2.2. Thực trạng HTTT kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty
2.2.5. Hệ thống báo cáo
Hệ thống báo cáo gồm:
+ Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng
+ Báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng + Báo cáo doanh thu bán hàng theo mặt hàng + Bảng kê hàng bán bị trả lại
+ Báo cáo giảm trừ doanh thu bán hàng
2.2.6. Quy trình hạch tốn Kế tốn doanh thu tại Cơng ty CP đầu tư và giải pháp Bình Minh
- Khi khách hàng mua hàng trực tiếp và chấp nhận việc thanh toán hoặc thanh toán ngay tiền hàng bằng cách chuyển tiền vào tài khoản của doanh nghiệp được mở tại ngân hàng, kế toán DTBH lập Phiếu xuất kho, đồng thời lập hóa đơn GTGT. Kế tốn hạch tốn:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 155/156 – Trị giá thực tế thành phẩm/hàng hóa xuất kho.
Phiếu xuất kho được lập thanh 3 liên, 1 liên lưu, 1 liên gửi đến thủ kho, 1 liên gửi chi khách hàng.
- Trường hợp khách hàng thanh toán ngay tiền hàng bằng tiền mặt, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế tốn ghi nhận doanh thu bán hàng hóa:
Nợ TK 1111 – Tiền mặt
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
- Trường hợp chấp nhận việc thanh toán nhưng chưa thanh toán, kế toán phản ánh:
Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng
Có TK 5111 - Doanh thu bán hàng hóa Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
- Khi khách hàng có yêu cầu trả lại hàng đã bán do hàng hóa khơng đảm bảo về chất lượng, khơng đúng quy cách, phẩm chất, công ty cùng với khách hàng kiểm tra và thống nhất. Nếu chấp nhận trả lại hàng hóa đã bán, dựa vào hóa đơn HBTL do phía khách hàng xuất hoặc Bảng kê HBTL do 2 bên thống nhất, kế toán phản ánh:
Nợ TK 5212 – Hàng bán trả lại Nợ Tk 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Có TK 111,112, 131 – ( Tổng giá thanh toán)
Đồng thời, kế toán trưởng gửi xuống quyết định xử lý hàng bán trả lại, nếu nhập lại kho, kế toán DTBH lập phiếu nhập kho hàng hóa bị trả lại và hạch tốn:
Nợ TK 155/156 – Hàng hóa (Theo giá thực tế hàng hóa đã xuất kho) Có TK 631 – Giá vốn hàng bán
- Nếu chấp nhận giảm giá hàng bán, kế toán ghi:
Nợ TK 5213 – Trị giá hàng giám giá chưa bao gồm thuế Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp của số hàng giảm giá
Có TK 1111, 1121, 131 – Trị giá hàng giảm giá đã bao gồm thuế
- Khi khách hàng mua với số lượng lớn công ty sẽ có chương trình chiết khấu thương mại dành cho khách hàng, kế tốn ghi đơn giá trên hóa đơn GTGT là đơn giá đã được chiết khấu hạch toán:
Nợ TK 111, 112, 131 – Tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT Có TK 5111 – Trị giá hàng đã được chiết khấu (chưa có thuế) Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Bên Nợ:
– Các khoản thuế gián thu phải nộp (GTGT) – Các khoản giảm trừ doanh thu;
– Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Bên Có:
Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế tốn.
Hình 2.3: Sơ đồ hạch tốn doanh thu bán hàng 2.2.7. Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin tại doanh nghiệp
Để tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc của những nhân viên công ty cần ứng dụng tin học. Các nhà quản trị rất cần một hệ thống thơng tin có khả năng cung cấp những thơng tin chính xác, kịp thời và phù hợp nhằm hỗ trợ họ hồn thành các cơng việc và chức năng của mình. Với tốc độ phát triển của cơng nghệ thơng tin như hiện nay, việc sử dụng các phần mềm kế toán được xem là hiển nhiên trong rất nhiều doanh nghiệp.
Hiện nay Cơng ty CP Đầu tư và giải pháp Bình Minh đang sử dụng phần mềm kế tốn Misa SME để lưu trữ và xử lý dữ liệu kế toán.
