2.1.4 .Cơ cấu tổ chức và tình trạng hoạt động của doanh nghiệp
2.1.4.1 .Cơ cấu tổ chức nhân sự
2.2. Thực trạng quản lý nhân sự tại công ty cổ phần quốc tế ZOMA
2.2.1. Cơ cấu về nhân sự của công ty
Như bảng 1.1 đã trình bày nhân sự cơng ty ZOMA từ năm 2016 đến 2018 thay đổi rất nhiều. Bắt đầu hoạt động từ năm 2016 với chỉ 20 nhân viên thì sau 3 năm hoạt động năm 2018 nhân sự công ty đã tăng lên gấp đôi là 40 nhân viên.
Năm 2017 công ty có mở thêm một số lĩnh vực kinh doanh mới và phát triển thêm về quy mô của các lĩnh vực cũ . Chính vì vậy mà cơng ty đã phải tuyển thêm 12 nhân viên chiếm 60% so với năm 2016
Từ năm 2017 đến 2018 tăng thêm 8 nhân viên chiếm 25% so với năm 2017. Trong năm 2017 công ty đã đi vào ổn định về các lĩnh vực kinh doanh số lượng nhân đã đảm bảo được yêu cầu và trong các năm gần đây cơng ty có chủ trương chú trọng vào phát triển chất lượng và trình độ nhân viên để đáp ứng một cách tốt nhất các yêu cầu về dịch vụ của khách hàng. Do vậy mà đến năm 2018 công ty chỉ tuyển thêm 8 nhân viên.
Bảng 2.3: Cơ cấu nhân sự cơng ty( Nguồn: Phịng hành chính)
STT Chức vụ - phịng ban Số nhân viên Ghi chú 1 Giám đốc 1 2 P. Hành chính 2 Gồm 1 trưởng phòng và 1 nhân viên
3 P. Kinh doanh 13 Gồm 1 trưởng phịng, 3 trưởng
nhóm và các nhân viên.
4 P. Marketing 21 Gồm 1 trưởng phịng, 4 trưởng
nhóm và các nhân viên MKT
5 P. Tài chính – Kế tốn 3 Bao gồm 1 trưởng phòng, 1 trợ lý
và 1 nhân viên.
Qua bảng 2.3 cho biết sự phân bổ nhân viên của các bộ phận trong công ty. Số lượng nhân viên chiếm nhiều nhất là phòng MKT ( số nhân viên là 20 )
Phịng có số lượng nhân viên nhiều thứ 2 là phịng kinh doanh ( số nhân viên là 13 )
2 phòng còn lại chiếm số lượng nhân viên là tương đương nhau đều gồm trưởng phòng và 1 hoặc 2 nhân viên chun mơn.
2.2.2. Tình hình quản lý nhân sự tại Cơng ty cổ phần quốc tế ZOMA
Công ty cổ phần quốc tế ZOMA được thành lập từ năm 2015 và HTTT quản lý nhân sự từ đó đến nay hồn tồn quản lý thủ cơng bằng Excel. Những năm trước đó,khi hệ thống phịng ban cũng như tình hình nhân sự cơng ty vẫn cịn đơn giản ít phức tạp thì việc quản lý bằng excel vẫn đáp ứng được các yêu cầu, nghiệp vụ.
Phịng nhân sự của cơng ty cổ phần quốc tế ZOMA chính là bộ phận quản lý nguồn nhân lực về tất cả mọi mặt, từ khâu tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi q trình cơng tác, … của tồn thể cán bộ, nhân viên trong cơng ty cũng như đưa ra các báo cáo về lao động và tiền lương cho ban giám đốc
Một số nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty cổ phần quốc tế ZOMA:
- Quản lý thơng tin nhân viên, phịng ban: quản lý và lưu trữ các thông tin cơ bản của nhân viên, giúp bộ phận quản lý nhân sự và lãnh đạo công ty nắm bắt được số lượng nhân viên ở từng thời điểm, số nhân viên chính thức, khơng chính thức…
- Quản lý lương: nhân viên khi được tuyển dụng sẽ tùy vào từng bộ phận sẽ có những cách tính lương phù hợp với các nhân viên làm trong các bộ phận khác nhau. Tùy vào cách tính lương mà ta có các bảng lương khác nhau.
