* Thủ tục nhập kho
Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến các trờng hợp nhập kho NVL kế toán lập nh sau :
Bảng số 1: Hợp đồng mua bán hàng hố
Cộng hồ x hội chủ nghĩa Việt Namã
Độc lập Tự do Hạnh phúc– –
hợp đồng mua bán hàng hoá
Số: 01/ HĐMB
- Căn cứ bộ luật dân sự nớc cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam 9/11/1995
- Căn cứ các quy định của pháp luật về ký kết và thực hiện hợp đồng.
- Căn cứ yêu cầu của hai bên mua hàng và khả năng cung cấp hàng hố của bên bán.
Hơm nay, ngày 05 tháng 03 năm 2011, tại Công ty Cổ Phần Hải Thịnh chúng tơi gồm có :
Đại diện A ( bên bán) : Công ty Cổ Phần Hải thịnh Đại diện : Ông Trần Xuân Cơng Chức vụ:Tổng Giám đốc Địa chỉ : Lô 24 thửa 4 Lý Thái Tổ- Hoà Vợng - Nam Định.
Mã số thuế : 020034880
Số tài khoản : 4801.0000.221554. Tại Ngân hàng BIDV – Nam Định
Đại diện B(Bên mua) :công ty cổ phần thơng mại và
đầu t nam phong
đại diện : Ơng Nguyễn Xn Bình Chức vụ:Tổng Giám đốc Địa chỉ : 217 Hàng Kênh- Lê Chân- Hải Phòng
Mã số thuế : 0200869657
Số tài khoản : 32110000560741.Tại Ngân hàng BIDV – Hải Phòng.
Sau khi bàn bạc thoả thuận hai bên thống nhất ký hợp đồng kinh tế theo các điều khoản dới đây :
Điều 1: Nội dung cơng việc giao dịch :
STT Tên hàng hố, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 XI MĂNG KG 40000 1000 40.000.000
Cộng tiền hàng: 40.000.000
Tiền VAT 10%: 4.000.000
Tổng tiền thanh toán: 44.000.000
Bằng chữ( viết bằng chữ): Bốn mơi bốn triệu đồng chẵn./.
1. Trách nhiệm của Bên A: Phải có trách nhiệm cung cấp đầy đủ hàng hố, hàng
hoá phải đúng chủng loại và quy cách.
- Phải giao hàng cho bên B theo đúng thoả thuận - Bảo hành và bảo trì hàng tháng đúng quy định.
- Cung cấp cho bên B hoá đơn GTGT theo đúng quy định hiện hành.
2. Trách nhiệm của Bên B: Có quyền kiểm tra hàng hoá trớc khi nhận, nếu hàng
hố kém chất lợng, khơng đúng yêu cầu có quyền đổi mới hoặc trả lại. - Đợc yêu cầu bảo hành, bảo trì hàng hố đúng quy định.
- Phải có trách nhiệm thanh tốn tiền hàng theo thoả thuận.
Điều 3 : Phơng thức thanh tốn
Hình thức thanh tốn : : Bằng chuyển khoản trong vịng 01 tháng kể từ ngày giao hàng. Ngay sau khi hai bên hoàn tất việc giao nhận hàng bên A bàn giao thủ tục hoá tài chính cho bên B.
Điều 4 : Điều khoản chung
Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản ghi trong hợp đồng. Trong q trình thực hiện nếu có phát sinh khó khăn, vớng mắc thì hai bên cùng nhau trao đổi, thoả thuận để giải quyết và làm phụ lục hợp đồng. Nếu hai bên không thoả thuận đợc thì kiến nghị lên tồ án kinh tế Thành phố Hải Phịng để giải quyết. Quyết định của tồ án là quyết định cuối cùng và có tính bắt buộc đối với cả hai bên.
Sau 15 ngày kể từ khi bên B thanh toán đầy đủ cho bên A bằng hình thức chuyển khoản. Bên B đã nhận đủ số lợng cũng nh chủng loại hàng bên A giao và bên A xuất hố đơn tài chính cho bên B, hai bên khơng cịn gì vớng mắc hợp đồng mặc nhiên đợc thanh lý.
Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký và đợc lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý nh nhau.