2.3. Đánh giá thực trạng cơng tác kế tốn doanh thu bán hàng tại Côngty CP Đầu tư và giải pháp Bình Minh và giải pháp khắc phục. ty CP Đầu tư và giải pháp Bình Minh và giải pháp khắc phục.
Qua quá trình tìm hiểu thực trạng hệ thống thơng tin kế toán doanh thu bán hàng tại Cơng ty CP Đầu tư và giải pháp Bình Minh, em có một số đánh giá như sau:
2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán
Ưu điểm
+ Tổ chức kế tốn của cơng ty là hợp lý, đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ quản lý về mặt tài chính – kế tốn.
+ Công ty áp dụng nghiêm chỉnh các chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành từ việc xây dựng hệ thống tài khoản đến lập chứng từ kế toán, ghi sổ sách kế toán và lập các báo cáo kế toán. Các chứng từ kế toán và sổ kế toán đúng theo quy định và hướng dẫn của Bộ tài chính, các chứng từ và sổ sách kế tốn được lưu cẩn thận, khơng bị mất mát, nhầm lẫn.
Nhược điểm
Vì phần nhiều bộ phận nên bộ máy kế toán sẽ cồng kềnh, việc tổng hợp các số liệu kế tốn ở phóng kế tốn trung tâm thường sẽ bị trễ vì phải phụ thuộc vào các đơn vị liên quan, ảnh hưởng đến việc thông tin kế tốn cho tồn doanh nghiệp.
Giải pháp khắc phục
Áp dụng phần mềm chuyên biệt để quản lý có thể giám sát và cập nhật thông tin nhanh nhất. Đưa ra các chương trình kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ sử dụng các ứng dụng tin hoc áp dụng trong các phần hành kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng.
2.3.2. Về cơ sở vật chất
Ưu điểm
Bộ phận kế tốn của Cơng ty đã được trang bị máy tính để làm việc. Mỗi kế tốn viên được sử dụng một máy tính riêng. Tồn bộ hệ thống máy tính của cơng ty cũng đều đã nối mạng internet.
Cơ sở vật chất của công ty khang trang và sạch sẽ, khu vực làm việc rộng rãi, thống đãng, có khơng gian xanh, đáp ứng được nhu cầu làm việc của nhân viên. Mỗi phịng ban đều có điều hịa văn phịng phẩm,… phục vụ cho cơng tác nghiệp vụ.
Nhược điểm:
Tuy đã được trang bị về hệ thống máy tính nhưng hầu như các máy tính đều đã cũ và sử dụng từ lâu nên hầu như tốc độ xử lý của các máy đều rất chậm.
Giải pháp khắc phục:
Phịng kế tốn cần đề xuất với ban lãnh đạo quyết định thay hệ thống máy tính mới, hoạt động tốt hơn.
2.3.3. Về con người
Ưu điểm
Hầu hết các nhân viên kế toán đều đầy đủ kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về kế tốn tài chính tùy theo từng vị trí nhiệm vụ cụ thể. Các nhân viên đều có thái độ làm việc nghiêm túc, nhiệt tình trong cơng việc.
Nhược điểm
Một số hạn chế trong việc ứng dụng các công cụ tin học trong công tác quản lý, vận hành và công tác nghiệp vụ dẫn đến chưa phát huy tối đa lợi thế về con người tại công ty.
Giải pháp khắc phục
Đưa ra các chương trình kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ sử dụng các ứng dụng tin hoc áp dụng trong các phần hành kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng.
2.3.4. Các chứng từ sử dụng
Các chứng từ liên quan đến bán hàng và xác định doanh thu được lập đúng theo quy định của chuẩn mực kế tốn và ln chuyển theo trình tự hợp lý, cơ sở lập chứng từ chặt chẽ, đảm bảo các yếu tố pháp lý như các chữ ký bắt buộc, họ tên người lập, số hiệu chứng từ, nội dung kinh tế rõ ràng. Các chứng từ được đánh số thứ tự liên tục, đầy đủ và được kiểm tra kĩ lưỡng trước khi ghi sổ, đảm bảo các yếu tố cần thiết cũng như hiệu lực của chứng từ. Việc lập các chứng từ có sự độc lập tương đối và có sự kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau. Các chứng từ luân chuyển nội bộ được thiết kế khá phù hợp và cung cấp được những thông tin cần thiết, đáp ứng yêu cầu quản lý bán hàng của Cơng ty. Sau khi ghi sổ kế tốn, các chứng từ được đưa vào lưu trữ và bảo quản cẩn thận.
