2.3 .Tổ chức cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty Hải Quõn
2.3.1. Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty Hải Quõn
2.3.1.1. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Cụng ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu và đầu tư Thương mại Hải Quõn lựa chọn hỡnh thức tổ chức bộ mỏy kế toỏn tập trung nhằm tổng hợp tất cả chứng từ về phũng kế toỏn duy nhất trong doanh nghiệp. Ở cỏc bộ phận khỏc sẽ khụng tổ chức bộ mỏy kế toỏn riờng mà chỉ bố trớ cỏc nhõn viờn làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra cụng tỏc kế toỏn ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chộp sổ, hạch toỏn nghiệp vụ phục vụ cho
nhu cầu quản lớ sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đú, lập bỏo cỏo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cựng bỏo cỏo về phũng kế toỏn doanh nghiệp để xử lớ và tiến hành cụng tỏc kế toỏn.
Cụng ty Hải Quõn là doanh nghiệp vừa và nhỏ, số lượng cụng nhõn viờn khụng đỏng kể và cỏc nghiệp vụ phỏt sinh khụng nằm trong quy mụ lớn nờn việc lựa chọn hỡnh thức tổ chức bộ mỏy kế toỏn tập trung được xem là tối ưu và thớch hợp. Hỡnh thức tổ chức này tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng cỏc phương tiện kĩ thuật tớnh toỏn hiện đại, bộ mỏy kế toỏn ớt nhõn viờn nhưng đảm bảo tối đa việc cung cấp thụng tin kế toỏn kịp thời cho việc quản lớ và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Bờn cạnh đú, hỡnh thức tổ chức cụng tỏc kế toỏn tập trung vẫn cũn tồn tại nhiều nhược điểm khiến chớnh doanh nghiệp gặp nhiều khú khăn, vớ như sự hạn chế giỏm sỏt tại chỗ của kế toỏn đối với mọi hoạt động của cụng ty hay sự lưu thụng kịp thời về thụng tin nhằm phục vụ cho Giỏm đốc hay cỏc quản lớ ở từng bộ phận, đơn vị phụ thuộc.
Tuy nhiờn, vỡ là doanh nghiệp vừa và nhỏ nờn đõy là sự lựa chọn tối ưu cho cụng ty trong cụng tỏc kế toỏn, song song với việc phỏt huy những ưu điểm mang lại thỡ bản thõn cụng ty Hải Quõn luụn khụng ngừng cố gắng và hoàn thiện bộ mỏy kế toỏn của mỡnh, kịp thời thụng tin trong mọi trường hợp một cỏch chuyờn nghiệp và đầy đủ nhất.
2.3.1.2. Cơ cấu bộ mỏy kế toỏn.
Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn.
*Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toỏn: Kế toỏn trưởng Kế toỏn nguyờn vật liệu Kế toỏn tổng hợp chi phớ tớnh giỏ thành Kế toỏn tài sản cố định Kế toỏn tiờu thụ hàng húa Kế toỏn tiền lương Kế toỏn quỹ, tiền mặt, tiền gửi, tiền vay Thủ quỹ
- Kế toỏn trưởng:
+ Tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ cụng tỏc kế toỏn thống kờ, thụng tin kinh tế và hạch toỏn kinh tế tại cụng ty.
+ Là người trực tiếp quản lớ, chỉ đạo, tổ chức, phổ biến hướng dẫn thi hành kịp thời cỏc chế độ tài chớnh kế toỏn do Nhà nước ban hành cho toàn bộ bộ mỏy kế toỏn trong doanh nghiệp.
+ Phõn cụng nhiệm vụ cụ thể trong phũng kế toỏn và điều chỉnh khi cần thiết. + Bỏo cỏo và tham mưu cho Ban Giỏm đốc cỏc vấn đề quan trọng liờn quan đến kế toỏn tài chớnh của doanh nghiệp.
+ Giỏm sỏt và đỏnh giỏ cụng việc của cỏc kế toỏn viờn.
+ Kiểm tra, kớ duyệt cỏc chứng từ kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh. + Cỏc nhiệm vụ khỏc do ban lónh đạo cụng ty giao cho.
