- Các phịng ban trong cơng ty: Phịng Tổ chức hành chính:
2.3.3.2. Kếtoán thanh toán với nhà người bán tại Công ty
* Bộ chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán với nhà cung cấp
Các chứng từ được sử dụng:
- Hợp đồng kinh tế về cung cấp hàng hoá
- Hoá đơn GTGT của nhà cung cấp giao cho công ty
- Hoá đơn vận tải
- Phiếu nhập kho
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng
- Phiếu chi
- Giấy báo Nợ
- Ủy nhiệm chi
Quy trình luân chuyển chứng từ với người bán: Quy trình mua hàng:
Bộ phận trong cơng ty khi có nhu cầu mua hàng sẽ đề xuất phương án kinh doanh trình giám đốc và kế tốn trưởng phê duyệt. Khi phương án kinh doanh đề xuất được phê duyệt sẽ được đưa xuống phịng kinh doanh. Phịng kinh doanh có nhiệm vụ tìm hiểu và liên hệ với nhà cung cấp để đặt mua hàng hóa theo u cầu.
Phịng kinh doanh nhận hàng và hóa đơn GTGT, kiểm tra hàng hóa về mặt số lượng và giá trị, lập phiếu nhập kho và giao hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho và các chứng từ đi kèm cho phịng kế tốn.Phịng kế tốn kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và tiến hành nhập kho hàng hóa.
Phương án Phương án KD
Kinh doanh Được duyệt
Hóa đơn Hóa đơn
GTGT, PNK GTGT Phịng KD Giám đốc, Kế tốn trưởng Bộ phận có nhu cầu Phịng kế tốn Phịng Kinh doanh Nhà cung cấp
Luận văn tốt nghiệp Khoa Kế tốn
Quy trình thanh tốn với nhà cung cấp:
Sau khi được duyệt phương án mua hàng, người được giao mua hàng hóa sẽ viết giấy đề nghị thanh tốn, tùy vào giá trị lơ hàng kế tốn sẽ cân đối, lựa chọn phương thức thanh toán là tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng.
Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng , kế toán lập ủy nhiệm chi, nhờ ngân hàng trích tiền trong tài khoản và thanh toán cho nhà cung cấp. Ngân hàng chuyển khoản số tiền cần thanh toán tời nhà cung cấp và lập giấy báo nợ gửi cho kế tốn cơng ty. Tiền mặt Chuyển khoản UNC Giấy báo nợ
* Tài khoản kế toán sử dụng:
Khi hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán sử dụng tài khoản 331 “Phải trả người bán”. Đối với những người bán là nhà cung cấp thường xuyên của công ty, công ty mở chi tiết TK 331 như sau:
TK 331(1) (Chi tiết Phải trả Công ty TNHH Điện Tuấn Hưng) TK 331(2) (Chi tiết Phải trả Công ty Cổ phần Ánh sáng mới) TK 331(3) (Chi tiết Phải trả Công ty TNHH Công Nghệ Việt Nam) ...
Đối với nười bán là nhà cung cấp không thường xuyên, công ty chỉ mua 1, 2 lần. Công ty chi tiết như sau:
TK 331 (Ghi chi tiết người bán)
* Kế toán chi tiết với người bán tại Công ty Cổ phần Fusi Electric
- Đối với sổ chi tiết: Trên cơ sở chứng từ thanh toán với người bán, kế toán phải thực Nhà cung cấp Phịng kế tốn Ngân hàng Kế toán Nhà cung cấp
với người bán. Sổ chi tiết công nợ (TK331) của công ty được mở chi tiết cho từng người bán. Sau khi nhận được chứng từ thanh tán cơng nợ của người bán, kế tốn thanh toán sẽ chuyển cho kế tốn cơng nợ…. Mỗi khi nhận được chứng từ Về phát sinh cơng nợ, kế tốn công nợ sẽ thực hiện cập nhật chứng từ để máy tính tự động vào sổ chi tiết cơng nợ. Cuối tháng máy tính sẽ thực hiện tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết công nợ, lấy số liệu tổng phát sinh Nợ, Có cũng như số dư đầu kì, cuối kỳ của từng người bán để lập bảng cân đối công nợ theo nguyên tắc không được bù trừ. Kế tốn cơng nợ sẽ đối chiếu với số liệu trên sổ cái chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản 331.