- Quản lý khen thưởng kỷ luật: Nhân viên phòng nhân sự sẽ cập nhật, quản lý các thông tin khen thưởng kỷ luật cho nhân viên.
2.2.3. Thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần quốc tế ZOMA ZOMA
+ Tuyển dụng:
Công việc tuyển dụng của Công ty được tiến hành như sau: Công ty sẽ thực hiện thông báo tuyển dụng trên trang web của mình, trên các mạng xã hội, các kênh truyền thông khác. Sau khi nhận được hồ sơ xin tuyển dụng của các ứng viên, nhân viên thuộc bộ phận quản lý nhân sự sẽ xem xét từng hồ sơ, hồ sơ nào đạt tiêu chuẩn, yêu cầu đề ra của Cơng ty ,sau đó sẽ có buổi phỏng vấn hoặc bài thi kiểm tra năng lực để lựa chọn trúng tuyển. Khi nhân viên kí hợp đồng làm việc thì nhân viên quản lý nhập bằng tay đầy đủ thông tin về nhân viên mới bao gồm các thông tin cá nhân như họ tên, năm sinh, quê quán, phịng ban, chức vụ, trình độ,..., thơng tin về hợp đồng lao động vào tập sổ hồ sơ nhân sự của Công ty.
Khen thưởng kỷ luật là một trong những cách đánh giá mức độ làm việc của nhân viên. Nhân viên thuộc bộ phận quản lý thường xuyên theo dõi quá trình làm việc của từng nhân viên, nếu có khen thưởng hay kỷ luật với nhân viên nào thì nhân viên bộ phận quản lý nhân sự sẽ ghi vào sổ quản lý các thông tin khen thưởng, kỷ luật và tiến hành xử lý theo quy định của Cơng ty.
+ Tính và chi trả lương cho nhân viên:
Cuối mỗi tháng thì nhân viên thuộc bộ phận quản lý nhân sự sẽ tiến hành tính lương trên phần mềm Excel sau đó ghi vào sổ quản lý lương của Công ty. Lương của nhân viên sẽ phụ thuộc vào phòng ban nhân viên làm việc, cấp bậc của nhân viên, cộng với mức khen thưởng hoặc trừ đi mức kỷ luật nếu quy thành tiền. Khi nhân viên tới lĩnh lương thì nhân viên quản lý nhân sự sẽ trả lương, gạch tên những ai đã nhận lương trong danh sách lĩnh lương hàng tháng, đồng thời lấy chữ kí của nhân viên đó để chứng nhận đã lĩnh lương. Điều này khiến cơng tác tính và trả lương rất mất thời gian và hay gặp sai sót.
+ Thêm, sửa, xóa thơng tin:
Khi có thêm nhân viên mới hay có nhân viên nghỉ việc, hay chuyển phịng ban, cấp bậc,... thì cần phải tiến hành những thay đổi cần thiết trong thông tin nhân sự của Cơng ty. Cụ thể cơng việc là khi có thêm nhân viên mới vào làm thì nhân viên thuộc bộ phận quản lý nhân sự sẽ ghi đầy đủ thơng tin của nhân viên mới đó vào danh sách nhân viên bổ sung. Công việc giống như với q trình nhập thơng tin nhân viên khi tuyển dụng. Cịn khi có nhân viên nghỉ việc thì nhân viên bộ phận quản lý nhân sự gạch bỏ tồn bộ thơng tin của nhân viên đó đi. Nhưng đối với cơng việc sửa thơng tin của nhân viên thì khá phức tạp. Khơng như việc quản lý thơng tin trên máy tính có thể tiến hành sửa trực tiếp trên đó mà vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ, khơng phải tẩy, gạch, xóa. Tại Cơng ty do việc quản lý tiến hành thủ công trên giấy tờ nên việc sửa chữa thơng tin buộc phải có tẩy xóa, hoặc kèm bản đính chính hoặc nhiều thì gạch tồn bộ thơng tin nhân viên đó đi và ghi tồn bộ thơng tin cùng với những thơng tin mới như một nhân viên mới.
+ Tìm kiếm thơng tin:
Việc tìm kiếm thơng tin được tiến hành thủ cơng, tới phòng quản lý hồ sơ rồi tra cứu trực tiếp trên giấy tờ.