-Kế toỏn quỹ, tiền mặt, tiền gửi, tiền vay.
+ Kiểm tra tớnh hợp lớ, hợp lệ của cỏc chứng từ thanh toỏn. Lập định khoản cỏc chứng từ thu chi tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng, trỡnh kớ cỏc chứng từ thanh toỏn. Phối hợp với thủ quỹ đến ngõn hàng để thực hiện cỏc thủ tục rỳt tiền, chi tiền, nộp tiền theo cỏc chứng từ đó được lónh đạo phờ duyệt.
+ Cuối thỏng đối chiếu, kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng. - Kế toỏn nguyờn vật liệu:
+ Theo dừi, hạch toỏn nhập – xuất – tồn nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ, tớnh toỏn, phẩn bổ nguyờn vật liệu, lập bảng phõn bố nguyờn vật liệu.
+ Đối chiếu tồn kho nguyờn vật liệu trờn sổ sỏch kế toỏn với tồn kho trờn thẻ kho của thủ kho.
+ Đề xuất xử lớ cỏc nguyờn vật liệu thừa thiếu trong quỏ trỡnh kiểm kờ, vật tư hàng húa lõu ngày khụng cú nhu cầu sử dụng hoặc tiờu thụ, kộm chất lượng.
- Kế toỏn tập hợp tớnh giỏ thành.
Tập hợp cỏc chi phớ cú liờn quan đến quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm để tớnh giỏ thành sản phẩm.
- Kế toỏn tài sản cố định.
+ Kiểm tra tớnh hợp lớ, hợp lệ, hợp phỏp của chứng từ, kiểm tra trỡnh tự thủ tục mua sắm, đầu tư TSCĐ trong phạm vi doanh nghiệp.
+ Lập biờn bản bàn giao TSCĐ cho bộ phận sử dụng.
+Tớnh và trớch khấu hao TSCĐ và giỏ thành sản phẩm theo quy định.
+Cuối năm tham gia kiểm kờ, kiến nghị xử lớ cỏc trường hợp thừa, thiếu thực tế so với sổ sỏch, đỏnh giỏ cụng suất sử dụng, tỡnh trạng sử dụng, hiện trạng tài sản, phõn loại tài sản theo bộ phận và nguồn vốn.
+Đề xuất thanh lớ TSCĐ bị hư hỏng và cú kế hoạch xử lớ. + Lưu trữ hồ sơ TSCĐ theo đỳng quy định.
- Kế toỏn tiờu thụ hàng húa.
+ Theo dừi cụng nợ và thanh toỏn cụng nợ của cỏc cửa hàng đại lớ.
+ Hạch toỏn tiờu thụ hàng trong nước và xuất nhập của cỏc kho thành phẩm hàng húa.
+Lập bỏo cỏo chi tiết về tỡnh hỡnh tiờu thụ hàng húa cũng như đề xuất kế hoạch tăng khả năng tiờu thụ trong tương lai.
+ Kế toỏn tền lương.
+ Cú nhiệm vụ quản lớ chương trỡnh tiết kiệm toàn cụng ty.
+Thực hiện hạch toỏn chi tiết, tổng hợp tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương cho cỏc cỏn bộ cụng nhõn viờn trong doanh nghiệp.
- Thủ quỹ.
+ Là người chịu trỏch nhiệm quản lớ tiền mặt, thu chi tiền mặt và sổ quỹ tiền mặt. + Phối hợp cựng kế toỏn đối chiếu kiểm kờ quỹ cuối ngày, cuối thỏng hoặc đột xuất theo yờu cầu của lónh đạo.
Tuy cú sự phõn chia giữa cỏc phần hành kế toỏn, mỗi nhõn viờn trong phũng kế toỏn cú một cụng việc nhất định nhưng giữa cỏc bộ phận này luụn cú sự kết hợp với nhau. Việc hạch toỏn trung thực, chớnh xỏc cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh và kết quả ở khõu này sẽ là nguyờn nhõn, là tiền đề cho khõu tiếp theo, đảm bảo cho toàn bộ hệ thống kế toỏn động cú hiệu quả nhất.