- Hệ thống chứng từ và sổ sách kế tốn:
b) Thủ tục xuất nguyên vật liệu.
2.2.3. Quy trình hạch tốn
Công ty Cổ phần Lisemco 2 hiện nay hạch tốn theo hình thức Nhật ký chung sử dụng phần mềm kế tốn FTS Accounting. Quy trình được minh họa qua sơ đồ 2.5 sau:
Sơ đồ : Sơ đồ trình tự hạch tốn theo hình thức Nhật ký chung trên máy vi tính tại Cơng ty TNHH đầu tư Nam Á
Nguồn : Phịng kế tốn tại cơng ty TNHH Nam Á Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc (Giấy đề nghị nhập kho, Biên bản nghiệm thu bàn giao hàng hóa, Phiếu yêu cầu cung cấp vật tư hàng hóa, Biên bản bàn giao vật tư hàng hóa xuất kho, Hóa đơn GTGT), kế tốn nhập số liệu vào phần mềm máy vi tính. Theo chương trình cài đặt sẵn, máy tính sẽ tự động xử lý số liệu ghi vào Sổ nhật ký chung. Sau đó từ Sổ nhật ký chung máy tính ghi vào sổ cái TK 152, TK 111, TK 331,…Đến cuối kỳ, kế toán sẽ thực hiện các thao tác tổng hợp số liệu từ sổ cái TK 152 và các TK có liên quan để tiến hành
Ví dụ: (Tiếp ví dụ 1): Ngày 04 tháng 09 năm 2014, cơng ty mua băng dính và dung mơi GTA của Cơng ty cổ phần thương mại và công nghiệp Nguyên Hanh về nhập kho phục vụ thi cơng cơng trình Formosa. Cơng ty làm thủ tục nhập kho và ghi sổ trong trường hợp hàng đã về tới kho nhưng hóa đơn GTGT chưa về. Chi phí vận chuyển đã tính vào giá mua. Cơng ty chưa thanh tốn.
Căn cứ vào Giấy đề nghị nhập kho(Biểu số 2.1), Biên bản nghiệm thu bàn giao vật tư hàng hóa (Biểu số 2.2) và các chứng từ có liên quan, kế tốn nhập số liệu theo giá tạm tính vào phần mềm kế tốn để in phiếu nhập kho với định khoản:
Nợ TK 1522: 164.223.250 Có TK 331: 164.223.250
Từ định khoản trên, phần mềm sẽ tự động xử lý dữ liệu vào sổ Nhật ký chung ,và từ sổ Nhật ký chung, phần mềm kế toán tiếp tục xử lý dữ liệu vào sổ cái TK 152 và các sổ cái khác có liên quan.
Ví dụ (Tiếp ví dụ 2): Ngày 19 tháng 09 năm 2014, cơng ty mua 3.310 thùng băng dính của cơng ty TNHH Ơ tơ Hoa Mai với đơn giá 19.790,9090 đồng. Công ty làm thủ tục nhập kho và ghi sổ trong trường hợp hàng đã về tới kho nhưng hóa đơn GTGT chưa về. Chi phí vận chuyển tính vào giá mua. Cơng ty chưa thanh toán.
Căn cứ vào Giấy đề nghị nhập kho .Biên bản nghiệm thu bàn giao vật tư hàng hóa (Biểu số 2.5) và các chứng từ có liên quan, kế tốn nhập số liệu theo giá tạm tính vào phần mềm kế tốn để in phiếu nhập khovới định khoản:
Nợ TK 1523: 65.507.909 Có TK 331: 65.507.909
Từ định khoản trên, phần mềm sẽ tự động xử lý dữ liệu vào sổ Nhật ký chung ,từ sổ Nhật ký chung, phần mềm kế toán tiếp tục xử lý dữ liệu vào sổ cái TK 152 và các sổ cái khác có liên quan.
Biểu số : Sổ Nhật ký chung tháng 9/2014.