc kèm theo nếu có chênh lệch thì phải báo kế tốn trưởng và thông báo với Ngân hàng để đối chiếu và xử lý kịp thời. Đồng thời có nhiệm vụ theo dõi quản lý tình hình tăng, giảm TSCĐ của Cơng ty, tính tốn phân bổ khấu hao hàng tháng, theo dõi ghi chép các nhiệm vụ về thanh lý, nhượng bán TSCĐ.
- Kế tốn tiêu thụ thành phẩm: Có nhiệm vụ tập hợp chứng từ tiêu
thụ sản phẩm, theo dõi nhập - xuất thành phẩm, lập báo cáo thống kê.
- Thủ quỹ: Có chức năng nhiệm vụ quản lý tồn bộ ngân sách của
Công ty. theo dõi lập các chứng từ thu - chi ngân sách.
Với tình hình tổ chức cơng tác kế toán tập trung như trên, bộ máy kế tốn của Cơng ty gọn nhẹ, đảm bảo tính thống nhất, đầy đủ và cung cấp kịp thời các thông tin, số liệu giúp Ban Giám đốc trong việc quản lý tài chính, theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
Sơ đồ 12: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty
Kế toán tổng hợp Kế tốn trưởng Kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương Kế tốn cơng nợ các khoản phải trả, tạm ứng Kế toán TSC Đ kiêm tiền gửi ngân hàng Kế toán tiêu thụ thành phẩm Kế tốn NVL cơng cụ dụng cụ Thủ quỹ
2.2.2. Hình thức sổ kế tốn áp dụng tại Cơng ty
Tại Công ty Cổ phần Bia Hà Nội - Quảng Bình kế tốn áp dụng hình thức Nhật ký - Chứng từ. Trình tự hạch tốn theo hình thức này và các loại sổ sách sử dụng được phản ánh qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 13: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Chứng từ
Ghi chú: : Ghi hằng ngày : Ghi cuối quý
: Đối chiếu, kiểm tra
Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào Nhật ký - Chứng từ, bảng kê, sổ, thẻ chi tiết có liên quan. Cuối quý khoá sổ, cộng các số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các số thẻ kế tốn chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Số liệu cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính.
Hình thức Nhật ký - Chứng từ bao gồm các loại sổ kể toán: - Nhật lý - Chứng từ
- Bảng kê - Sổ cái
Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp
chi tiết
- Sổ, thẻ kế tốn chi tiết
Bên cạnh đó, Cơng ty Cổ phần Bia Hà Nội - Quảng Bình đã sử dụng các loại chứng từ:
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho
- Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán - Bảng kê mua hàng
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ - Bảng chấm cơng
- Bảng thanh tốn tiền lượng - Giấy đi đường
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH - Thẻ quầy hàng
- Phiếu thu, phiếu chi - Giấy đề nghị tạm ứng - Biên lai thu tiền - Bảng kê chi tiền
- Bảng kê giao nhận TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ - Biên bản kiểm tra TSCĐ
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - Biên bản đánh giá lại TSCĐ
2.3 Thực tế cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty cổ phần bia Hà Nội – Quảng Bình
2.3.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Bia HàNội - Quảng Bình Nội - Quảng Bình
2.3.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty
Công ty Cổ phần Bia Hà Nội - Quảng Bình là một Cơng ty sản xuất sản phẩm chủ yếu là bia hơi và bia chai, nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu của thị trường trong và ngồi tỉnh vì thế phải sử dụng một lượng nguyên vật liệu tương đối lớn. Ngun vật liệu chính của Cơng ty chủ yếu là sản phẩm nông nghiệp và công nghiệp chế biến chúng được mua từ nhiều nguồn khác nhau với khối lượng khá lớn, tạo nên sự phong phú và đa dạng về chủng loại vật liệu của Công ty. Nguyên vật liệu như đường, gạo chủ yếu là mua từ các nhà máy, hợp tác xã lương thực và những hộ nông dân. Đặc biệt là đối với nguyên vật liệu như Malt, hoa Houblon phải nhập ngoại từ Pháp, Bỉ, Đức, Mỹ, Tiệp…Vì thế cần phải quản lý chặt chẽ trong quá trình vận chuyển để vật liệu đến kho của Cơng ty được an tồn, đảm bảo về số lượng, quy cách, phẩm chất mà chi phí thấp nhất. Bên cạnh đó, Cơng ty cần phải đảm bảo dự trữ vật liệu một cách phù hợp nhằm đảm bảo cho q trình sản xuất của Cơng ty được hoạt động liên tục.