- Đối với sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK 331: Cùng với việc hạch tốn chi tiết, cơng ty cũng thực hiện hạch toán tổng hợp. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để vào sổ Cái theo tài khoản kế toán phù hợp
- Cuối kỳ, tổng hợp số liệu trên sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra và đối chiếu đúng khớp, số liệu ghi trên sổ kế toán và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ), thẻ kế toán chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính
- * Kế tốn tổng hợp với người bán tại Cơng ty Cổ phần Fusi Electric Ví dụ 1: Ngày 03/09/2016, cơng ty mua nhập kho 45 chiếc quạt treo cơ điện 91
của Công ty TNHH Điện Tuấn Hưng theo hóa đơn GTGT số 0001245 (phụ lục
11), Tổng giá thanh toán là 22.275.000 đồng, thuế suất thuế GTGT 10% cơng ty
chưa thanh tốn cho người bán. Căn cứ vào phiếu nhập kho số 0149, kế toán hạch toán:
Nợ TK 1561: 20.250.000đ Nợ TK 1331: 2.025.000đ Có TK 331(1): 22.275.000đ
Ví dụ 2: Ngày 03/09/2016, công ty nhận giấy báo Nợ (Phụ lục 12) của ngân hàng
về việc chuyển khoản số tiền là 125.000.000 đồng với nội dung thanh tốn số tiền hàng cho Cơng ty TNHH Cơng Nghệ Việt Nam, kế tốn hạch tốn:
Nợ TK 331(4): 125.000.000đ Có TK 112: 125.000.000đ
Ví dụ 3: Theo hóa đơn GTGT số 0001267(Phụ lục 13), Ngày 12 tháng 09 năm
2016 công ty mua 20.000 bóng đèn Compac từ Cơng ty Cổ phần Ánh sáng mới, đơn giá mua chưa thuế là 5.000 đồng/ cái, thuế suất thuế GTGT 10%, công ty chưa
Luận văn tốt nghiệp Khoa Kế toán
thanh tốn cho người bán. Hàng về cơng ty không nhập kho mà giao bán thẳng cho Cơng ty TNHH Đại Hồng. Kế tốn hạch toán:
Nợ TK 632: 10.000.000đ Nợ TK 1331: 1.000.000đ Có TK 331 (2): 11.000.000đ
Ví dụ 4: Ngày 12/09/2016, thanh tốn tiền cho Cơng ty TNHH Điện Tuấn Hưng
theo hóa đơn GTGT ngày 02/09/2016, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán hạch toán:
Nợ TK 331(1): 22.275.000đ Có TK 111: 22.275.000đ
Ví dụ 5: Ngày 20/09/2016, thanh tốn tiền tiền hàng theo hóa đơn số 0001267
ngày 12/09/2016 cho người bán là Công ty Cổ phần Ánh sáng mới, tổng số tiền thanh toán là 11.000.000đ. Căn cứ vào Phiếu chi (Phụ lục 14), Kế toán hạch toán
Nợ TK 331(2): 11.000.000đ Có TK 111: 11.000.000đ
Căn cứ vào các chứng từ kế tốn có liên quan, kế toán ghi số chi tiết TK 331(chi tiết TK 331(1) cho khách hàng là Công ty TNHH Điện Tuấn Hưng (Phụ lục 19), 331(2) cho khách hàng là Công ty Cổ phần Ánh sáng mới (Phụ lục 20)), sổ Nhật ký chung (Phụ lục 17), sổ cái TK 331 (Phụ lục 21)
* Đối chiếu công nợ với người bán
Để làm tốt chức năng thông tin và kiểm tra của mình kế tốn cơng nợ phải tổ chức theo dõi chặt chẽ các khoản phải trả chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ, từng thời gian đôn đốc việc thanh tốn kịp thời, tránh tình trạng nợ đọng gây ảnh hưởng xấu đến tình hình tài chính của cơng ty. Đối với những nhà cung cấp có quan hệ giao dịch mua thường xun hoặc có số dư nợ lớn thì định kì hoặc cuối niên độ kế tốn, kế tốn cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu các khoản nợ phát sinh, số đã thanh tốn, số cịn nợ thơng qua Biên bản đối chiếu công nợ với nhà cung cấp.
Trong quan hệ thanh tốn với nhà cung cấp của cơng ty, cơng tác đối chiếu công nợ được tiến hành hàng tháng đối với những nhà cung cấp có quan hệ thường xuyên với công ty. Đối với các nhà cung cấp khơng thường xun thì đối chiếu cơng nợ được cơng ty và người bán thực hiện sau mỗi khi thanh ly hợp đồng. Việc đối chiếu cơng nợ được thực hiện bởi kế tốn cơng nợ trên cơ sở Biên bản đối chiếu công nợ do nhà cung cấp gửi đến kế tốn kiểm tra thơng tin, đối chiếu với thực tế
ghi chép tại đơn vị để xác nhận số nợ xem có khớp với số liệu mà nhà cung cấp đưa ra khơng để có phản hồi phù hợp gửi lại cho người bán.
Dựa vào các thơng tin có được từ việc theo dõi cơng nợ cùng với xác nhận từ nhà cung cấp kế toán tiền hành lên Báo cáo quản trị về tình hình thanh tốn với nhà cung cấp chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ, từng thời gian nộp lên giám đốc dùng làm thông tin quản trị doanh nghiệp.