- Các phịng ban trong cơng ty: Phịng Tổ chức hành chính:
2.3.3.2. Kếtoán thanh toán với nhà người bán tại Công ty
* Bộ chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán với nhà cung cấp
Các chứng từ được sử dụng:
- Hợp đồng kinh tế về cung cấp hàng hoá
- Hoá đơn GTGT của nhà cung cấp giao cho công ty - Hoá đơn vận tải
- Phiếu nhập kho - Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Phiếu chi
- Giấy báo Nợ - Ủy nhiệm chi
Quy trình luân chuyển chứng từ với người bán: Quy trình mua hàng:
Bộ phận trong cơng ty khi có nhu cầu mua hàng sẽ đề xuất phương án kinh doanh trình giám đốc và kế tốn trưởng phê duyệt. Khi phương án kinh doanh đề xuất được phê duyệt sẽ được đưa xuống phòng kinh doanh. Phịng kinh doanh có nhiệm vụ tìm hiểu và liên hệ với nhà cung cấp để đặt mua hàng hóa theo u cầu.
Phịng kinh doanh nhận hàng và hóa đơn GTGT, kiểm tra hàng hóa về mặt số lượng và giá trị, lập phiếu nhập kho và giao hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho và các chứng từ đi kèm cho phịng kế tốn.Phịng kế tốn kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và tiến hành nhập kho hàng hóa.
Luận văn tốt nghiệp Khoa Kế toán
Phương án Phương án KD
Kinh doanh Được duyệt
Hóa đơn Hóa đơn
GTGT, PNK GTGT
Quy trình thanh tốn với nhà cung cấp:
Sau khi được duyệt phương án mua hàng, người được giao mua hàng hóa sẽ viết giấy đề nghị thanh tốn, tùy vào giá trị lơ hàng kế tốn sẽ cân đối, lựa chọn phương thức thanh toán là tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng.
Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng , kế toán lập ủy nhiệm chi, nhờ ngân hàng trích tiền trong tài khoản và thanh toán cho nhà cung cấp. Ngân hàng chuyển khoản số tiền cần thanh toán tời nhà cung cấp và lập giấy báo nợ gửi cho kế tốn cơng ty. Tiền mặt Chuyển khoản UNC Giấy báo nợ
* Tài khoản kế toán sử dụng:
Khi hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán sử dụng tài khoản 331 “Phải trả người bán”. Đối với những người bán là nhà cung cấp thường xuyên của công ty, công ty mở chi tiết TK 331 như sau:
TK 331(1) (Chi tiết Phải trả Công ty TNHH Điện Tuấn Hưng) TK 331(2) (Chi tiết Phải trả Cơng ty Cổ phần Ánh sáng mới)
Phịng KD Giám đốc, Kế
tốn trưởng Bộ phận có nhu
cầu
Phịng kế tốn Phịng Kinh doanh Nhà cung cấp
Nhà cung cấp Phịng kế tốn Ngân hàng Kế toán Nhà cung cấp
TK 331(3) (Chi tiết Phải trả Công ty TNHH Công Nghệ Việt Nam) ...
Đối với nười bán là nhà cung cấp không thường xuyên, công ty chỉ mua 1, 2 lần. Công ty chi tiết như sau:
TK 331 (Ghi chi tiết người bán)
* Kế tốn chi tiết với người bán tại Cơng ty Cổ phần Fusi Electric
- Đối với sổ chi tiết: Trên cơ sở chứng từ thanh toán với người bán, kế toán phải thực hiện theo dõi công nợ với từng người bán, từng lần phát sinh nợ và thanh toán nợ. Kế toán phải mở đủ sổ chi tiết công nợ để theo dõi được tất cả các khoản công nợ với người bán. Sổ chi tiết công nợ (TK331) của công ty được mở chi tiết cho từng người bán. Sau khi nhận được chứng từ thanh tán công nợ của người bán, kế tốn thanh tốn sẽ chuyển cho kế tốn cơng nợ…. Mỗi khi nhận được chứng từ Về phát sinh cơng nợ, kế tốn cơng nợ sẽ thực hiện cập nhật chứng từ để máy tính tự động vào sổ chi tiết cơng nợ. Cuối tháng máy tính sẽ thực hiện tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết cơng nợ, lấy số liệu tổng phát sinh Nợ, Có cũng như số dư đầu kì, cuối kỳ của từng người bán để lập bảng cân đối công nợ theo nguyên tắc không được bù trừ. Kế tốn cơng nợ sẽ đối chiếu với số liệu trên sổ cái chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản 331.