CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
2.2. Phân tích cơng tác Quản trị hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Việt Tinh
2.2.6. Đánh giá hiện trạng công tác quản trị hàng tồn kho của Công ty Cổ phần
Việt Tinh Anh.
Để việc đánh giá hiệu quả công tác tồn kho một cách khách quan, ta cần xem xét các chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu sản xuất và nhu cầu đặt hàng, chỉ tiêu đánh giá trình độ quản trị tồn kho nguyên vật liệu, chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác báo cáo quản trị tồn kho nguyên vật liệu.
2.2.6.1. Chỉ tiêu đáp ứng yêu cầu khách hàng và nhu cầu đặt hàng.
Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng:
- Đạt năng suất: có nghĩa là sản lượng sản xuất trong tháng phải đạt được tối thiểu từ 85% sản lượng kế hoạch đã đặt ra, đảm bảo giao hàng đúng thời hạn cho khách hàng.
- Đạt chất lượng sản phẩm: Bên cạnh đảm bảo giao hàng đúng thời gian, Cơng ty cịn đặc biệt quan tâm đến chất lượng sản phẩm đảm bảo nhận được sự hài lòng từ khách hàng khi sử dụng sản phẩm của Công ty.
Điều mà Công ty chủ quan chưa nghĩ đến các lỗi do chất lượng nguyên vật liệu. Mục tiêu đặt ra là tỷ lệ này dưới 0.05% và kết quả trong 3 năm 2013, 2014 và năm 2015 được thể hiện qua bảng 2.3.
Bảng 2.3. Tỷ lệ sản phảm không đạt chất lượng giai đoạn 2013 – 2015.
Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Số lượng sản phẩm bán ra (cái) 1.000.150 982.000 1.001.030 Số lượng sản phẩm khách hàng khiếu nại (cái) 393 278 401 Tỷ lệ sản phẩm không đạt chất lượng (%) 0.039 0.028 0.040
Qua kết quả bảng 2.3, ta thấy chất lượng sản phẩm trung bình qua các năm đều đã đạt chỉ tiêu đề ra. Xét về tính khách quan thì số lượng lỗi rất thấp, nhưng vẫn là điều đáng quan tâm bởi vì với mỗi sản phẩm bị trả lại sẽ gây ảnh hưởng đến uy tín, hình ảnh của Cơng ty. Và nếu ngun nhân hàng lỗi nằm trong khả năng kiểm sốt thì càng phải tích cực hạn chế. Hiện tại Cơng ty có thực hiện kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào. Trong cùng một lô hàng, sau khi kiểm tra, số lượng nguyên vật liệu không đạt chất lượng sẽ được chuyển vào kho chứa hàng khơng đạt chất lượng. Tình trạng cịn hàng lỗi xảy ra chứng tỏ cơng tác kiểm tra hàng lỗi cịn nhiều sai sót, cần được quan tâm chú ý nhiều hơn.
Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu đặt hàng: Mục tiêu của chỉ tiêu này là một khi đã
nhận đơn đặt hàng từ khách hàng dù có bất cứ khó khăn nào cũng phải đáp ứng được yêu cầu của đơn hàng. Công ty luôn thấm nhuần tinh thần phục vụ chu đáo nghĩa là luôn giữ lời hứa với khách hàng. Để đáp ứng chỉ tiêu này Công ty luôn chú trọng quan tâm các việc như sau:
- Đảm bảo đủ nguồn lực đáp ứng như: nhân sự, tài chính, cơ sở vật chất… - Đảm bảo nguồn cung ứng nguyên vật liệu
- Kỹ thuật và thiết kế sản phẩm đúng yêu cầu - Nắm rõ yêu cầu từng đối tượng khách hàng - Kiểm soát chặt chẽ chất lượng sản phẩm - Công tác giao nhận hàng ln sẳn sàng.
