4.1 Định hướng phát triển quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng containervận tải biển của công ty vận tải biển của công ty
Trong những năm gần đây cùng với sự gia tăng của hoạt động xuất nhập khẩu, hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng container vận tải biển của cơng ty đã có những bước phát triển về hàng hóa vận chuyển và kỹ thuật nghiệp chun mơn.
Cơng ty đang cố gắng trang bị những cơ sở vật chất kỹ thuật cần thiết và mở rộng các loại hình giao nhận hơn nữa, chun mơn hóa trong lĩnh vực giao nhận hàng bằng container vận tải đường biển, vươn xa ra thị trường nước ngồi. Cụ thể:
- Cơng ty hoàn thiện một khối liên kết vững chắc khâu trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container vận tải biển từ khâu đầu tiên tới khâu cuối cùng, củng cố năng lực của công ty vững mạnh về tổ chức, giỏi về nghiệp vụ đồng thời từng bước trở thành người gom hàng cho những khách hàng chuyên vận chuyển hàng lẻ, giảm bớt chi phí cho người mơi giới và các đại lý làm dịch vụ gom hàng.
- Phát triển mạnh hệ thống marketing để từ đó có thể thu thập thơng tin khu vực và trên thế giới, tìm hiểu xu hướng phát triển của thị trường vận tải container đường biển quốc tế. Từ đó tìm ra sách lược và chiến lược phát triển hệ thống khai thác container và dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng container của cơng ty đạt hiệu quả cao nhất. Bên cạnh đó bộ phận marketing cũng như phịng kinh doanh phải áp dụng công nghệ marketing trong chiến lược phát triển của mình, đặc biệt là chiến lược về giá.
- Xác định nhân tố nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng quyết định mọi thắng lợi của công ty nên cần chú trọng sắp xếp và đào tạo nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ. - Tăng cường mở rộng quan hệ với các đối tác có kinh nghiệm và uy tín trên thị trường, các đại lý của các nước trong khu vực và trên thế giới.
- Đầu tư trang thiết bị, công nghệ và phương tiện, nâng cao mở rộng diện tích kho bãi, từng bước tạo nền tảng cho hoạt động khai thác tuyến container vận tải đường biển quốc tế.
4.2 Các đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằngcontainer vận tải biển của công ty container vận tải biển của công ty
4.2.1 Hoàn thiện bước nhận yêu cầu của khách hàng
- Công ty cần kiểm tra kỹ chất lượng, số lượng hàng hóa khi nhận hàng có phù hợp với các chứng từ, các điều khoản của hợp đồng hay không để bảo vệ quyền lợi cho cơng ty, tránh những sai sót và kiện cáo của các bên liên quan về sau. Nhân viên cũng cần chú ý đến tình trạng ngun vẹn của hàng hóa, có bị vỡ bẹp, bao gói có vấn đề gì khơng. Những trường hợp khơng đúng quy cách thì nhân viên giao nhận nên ghi chú về tình trạng hàng hóa để hai bên cùng chứng nhận. Quá trình kiểm hàng cần kiểm tra một số mẫu tiêu biểu để đảm bảo trọng lượng và khối lượng hàng hóa khơng có sai lệch ngồi phạm vi cho phép. Trước khi hàng được gom vào container thì việc kiểm hàng trước khi lưu kho để bảo quản cần hết sức chú ý, nhất là đối với hàng hóa dễ hỏng, dễ bị tác động của mơi trường bên ngồi như tính hút ẩm cao, dễ oxy hóa,… để có những giải pháp bảo vệ kịp thời.
- Tiến hành kiểm nghiệm hàng hóa ở đâu, khi nào là việc cần lưu ý, bởi chỉ có một sai sót nhỏ về thời gian và địa điểm diễn ra công tác kiểm nghiệm cũng làm chậm lại q trình nhận hàng. Cơng ty cũng phải chủ động mời các cán bộ của cơ quan kiểm nghiệm đến kiểm tra hàng sao cho đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên. Cần cử thêm cán bộ chuyên trách trong công ty hỗ trợ và giám sát việc kiểm tra hàng để tránh những đổ vỡ, hư hỏng không đáng có ngay tại thời điểm giao nhận và kiểm hàng.