Đại diện bên A Đại diện bên B
( Ký tên, đóng dấu) ( Ký tên, đóng dấu)
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL
Liên 2: (Giao cho khách hàng) EV/2011B Ngày 05 tháng 3 năm 2011 0038717 Đơn vị bán hàng : Công ty Cổ Phần Hải Thịnh
Địa chỉ : Lô 24 thửa 4 Lý Thái Tổ- Hoà Vợng - Nam Định
Điện thoại:......................MS :
Số tài khoản : 4801.0000.221554. Tại Ngân hàng BIDV – Nam Định Họ tên ngời mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần thơng mại và đầu t Nam Phong Địa chỉ: 217 Hàng Kênh- Lê Chân- Hải Phòng
Số tài khoản : 32110000560741. Tại Ngân hàng BIDV – Hải Phòng. 0 2 0 0 3 4 8 8 0
Hình thức thanh tốn: CK .MS :
STT Tên sản phẩm ĐVT Số lợng Đơn vị Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Xi măng Kg 40000 1000 40.000.000
Cộng tiền hàng: 40.000.000
Thuế suất GTGT (10%) Tiền thuế GTGT: 4.000.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 44.000.000
Số tiền viết bằng chữ : Bốn mơi bốn triệu đồng chẵn./.
Ngời mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)
Bảng số 2: Mẫu hoá đơn GTGT Bảng số 3: Mẫu kiểm kê vật t hàng hoá
Ban kiểm nghiệm vật t bao gồm: - 01 ngời ở bộ phận cung tiêu - 01 thủ kho
Sẽ tiến hành kiểm nghiệm NVL nhập kho. Nội dung của cuộc kiểm nghiệm đợc phản ánh lên "Biên bản kiểm nghiệm vật t" (theo mẫu)
Biên bản kiểm nghiệm vật t : KH/BM 12.1
STT Danh mục kiểm tra ĐVT Số lợng Ngày nhập
1 xi măng Kg 40.000 05/03/2011
Chất lợng vật t, hàng hoá theo thực tế kiểm tra
Xi măng,chất lợng đảm bảo, số lợng đúng nh trong hợp đồng
SV: Phạm THị Tiền Trờng CĐCĐ Hải Phòng 56
....................................................................................................................... ....................................................................................................................... ....................................................................................................................... ....................................................................................................................... Phơng hớng xử lý: ....................................................................................................................... ....................................................................................................................... ....................................................................................................................... ....................................................................................................................... Ngày 05 tháng 03 năm 2011
Kế toán Thủ kho Ngời giao hàng
Biên bản này đợc lập làm 02 liên: - 01 liên giao cho ngời bán
- 01 liên giao cho thủ kho để tiến hành nhập kho, sau đó chuyển cùng phiếu nhập kho lên phịng kế tốn
Sau khi tất cả các thủ tục kiểm tra đã hoàn tất, nếu chất lợng hàng nhập đảm bảo đúng yêu cầu nh trong hợp đồng mua bán, thủ kho tiến hành các thủ tục nhập kho và ghi phiếu nhập.
Bảng số 4: Phiếu Nhập kho
Số : 10 Nợ TK 152 Có TK 112
Họ tên ngời giao hàng : Lý do nhập : Nhập xi măng SV: Phạm THị Tiền Trờng CĐCĐ Hải Phòng Đơn vị:. Phiếu nhập kho Ngày 05 tháng 03 năm 2011 Mẫu số 01- VT QĐ số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 Của Bộ Trởng Bộ Tài Chính 58
Nhập tại kho : Nam Phong
STT
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật t (sản phẩm hàng hoá)
Mã số ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 = 1 x 2
1 Xi măng kg 40.000 1.000 40.000.000
Cộng 40.000.000
Số tiền ghi bằng chữ :( Bốn mơi triệu đồng chẵn)./.
Nhập, ngày 05 tháng 03 năm 2011 Ngời giao hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) Phòng TCKT (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) Phiếu nhập kho :
Phiếu nhập kho đợc lập làm 03 liên: - 01 liên thủ kho
- 01 liên đợc giao lên phịng tài chính kế tốn để kế tốn hạch tốn chi tiết. - 01 liên đợc giao cho ngời cung cấp để làm thủ tục thanh tốn sau này.
Trong trờng hợp có sai sót về số lợng thì ban kiểm nghiệm sẽ lập biên bản báo cáo cho bên bán biết để xử lý đúng nh hợp đồng quy định.
Nếu có sai sót về chất lợng, NVL giao khơng có đủ quy cách phẩm chất thì sẽ trả lại ngời bán mà không đợc làm thủ tục nhập kho (ngoại trừ trờng hợp công ty chấp nhận với một mức giảm nào đó thì sẽ nhập kho bình thờng).
Đối với đề xê, sản phẩm hỏng, NVL xuất dùng không hết, đợc nhập lại kho để tái sản xuất. Thủ tục nhập kho chỉ khác là không tiến hành kiểm nghiệm vật t
bằng cách lập biên bản kiểm nghiệm đối với NVL mua ngồi. Thủ kho vẫn viết phiếu nhập kho bình thờng.