2.2.6.2. Chỉ tiêu đánh giá trình độ quản trị tồn kho nguyên vật liệu.
Để công tác quản trị nguyên vật liệu tồn kho được tốt, cần có nguồn nhân lực có trình độ chun mơn, am hiểu về đặc thù của ngành sản xuất của Công ty. Hiện tại báo cáo về giá trị nguyên vật liệu tồn kho, chưa tiếp cận được thông tin cụ thể để lập được báo cáo tồn kho nguyên vật với số lượng và giá trị chính xác. Hàng tháng, bộ phận kho lập báo cáo kho chỉ có số lượng và gửi các phịng ban có liên quan. Mỗi phịng ban tự kiểm tra và nhận định tình hình nguyên vật liệu để lập kế hoạch cho phịng ban mình. Vì thế, thơng tin bị rời rạc, số liệu khơng thống nhất, các
phịng ban chỉ quan tân đến mục tiêu của phịng ban mình nên làm ảnh hưởng đến tình hình hoạt động chung của Cơng ty.
- Phịng quản lý sản xuất: lập kế hoạch mua nguyên vật liệu khi có số lượng tồn kho đảm bảo đáp ứng kịp thời quá trình sản xuất. Tuy nhiên, vẫn cịn trường hợp thiếu hụt nguyên vật liệu với lý do báo cáo tồn kho chỉ báo cáo số lượng tổng cho từng loại nguyên vật liệu mà không thể hiện bao nhiêu số lượng đã hư hỏng không thể sử dụng.
Song song đó, việc tồn nguyên vật liệu dưới dạng bán thành phẩm ngồi dây chuyền sản xuất, khơng thể hiện trong báo cáo tồn kho. Vì thế, thường xuyên phát sinh vấn đề, số lượng tồn kho còn dưới mức dự trữ hay đã hết nhưng số lượng nguyên vật liệu đã đáp ứng đủ số lượng sản phẩm đơn hàng mà khách hàng yêu cầu. Trong khi đó bộ phận thu mua vẫn tiến hành đặt hàng cho những loại nguyên vật liệu đó làm dư thừa nguyên vật liệu dẫn đến tồn kho khơng sử dụng đến.
- Phịng kế toán: Lập ngân sách thanh tốn cho nhà cung cấp khơng sát với thực tế bởi khơng biết được chính xác được sự biến động về việc mua hàng của bộ phận thu mua. Từ đó, phát sinh các vấn đề như:
+ Lập ngân sách sử dụng vốn lưu động nhiều hơn thực tế phải trả cho nhà cung cấp, nên không tận dụng được nguồn tiền để gửi tiết kiệm mất cơ hội lợi nhuận doanh thu tài chính.
+ Lập ngân sách ít hơn so với thực tế, thiếu hụt vốn phải vay vốn để thanh toán cho nhà cung cấp, phát sinh thêm chi phí lãi vay.
Vịng quay hàng tồn kho: Số vịng quay nguyên vật liệu tồn kho qua 3 năm
2013, 2014, 2015 được thể hiện qua bảng 2.4.
Bảng 2.4. Vòng quay hàng tồn kho qua các năm 2013 – 2015.
Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm
2013 Năm 2014 Năm 2015 Giá vốn hàng bán Triệu đồng 903036 915013 965000 Hàng tồn kho Triệu đồng 89082 91073 112733 Số vòng quay hàng tồn kho Lần 10,14 10,05 8,56
Qua số liệu bảng 2.4, ta thấy số vòng quay hàng tồn kho giảm dần qua các năm. Cụ thể, từ năm 2013 đến năm 2014, số vịng quay hàng tồn kho giảm khơng đáng kể, đến năm 2015 giảm nhiều hơn xuống cịn 8,56 vịng/năm, có nghĩa là trong năm nguồn vốn đầu tư cho hàng tồn kho chỉ quay vòng khoảng 9 lần/ năm. Vịng quay hàng tồn kho có xu hướng giảm, cho thấy tốc độ quay vịng của hàng hóa trong kho là chậm dần, đây là tín hiệu đáng lo ngại cho cơng tác quản trị hàng tồn kho của công ty. Theo thông tin thuyết minh báo cáo tài chính của Cơng ty trong các năm 2013, 2014 và 2015 thì do giá nguyên vật liệu ổn định ít bị biến động, nên giá mua nguyên vật liệu không làm ảnh hưởng đến giá trị tồn kho. Vòng quay hàng tồn kho đạt cao nhất vào năm 2013 là 10,14 vòng/năm tức là số ngày tồn kho lên đến 36 ngày
Tỷ lệ hàng tồn kho so với doanh thu:
Tỷ lệ giá trị nguyên vật liệu tồn kho, không bao gồm giá trị nguyên vật liệu tồn dưới dạng bán thành phẩm tại dây chuyền sản xuất so với doanh thu hàng của Cơng ty cịn khá cao được thể hiện qua bảng 2.5.