Các hồ sơ lưu trữ thông tin về nhân sự được lưu trữ tại thư viện của Công ty. Các hồ sơ sẽ được phân loại, đóng vào trong hộp cứng hay túi đựng và để trên giá đã được gắn nhãn phân loại.
+ Về phương thức quản lý nhân sự tại Công ty:
Qua kết quả thu được từ việc lập 40 phiếu điều tra để phỏng vấn cán bộ và nhân viên trong Công ty trong thời gian thực tập, với câu hỏi phương thức quản lý nhân sự tại Trung tâm là phương thức nào? Câu trả lời của đa số các nhân viên là hiện tại thì cơng ty vẫn quản lý nhân sự theo cách kết hợp giữa phương pháp thủ công và phần mềm Excel, chưa có một hệ thống thông tin cho việc quản lý nhân sự và cũng chưa dùng phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng.
+ Về việc sử dụng phần mềm trong quản lý nhân sự tại Công ty:
Với câu hỏi “ Mức độ hài lòng về HTTT quản lý nhân sự của Công ty cổ phần quốc tế ZOMA?’’
Kết quả cho thấy công ty chưa sử dụng một phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng. Theo như ý kiến của một số nhân viên là có phần mềm quản lý nhân sự nhưng đó cũng chỉ là dùng phần mềm Excel có sẵn để hỗ trợ việc quản lý nhân viên, tính lương và lưu trữ một số thơng tin cơ bản. Cịn về cơ bản thì các cơng tác quản lý nhân sự vẫn được các nhân viên thực hiện chủ yếu là thủ công trên giấy tờ. Việc thực hiện thủ cơng như vậy đã gây ra khơng ít những khó khăn trong quá trình làm việc, gây mất thời gian, thông tin và thao tác tính tốn dễ bị nhầm lẫn. Hơn nữa công tác lưu trữ cũng rất bất tiện do lưu trữ trên giấy sẽ rất cồng kềnh, khó phân loại, dễ bị mất, rách, bị mờ, nhịe…gây lãng phí nhân lực, địi hỏi số lượng nhân viên làm trong công tác này nhiều hơn và tính bảo mật lại khơng cao.
Được hỏi về thời gian lập các báo cáo để trình lên cấp lãnh đạo, đa số các nhân viên được phỏng vấn đều nói rằng phải mất khá nhiều thời gian, cơng việc ghi chép lại từ các sổ sách quản lý sang báo cáo phải làm thủ công và người lập báo cáo phải kiểm tra nhiều lần vì cơng việc này rất dễ nhập thơng tin bị sai lệch, khơng chính xác hoặc mất thông tin.
Đây là kết quả khi điều tra 40 nhân viên của công ty
Biểu đồ 2.2: Mức độ hài lòng về HTTT quản lý nhân sự của công ty ( Nguồn: Phiếu điều tra)
Qua đây có 20% nhân viên hài lịng về HTTT quản lý nhân sự của cơng ty, có 10% là cảm thấy bình thường khơng q tốt mà cũng khơng q tệ và có tới 70% nhân viên cơng ty khơng hài lịng về HTTT quản lý nhân sự của cơng ty.
Từ đây có thể kết luận về HTTT quản lý nhân sự của cơng ty cịn kém, hoạt động chưa hiệu quả, có thể sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cơng ty. Vì vậy, cần có biện pháp cải thiện tình hình trên.
Sau khi biết được thực trạng đó tiếp tục tiến hành điều tra nhân viên công ty với câu hỏi “ Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới?”
Và đây là kết quả điều tra
- Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới ?
Biểu đồ 2.3: Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới ( Nguồn: Phiếu điều tra) ( Nguồn: Phiếu điều tra)
Qua biểu đồ cho thấy có 80% nhân viên cho rằng rất cần thiết phải xây dựng một HTTT quản lý nhân sự mới, có 15% cho rằng là chưa cần lắm và chỉ có 5% cho rằng khơng cần thiết. Mức độ hài lịng Hài lịng Bình thường Khơng hài lịng Mức độ cần thiết Cần thiết Không cần lắm Không cần lắm
Trước những hạn chế trong công tác quản lý nhân sự bằng thủ công. Hầu hết nhân viên được phỏng vấn cho rằng cần thiết phải xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự, sử dụng phần mềm để công tác quản lý nhân sự trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí và sức lực, hơn nữa lại hiệu quả, chính xác và tính bảo mật cao hơn. Họ có thể tra cứu thơng tin của mình ở bất kì khi nào và bất cứ nơi đâu có máy tính kết nối mạng, không cần phải mất thời gian và công sức tới phòng lưu trữ hồ sơ nhân viên hay tới hỏi các nhân viên quản lý.