Khi xuất kho NVL cho sản xuất, căn cứ vào phiếu báo về xuất vật t của phòng TCKT, trởng các phân xởng tiến hành xuất kho NVL và lập phiếu xuất kho.
* Thủ tục xuất kho :
Căn cứ vào các chứng từ có liên quan đến các trờng hợp xuất kho NVL kế toán tiến hành nh sau :
Đơn vị: Cụng ty CP ĐT& TM Nam Phong Địa chỉ:Số 217 HK – LC - HP
Mẫu số: 02 – VT
QĐ số 15/2006/QĐ/CĐKT Ngày 20/03/2006 của BTBTC
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 6 thỏng 3 năm 2011
Số: 12
Nợ TK: 621 Cú TK: 152
Họ tờn người nhận hàng: Nguyễn Đức Hạnh Địa chỉ (Bộ phận):
Lý do xuất kho: xuất kho để sx
Xuất tại kho: Cụng ty Địa điểm: Số 2 Hùng Vơng- HB- HP STT Tờn nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật Mó số ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Yờu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Kg 20000 20000 986 19.760.000 Cộng: 20000 20000 19.760.000
Tổng số tiền viết bằng chữ: Mời chín triệu bảy trăm sáu mơi ngàn đồng chẵn./. Ngày 6 thỏng 3 năm 2011
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
3.1.2 Kế toán chi tiết NVL
Tài khoản kế toán sử dụng trong hạch toán NVL tại công ty
Công ty Cổ phần thơng mại và đầu t Nam Phong áp dụng phơng pháp kê khai thờng xun để hạch tốn, theo dõi hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng, do đó các tài khoản mà cơng ty sử dụng để hạch tốn NVL chính là các tài khoản nh trong quy định của Bộ tài chính, bao gồm:
TK 152 "Nguyên liệu, nguyên vật liệu"
Các loại sổ sách mà công ty sử dụng để hạch toán NVL bao gồm:
- Thẻ kho: dùng để theo dõi từng danh điểm NVL trong hạch toán chi tiết. - Sổ kho: dùng để ghi chép các thẻ kho
- Bảng kê chi tiết nhập NVL. - Bảng kê chi tiết xuất NVL - Báo cáo nhập xuất tồn kho NVL - Sổ chi tiết TK 152
- Và một số các sổ phụ khác.
Đầu tháng công ty xuất NVL dùng cho sản xuất:
- Công ty Thơng Mại và đầu t Nam Phong sử dụng giá thực tế vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân tức thời:
VD: Đầu tháng số lợng xi măng tồn 1/3 3000kg giá trị 2.400.000đ Ngày 5/3 nhập 40.000kg xi măng giá HĐ cha thuế 1000đ/kg Ngày 7/3 xuất 20.000kg xi măng cho SX
Ngày 15/3 nhập 10.000kg xi măng giá HĐ cha thuế 1000đ/kg Ngày 17/3 xuất 15.000kg xi măng cho SX
Thì giá thực tế sau mỗi lần xuất.
2.400.000 +40.000 x 1.000
Giá xuất kho = = 986 (đồng/kg) 3.000 + 40.000
Đơn giá xuất ngày 7: 20.000 x 986 = 19.720.000 đồng 23.000 x 986 + 10.000 x 1000
Giá xuất kho = = 990(đồng/kg) 23.000 + 10.000
Đơn giá xuất ngày 17 : 15.000 x 990 =14.850.000đồng
4 Thực trạng Kế tốn tổng hợp tại cơng ty
4.1 Tài khoản sử dụng
Tài Khoản 152 “ Kế toán Nguyên liệu, vật liệu” : dùng để ghi chép, phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại NVL theo giá thực tế. Kết cấu và nội dung của TK 152 nh sau :
Bên Nợ :
- Giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia cơng, chế biến, nhận góp vốn, đợc cấp hoặc từ các nguồn khác.
- Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê.
- Kết chuyển giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ
Bên Có :
- Giá thực tế NVL xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia cơng chế biến, hoặc đa đi góp vốn.
- Trị giá NVL hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê. - Kết chuyển giá thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ
*Hệ thống chứng từ ghi sổ
4.2 Kế toán ghi tăng NVL
- Căn cứ vào phiếu nhập kho số 10 ngày 05/03/2011 đã thanh toán bằng chuyển khoản kế toán ghi
Nợ TK 152: 40.000.000 Nợ TK 133 : 4.000.000 Có TK 112: 44.000.000 Chứng từ ghi sổ Đơn vị: Ngày 05 tháng 03 năm 2011 Số : 03 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Số Ngày Nợ có 03 05/03 Mua xi măng 152 133 112 112 40.000.000 4.000.000 Cộng 44.000.000
Kèm theo 01 hoá đơn GTGT số 0038717 và phiếu xuất kho số 10 xuất ngày 05/03/2010.
