PHẦN MỞ ĐẦU : TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
2.3.2 Quy trình nhận hàng NK bằng đường biển của công ty
Sau khi ra quyết định tiến hành nhập khẩu hàng hóa cơng ty cần phải xây dựng một quy trình thực hiện có kế hoạch và hiệu quả. Sau đây là quy trình gồm 6 bước:
Bước 1: Chuẩn bị các chứng từ.
Công ty sẽ nhận các chứng từ như Hợp đồng, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)... từ ngân hàng của mình (Ngân hàng bên bán sẽ gửi các chứng từ này cho Ngân hàng của công ty trước khi hàng về một thời gian). Công ty sẽ kiểm tra và thông báo điều chỉnh nếu phát hiện lỗi của chứng từ (không khớp với hàng hóa, sai ngày...).
Bước 2: Thuê phương tiện vận tải
Do thường ký hợp đồng với đối tác theo điều kiện CIF (Incoterm 2010), nên công ty sẽ không phải chịu trách nhiệm thuê tàu, mà chỉ cần thuê đơn vị Logistic chuyển hàng từ cảng về với kho của mình, hoặc chuyển trực tiếp cho đối tác mua hàng.
Khi hàng đã gần về đến cảng, công ty sẽ ký hợp đồng với doanh nghiệp Logistic và gửi Booking Confirmation cho hãng vận chuyển đường bộ để đưa xe ra cảng rồi phối hợp với nhân viên của công ty để nhận hàng và vận chuyển đến điểm đích.
Các hoạt động liên quan đến bốc dỡ, kẹp chì, vận chuyển sẽ do phía đối tác Logistic thực hiện, phía nhân viên của cơng ty sẽ chủ yếu làm nhiệm vụ giám sát, giải quyết các vấn đề phát sinh và hỗ trợ khi cần thiết.
Bước 3 : Làm thủ tục Hải quan và nhận hàng
Khi nhận được giấy báo tàu, nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu tiến hành
làm các thủ tục nhận hàng, quy trình và thủ tục như sau:
Nhân viên bộ phận XNK khai báo hải quan trên phần mềm khai báo hải quan điện tử Ecus vnaccs. Khai báo các thông tin liên quan đến lô hàng bao gồm: tên hàng, mã số ( HS code), số lượng, đơn giá, mã địa điểm lưu kho, địa điểm dỡ
hàng,...và các thơng tin cần thiết khác có liên quan đến lơ hàng nhập khẩu. Sau khi khai báo chính thức tờ khai hải quan, sẽ có 3 trường hợp xảy ra:
Trường hợp 1: luồng xanh
- Doanh nghiệp sau khi nộp thuế xong, tờ khai sẽ được thông quan tự động trên hệ thống, in tờ khai đã thông quan và đi nhận hàng.
Trường hợp 2: luồng vàng
-Doanh nghiệp tiến hành nộp thuế
-Cơng ty phải xuất trình bộ hồ sơ cho cơ quan hải quan kiểm tra sau đó mới đi nhận hàng
Trường hợp 3: luồng đỏ
- Doanh nghiệp tiến hành nộp thuế
- Cơng ty cần xuất trình cả bộ hồ sơ và hàng hóa thực tế để hải quan kiểm tra - Sau khi nhận hàng tại cảng, doanh nghiệp đưa hàng và đi kèm biên bản bàn giao hàng hóa về tại chi cục hải quan để tiến hành kiểm tra hàng hóa. Sau khi cán bộ hải quan kiểm tra hàng hóa và xác nhận hàng hóa khai báo phù hợp với tờ khai thì sẽ được thơng quan.
Bước 4: Nhận và kiểm tra hàng hóa
Nhân viên giao nhận sẽ chịu trách nhiệm làm các thủ tục giao nhận hàng hóa và nhận hàng hóa tại cảng Hải Phịng, bộ chứng từ nhận hàng bao gồm: vận đơn đường biển ( hoặc bảo lãnh của ngân hàng), giấy báo tàu đến, tờ khai hải quan/ mã vạch đi kèm, giấy giới thiệu của cơng ty, phiếu đóng gói hàng hóa, danh sách chi tiết để lấy lệnh giao hàng và nộp lệ phí lưu kho.
Về việc nhân viên giao nhận kiểm tra tính chính xác, an tồn của hàng hóa: Dựa trên các chứng từ và việc kiểm tra thực tế khi nhận hàng từ hãng tàu, nếu có bất kì sai sót, hàng hóa hư hỏng, đổ vỡ, biến chất, sai lệch với thơng tin chứng từ thì người giao nhận đều phải lập thành biên bản để giải quyết kịp thời trách nhiệm của người xuất khẩu, người chuyên chở, làm đơn khiếu nại, yêu cầu đòi bồi thường.
Bước 5: Thanh tốn
Cơng ty chủ yếu sử dụng phương thức thanh toán L/C trả ngay. Sau khi ngân hàng bên xuất khẩu gửi bộ chứng từ đến ngân hàng bên công ty, ngân hàng sẽ đối chiếu và giao chứng từ cho doanh nghiệp. Tiếp theo ngân hàng bên cơng ty sẽ trích tiền
từ tài khoản đã được chỉ định để thanh toán cho ngân hàng bên xuất khẩu theo quy định của L/C khi nhận được bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều khoản của L/C.
Bước 6: Giải quyết khiếu nại và tranh chấp
Nếu xảy ra trường hợp bị khiếu nại, cơng ty thường đặt vấn đề hồ giải lên hàng đầu, thương lượng để đi đến kết quả tốt đẹp cho cả hai bên nhằm tạo dựng quan hệ làm ăn lâu dài, củng cố uy tín của doanh nghiệp với bạn hàng. Khi không giải quyết bằng thương lượng, hồ giải thì cơng ty sẽ nhờ đến sự can thiệp của Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam.