1. Giao tiếp với cấp trên.
Với các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp. Theo nhiều kết quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường không phải do khác biệt văn hóa hay bất đồng ngơn ngữ. Nhiều người gặp khó khăn trong giao tiếp với cấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng thứ tiếng và có chung một nền văn hóa. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau.
Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau là một bí quyết để thành cơng khi giao tiếp nơi công sở.
Hãy tn thủ trật tự, đẳng cấp. Có thể bạn khơng hợp với cấp trên trực tiếp và bạncho rằng ông ta là người kém cỏi, khơng có khả năng giải quyết vấn đề. Nhưng nếu bạn “qua mặt” ơng ta để trình lên cấp cao hơn thì sẽ gặp rắc rối đấy. Hãy nhớ là không được vượt cấp trong hệ thống tổ chức của doanh nghiệp.
Cần phản hồi thường xun về việc thực hiện cơng việc của mình; Hãy tiếp nhận những lời phê bình một cách vơ tư;
Hãy cư xử một cách khéo léo, khơng nói xấu, khơng chê bai họ sau lưng; Hãy học hỏi những phong cách và kinh nghiệm tốt của họ.
2. Giao tiếp với đồng nghiệp.
Sự hịa đồng khơng chỉ cần có ở mơi trường học đường, mà nó cịn là kỹ năng không thể thiếu đối với con người hiện đại. Để làm việc hiệu quả hơn, cần phải học cách trình bày quan điểm về những vấn đề còn đang tranh cãi, cách trò chuyện, cũng như nghệ thuật đưa ra phản hồi về hiệu quả cơng việc. Đó là sự lắng nghe, chung sức, chia sẻ và nhất là biết tơn trọng mình và tơn trọng người khác…
Cần học cách trình bày quan điểm về những vấn đề còn đang tranh cãi, cách trò chuyện, cũng như nghệ thuật đưa ra các phản hồi về hiệu quả công việc.
a. Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Kỹ năng này phản ánh sự tơn trọng ý kiến của người nói, dù đó là ý kiến hồn tồn trái ngược với quan điểm của bản thân. Hãy lắng nghe và cố gắng hiểu họ. Đừng theo đuổi những ý kiến sắp trình bày của mình, hãy chú ý những gì người khác nói. Cũng khoan vội có những lập luận phản bác hoặc tán thành (trong suy nghĩ, khi đang nghe), chỉ khi nghe xong bạn hãy có suy nghĩ cho quan điểm của mình sau đó. “Lắng nghe” là một trong những điều quan trọng nhất làm nên thành công cho hầu hết mọi lĩnh vực trong cuộc sống. Khơng lắng nghe, khơng thấu hiểu thì khơng thể có bất kỳ một sự hòa hợp nào.
b. Chung sức:Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra. Có nghĩa là, cả tập thể cần phải hiểu rõ mục đích cần đạt được là gì và có cùng chung khao khát hồn thành nó. Sự hịa hợp ở đây là cố gắng tôn trọng những thành viên khác để hướng tới mục tiêu chung. Khơng ai có đầy đủ kiến thức về bất cứ một vấn đề nào, chỉ là đóng góp được nhiều hay ít mà thơi. Vì vậy, hãy
thuyết phục mọi người bằng lý lẽ và dẫn chứng thực tế, không phải bằng cảm xúc ưa ghét.
c. Chia sẻ:Đưa ra ý kiến và chia sẻ kinh nghiệm của mình khi gặp các tình
huống tương tự trước đó. Người nào càng chia sẻ được nhiều kinh nghiệm quý giá của mình, hoặc đưa ra các ý kiến sáng suốt thì sẽ càng nhận được sự yêu mến và vị nể của các thành viên còn lại. Và một khi, mỗi thành viên nhận thức được tầm quan trọng của việc chia sẻ, khơng khí làm việc sẽ cởi mở và tích cực hơn, hiệu quả hơn.
"Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao". Đây là kỹ năng mà mỗi người cần rèn luyện để hịa hợp, sẵn sàng đóng góp vào thành quả
chung.
d. Tơn trọng: Để hịa hợp, cần phải biết tơn trọng mình và tơn trọng người
đó là…
- Hãy đúng giờ.
- Khơng chỉ trích cá nhân: Mỗi người có mỗi cá tính và phong cách sống
khác nhau. Vì vậy, khơng áp đặt, gắn mỗi cá nhân với ý kiến của họ. Chỉ thảo luận về ý kiến thôi, đừng chỉ trích riêng ai cả.
- Khơng thiên vị riêng ai theo cảm tính, thật sự hịa hợp và biết tơn trọng tất cả mọi người nói chung.
- Trình bày quan điểm bằng cách thuyết phục, hịa hợp, khơng tự ái và cởi mở, sẵn sàng tiếp nhận những ý kiến trái chiều. Sau đó sẽ mềm mỏng, lịch sự chất vấn, phản biện nếu cần. "Trong tranh luận, người có ý kiến phản biện với ý kiến của mình là họ đang khơng đồng quan điểm với ý kiến mà mình vừa nêu chứ khơng phải họ đang chê bai con người của mình". Trong tranh luận, nếu tự ái nghĩa là mình đã đánh mất đi sự sáng suốt của bản thân, sự quyết đoán sẽ trở thành cố chấp.
Mỗi ngày, bạn đều phải giao tiếp với đồng sự tại công ty và cần sự hịa hợp trong những mối quan hệ đó. Vì vậy, bạn vẫn có thể tỏ ra mình vượt trội hơn người khác, chăm chỉ, chuyên tâm trong công việc, muốn cạnh tranh để thăng tiến… đó là tham vọng của bạn. Nhưng để thích nghi với nơi làm việc, để thành công, bạn phải điều chỉnh cách ứng xử cho phù hợp với mơi trường xung quanh: phải hịa hợp, khơng có cách nào khác. Ngoại trừ, bạn cải tạo mơi trường nơi đó theo quan điểm của bạn, hoặc rời bỏ đi nơi khác để tìm… Dẫu sao, sự hịa hợp cũng dễ thực hiện và có kết quả thiết thực hơn, bạn đồng ý thế không?
3. Giao tiếp với đối tác.
Để thiết lập được một mối quan hệ tốt trong làm ăn, trước tiên bạn phải biết cách gây ấn tượng với đối tác. Hãy học cách "bắt" đối tác phải nhớ tới mình ngay sau lần gặp đầu tiên. Trước tiên, bạn nên nhớ, không chỉ chú ý gây ấn tượng khi gặp trực tiếp mà ngay cả khi giao tiếp qua e-mail, điện thoại, bạn cũng phải tìm cách ghi dấu ấn tốt với người bên kia.
Dưới đây là 6 cách bạn có thể gây ấn tượng với đối tác:
a. Đặt người khác vào trung tâm của sự chú ý.
Có lẽ điều quan trọng nhất khi muốn đánh dấu cho buổi "ra mắt" chính là tránh "lấn sân".
Hãy đặt người khác vào trung tâm của sự chú ý. Sai lầm tồi tệ nhất mà bạn có thể mắc phải đó là đề cao mình hay coi trọng mình quá mức. Hãy tạm lánh mình sang một bên để tỏ ý tơn trọng đối tác.
b. Biết lắng nghe.
Nói ít và nghe người khác nói, đó là cách để bạn thu thập thơng tin và tôn trọng người khác. Tỏ ý lắng nghe người khác bằng cách gật đầu, thỉnh thoảng nói những câu như "tôi hiểu", "vâng", "vậy à",... Bạn nên nhớ, ánh mắt vô cùng quan trọng. Nếu bạn thực hiện tất cả những hành động trên nhưng mắt lại nhìn đi chỗ khác thì sẽ gây hậu quả ngược, đối tác sẽ hiểu rằng bạn đang giả vờ lắng nghe thôi
chứ thực ra bạn thấy câu chuyện của họ chán ngắt. Vì vậy, nếu bạn thực sự quan tâm đến họ, hãy chăm chú nhìn họ khi họ nói và thi thoảng có những câu bình luận thích hợp, thể hiện sự hiểu biết của mình.
c. Hóm hỉnh, hài hước.
Hài hước luôn gây ấn tượng nếu được sử dụng khơn ngoan và đúng lúc. Một chút hóm hỉnh sẽ thay đổi chút khơng khí trang trọng buổi giao tiếp ban đầu. Nếu đối tác đang gặp phải tình huống khó xử hoặc vừa gây ra việc gì khơng hay, bạn có thể vận dụng khả năng hài hước của mình để gỡ rối giúp họ, họ sẽ rất cảm ơn bạn đấy.
Tuy nhiên khơng phải lúc nào cũng nói đùa. Ln ln cợt nhả khiến bạn đánh mất sự nghiêm túc cần thiết. Đùa q đà cịn gây khó xử cho người khác. Vì vậy, trước khi đưa ra một câu nói đùa, hãy suy nghĩcho kỹ hậu quả của nó.
d. Thường xun sử dụng tên.