2.3.5. Tài khoản sử dụng
Tại Cơng ty CP Đầu tư và giải pháp Bình Minh, các tài khoản sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định doanh thu chủ yếu là tài khoản tổng hợp nên hệ thống tài khoản khá đơn giản. Kết cấu và nội dung của các tài khoản sử dụng được thực hiện theo đúng quy định của thông tư.
=> Tài khoản sử dụng đã hợp lý, theo thơng tư mới nhất của Bộ Tài Chính ban hành.
Nhược điểm
Vì các mặt hàng kinh doanh tại Cơng ty rất nhiều nên Công ty không mở chi tiết các TK 511, TK 632. TK 156 theo từng mặt hàng để tránh sự cồng kềnh trong hệ thống tài khoản, mà kế toán mở sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết cho từng hàng hóa cho từng mặt hàng cụ thể để theo dõi doanh thu của từng mặt hàng trong một tháng. Tuy nhiên, sổ chi tiết tài khoản 632, sổ chi tiết tài khoản 511 lại không mở cho từng mặt hàng.
Tại cơng ty kế tốn chưa theo dõi được khoản chiết khấu thương mại đối với những khách hàng lâu năm hoặc KH mua sản phẩm với số lượng nhiều.
+ Tài khoản 511 mới chỉ mở đến tài khoản cấp 2: - TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa.
- TK5112: Doanh thu bán thành phẩm.
+ Công ty chưa mở sổ chi tiết 156 cho từng loại sản phẩm sẽ rất khó để theo dõi tính hình tiêu thụ của mỗi sản phẩm.
Giải pháp khắc phục
- Khi khách hàng mua sản phẩm với khối lượng lớn, thanh toán nhanh hoặc những khách hàng có tiềm năng hoặc những khách hàng đã hợp tác với Công ty trong thời gian lâu dài, kế tốn Cơng ty phải mở TK 5211 “ chiết khấu thương mại” để theo dõi:
Nợ TK 5211: chiết khấu thương mại khách hàng được hưởng (chi tiết cho khách hàng)
Nợ TK 3331: thuế GTGT phải nộp
Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại cho khách hàng sang TK 511 “doanh thu bán hàng”
Nợ TK 511 Có TK 5211
- Để quản lý chi tiết doanh thu bán hàng phát sinh trên từng tài khoản, thì cần tách Tài khoản 511 thành 3 cấp, trong đó TK 5111 sẽ được chia theo từng loại hàng hóa:
51111: Doanh thu bán hóa chất 51112: Doanh thu bán dịch vụ
- Cần mở sổ chi tiết TK 156: Để phản ánh chi tiết giá trị của từng sản phẩm chi tiết
2.3.6. Tổ chức bộ sổ kế toán
Ưu điểm
Với phần hành kế tốn doanh thu bán hàng, cơng ty sử dụng đầy đủ các loại sổ theo quy định của Bộ Tài chính, đáp ứng được yêu cầu quản lí bán hàng, từ các loại sổ chi tiết đến các sổ tổng hợp. Cách trình bày sổ dễ hiểu, được ghi chép một cách đầy đủ, rõ ràng và hợp lí. Quy trình nhập sổ kế toán bán hàng được thực hiện theo đúng chế độ kế tốn do Bộ Tài chính ban hành, đảm bảo thuận tiện trong việc đối chiếu và kiểm tra số liệu.
Nhược điểm:
Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế về tổ chức bộ sổ kế tốn mà cơng ty nên xem xét: nhập số liệu làm tăng khối lượng ghi chép chung nên ảnh hưởng đến năng suất hoạt động và hiệu quả của cơng tác kế tốn.
Giải pháp khắc phục
Địi hỏi kế tốn viên, kế tốn trưởng phải đối chiếu khớp đúng số liệu giữa chứng từ ghi sổ với chứng từ ghi sổ khác do các đồng nghiệp khác ở phần hành kế toán khác lập trước khi nhập vào sổ.
