- Sau khi giao hàng xong cho tàu, công ty cần kiểm tra các thơng tin về hành trình của tàu do hãng tàu cung cấp để thông báo cho khách hàng và công ty nhận hàng. Công ty cũng nên báo thơng tin cho đại lý nước ngồi tại cảng đích để đại lý chuẩn bị. Song song với việc đó cơng ty có thể tổng hợp chi phí cho bên cung cấp và với khách hàng. Khi hồn thành cơng việc có thể thanh tốn cho các bên. Phía khách hàng nên có các biện pháp để lấy được các khoản tiền đó ngay hoặc gia hạn trong thời gian ngắn nhất có thể. Nếu có các khiếu nại cơng ty cũng cần có kế hoạch để khắc phục như xác nhận thông tin qua hãng tàu, đại lý, thông tin cho khách hàng, bảo hiểm và xây dựng các phương án khắc phục nếu đó là do lỗi của công ty. Vấn đề này rất cần sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty. Trong bước này, nhân viên công ty đã thực hiện tương đối tốt do đó cần phát huy tích cực. Nhân viên cơng ty phải giữ các chứng từ cần thiết và các hóa đơn về bốc hàng, chi phí lưu kho, thuê container... để thanh tốn cho các bên có liên quan. Việc làm mất một giấy tờ nào đó có thể gây khó khăn tới việc thanh tốn, khơng chỉ về thanh toán cho nhân viên bốc hàng tại cảng mà còn cả việc khách hàng thanh tốn cho cơng ty. Vì vậy địi hỏi tính cẩn thận và kỹ lưỡng của nhân viên khi tiến hành giao nhận để đảm bảo lợi ích của cơng ty.
- Kết thúc mỗi đơn hàng công ty nên tổng kết để so sánh với các tiêu chuẩn như thời gian thực hiện, chi phí , độ chính xác của mỗi khâu trong quy trình giao hàng để có các biện pháp khắc phục trong các đơn hàng sắp tới.
4.2.6 Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát quy trình giao hàng xuất khẩu
Cơng tác giám sát và điều hành quy trình giao hàng cần phải được thực hiện tốt để đảm bảo cho quy trình được thực hiện đúng ngay từ những khâu, những cơng việc đầu tiên. Cơng ty nên có một người đứng ra chun làm cơng tác giám sát và điều hành mọi hoạt động trong quy trình, đảm bảo cho sự hoạt động thông suốt. Nếu làm
tốt cơng tác này, quy trình giao hàng xuất khẩu đảm bảo được hạn chế tốt nhất những sai phạm có thể gặp phải. Do vậy Ban lãnh đạo tồn cơng ty, các bộ phận trực thuộc cần phải hết sức chú ý trong quá trình kiểm tra, giám sát mọi hoạt động trong doanh nghiệp đặc biệt là giám sát quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container vận tải biển để cơng ty ngày càng tạo uy tín với các đối tác trong và ngồi nước.