QTDND là một trong các loại hình QTD hợp tác, là tổ chức kinh doanh tiền tệ và làm dịch vụ ngân hàng theo luật tổ chức tín dụng năm 1997 và luật hợp tác xã nhằm mục đích chủ yếu là tương trợ lẫn nhau phát triển sản xuất, kinh doanh và đời sống.
QTDND hoạt động theo luật các tổ chức tín dụng và luật hợp tác xã, theo nguyên tắc tự nguyện, tự chủ, tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động, nhằm mục đích chủ yếu là để các thành viên giúp nhau thực hiện sản xuất kinh doanh, cải thiện đời sống, góp phần thúc đẩy nền kinh tế của địa phương.
Với những nguyên tắc cơ bản trên, hiện nay tổ chức bộ máy quản lý QTDND Đại Đồng được tổ chức như sau:
BAN KIỂM SOÁT ĐẠI HỘI THÀNH VIÊN
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN ĐIỀU HÀNH
Biểu 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý QTDND Đại Đồng.
Đại hội thành viên:
- Đại hội thành viên có quyền quyết định cao nhất của QTDND - Đại hội thành viên họp 1 năm 1 lần.
- Đại hội thường niên. - Đại hội kỳ.
Hội đồng quản trị
Hội Đồng Quản Trị của QTD có chức năng quản trị tổ chức tín dụng theo quy định của luật các tổ chức tín dụng năm 1997 và các quy định khác của pháp luật.
Hội Đồng Quản Trị QTDND Đại Đồng gồm 4 thành viên do đại hội thành viên bầu trực tiếp bằng phiếu kín.
Nhiệm kì của Hội Đồng Quản Trị là 5 năm.
Hội Đồng Quản Trị có chức năng quản trị QTDND theo quy định của pháp luật.
Thành viên Hội Đồng Quản Trị phải là thành viên của QTDND, có đạo đức tốt, có tín nhiệm, có năng lực quản lý và hiểu biết về hoạt động ngân hàng.
Hội Đồng Quản Trị chịu trách nhiệm về các quết định của mình trước đại hội thành viên và trước pháp luât.
Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị của QTD là người chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Quản Trị điều hành hoạt động hàng ngày theo nhiệm vụ, quyền hạn phù hợp với các quy định của luật các tổ chức tín dụng năm 1997 và các quy định khác của pháp luật, là người đại diện cho QTDND trước pháp luật, là người tổ chức thực hiện nghiệp vụ của Hội Đồng Quản Trị theo quy định của pháp luật, triệu tập và chủ trì phiên họp của Hội Đồng Quản Trị, phân công và theo dõi các thành viên Hội Đồng Quản Trị thực hiện các nghị quyết đại hội thành viên và quyết định của Hội Đồng Quản Trị, đôn đốc và giám sát việc điều hành của Giám Đốc Qũy Tín Dụng, ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Hội Đồng Quản Trị. Hội Đồng Quản Trị của QTDND Đại Đồng có cơ cấu hợp lý gồm 3 thành viên với chức năng nhiệm vụ cụ thể, hoạt động có nề nếp, quản lý tồn bộ các hoạt động, chịu trách nhiệm đối với hoạt động kinh doanh của QTDND Đại Đồng.
QTDND Đại Đồng là QTD hợp tác gắn với cộng đồng dân cư xã địa phương đã đem lại nhiều hiệu quả thiết thực cho mục tiêu tương trợ giúp đỡ nhân dân, tạo lên một thị trường vốn gần dân, lành mạnh có hiệu quả, phát huy hiệu quả huy động vốn tại chỗ. Những năm qua, Quỹ đã khẳng định được vị trí quan trọng của mình đối với địa phương bằng vốn huy động trong địa bàn, cung ứng vốn kịp thời cho việc phát triển đa dạng hàng hóa nơng nghiệp nơng thơn, góp phần quan trọng vào thành tự kinh tế, chính trị, an ninh quốc phịng địa phương.
Bộ máy tổ chức QTDND Đại Đồng gọn nhẹ, phù hợp đủ năng lực hoàn thành chức năng nhiệm vụ trong hoạt động tín dụng trên địa bàn.
Tồn bộ tập thể cán bộ cơng nhân viên chức quản lý, điều hành, tín dụng, kiểm sốt, kế tốn, thủ qũy đều có năng lực chun mơn nhất định, nhiệt tình, đồn kết, hoạt động an tồn, quy mơ kinh doanh ngày càng được mở rộng, đem lại kết quả năm sau cao hơn so với năm trước.
Ban Kiểm Sốt có nhiệm vụ kiểm tra hoạt động tài chính của QTD, giám sát việc chấp hành chế độ hạch toán, hoạt động của hệ thống kiểm tra và kiểm toán nội bộ của QTD, chịu trách nhiệm giám sát và kiểm tra toàn bộ hoạt động của QTD theo pháp luật và điều lệ của QTDND. Nhiệm kỳ của Ban Kiểm Soát cùng với nhiệm kỳ Hội Đồng Quản Trị.
Ban Kiểm Soát của QTDND Đại Đồng do đại hội thành viên bầu trực tiếp theo thể thức bỏ phiếu kín. Ban Kiểm Sốt gồm 3 người (Trong đó: 1 kiểm sốt trưởng, 1 kiểm soát viên và 1 kiểm soát bán chuyên trách). Ban Kiểm Soát đã làm tốt chức năng giám sát, kiểm tra, kiểm soát nội bộ mọi hoạt động của QTDND Đại Đồng đảm bảo cơng tác tín dụng đúng hướng, an tồn và lành mạnh.