Ngời lập Kế toán
Căn cứ vào phiếu nhập kho 11 ngày 06/03/2011 cha thanh toán tiền hàng cho ngời bán, kế toán ghi.
Nợ TK 152: 6.000.000
Nợ TK 133: 600.000
Chứng từ ghi sổ Đơn vị:
Ngày 06 tháng 03 năm 2011 Số : 04 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Số Ngày Nợ có 04 06/03 Mua xi măng 152 133 331 331 6.000.000 600.000 Cộng 6.600.000 kèm theo 02………... Chứng từ gốc Ngời lập Kế toán
Căn cứ vào phiếu nhập kho số 17 ngày 09/03 đã thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 152: 8.000.000 Nợ TK 133: 800.000 Có TK 111: 8.800.000 Chứng từ ghi sổ Đơn vị: Ngày 09 tháng 03 năm 2011 Số : 06 Chứng từ trích yếu Số hiệu tài khoảnSố tiền Ghi chú
Số Ngày Nợ có 06 09/3 Mua xi măng 152 133 111 111 8.000.000 800.000 Cộng 8.800.000 kèm theo 02………………... Chứng từ gốc Ngời lập kế toán trởng
Căn cứ vào phiếu nhập kho số 20 ngày 11/03 thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 152: 2.200.000 Nợ TK 133: 220.000 Có TK 111: 2.420.000
Chứng từ ghi sổ Đơn vị:
Ngày 11 tháng 03 năm 2011 số : 07 Chứng từ trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Số Ngày Nợ có 07 11/03 Mua xi măng 152 133 111 111 2.200.00 220.000 Cộng 2.420.000 kèm theo 02……………... Chứng từ gốc Ngời lập Kế toán trởng
Do đặc điểm về NVL của doanh nghiệp là có nhiều loại khác nhau, thờng xuyên phải dự trữ trong kho một lợng vừa đủ theo định mức tính tốn nên NVL đợc theo dõi, quản lý rất chặt chẽ, Công ty Thơng Mại và đầu t Nam Phong áp dụng hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song.
Nguyên tắc hạch tốn là:
- Kho: Chỉ theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL về mặt số lợng
- Kế tốn: theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL cả về mặt số lợng và giá trị.
Trình tự ghi chép
Kho: thủ kho mở thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất tồn kho của từng danh điểm NVL về mặt khối lợng. Số liệu để ghi vào thẻ kho là các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.. mỗi chứng từ chỉ ghi một dòng trên thẻ kho. Sau mỗi nghiệp vụ nhập - xuất kho NVL, thủ kho thực hiện việc ghi thẻ kho theo đúng trình tự thời gian. Cuối tháng (quý), căn cứ vào số lợng nhập xuất kho trong tháng (quý), thủ kho tính ra số tồn kho NVL cuối kỳ. Và theo định kỳ, hàng quý, thủ kho đối tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL với phịng kế tốn.
4.3 Kế toán ghi giảm NVL
- Căn cứ vào phiếu xuất kho số 06 ngày 07/03, xuất NVL cho phân xởng sản xuất, kế toán ghi.
Nợ TK 621: 19.760.000 Có TK 152:19.760.000
Chứng từ ghi sổ Đơn vị:
Ngày 07 tháng 03 năm 2011 Số : 01 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Số Ngày Nợ có
01 06/03 Xuất xi măng 621 152 19.760.000
Cộng 19.760.000
Kèm theo 01 hoá đơn GTGT số 0012356 và phiếu xuất kho số 06 xuất ngày 06/03/2010.
Ngời lập Kế toán
Căn cứ vào phiếu xuất kho số 20 ngày 14/03 xuất NVL dùng cho sản xuất, kế toán ghi:
Nợ TK 621: 7.976.000 Có TK 152: 7.976.000
Chứng từ ghi sổ Đơn vị:
Ngày 14 tháng 03 năm 2011 Số : 08 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Số Ngày Nợ có 08 14/3 Xuất xi măng 621 152 7.976.000 Cộng 7.976.000 kèm theo 01…………... Chứng từ gốc Ngời lập Kế toán trởng SV: Phạm THị Tiền Trờng CĐCĐ Hải Phòng 66
Căn cứ vào phiếu xuất kho số 13 ngày 08/03 xuất NVL dùng cho sản xuất, kế tốn ghi: Nợ TK 621: 2.964.000 Có TK 152: 2.964.000 Chứng từ ghi sổ Đơn vị: Ngày 08 tháng 03 năm 2011 Số : 05