Hãy dành ít phút để nghĩ xem gần đây bạn đã gặp những ai và ghi nhớ tên của họ. Chắc chắn bạn sẽ gây ngạc nhiên thích thú cho đối tác khi bạn gọi đúng tên họ giữa đám đông dù cả hai đã không liên lạc vớinhau nhiều tháng rồi.
Nếu đối tác trùng tên với bạn thì chắc hẳn cuộc trao đổi công việc sẽ thân thiết hơn rất nhiều.
Hãy thường xuyên gọi tên của họ trong lúc nói chuyện, đồng thời tự xưng tên mình để tạo độ thân mật và "ghi" tên bạn vào bộ nhớ của họ. Tuy nhiên, trong trường hợp bạn khơng nhớ rõ lắm thì chớ gọi bừa. Khơng gì tệ hơn là gọi nhầm tên người đối diện.
Nếu trí nhớ của bạn khơng tốt, sau mỗi buổi gặp gỡ, hãy ghi tên người bạn vừa gặp vào một cuốn sổ kèm theo những thông tin liên quan (chức vụ, tên
e. Nói năng rõ ràng.
Khơng gì bực bội hay khó chịu hơn việc phải giao tiếp với một người mà khơng hiểu họ đang nói gì. Nói q nhỏ, người đối diện phải căng tai ra và luôn ln phải hỏi lại. Nói q to thì tất nhiên là bất lịch sự. Cũng đừng nói quá nhanh hay quá ề à, gây ức chế cho người đang lắng nghe. Tóm lại, việc nói rõ ràng, dễ hiểu cũng khơng q khó, chỉ cần bạn chú ý tập luyện một chút là được.
f. Ăn mặc ấn tượng.
Thật ra, ănmặc ấn tượng ln ln có lợi ở mọi hồn cảnh và điều đó càng có lợi hơn trong kinh doanh, giao tiếp làm ăn. Ấn tượng ở đây khơng có nghĩa là gây sốc. Bạn nên mặc làm sao để thể hiện sự nền nã, sang trọng, lịch sự nhưng vẫn tốt lên được cá tính của mình. Điều quan trọng hơn cả là hãy diện một bộ đồ vừa vặn với mình, làm tơn lên vẻ đẹp cơ thể vì cái đẹp ln gây ấn tượng tốt. Hơn nữa, khi bạn mặc đẹp, bạn chắc chắn được ghi thêm điểm ở sự tự tin.
Bạn cần chọn một bộ trang phục phù hợp với hoàn cảnh. Nếu bạn hẹn đối tác ở một bữa dạ tiệc, không nhất thiết cứ phải đóng bộ đồ văn phịng. Đừng quá cầu kỳ trong các chi tiết nhưng nên chú ý đến chất liệu vải và tuyệt đối không mặc đồ nhàu. Một bộ quần áo nhếch nhác khiến đối tác nghĩ công việc kinh doanh của bạn không tốt.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Nguyễn Ngọc Phúc Lâm-Lê Thu Thủy. Kỹnăng giao tiếp, ứng xử. NXB
văn hóa thơng tin.2011
[2]. Nguyễn Như Khương, Hoàng Thị Thu Hiền, Võ Đình Dương, Bùi Thị Bích, Nguyễn Thanh Thủy (2014), Giáo trình Kỹ năng mềm - Tiếp cận theo
hướng sư phạm tương tác, Trường ĐH.SPKT TpHCM,Nhà xuất bảnĐHQG-
HCM.
[3]. Phong Thiên. Nghệ thuật giao tiếp trong cuộc sống hàng ngày.NXB Thanh Hóa.2007.
[4]. Nguyễn Trình. Giúp bạn tự tin trong giao tiếp. NXB lao động.2010
[5]. Lê Thị Ngọc Tú (2015), Giáo trình Kỹ năng thực hành xã hội, Trường Cao đẳng nghề Du lịch Đà Nẵng.
[6]. Tổ chức cứu trợ trẻ em (Save the Children) (2014), Tài liệu dự án kỹ
năng thành công cho thanh niên.
[7]. Alfred Tack. Nghệ thuật nói trước đám đơng.
[8]. Mrs.T.D Ampikaipa & Asnida Daim. Cách xã giao và cư xử nơi làm việc. * Các trang web: [1]. www. skillsyouneed.com. [2]. www.Kynang.edu.com [3]. www.Kynangsong.net [4]. www. Advice. Vietnamworks.com