Căn cứ vào kích cỡ hợp đồng hàng hóa cơng ty tiến hành ch̉n bị chủng loại, số lượng container sao cho phù hợp với số lượng hàng hóa cần vận chuyển. Một khó khăn trong việc chuẩn bị, huy động container để chứa hàng là ảnh hưởng của một số yếu tố như vào thời điểm mùa vụ của hoạt động xuất khẩu lên cao diễn ra sôi nổi tầm từ tháng 6 đến tháng 8 và các tháng cuối năm dễ gây chậm trễ trong q trình giao hàng.
Ngồi ra tùy từng u cầu của khách về khối lượng vận chuyển, thời gian vận chuyển, cảng đến... mà công ty sẽ lựa chọn thuê hãng vận tải với thời gian và hành trình cảng ghé qua sao cho phù hợp nhất với nhu cầu vận chuyển của khách hàng. Thông thường:
- Nếu là hàng nguyên container (FCL) công ty sẽ hợp tác với các hãng tàu như: MOL, WANHAI, SITC, YANGMING, NYK...
- Nếu là hàng lẻ (LCL) công ty sẽ hợp tác với các hãng tàu như: VINATRANS, TMC, WEIXIN, Biển Đông...
Mức cước phí mà cơng ty đưa ra là mức cước phí cố định bằng container thơng thường, cịn đối với hàng hóa quý hiếm và nguy hiểm (hàng dễ vỡ, hàng lỏng, dễ cháy, hàng lạnh...) thì tùy từng loại mà sẽ có mức cước phí cụ thể. Ví dụ như sau:
Bảng 3.4 Bảng giá cước vận chuyển đường biển bằng container một số chuyến tiêu biểu
Loại hình Tuyến vận tải Đơn giá (USD) Container
20’DC
Container 40’DC
Xuất khẩu Hải Phòng - Nhật Bản 660 1120
Nhật Bản - Hải Phòng 870 1250
Nhập khẩu Hải Phòng - Singapore 420 750
(Nguồn: Phịng kinh doanh- Cơng ty KMG)
3.4.3 Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết và làm thủ tục hải quan
Giai đoạn chuẩn bị các loại giấy tờ hải quan được công ty thực hiện trước khi hàng được vận chuyển tới cảng. Hồ sơ hải quan bao gồm:
- Tờ khai hải quan đường biển: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu)
- Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản chính - Hóa đơn thương mại (invoice): 1 bản chính - Phiếu đóng gói (packing list): 1 bản chính
- Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu - Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản
Dựa trên những chứng từ khách hàng cung cấp và những thơng tin về hàng hóa cơng ty thu thập được từ hồ sơ hải quan, nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS-KD để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa (luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ).
Sau đó nhân viên giao nhận mang tờ khai ra làm thủ tục hải quan tại cảng. Chia thành 2 trường hợp:
- Trường hợp 1: Hàng hóa xuất khẩu miễn kiểm (luồng xanh) bao gồm các bước làm thủ tục hải quan như sau:
Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu Trả tờ khai
Thanh lý hải quan bãi Vào sổ tàu hàng xuất
- Trường hợp 2: Hàng hóa xuất khẩu kiểm hóa (luồng đỏ) bao gồm các bước làm thủ tục hải quan như sau:
Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu Kiểm hóa hàng xuất
Trả tờ khai
Thanh lý hải quan bãi Vào sổ tàu hàng xuất
Kết thúc q trình làm thủ tục thơng quan cho lơ hàng xuất khẩu tại cảng hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.