(Nguồn: Công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà)
Đại hội đồng cổ đôngĐại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị Ban Giám đốc Ban Giám đốc Phân xưởng Phân xưởng P. Xuất nhập khẩuP. Xuất nhập khẩu P. Tổ chức hành chính P. Tổ chức hành chính P. Kinh doanh P. Kinh doanh P. Tài chính kế tốnP. Tài chính kế tốn P. Kiểm sốt chất lượngP. Kiểm sốt chất lượng Chi nhánh 1 Chi nhánh 1 P. Marketin g P. Marketin g Chi nhánh 2 Chi nhánh 2 Chi nhánh 3 Chi nhánh 3
Bảng 2.1. Bộ máy hoạt động của công ty
STT CHỨC VỤ TRÁCH NHIỆM
1 Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đơng có trách nhiệm thảo luận và phê chuẩn những chính sách dài hạn và ngắn hạn về phát triển của công ty, quyết định về cơ cấu vốn, bầu cử ra bộ máy quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
2 Hội đồng quản trị bao gồm 06 thành viên, có tồn quyền nhân danh cơng ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của cơng ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông mà không được ủy quyền. Hội đồng quản trị có nhiệm vụ quyết định chiến luợc phát triển Công ty; xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh; xây dựng cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý công ty; đưa các biện pháp, các quyết định nhằm đạt được mục tiêu do Đại hội đồng cổ đơng đề ra.
3 Ban kiểm sốt Nhiệm vụ giúp Đại hội đồng cổ đông giám sát, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty một cách khách quan nhằm đảm bảo lợi ích cho cổ đơng.
4 Ban giám đốc Bao gồm 7 thành viên thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm và nằm dưới sự lãnh đạo của Hội đồng quản trị.
5 Phòng xuất nhập khẩu
Thực hiện nghiệp vụ xuất, nhập khẩu các sản phẩm của cơng ty
6 Phịng tổ chức hành chính
Tổ chức sắp xếp bộ máy, cải tiến tổ chức, quản lý hoạt động , thực hiện các chế độ chính sách Nhà nước, các cơng việc thuộc hành chính,....
7 Phịng tài chính- kế tốn
Tham mưu cho Giám đốc, tổ chức triển khai toàn bộ cơng tác tài chính, hạch tốn kinh tế theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty, đồng thời quản lý vốn, vật tư, hàng hóa tiền mặt và sử dụng có hiệu quả khơng để thất thốt vốn, hàng hóa, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả và đảm bảo tính kịp thời, chính xác, trung thực các nghiệp vụ phát sinh trong tồn cơng ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, cơ quan cấp trên về pháp luật, và chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ tài chính kế tốn của cơng ty.
8 Phịng kiểm sốt chất lượng
Có nhiệm vụ kiểm tra tất cả các nguyên vật liệu nhập vào công ty, kiểm tra việc các công việc kiểm tra hàm lượng, các hóa chất đưa vào pha chế thuốc, kiểm tra chất lượng sản phẩm hồn thành về bao bì, mẫu mã theo qui định của Bộ Y tế và viện kiểm nghiệm trước khi nhập kho và đem vào tiêu thụ. 9 Phòng kinh doanh Xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, nguyên liệu,
phụ liệu trình giám đốc ký duyệt
10 Phịng marketing Nghiên cứu tiếp thị và thơng tin, tìm hiểu sự thật ngầm hiểu của khách hàng.
11 Phân xưởng Nhiệm vụ chịu trách nhiệm về việc sản xuất các sản phẩm đã lập kế hoạch và thống nhất.
12 Chi nhánh
2.1.3. Khái quát kết quả kinh doanh của cơng ty
Nói về những bước phát triển của mình, nếu như trước năm 2013, cơng ty cổ phần dược phẩm Nam Hà bước đi chậm mà chắc thì từ những năm 2014 đến năm 2016, công ty đã chứng minh được những bước tiến ổn định nhưng mạnh mẽ, đón đầu các cải tiến và sẵn sàng cho mọi thách thức.
