+ Thủ kho kiểm tra lại phiếu xuất kho xem đã đầy đủ chữ ký chưa, nếu hợp lệ thì tiến hành kiểm tra lại hàng hố u cầu xuất có đủ số lượng hay không. Nếu các mặt hàng yêu cầu xuất cịn thì thủ kho xuất hàng, nếu hết thì phải thơng báo ngay cho Phịng Kế tốn và Phịng Kinh doanh để chờ quyết định.
+ Hàng được chuẩn bị theo đúng yêu cầu sẽ tiến hành giao cho người nhận hàng tại kho. Người nhận hàng có trách nhiệm kiểm tra lại số lượng, quy cách, chủng loại, nhãn mác, chữ ký trước khi lấy hàng đi. Hàng ra khỏi kho thì Thủ kho khơng chịu trách nhiệm gì nữa, mọi sự thiếu hụt sẽ do người nhận hàng chịu. Nếu người nhận hàng kiểm tra hàng đủ thì sẽ lấy hàng, nếu thiếu phải thông báo ngay cho Thủ kho để bổ sung thêm hàng, nếu thừa phải có trách nhiệm trả lại kho.
+ Hàng lên xe tại cổng phải qua sự kiểm sốt của bảo vệ. Bảo vệ có trách nhiệm ghi chép lại từng chuyến hàng, giám sát quá trình hàng lên xe, số lượng hàng lên thừa hay thiếu, nhân viên xếp hàng lên có cẩn thận khơng,…
+ Sau mỗi lần xuất hàng, Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để vào thẻ kho ngay, tránh để lâu khó kiểm sốt.
+ Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên:
Liên 1: Phịng Kế tốn lưu
Liên 2: Thủ kho lưu
Liên 3: Nhân viên nhận hàng (Phòng Kinh doanh) lưu
Liên 4: Lập thành bộ chứng từ lưu nội bộ
Quy trình nhập hàng bán cịn thừa về kho:
- Nguyên tắc: hàng thừa nhập kho phải được nhập tại kho theo đúng phiếu nhập kho do Phịng Kế tốn lập.
- Cách thực hiện:
+ Nhân viên bán hàng về phải làm ngay phiếu xác nhận hàng tồn và yêu cầu nhập lại kho chuyển cho Phịng Kế tốn để lập phiếu nhập kho.