Bảng 2.5: Tỷ lệ hàng tồn kho so với doanh thu từ năm 2013-2015.Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Giá trị hàng tồn kho Triệu đồng 89082 91073 112733 Doanh thu Triệu đồng 1.004.001 1.016.019 1.082.400 Tỷ lệ hàng tồn kho so
với doanh thu
%
8,87 8,96 10,42
Qua số liệu bảng 2.5, cho thấy tỷ lệ giá trị hàng tồn kho so với doanh thu của các năm 2013,2014 và 2015 lần lượt là 8,87%, 8,96% và 10,42%. Đáng quan ngại là tỷ lệ này có xu hướng tăng qua các năm. Điều này, đã chứng minh rõ ràng hơn về công tác quản trị nguyên vật liệu của Cơng ty cịn hạn chế.
Hàng ngày, tại bộ phận kho thường xuyên phát sinh phiếu nhập kho và xuất kho đối với các nguyên vật liệu. Các phiếu xuất nhập kho này được ghi bằng tay, sau đó nhập lên hệ thống theo dõi. Thơng thường cứ ba ngày sau khi phát sinh nghiệp vụ nhập xuất kho thì các phiếu xuất nhập này được giao đến Phịng kế tốn, kế toán kho chịu trách nhiệm kiểm tra lại tính trung thực của các phiếu này dựa vào các thông tin như sau:
- Phiếu nhập thì căn cứ vào hóa đơn tài chính nếu ngun vật liệu được mua trong nước hoặc hóa đơn thương mại nếu nhập khẩu từ nước ngoài xem tên nguyên vật liệu, quy cách, kích cỡ, màu sắc… và vị trí kho có đúng hay khơng.
- Phiếu xuất kho thì căn cứ vào đề nghị của phịng sản xuất và định mức nguyên vật liệu của từng sản phẩm để kiểm tra.
Ngồi ra, cịn căn cứ vào báo cáo kiểm kê hàng tháng bộ phận kho gửi lên phịng kế tốn, thể hiện số lượng thực tế chênh lệch với số lượng trên sổ sách với rất nhiều nguyên nhân như: nguyên vật liệu khi nhập kho không kiểm tra thực tế với số lượng trên hóa đơn, phát ngun vật liệu khơng ghi phiếu xuất, phát hàng nhầm quy cách này với quy cách khác, nhân sự kho thay đổi nhiều.
Điều này, thể hiện mức độ báo cáo chính xác khơng cao ảnh hưởng rất lớn đến số liệu cung cấp cho bộ phận thu mua mua hàng. Làm cho những nguyên vật liệu trong kho đã hết nhưng số liệu báo cáo vẫn còn dẫn đến thiếu hụt nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Vì thế, bộ phận thu mua phải đặt hàng gấp chi phí vận chuyển tăng lên chưa kể đến nhà cung cấp khơng có sẳn những loại nguyên vật liệu đó Cơng ty phải trả giá mua cao hơn thực tế những lần trước đặt hàng do nhà cung cấp phải trả lương ngồi giờ cùng các chi phí khác để sản xuất kịp thời cung cấp nguyên vật liệu.
Ngược lại, có những ngun vật liệu thực tế vẫn cịn nhưng do ghi nhầm phiếu xuất làm cho bộ phận thu mua tiếp tục đặt hàng, sau đó Cơng ty khơng sử dụng hết sẽ gây ứ đọng tồn kho. Trong năm tại bộ phận kho có tất cả là 12 báo cáo tháng và 4 báo cáo quý, nhưng hầu như tháng nào báo cáo kho cũng có sai sót, nhầm lẫn, khơng chính xác.
Nhưng xét chi tiết cụ thể mỗi báo cáo có mức độ chính xác như thế nào, thì phải tính được tỷ lệ mức độ chính xác của mỗi báo cáo cụ thể là trong báo cáo tồn kho nguyên vật liệu được báo cáo số lượng mã nguyên vật liệu trong đó có bao nhiêu mã bị chênh lệch từ đó tính ra được mức độ chính xác của báo cáo. Sau đó, tìm hiểu từng ngun nhân và tìm hướng giải quyết và cải thiện. Mức độ chính xác của các báo cáo tồn kho của 3 năm 2013, 2014 và 2015 được thể hiện qua bảng thống kê 2.6.
Bảng 2.6. Thống kê lỗi báo cáo sai sót 6 tháng cuối năm 2015.
Chỉ tiêu Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Số lượng loại hàng 715 694 720 802 791 790 Số lượng loại hàng có sai sót 12 16 19 10 9 11 Tỷ lệ báo cáo sai sót (%) 1,68 2,31 2,64 1,25 1,14 1,39
Qua bảng 2.6 thể hiện mức độ sai sót là biến động khơng ổn định và có xu hướng tăng nhiều vào kỳ kiểm kê quý. Từ đó, thể hiện nguyên nhân chủ quan là do con người tác động lên các báo cáo đó.
Để số liệu báo cáo được đẹp, ít chênh lệch chắc chắn kỳ kiểm kê tháng được thực hiện bởi các nhân viên kho, nhân viên phụ trách quản lý nhóm nguyên vật liệu nào thì tự mình kiểm kê đã khơng kiểm đếm thực tế số lượng 100% theo quy định kiểm kê, mà chỉ ghi số lượng trên thẻ kho mà thôi.
Điều này, được chứng minh qua kỳ kiểm kê quý, kỳ kiểm kê này kết quả khách quan hơn bởi có sự tham gia của nhân viên phịng kế toán và sự hỗ trợ của các nhân viên văn phịng khác khơng thuộc khối sản xuất.
Qua số liệu mức độ sai lỗi của kết quả kiểm kê quý thể hiện rõ ràng hơn mức độ chính xác và chứng minh được vì sao kết quả kiểm kê hàng tháng phát sinh chênh lệch ít hơn kiểm kê hàng quý qua các nguyên nhân sau: có những nguyên vật liệu thừa khi tìm nguyên nhân lại phát sinh trong những tháng không trùng vào tháng cuối cùng của quý, tương tự như vậy có những nguyên vật liệu thiếu do phát
mà không ghi phiếu xuất mà nguyên nhân chủ yếu là nhân viên kho khơng thực hiện đúng quy trình kiểm kê do Ban giám đốc đề ra.
Tuy sau khi có được những kết quả kiểm kê q, phịng kế tốn đã tìm ra nguyên nhân đưa ra hướng cải thiện. Bộ phận kho chỉ thực hiện trong thời gian ngắn rồi vấn đề củ, nguyên nhân củ tiếp tục lặp lại với lý do: cần sản xuất đơn hàng gấp nên phải phát nguyên vật liệu ngay, nhân viên kho thay đổi… nhưng không thấy được rằng ngun nhân chính là trình độ nhân viên kho thấp, thiếu kinh nghiệm nên chưa hiểu được tầm quan trọng trong cơng việc của mình thì làm sao hiểu được mức độ quan trọng của các báo cáo của bộ phận mình.