Nhận xét công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Việt Tinh

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO

2.3. Nhận xét công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Việt Tinh

2.3.1. Những kết quả đạt được

- Trong thời gian qua dù tình hình thị trường có nhiều khó khăn nhưng Cơng ty vẫn tìm ra những khách hàng mới, do đó sản phẩm nhập về vẫn tiêu thụ mạnh, doanh thu tăng trưởng tốt

- Cơng ty đã cố gắng đa dạng hố nhà cung cấp để nâng cao chất lượng nguồn nguyên vật liệu nhập về, tránh tình trạng chất lượng nguyên vật liệu thấp làm cho chất lượng sản phẩm thấp, mất uy tín với khách hàng.

- Bên cạnh đó Cơng ty cũng đã xây dựng định mức vật tư cho lắp ráp, sản xuất để khơng gây lãng phí ngun vật liệu, ứ đọng tồn kho nhiều.

- Nhanh chóng nắm bắt thị hiếu người tiêu dùng để đưa ra những sản phẩm mang tính cạnh tranh cao, sản phẩm đa dạng, nghiên cứu thử nghiệm sản phẩm mới để đưa ra thị trường.

- Để nâng cao số lượng sản phẩm tiêu thụ Cơng ty đã thực hiện chính sách quảng cáo, khuyến mại thơng qua các chương trình chăm sóc khách hàng mới, bên cạnh đó để nâng cao uy tín Cơng ty đã thực hiện một số dịch vụ sau bán hàng như dịch vụ bảo hành, đổi mới sản phẩm đối với những sản phẩm lỗi, hỏng,…

- Trong thời gian vừa qua Cơng ty đã có những chính sách mới để giữ chân người lao động, nâng cao tinh thần làm việc của họ bằng cách sử dụng điểm thưởng tích luỹ. Mỗi cơng nhân viên làm việc vượt định mức, có tinh thần tố giác hành vi

gian lận trong Công ty, làm thêm giờ,…sẽ được cộng điểm thưởng và đến cuối tháng tổng kết số điểm đó quy ra tiền thưởng. Bên cạnh đó Cơng ty cũng có chính sách xử phạt những hành vi gian lận, vi phạm quy chế của Cơng ty để có sự cơng bằng trong quản lý.

2.3.2. Những mặt còn tồn tại.

- Mặc dù Cơng ty đã cố gắng kiểm sốt chất lượng nguồn nguyên vật liệu đầu vào nhưng những nguyên vật liệu phải nhập từ nước ngồi thì vẫn khơng tránh khỏi chất lượng bị ảnh hưởng làm cho chi phí tồn kho tăng lên.

- Tuy Công ty đã xây dựng định mức nguyên vật liệu, tổ chức theo dõi sự biến động nguyên vật liệu nhưng công tác thực hiện vẫn chưa tốt nên đã để lượng nguyên vật liệu tồn kho năm 2015 quá nhiều gây lãng phí vốn lưu động và chi phí lãi vay lại tăng do khơng có vốn cho sản xuất, kinh doanh.

- Trình độ nhân viên trơng kho cịn hạn chế nên cơng tác sắp xếp hàng tồn kho, cơng tác theo dõi chưa khoa học, cịn chậm chạp làm ảnh hưởng đến sản xuất.

- Mặc dù có chính sách điểm thưởng tích luỹ nhưng mức phạt cịn cao hơn mức thưởng khiến cho nhân viên thấy không hài lịng và có khơng khí nặng nề trong cơng việc. Đây chính là vấn đề khiến cho người lao động rời bỏ Cơng ty. Nếu Cơng ty khơng cải thiện tình hình này thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất bởi vì những cơng nhân có tay nghề giỏi sẽ ra đi, sản phẩm của Cơng ty sẽ gặp nhiều khó khăn trong vấn đề chất lượng đầu ra.

- Ngồi ra, việc mất hàng cịn xảy ra ở cả công đoạn sản xuất, cơng đoạn bán hàng, chứng tỏ việc kiểm sốt rất lỏng lẻo

CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẲM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT TINH ANH. 3.1. Định hướng hoạt động và phát triển của Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh trong tương lai.

Dưới tác động của tồn cầu hố, các công ty tại Việt Nam phải đối diện với những thách thức mới như: các quy tắc cạnh tranh đã thay đổi, ưu thế cạnh tranh của một công ty không cịn phụ thuộc vào các yếu tố giá rẻ, tính chất gần gũi và sự am hiểu nội ngành, địa phương của các công ty trong nước mà bị tác động bởi tiềm năng sản xuất tại chỗ, hiệu quả đầu tư, sự tiếp nhận, sử dụng và truyền bá tri thức, khoa học cơng nghệ.Theo đó, thị trường sẽ khơng cịn đóng khung trong đường biên giới của từng nhóm ngành, từng địa phương hay từng quốc gia. Do vậy, các doanh nghiệp thương mại và công nghiệp sẽ phải khẩn trương xây dựng năng lực và tăng cường khả năng cạnh tranh để có thể chủ động đương đầu với đối thủ nước ngoài.

