Chú thích:
Bắt đầu: Bộ phận liên quan (người mua) chuẩn bị tiền và các chứng từ liên
quan đến việc thanh toán.
(1): Bộ phận kế toán thanh toán nhận các chứng từ thanh tốn, bộ phận kế tốn bán hàng viết hóa đơn GTGT (hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) - 3 liên.
(2): Giám đốc ký duyệt hóa đơn.
(3): Kế tốn bán hàng nhận hóa đơn đã ký duyệt, đưa người mua ký (người mua giữ liên 2; liên 1 lưu tại cuống để ở bộ phận bán hàng; liên 3 dùng hạch toán nội bộ, kẹp cùng phiếu thu nếu người mua thanh toán ngay bằng tiền mặt).
(4): Kế toán bán hàng, thanh tốn ghi sổ kế tốn bán hàng. (5): Chuyển hóa đơn cho bộ phận kế toán thuế (GTGT) (6): Bộ phận kế tốn thuế ghi sổ chi tiết thuế GTGT. (7): Chuyển hóa đơn đến các bộ phận kế toán liên quan. (8): Ghi sổ kế tốn liên quan.
(9): Lưu hóa đơn ở bộ phận kế tốn bán hàng.
Kết thúc.
1.2.7. Các hình thức kế tốn và hệ thống sổ kế tốn
Với mỗi hình thức kế tốn doanh nghiệp sử dụng, sẽ có hệ thống sổ kế tốn khác nhau.
Từ ngày 01/01/2015 trở đi, Thơng tư 200/2014/TT-BTC về chế độ kế tốn doanh nghiệp sẽ được áp dụng thay thể Quyết định 15. Các doanh nghiệp không bắt buộc phải áp dụng mẫu sổ kế toán như trước mà được tự thiết kế, xây dựng riêng phu hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động của mình. Doanh nghiệp nào khơng tự xây dựng được thì vận dụng mẫu sổ theo QĐ 15, khơng bắt buộc áp dụng 4 hình thức Nhật ký chung, Nhật ký sổ cái, Nhật ký chứng từ và Chứng từ ghi sổ. Theo đó: có một số TK bỏ đi, một số thêm vào việc trình bày một số chỉ tiêu trên BCTC thay đổi; việc hạch tốn vào một số TK sẽ khác với việc trình bày trên BCTC,….
1.2.7.1. Hình thức kế tốn Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.