Ví dụ: Kho gạo, đường phải thống, rộng mát, khơng được để q lâu. Kho Malt, hoa Houblon phải để những nơi có máy điều hịa khơng khí đảm bảo độ ẩm, tránh mốc mọt.
Chính vì vậy, cán bộ kế tốn vật liệu địi hỏi phải có trình độ, trách nhiệm cao trong cơng việc. Cơng ty cần có hệ thống kho đầy đủ tiêu chuẩn phù hợp với quá trình nhập xuất, bảo quản dự trữ vật liệu, hạn chế hư hỏng, thất thốt, đảm bảo tốt chất lượng, khơng gây ứ đọng vốn lưu động.
2.3.1.2. Phân loại nguyên vật liệu của Công ty
Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu như sau:
- Nguyên vật liệu chính: Malt, gạo tẻ, gạo nếp, đường, hoa Houblon, khí CO2, thuốc chống váng, men.
- Vật liệu phụ bao gồm các hóa chất: Hóa chất nấu, hóa chất lọc, hóa chất rửa, hóa chất vệ sinh cơng nghiệp.
- Nhiên liệu: Than đá, điện, xăng dầu dùng để chạy lò nấu.
- Phụ tùng thay thế: Bao gồm các phụ tùng chi tiết dùng để sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất như vịng bi, dây curoa, bulơng...
- Thiết bị xây dựng cơ bản: Dùng để lắp đặt, sửa chữa các cơng trình xây dựng cơ bản của Cơng ty như: Ximăng, gạch, tông, sắt, thép...
- Vật liệu khác: Bom bia, vỏ chai và thiết bị để đóng sản phẩm. - Phế liệu thu hồi: Ga CO2 thu hồi sau sản xuất bia.
2.3.2. Tính giá ngun vật liệu nhập kho và xuất kho
Cơng ty Cổ phần Bia Hà Nội - Quảng Bình sử dụng giá thực tế để kế toán ngun vật liệu, khơng sử dụng giá hạch tốn.
2.3.2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho của Cơng ty
Cơng thức:
Vì ngun vật liệu chính của Cơng ty chủ yếu nhập từ nước ngồi như Malt nên giá thực thế phải chịu thuế nhập khẩu. Với đặc điểm là ngành sản xuất bia nên Công ty phải nộp thuế tiêu thụ đặc biệt cho nên Công ty khơng được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Hình thức Cơng ty thu mua vật liệu và trọn gói nên vật liệu mua về nhập kho là kế tốn có thể tính giá ngay giá trị thực tế của số liệu đó. Giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho Giá mua thực tế Thuế nhập khẩu Chi phí thu mua CKTM giảm giá hàng mua = + + -
2.3.2.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho của Công ty
Nguyên vật liệu xuất kho tại Cơng ty được tính theo phương pháp bình qn gia quyền, phương pháp tính như sau:
- Kỳ để tính giá NVL xuất kho là quý, phù hợp với kỳ hạch tốn của Cơng ty.
Ví dụ: Đối với gạo tẻ:
Tồn cuối quý IV (đầu quý I) năm 2008
+ Số lượng: 1.600kg; Thành tiền: 8.535.616đồng Nhập trong quý I/2008
Số lượng: 82.025kg; Thành tiền: 430.631.250đồng Thì q I/2008 tính được đơn giá vật liệu xuất kho:
Giá bình quân gạo tẻ xuất kho đ/kg =
025 . 82 600 . 1 250 . 631 . 430 616 . 535 . 8 + + = 5.252
2.3.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Công ty Cổ phần Bia Hà Nội - Quảng Bình tổ chức kế tốn chi tiết ngun vật liệu theo phương pháp thẻ song song.
Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ
Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Đơn giá bình quân
gia quyền + Số lượng NVL tồn đầu kỳ Số lượng NVL nhập trong kỳ + = Giá thực tế xuất kho == Số lượng NVL xuất kho
Đơn giá bình quân gia quyền x
2.3.3.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Khi có nhu cầu mua vật liệu, bộ phận sản xuất quản lý phải có dự trù mua vật liệu, căn cứ vào đó người đại diện bộ phận sản xuất viết giấy đề nghị mua nguyên vật liệu lên Giám đốc Công ty. Sau khi được Giám đốc Cơng ty duyệt, phịng Kế hoạch vật tư tiến hành đi mua nguyên vật liệu. Khi hóa đơn vật liệu về đến kho, nhân viên phịng KCS của Cơng ty kiểm tra chất lượng và quy cách vật liệu. Phiếu kiểm tra chất lượng hàng hóa được lập cho từng lần vật liệu mua về kho, kiểm tra các chỉ tiêu về tính chất pháp lý, hóa học của nguyên vật liệu mua về. Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào hóa đơn bán hàng và phiếu kiểm tra chất lượng để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập nhằm xác nhận số lượng vật liệu nhập kho làm căn cứ để ghi thẻ kho.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu ở nơi nhập phiếu, liên 2 được thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phịng Kế tốn.
- Trích các hóa đơn bán hàng, phiếu kiểm tra chất lượng và phiếu nhập kho ngày 10/3/2008 của Công ty Cổ phần Bia Hà Nội - Quảng Bình mua gạo tẻ của Cơng ty Lương thực Quảng Trị như sau:
Biểu số 1:
Đơn vị: Công ty Lương thực Quảng Trị
Địa chỉ: 114 Trần Hưng Đạo - Đơng Hà - Quảng Trị.
Hóa đơn bán hàng
Ngày: 10/3/2008
Họ và tên người mua hàng: Anh Long
Địa chỉ: Công ty Cổ phần Bia Hà Nội - Quảng Bình
Đơn vị tính: Đồng S T T Tên quy cách sản phẩm hàng hóa Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Ghi chú
Cộng 36.750.000
Tổng số tiền: Ba mươi sáu triệu, bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.
Người mua Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên, đóng dấu)
Biểu số 2:
Đơn vị: Cơng ty Cổ phần Bia Hà Nội - Quảng Bình
Phiếu kiểm tra chất lượng hàng hóa
Mặt hàng: Gạo tẻ Số lượng: 7.000kg
Nhập kho: Ngun vật liệu chính Quy cách đóng gói: Bao xác rắn
Nguồn nhập: Công ty Lương thực Quảng Trị Ngày lấy mẫu: 10/3/2008
Kết quả kiểm tra: Gạo trắng, khơng có sạn, mốc mọt khơng có Kết luận của kiểm nghiệm viên: Đề nghị cho nhập kho
Kiểm nghiệm viên (Ký tên)
Biểu số 3:
Đơn vị: Cơng ty Cổ phần Bia Hà Nội - Quảng Bình Mẫu: 01-VT
Bộ phận: Phịng Kế tốn Số 92: TK 1521
Phiếu nhập kho
Ngày nhập: 10/3/2008
Nguồn nhập: Công ty Lương thực Quảng Trị Tên người nhập: Anh Long
Nhập kho: Lệnh của Giám đốc Công ty Nhập vào kho: Vật liệu chính (gạo tẻ)
S T T Tên hàng, phẩm chất quy cách MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Gạo tẻ N02 kg 7.000 7.000 5.250 36.750.000 Cộng 36.750.000
Tổng số tiền: Ba mươi sáu triệu, bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.
Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
2.3.3.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu nhập về nhằm mục đích để sản xuất sản phẩm. Khi có nhu cầu dùng đến nguyên vật liệu, các bộ phận sử dụng lập sổ lĩnh vật tư trình lên phịng Kế hoạch vật tư duyệt, sau đó trình lên Giám đốc duỵêt, Kế tốn căn cứ vào đó để lập phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1 giữ lại tại phòng Kế hoạch, liên 2 thủ kho căn cứ để ghi vào thẻ kho rồi chuyển cho Kế toán nguyên vật liệu ghi sổ chi tiết, liên 3 phân xưởng nhận vật liệu giữ.
- Trích phiếu xuất kho nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất, ngày 30/3/2008.
Biểu số 4:
Đơn vị: Công ty Cổ phần Bia Hà Nội - Quảng Bình Mẫu: 02-VT
Bộ phận: Phịng Kế tốn Số: 34-TK 1521
Phiếu xuất kho
Ngày xuất: 30/3/2008 Xuất cho: Nguyễn Kim ánh Bộ phận công tác: Xưởng nấu bia Lý do sử dụng: Dùng để sản xuất bia Lĩnh tại kho: Nguyên vật liệu chính
Đơn vị tính: Đồng TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Malt NO1 kg 45.000 45.000 7.200 324.000.000