Theo đó, cơng ty tiếp tục đẩy mạnh cơng nghệ sản xuất thuốc đạt chuẩn GMP; ứng dụng các tiến bộ kỹ thuật, công nghệ thông tin vào sản xuất, kinh doanh; nâng cao năng suất lao động bằng tự động hoá; xây dựng hệ thống phân phối, bán hàng chuyên nghiệp… Điều này cũng hoàn toàn dễ hiểu, bởi nhu cầu về các vấn đề sức khoẻ của người dân ngày càng cao (giá trị tiêu thụ thuốc của Việt Nam năm 2016 duy trì tốc độ tăng trưởng khoảng 10,2%) trong khi mức độ cạnh tranh với các doanh nghiệp ngoại ngày càng khốc liệt (giá trị sản xuất trong nước chỉ chiếm chưa đến 45% tổng giá trị sử dụng thuốc). Trong 3 năm qua tốc độ tăng trưởng của công ty luôn vượt dự kiến càng thể hiện được những bước chuyển mình hiệu quả của cơng ty trong bối cảnh thị trường chịu nhiều biến động.
Bảng 2.2. Báo cáo kết quả họat động kinh doanh của Công ty cổ phần Dược phẩm Nam Hà trong 3 năm 2014 – 2016. ( xem phụ lục 9)
Đơn vị: VNĐ
6(Nguồn: BCTC của công ty giai đoạn 2014 – 2016)
Qua báo cáo kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2014 – 2016, ta thấy:
Về doanh thu:
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Chỉ tiêu này trong giai đoạn từ năm 2014 – 2016 có xu hướng tăng ( năm 2014 – 2015 tăng 2,14%, năm 2015 – 2016 tăng 0,85%). Cuối năm 2013, tình hình kinh doanh của cơng ty cũng như phản ứng của thị trường đối với sản phẩm mà cơng ty phân phối tương đối tốt. Và để tìm kiếm khách hàng lớn trên tồn quốc, cơng ty đã mở rộng thêm chi nhánh tại Đà nẵng cùng với nhu cầu cao trên thị trường làm tăng tổng doanh thu bán hàng trong giai đoạn 2014 – 2016.
- Các khoản giảm trừ doanh thu: chỉ tiêu này có xu hướng giảm nhanh qua các năm 2014 – 2015, tuy nhiên so sánh với số liệu trước năm 2014 thì đây vẫn là con số tăng cao, so sánh khoản giảm trừ doanh thu với tổng doanh thu bán hàng, tỷ lệ giảm trừ doanh thu do hàng bị trả lại và do công ty chiết khấu thương mại cho khách hàng. Quản lý, bảo quản tốt hàng tồn kho đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt đến tay khách hàng là nguyên nhân chính giữ chỉ tiêu các khoản giảm trừ doanh thu ở mức thấp.
- Doanh thu hoạt động tài chính: từ số liệu qua các năm ta thấy rằng chỉ tiêu này không được ổn định, giai đoạn 2014 – 2015 doanh thu hoạt động tài chính tăng nhanh đạt 178,69%, nhưng giai đoạn 2015 – 2016 lại giảm sâu xuống (-77,19%). Khoản doanh thu này là lãi từ tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp và chênh lệch tỷ giá khi cơng ty thanh tốn nợ mua hàng bằng ngoại tệ.
Về chi phí:
- Giá vốn hàng bán: năm 2016 chỉ tiêu này tăng 5,3% so với năm 2015, và tăng 1,8% so với năm 2014. Nhìn chung, giá vốn hàng bán tăng do doanh nghiệp sản xuất và nhập mua lượng hàng lớn hơn năm trước, đồng thời, giá đầu vào của hàng hóa mà cơng ty nhập về tương đối ổn định do công ty đã thỏa thuận trước với đối tác về giá của sản phẩm trong hợp đồng kinh doanh, tuy nhiên cũng có sự tăng nhẹ về giá đầu vào của một số dịng sản phẩm do phát sinh chi phí từ khâu nhập mua nguyên vật liệu sơ cấp và chi phí phụ khác của nhà sản xuất như tăng chi phí nhân cơng, chi phí vận chuyển, chi phí thu mua nguyên vật liệu,...
- Chi phí tài chính: Chỉ tiêu này cuối năm 2015 là 10.210.404.596 đồng, giảm 3.392.905.642 đồng so với năm 2014 tương ứng mức giảm 24,94%, nhưng đến năm 2016 lại tăng 13,46% so với năm 2015. Trong đó, phần lớn khoản chi phí này là lãi vay phải trả từ các khoản vay với ngân hàng.