Ban điều hành
Ban điều hành gồm: giám đốc, bộ phận kế tốn, bộ phận tín dụng, ngân quỹ và bộ phận kiểm sốt. Bộ máy điều hành có kinh nghiệm, có khả năng nhạy cảm với thị trường, hoàn thành tốt các nghiệp vụ chuyên mơn, phục vụ thành viên, khách hàng, nhân dân tận tình chu đáo, chiếm được lịng tin và có uy tín đối với chính quyền và cộng đồng dân cư địa phương.
Ban điều hành của QTDND Đại Đồng đã xây dựng một hệ thống quy chế, quy định, quy trình làm việc nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế hoạt động của đơn vị.
Hoạt động tín dụng của Quỹ có chiều sâu, có chiến lược khách hàng phù hợp, đã khai thác thế mạnh, phân tích thơng tin khách quan, đánh giá đúng khách hàng, do đó những năm qua dư nợ ngày một tăng trưởng, khơng có nợ khó địi, tỷ lệ nợ q hạn dưới 2%/tổng dư nợ cho vay. Song, bộ máy điều hành chưa thực sự đồng bộ. Trình độ của cán bộ điều hành chưa đồng đều, cần có chiến lược đào tạo kế cận cho tương lai.
Giám Đốc QTDND do Hội Đồng Quản Trị bổ nhiệm, là người chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Quản Trị điều hành hoạt động hàng ngày theo nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
Bộ phận kế toán
Bộ phận kế toán gồm kế toán trưởng và kế toán viên
Kế toán trưởng do giám đốc lựa chọn đề nghị Hội Đồng Quản Trị bổ nhiệm hoặc bãi miễn.
Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm về hoạt động hạch toán kế toán, quản lý tài chính, quyết tốn năm tài chính.
Ban tín dụng
Ban tín dụng chịu trách nhiệm thẩm định khách hàng và trình giám đốc hoặc trưởng ban tín dụng để xét duyệt cho vay. Khi mức cho vay vượt thẩm quyền phán quyết của giám đốc thì phải tổ chức hội nghị Hội Đồng Quản Trị để xem xét.
Biên chế ban tín dụng của Quỹ gồm 3 người, có bề dày kinh nghiệm, nắm bắt tình hình khách hàng thường xuyên, đã đảm bảo tính pháp lý của các hồ sơ tín dụng, đã tạo điều kiện thuận lợi cho các thành viên vay vốn sản xuất kinh doanh có lãi, duy trì tỷ lệ nợ q hạn dưới mức quy định, hàng năm cho vay gần 500 lượt khách hàng với doanh số cho vay hơn 30 tỷ đồng, đã đảm bảo kế hoạch dư nợ của Quỹ đề ra.
Tuy nhiên, cơng tác tín dụng có lúc cịn chưa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, đội ngũ cán bộ chưa được đào tạo chuyên sâu ngành tín dụng Việc định kỳ hạn nợ và công tác thẩm định cho vay đơi lúc chưa thực sự sát thực tế, có thời điểm nợ quá hạn đột xuất cao hơn so với phương án kế hoạch.
Năng lực cán bộ tín dụng của Quỹ cịn có mặt hạn chế, đặc biệt về khả năng thẩm định dự án, thẩm định phương án sản xuất kinh doanh.
Bộ phận ngân quỹ
Bộ phận ngân quỹ thực hiện thu, phát tiền mặt cho khách hàng và đảm bảo chế độ an toàn kho quỹ theo quy định của NHNN.
Bộ phận kiểm soát chuyên trách
Bộ phận kiểm soát chuyên trách thực hiện giám sát toàn bộ hoạt động hàng ngày tại Quỹ theo quy định của NHNN, điều lệ QTDNDvà nghị quyết của đại hội thành viên, nghị quyết của Hội Đồng Quản Trị.
Để hoạt động có hiệu quả, QTDND Đại Đồng đã nghiêm chỉnh tuân thủ các quy chế, quy định chung, đồng thời đã thể chế hóa, cụ thể hóa, chi tiết hóa một số nội dung bằng một số quy chế , quy định riêng của Quỹ như:
- Quy chế tổ chức và hoạt động - Quy chế làm việc
- Quy chế cho vay
- Quy chế hoạt động của Ban Kiểm Soát.
Sau những năm hoạt động, cơ sở vật chất kỹ thuật của Quỹ có đầy đủ trang thiết bị làm việc ,bao gồm tài sản cố định và công cụ lao động phục vụ cho công tác hoạt động kinh doanh và các nghệp vụ của QTD như:
a- Tài sẩn cố định
Nhà cửa, vật kiến trúc: 700m2 b- Cơng cụ lao động
Máy vi tính: 04 chiếc Máy in: 03 chiếc Bàn làm việc: 04 chiếc Ghế: 30 chiếc Túi đựng tài liệu: 05 chiếc Két sắt: 05 chiếc Máy đếm tiền: 03 chiếc Máy tính cá nhân: 05 chiếc Điện thoại bàn : 02 chiếc
Đại hội thành viên
Hội đồng quản trị
Ban kiểm soát
Chủ tịch hội đồng quản trịBan giám đốc Trưởng ban
Thành viên
Bộ phận tín dụng Bộ phận ngân quỹ Bộ phận kế tốnBộ phận kiểm sốt
Tổ trưởng tín dụngCán bộ thẩm định Kế toán trưởng Kế toán viên