Đứng trước những thách thức to lớn đó, Việt Tinh Anh đã định ra các mục tiêu phát triển và xây dựng chiến lược hành động như sau:

 Tiếp tục theo đuổi các chiến lược chính trong chính sách phát triển với mục

tiêu trở thành các doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp đồ chơi trẻ em.

 Mở rộng mạng lưới cung cấp sản phẩm và dịch vụ ra hầu hết các tỉnh thành

trên tồn quốc.

 Nâng cao uy tín hơn nữa, phấn đấu trở thành đối tác tin cậy nhất của các

doanh nghiệp.

 Tăng cường mối quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước.

 Tăng cường phát triển nguồn nhân lực: Để thoả mãn các yêu cầu của nền

kinh tế tri thức, chất lượng của nguồn nhân lực được Việt Tinh Anh đặc biệt quan tâm. Theo đó, các cán bộ cơng nhân viên cần phải được trang bị nền tảng giáo dục đào tạo vững chắc: có các kỹ năng về nghề nghiệp và ngôn ngữ, giao tiếp tốt, có kỷ luật và thấm nhuần các giá trị luân lý. Đào tạo và nâng cao năng lực điều hành quản

lý, năng lực khoa học kỹ thuật, năng lực ngoại ngữ, kỹ năng giao tiếp với khách hàng, … cho cán bộ cơng nhân viên chính là hướng đến phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao để phục vụ tốt hơn cho khách hàng.

 Đầu tư trang thiết bị nhằm hiện đại hoá trung tâm sản xuất, lắp ráp và dịch

vụ bảo hành, nâng cao năng suất cũng như khả năng phục vụ khách hàng,

 Áp dụng hệ thống công nghệ thông tin trong quản trị doanh nghiệp như:

quản lý Tài chính, quản lý xuất nhập khẩu, quản lý Kho, quản lý Bán hàng, quản lý Sản xuất - Lắp ráp - Dịch vụ bảo hành, … trên toàn bộ hệ thống một cách khoa học và hiệu quả.

 Xây dựng mơ hình quản lý sản xuất kinh doanh theo quy chuẩn ISO.

 Xây dựng doanh nghiệp vững mạnh thơng qua các chính sách ổn định,

nâng cao chất lượng cuộc sống và gia tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên, củng cố tinh thần đoàn kết, tinh thần xây dựng, lịng nhiệt tình sáng tạo, … “đặt nhân viên lên hàng đầu để khách hàng thật sự là thượng đế” theo triết lý kinh doanh của Rosenbluth.

3.2. Một số giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị tồn kho.

Qua khoảng thời gian nghiên cứu và tìm hiểu thơng tin về Cơng ty Cổ phần Việt Tinh Anh kết hợp với những kiến thức đã học trên giảng đường, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Việt Tinh Anh như sau:

3.2.1. Giải pháp 1: Giảm lượng nguyên vật liệu tồn kho bằng các mơ hình lượngđặt hàng kinh tế cơ bản EOQ. đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ.

3.2.1.1. Cơ sở của giải pháp.

Công ty nên xác định lượng đặt hàng tối ưu cho doanh nghiệp mình trước khi bước vào một năm tài chính mới. Điều này, rất quan trọng bởi vì hiện nay lượng ngun vật liệu tồn kho cịn q nhiều, do Cơng ty chưa áp dụng mơ hình quản lý tồn kho nào nên chưa tính tốn được lượng ngun vật liệu tối ưu. Quy định đặt hàng hiện tại chỉ tính theo chỉ số vịng quay ngun vật liệu. Nếu loại nguyên vật liệu nào có chỉ số vịng quay <10.00 thì mặc nhiên Bộ phận thu mua tiến hàng gửi

đơn đặt hàng cho nhà cung cấp không quan tâm đến giá trị nguyên vật liệu đó là bao nhiêu nhiều hay ít. Điều đó, minh chứng rằng: cơng tác quản trị tồn kho cịn hạn chế, chỉ quan tâm đến chỉ tiêu cơng việc của bộ phận mình, chưa quan tâm đến tình hình tài chính do thơng tin giữa các phòng ban, phối hợp với nhau chưa thật nhịp nhàng. Vì thế, Cơng ty nên áp dụng các mơ hình tồn kho cụ thể là mơ hình EOQ sẽ giúp bộ phận thu mua có dữ liệu chính xác hơn trong công tác mua hàng tốt hơn, giảm được lượng tồn kho.

3.2.1.2. Nội dung của giải pháp.

Hầu hết tất cả loại nguyên vật liệu thực tế sử dụng đáp ứng nhu cầu sản xuất đều phải đặt hàng trước. Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu thì thời gian nhận hàng tối thiểu trong vòng 25 ngày kể từ khi nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng và ký xác nhận gửi email hay fax cho bộ phận thu mua.

Theo số liệu bảng 2.4, bộ phận thu mua căn cứ vào vòng quay hàng tồn kho để xác định thời điểm đặt hàng cho tất cả các loại nguyên vật liệu. Việc căn cứ vòng quay hàng tồn kho chỉ phù hợp với những loại nguyên vật liệu mà nhà cung cấp khơng có tồn kho, trong khi đó loại này cần có thời gian sản xuất, từ lúc bắt đầu sản xuất đến khi hồn thành phải qua nhiều cơng đoạn và thời gian để có đủ lượng hàng giao cho Công ty tối thiểu phải mất 60 ngày. Đó là chưa kể đến trong q trình sản xuất của họ phát sinh vấn đề nguyên vật liệu kém chất lượng phải làm lại.

Nguồn cung ứng nguyên vật liệu của Công ty là những nhà cung cấp lớn, có uy tín trên thị trường. Họ ln đáp ứng được lượng đặt hàng khi Công ty xác định được nhu cầu sử dụng trong vòng 35 ngày là d, cũng như xác định được thời gian đáp ứng của nguyên vật liệu của ROP là L = 35 ngày.

Trước tình hình đó, để đảm bảo đủ lượng ngun vật liệu trong quá trình sản xuất nhưng đảm bảo lượng đặt hàng tối ưu, Công ty nên xác định thời điểm đặt lại (ROP) cho từng chủng loại nguyên vật liệu mới đem lại hiệu quả trong công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu của mình. Bảng số liệu sau giải thích được hiệu quả khi Cơng ty áp dụng ROP trong chỉ tiêu đặt hàng:

Bảng 3.1. Chỉ tiêu đặt hàng

Số ngày NVL tồn kho Số lượng loại NVL

Áp dụng

Số vòng quay Áp dụng ROP Sử dụng trong 25 ngày 379 435197 435197

Sử dung trên 25 đến 60 ngày 492 554953 0 Tổng cộng 871 990150 435197 Tỷ lệ (%) 43,51 43,95 100

3.2.1.3. Nhận xét và đánh giá hiệu quả của giải pháp.

Qua số liệu bảng 3.1, ta thấy được lợi ích đạt được khi Công ty xác định đúng thời điểm đặt hàng lại như sau:

Thay vì phải đặt hàng cho 871 loại nguyên vật với số lượng lớn cho mỗi lần đặt hàng, thì Cơng ty chỉ cần đặt 379 loại cho mỗi lần đặt hàng mà thôi. Như vậy, làm giảm được số lượng tồn kho và diện tích kho dùng để dự trữ, mặt bằng kho rộng rãi, dễ di chuyển hàng hóa trong việc nhập hàng cũng như cấp phát sử dụng. Trong khi đó, Cơng ty có thể xác định được thời điểm đặt hàng chính xác là nhu cầu sử dụng trong 1 tháng cũng như thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc hàng về tới Công ty chỉ tối đa là 25 ngày. Vì thế, mỗi lần đặt hàng Cơng ty vẫn đảm bảo đáp ứng nhu cầu sản xuất trong 1 tháng mà số lượng đặt hàng chỉ chiếm 43,51% số lượng đặt hàng theo số vòng quay hàng tồn kho mà trước đây Công ty thường áp dụng làm chỉ tiêu để bộ phận thu mua đặt hàng .

Tóm lại: Chỉ tiêu xác định lượng đặt hàng lại (ROP), phù hợp với tình hình thực tế với đặc thù sản phẩm đồ chơi trẻ em. Vì vậy, việc xác định thời điểm đặt hàng lại rất quan trọng bởi vì đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất cũng như tránh tồn đọng nguyên vật liệu khơng sử dụng đến do sở thích của khách hàng thay đổi.