Khi và chỉ khi đã ghi số liệu vào sổ cái mới ghi ngày tháng vào chổ: “Đã ghi sổ cái ngày…” trên chứng từ ghi sổ, như vậy mới khỏi bị sai sót, ghi trùng. Nếu chứng
từ cùng loại của một nghiệp vụ nào đó trong 10 chứng từ trở lên trong ngày thì nên áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ để giảm việc ghi chép từng chứng từ vào sổ cái.
2.3.7. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Ưu điểm
Báo cáo được kết xuất nhanh.
Hệ thống báo cáo kế tốn của Cơng ty CP Đầu tư và giải pháp Bình Minh gồm có hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị. Khoản mục bán hàng được trình bày rất hợp lí trên hệ thống báo cáo tài chính.
Báo cáo kế tốn quản trị được lập bất cứ khi nào lãnh đạo yêu cầu hay có những biến động bất thường để ban lãnh đạo kịp thời đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh.
=> Hệ thống báo cáo cần được duy trì và phát huy.
Nhược điểm
Tuy kế toán đã lập được một số báo cáo kế toán quản trị nhưng vẫn chưa đáp ứng được các nhu cầu quản lý ngày càng cao của nhà quản trị. Đồng thời, báo cáo kế toán quản trị chỉ được lập vào cuối quý nên không đáp ứng được yêu cầu quản lý, điều hành công việc của các cấp lãnh đạo Công ty.
Việc ứng dụng tin học của bộ phận kế toán còn nhiều hạn chế, dẫn đến việc thực thi cơng tác kế tốn cịn trì trệ.
Giải pháp khắc phục
Cơng ty cần có chính sách tăng cường phát triển, nâng cao phần mềm kế tốn phù hợp để có thể lập được các báo cáo kế tốn quản trị đáp ứng được nhu cầu quản lí, quản trị của cơng ty tại mọi thời điểm.
Đưa các chương trình kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ sử dụng các ứng dụng tin học áp dụng trong các phần kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng.
Báo cáo kế tốn quản trị khơng những chỉ được lập theo định kỳ từng quý mà cịn phải lập được bất cứ khi nào có u cầu quản lý hay có những biến động bất thường để ban lãnh đạo kịp thời đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh.
2.3.8. Hình thức kế tốn áp dụng
Cơng ty đang áp dụng hình thức kế tốn máy với mẫu sổ, báo cáo theo hình thức nhật ký chung.
2.3.9. Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin
Ưu điểm
- Giao diện phân hệ bán hàng đơn giản, dễ nhập liệu.
Nhược điểm
Tuy nhiên phần mềm Công ty CP Đầu tư và giải pháp Bình Minh đang sử dụng là phần mềm chung cho tất cả các loại hình doanh nghiệp nên chưa tối ưu. Các báo cáo xuất ra excel sắp xếp không theo thứ tự, khiến người sử dụng phải chỉnh sửa lại báo cáo. Phần mềm có cấu hình cao, máy tính yếu chạy chậm, xử lý dữ liệu lâu.
Giải pháp khắc phục
Công ty cần một phần mềm chuyên biệt dành riêng cho công ty và đáp ứng tối đa các nhu cầu sử dụng của Giám đốc và phịng kế tốn.
Phần mềm kế tốn doanh thu bán hàng tại Cơng ty CP Đầu tư và giải pháp Bình Minh được phân tích – thiết kế trong chương sau.
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ GIẢI PHÁP BÌNH MINH 3.1. Phân tích hệ thống Doanh thu bán hàng tại Cơng ty CP Đầu tư và giải pháp Bình Minh
3.1.1. Xác định yêu cầu và mơ tả bài tốn
3.1.1.1. Xác định các u cầu cơ bản
Trên cơ sở phần hành Kế toán doanh thu bán hàng và ứng dụng Kế toán hiện tại, cần xây dựng phần mềm Kế toán doanh thu bán hàng mới khắc phục được những hạn chế của phần hành cũng như ứng dụng Kế tốn cũ của cơng ty đồng thời đặt ra yêu cầu đối với hệ thống mới phải truy cập dữ liệu nhanh, xử lí dữ liệu chính xác, giao diện thân thiện với người sử dụng.
Quản lý được các danh mục cần thiết: Tài khoản, khách hàng, hàng hóa, danh mục kho.
Quản lý được việc nhập dữ liệu vào các chứng từ, cho phép lưu vào cơ sở dữ