4.2.2 Hoàn thiện bước chuẩn bị container, lựa chọn hãng tàu vận chủn
- Trước khi đóng hàng vào container thì phải kiểm tra một cách cẩn thận về các tiêu chuẩn chất lượng, khả năng sử dụng, sau đó tiến hành vệ sinh sạch sẽ container để tránh trường hợp container bẩn làm ảnh hưởng đến hàng hóa, có thể dẫn tới ẩm mốc...
- Lựa chọn những hãng tàu uy tín, đã tạo dựng được mối quan hệ làm ăn lâu năm để công ty có được một mức giá cước ưu đãi thu hút khách hàng. Bên cạnh đó cơng ty phải phân định rõ trách nhiệm rõ ràng giữa công ty và chủ tàu chuyên chở để khi xảy ra vấn đề gì thì sẽ có cơ sở để giải quyết và cũng để có kế hoạch thực hiện quản lý, giám sát một cách hợp lý tránh xảy ra rủi ro, hư hỏng và mất mát hàng hóa.
4.2.3 Hoàn thiện bước làm thủ tục hải quan
- Khi tiến hành tra và áp danh mục thuế để khai nộp thuế hải quan, nhân viên công ty cần nâng cao tính cẩn thận, kiểm tra kỹ, tránh áp thuế sai, gây phiền hà khi làm thủ tục.
- Nhân viên công ty phải thường xuyên theo dõi cập nhật những văn bản hướng dẫn việc thực hiện áp dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa xuất khẩu của Nhà nước, danh mục, biểu thuế riêng của Hải quan cho các mặt hàng xuất khẩu.
- Trong trường hợp gặp khó khăn từ phía các cán bộ hải quan thiếu sự năng động khi tiếp nhận bộ chứng từ và lô hàng xuất khẩu, nhất là những lơ hàng khó xác định mã thuế. Khi đó KMG cần đến những nhân viên thực sự năng động, giỏi chuyên môn, phản ứng nhanh với các tình huống, có như vậy mới tạo dựng được mối quan hệ tốt, dành được sự tin tưởng của cán bộ hải quan, giúp cho công việc giao nhận được thực hiện trôi chảy.
- Chủ động liên lạc và phối hợp với các cán bộ kiểm hóa thực hiện tốt các bước kiểm tra để đảm bảo hàng hóa được giao cho người nhận đúng thời gian hoặc giải phóng hàng kịp thời ra khỏi bãi cảng.
- Phân cơng cán bộ phụ trách có kinh nghiệm, nắm vững được các mặt hàng xuất khẩu và có sự chuẩn bị tốt cho các phương án giải trình trong trường hợp bị hải quan chất vấn.
4.2.4 Hoàn thiện bước tổ chức giao hàng cho tàu
- Nhân viên công ty cần theo dõi giờ tàu đến cảng, theo dõi diễn biến, hành trình của tàu để có thơng tin sớm nhất kịp thời có những ứng phó khi cần thiết.
- Hàng được đưa tới cảng thì cơng ty phải cử người chuyên trách của công ty thực hiện giao hàng cho cảng và tàu. Nên cử người phụ trách hợp đồng giao hàng xuất khẩu để họ chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra, theo dõi, đơn đốc các bước trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container biển được thuận lợi, kịp tiến độ. Mọi việc cần được thông báo cho cơng ty để có biện pháp bố trí kịp thời. Nhưng để khơng mất thời gian trước đó cơng ty phải ln liên lạc với cảng về hãng tàu để báo trước về thời gian và được hướng dẫn của cảng và hãng tàu. Trong các trường hợp tàu chậm trễ thường hãng tàu sẽ báo trước cho công ty để công ty thông báo với
khách hàng và có các điều chỉnh phù hợp. Trong q trình giao hàng lên tàu nhân viên cơng ty phải giám sát chặt chẽ về hàng hóa và cơng tác bốc xếp của cảng. - Tạo dựng mối quan hệ tốt với cảng vụ để khắc phục tình trạng chậm trễ trong việc bố trí phương tiện và nhân lực giao hàng với tàu, trong trường hợp gấp rút, có thể áp dụng mức thưởng phạt bốc dỡ cao để đẩy nhanh tiến độ giao hàng với tàu tại cảng.