3.2.2. Giải pháp 2: Chuyển đổi vị trí của kho và sắp xếp lại hàng hoá trong kho.

3.2.2.1. Cơ sở của giải pháp.

- Căn cứ vào hiện trạng kho hàng của Công ty hiện nay là diện tích của kho khơng đủ lớn để chứa hàng, hàng hố thường xuyên phải để bên phân xưởng hoặc bên ngồi kho khi khơng cịn chỗ cho hàng vào. Kho hàng chịu trách nhiệm kiểm sốt chính của thủ kho, nếu hàng bên ngồi kho sẽ khơng chịu trách nhiệm của thủ kho

nữa, đây là ngun nhân chính dẫn đến việc khơng kiểm sốt được hàng, gây mất mát và khó kiểm sốt trong kho.

- Trong kho chính được chia ra 2 khu vực đó là kho linh kiện và kho thành phẩm. Tuy nhiên, linh phụ kiện lắp ráp thường xuyên để lẫn vào khu vực chứa thành phẩm rất khó kiểm sốt được số lượng. Kho thành phẩm tuy có sử dụng phương pháp phân chia theo lô nhưng cũng khơng thể sắp xếp theo thứ tự đó được bởi vì khi có một loại nào sản phẩm nào đó q nhiều, khơng cịn chỗ để thì sẽ để tràn sang lơ của loại sản phẩm khác hoặc sẽ để tràn ra lối đi.

- Hàng nhiều không thể di chuyển hết, cứ lần này qua lần khác như vậy nên việc sắp xếp trật tự hàng hoá trong kho đã khơng cịn khoa học và linh hoạt nữa. Chính vì vậy đã dẫn đến việc khó kiểm sốt số lượng, chủng loại hàng hoá tồn kho.

3.2.2.2. Nội dung của giải pháp.

- Qua q trình quan sát và phân tích, em nhận thấy rằng lượng hàng hoá và nguyên vật liệu ngày càng tăng lên do nhu cầu số lượng hàng bán ra ngày càng nhiều, chính vì vậy kho hàng hiện tại sẽ chuyển đổi vị trí với phân xưởng lắp ráp.

- Do phân xưởng lắp ráp chỉ có 2 dây chuyền lắp ráp nên chuyển sang bên kho sẽ phù hợp hơn mà lại khơng gây lãng phí khơng gian.

- Song song với việc chuyển kho sẽ thực hiện kiểm kê được lượng hàng tồn kho thực tế là bao nhiêu. Khi thực hiện chuyển kho thì cần phải chấn chỉnh lại quyền và nghĩa vụ của thủ kho, khi khơng có mặt thủ kho thì kế tốn trưởng hay bất cứ nhân viên nào của phịng kế tốn cũng khơng có thể xuất hàng ra ngồi.

3.2.2.3. Nhận xét và đánh giá hiệu quả của giải pháp.

- Chuyển đổi vị trí kho hàng sẽ giúp cho việc kiểm sốt hàng hố dễ dàng hơn, nhìn vào sơ đồ ta thấy rằng nếu kho chính chuyển sang sẽ bao quát được cả kho hàng hoá và kho bảo hành.

- Kho mới có diện tích rộng hơn nên khi hàng mới về sẽ không sợ thiếu chỗ để. Phân xưởng mới vẫn cịn rất nhiều khơng gian cho bộ phận đóng gói và sản phẩm dở dang chờ hoàn thiện.

- Một hiệu quả nữa mà giải pháp này mang lại đó là Cơng ty có thể xử lý khối lượng hàng hoá lỗi thời, linh phụ kiện hỏng. Đối với những hàng hố này Cơng ty nên bán thanh lý để đỡ tốn chi phí bảo quản và lưu kho hàng năm, mà lại

giải phóng được khơng gian, kiểm sốt hàng tồn kho dễ dàng, nắm được số lượng thực tế của từng loại hàng trong kho.

- Việc chuyển đổi vị trí kho khơng tốn quá nhiều chi phí và thời gian, lại dễ dàng thực hiện. Chỉ cần huy động nhân lực, vật lực trong Cơng ty là có thể chuyển đổi được kho trong vòng 3 ngày.

- Lượng thành phẩm tồn kho có thể đủ để xuất bán do đó việc ngừng sản xuất trong 3 ngày cuối tuần không bị ảnh hưởng nhiều.

- Kho mới không bị dột và ẩm ướt khi có mưa, thuận lợi cho việc bảo quản hàng tồn kho, do vậy tính khả thi là cao.

3.2.3. Giải pháp 2: Xây dựng quy trình xuất hàng bán và nhập hàng thừa trở lại kho.

3.2.3.1. Cơ sở của giải pháp.

- Ngay từ khi mới thành lập Cơng ty đã có quy trình xuất nhập hàng nhưng việc xuất nhập hàng chưa bài bản khiến cho việc mất hàng xảy ra thường xuyên. Hàng mất tại rất nhiều khâu như khâu đóng gói (thành phẩm dở dang), khâu nhập