- Chi phí bán hàng: năm 2015, chi phí bán hàng tăng 18,74% so với năm 2014, đến năm 2016 chỉ tiêu này vẫn tăng 0,33% tương ứng với 537.566.698 đồng, đây là con số đáng mừng vì dù có tăng nhưng so với các năm khác là khơng lớn.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: năm 2016, chi cho hoạt động quản lý doanh nghiệp là 43.729.925.172 đồng, giảm 5.740.652.289 đồng tương ứng giảm 0,15% so với năm 2015, tuy nhiên gia đoạn 2014 – 2015 chỉ tiêu này lại tăng đến 15,6%. Trong gia đoạn 2015 – 2016, ban lãnh đạo công ty thực hiện tối ưu hóa các thủ tục nội bộ nhằm giảm thời gian và chi phí, đồng thời phát động phong trào tiết kiệm trong sản xuất kinh doanh theo chủ trương của Đảng.
Về lợi nhuận:
- Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2015, chỉ tiêu này tăng 39.359.567.658 đồng, tương ứng tăng 16,46% so với năm 2014, tuy nhiên đến năm 2016, chỉ tiêu này giảm 6,17% tương ứng với 17.192.629.589 đồng.
- Tổng lợi nhuận kế toán sau thuế TNDN: So với năm 2014, lợi nhuận năm 2015 tăng 8.093.713.131 đồng, tương ứng với 21,32%, Nhưng đến năm 2016, lợi nhuận đã giảm xuống 9.533.804.999 đồng so với năm 2015, tương ứng giảm 20,7%. Nguyên nhân lợi nhuận giảm là do tốc độ tăng trưởng chi phí cao hơn tăng trưởng doanh thu, doanh thu thuần năm 2016 chỉ tăng 0,85% so với năm 2015, trong khi tổng chi phí tăng 13,46%.
2.2. PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM NAM HÀ
2.2.1. Phân tích, đánh giá mơ hình quản trị hàng tồn kho đang áp dụng tại cơng ty
Mơ hình quản trị hàng tồn kho:
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty lựa chọn và áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp hạch toán hàng tồn kho.
Phương pháp kê khai thường xuyên của doanh nghiệp (KKTX): sử dụng các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa để hạch tốn sự biến động của hàng tồn kho.
+ Theo dõi thường xun, liên tục, có hệ thống;
+ Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn đầu kỳ và cuối kỳ của hàng hóa; + Cơng thức tính tổng giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:
Tổng trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng nhập kho trong kỳ - Trị giá hàng xuất kho trong
kỳ Vì mặt hàng mà cơng ty kinh doanh đa dạng về chủng loại, có giá trị cao, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe con người nên việc sử dụng phương pháp này có thể xác định được giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán ở bất kỳ thời điểm nào. Điều này vô cùng quan trọng, vì từ đó các nhà quản trị có thể nắm được xem tình trạng thiếu hụt hay ứ đọng, dư thừa những mặt hàng nào? ứ đọng bao nhiêu? Giá trị tồn kho là bao nhiêu? Date sử dụng của các lô hàng? Kết hợp với việc nghiên cứu, dự báo nhu cầu của thị trường để xác định quy mô, cơ cấu mua hàng tồn kho. Thêm vào đó, sẽ đưa ra các chiến lược marketing để thúc đẩy bán các mặt hàng khó tiêu thụ, sắp hết
date… Ví dụ như Theo điều 4: Điều kiện chung về xuất nhập khẩu thuốc và mỹ phẩm của Bộ Y Tế. Trong khoản 2: về hạn dùng của thuốc: đối với thành phẩm nhập khẩu vào Việt Nam phải có hạn dùng tối thiểu là 18 tháng kể từ ngày đến cảng Việt Nam. Đối với ngun liệu thuốc nhập khẩu thì phải có hạn dùng là 3 năm kể từ ngày đến cảng Việt Nam.
● Bảo quản hàng tồn kho
Với đặc điểm của ngành hàng kinh doanh là có ý nghĩa xã hội, thiết yếu cho cuộc sống, ảnh hưởng trực tiếp sức khỏe và tính mạng của con người. Nên việc bảo quản chất lượng thuốc và vô cùng quan trọng vì vậy cơng ty đã đầu tư rất nhiều cơ sở vật chất (kho hàng, bến bãi…) để đảm bảo đúng yêu cầu mà Bộ Y Tế ra quyết định
* Thứ nhất về kho thuốc: Công ty đã triển khai và áp dụng các nguyên tắc GSP.
+ Kho thuốc có diện tích thống mát, cao ráo sạch sẽ với diện tích 6000m2, khơ ráo, chống mối mọt, có các biện pháp phịng chống cháy nổ.
+ Công ty đã tuân theo các yêu cầu của từng loại thuốc mà nhà sản xuất yêu cầu để đảm bảo chất lượng thuốc.
Ví dụ như: Trong khâu tổ chức sắp hàng hóa: Nhân viên kho vận xếp hàng theo đúng theo chiều mũi tên ghi chú trên bao bì. Hay đối với các loại thuốc tuýp mỡ rất dễ bị bóp méo, nên khi xếp hàng tránh hiện tượng xếp các loại thuốc khác có khối lượng nặng chồng lên, và luôn luôn xếp lên trên các thùng hàng khác. Đối với các mặt hàng chai lọ: Khi xếp rất dễ bị vỡ nên khi xếp hàng tránh xếp cao, và luôn luôn xếp làm chân.
+ Nhiệt độ và độ ẩm là hai nhân tố ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng thuốc. nên công ty đã trang bị các thiết bị làm lạnh, làm mát, máy hút khơng khí nhằm đối lưu gió, … để đảm bảo chất lượng thuốc theo đúng các quy định của nhà sản xuất.
Ví dụ như: Thuốc viên, viên con nhộng, thuốc gói phải để nơi khơ ráo thì nhiệt độ bảo quản là thuốc mỡ: bảo quản ở nhiệt độ mát tránh nhiệt độ cao, không sẽ ảnh hưởng đến chất lượng thuốc.
Cơng ty đã sử dụng phịng lạnh để bảo quản một số loại thuốc như thuốc kháng sinh, thuốc viên,… Công ty tuân thủ nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc” theo các yêu cầu nhiệt độ, độ ẩm bảo quản sau:
Ví dụ: Bảo quản ở nhiệt độ mát là 8 - 15ºC
Bảo quản ở nhiệt độ trung bình là 20 - 25ºC Bảo quản ở phòng lạnh là 2 - 8ºC
Bảo quản ở phòng đá là dưới 10ºF
Bảng 2.3. Nhiệt độ bảo quản
Nhiệt độ (0ºC) Độ ẩm tương đối (%)
Tối đa Trung bình Tối thiểu Tối đa Trung bình Tối thiểu
35,5 32,0 25,0 88,0 83,5 75,0
* Về nhân viên, đội ngũ cán bộ kho: là những người được đào tạo cẩn thận, có trình độ nghiệp vụ chun mơn, có tinh thần trách nhiệm đối với hàng hóa của cơng ty.
● Phương pháp duy trì số dư tồn kho của công ty
Để đảm bảo cho quá trình kinh doanh của cơng ty diễn ra liên tục, thường xun, cơng ty áp dụng phương pháp duy trì số sư tồn kho thường xun. Do cơng ty có thể tự sản xuất và khai thác được nguồn hàng một cách liên tục và ổn định, kết hợp với điều kiện của công ty. Với phương pháp này, số lượng tồn kho của công ty thay đổi từ mức tối đa lúc nhập tới mức tối thiểu trong lô hàng tiếp theo.
* Cơng ty chưa áp dụng mơ hình dự trữ nào vào trong quản trị hàng tồn kho. Việc đặt lượng hàng bao nhiêu? Khi nào thì đặt hàng? Lượng dự trữ an tồn của cơng ty? Đều xây dựng chr yếu vào kinh nghiệm của các nhà quản trị. Công ty xác định điểm đặt lại hàng khi thời điểm trong kho hàng tồn kho cịn 1/3 lượng hàng nhập kho và khi đó trị giá tồn kho và thấp và an tồn.
2.2.2. Phân tích, đánh giá chất lượng quản trị hàng tồn kho qua các chỉ tiêu
Về khoản mục hàng tồn kho thì tại công ty việc mua bán sản xuất sản phẩm diễn ra liên tục hàng ngày. Nói đến hàng tồn kho là nói đến khả năng đáp ứng sản xuất, kinh doanh và nhu cầu của khách hàng. Để sản xuất không gián đoạn, nhu cầu của khách hàng được đáp ứng kịp thời thì phải có tồn kho. Giai đoạn 2014 – 2016,
hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho ở công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà được thể hiện qua các chỉ số sau:
Bảng 2.4. Phân tích tốc độ chu chuyển hàng tồn kho của cơng ty cổ phần dược phẩm Nam Hà giai đoạn 2014 – 2016.
Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 2015 với 2014 2016 với 2015 Chênh lệch Tỷ trọng (%) Chênh lệch Tỷ trọng (%) Giá vốn hàng bán Triệu VNĐ 502.340 511.372 538.469 9.031 1,80 27.096 5,30 Giá trị hàng tồn kho Triệu VNĐ 111.002 120.255 170.703 9.253 8,34 50.447 41,95 Doanh thu thuần Triệu