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG CỔ PHẦN QUỐC TẾ ZOMA PHẦN QUỐC TẾ ZOMA
Trong quá trình tìm hiểu và thực tế thực tập tại cơng ty cùng với nguồn tài liệu thu thập được từ phiếu điều tra cho thấy, hiện nay chu trình quản lý nhân sự tại Cơng ty Cổ quốc tế ZOMA bên cạnh những ưu điểm vẫn còn tồn tại những khuyết điểm được bộc lộ trong quá trình thực hiện.
2.3.1. Những ưu điểm của công tác quản lý nhân sự tại Cơng ty
Trong cơng tác quản lý nhân sự thì Cơng ty có một số ưu điểm lớn. Đó là:
- Thứ nhất, Cơng ty có phần hạ tầng kỹ thuật về cơng nghệ thơng tin khá hiện đại và đầy đủ. Mức độ triển khai và hiệu quả sử dụng tốt. Vì thế, mặc dù vẫn đang thực hiện công tác quản lý nhân sự hồn tồn bằng thủ cơng nhưng đây là một thuận lợi rất lớn cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự hoàn tồn bằng máy tính, bằng sử dụng công nghệ thông tin để mang lại hiệu quả cao và mang tính chuyên nghiệp.
- Thứ hai, Cơng ty có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ trung, ham học hỏi, sáng tạo, tìm hiểu về cơng nghệ thơng tin và đặc biệt là dễ dàng thích ứng với những sự thay đổi, thích sự tân tiến, hiện đại và khoa học. Do vậy, việc chuyển đổi thói quen làm việc từ thủ công trên sổ sách giấy tờ sang làm việc với máy tính sẽ dễ dàng nhận được sự hưởng ứng, ủng hộ nhiệt tình của các nhân viên. Đội ngũ nhân viên có trình độ cao nên việc áp dụng khoa học cơng nghệ vào q trình làm việc khơng gặp nhiều khó khăn.
- Thứ ba, Công ty rất chú trọng tới việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng, đầu tư xây dựng, phát triển hệ thống thông tin. Khuyến khích và thúc đẩy quá trình ứng dụng khoa học cơng nghệ vào hoạt động kinh doanh và q trình làm việc. Ngồi ra, Công ty cũng thường xuyên tổ chức những khóa học đào tạo cho các nhân viên nhằm liên
tục nâng cao trình độ, kỹ năng của các nhân viên, tiếp cận sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của Công ty.
2.3.2. Những nhược điểm của công tác quản lý nhân sự hiện tại tại Cơng ty
Khó khăn của cơng tác quản lý nhân sự hiện tại tại Cơng ty chính là những khó khăn của công tác quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ cơng. Tại Cơng ty chưa có hệ thống thơng tin quản lý nhân sự, các nghiệp vụ vẫn được xử lý thủ công, lưu trữ thủ công các chứng từ liên quan, dẫn đến những khó khăn như:
+ Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo.
+ Mất thời gian và công sức cho công tác thêm, sửa, xóa thơng tin các nhân viên, đòi hỏi phải dùng nhiều người cho cơng việc này gây tốn kém chi phí.
+ Lưu trữ và tìm kiếm thơng tin khó do được tiến hành trên giấy và dễ gặp rủi ro, bị hạn chế số người có thể tra cứu thơng tin do phải thơng qua người quản lý kho lưu trữ.
+ Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sót, tính bảo mật khơng cao.
+ Khi mở rộng quy mơ hoạt động thì hệ thống quản lý thủ cơng sẽ khơng đáp ứng được nhu cầu quản lý, do lượng thông tin cần xử lý tăng lên nhiều.
+ Cơng tác truyền tải thơng tin giữa các phịng ban, các cấp trong. Công ty phải thực hiện bằng cách trực tiếp trao tay hay qua điện thoại gây mất thời gian, thiếu sự chuyên nghiệp và giảm hiệu suất của công việc.
Với những nhược điểm đã nêu trên, Công ty cần phải triển khai việc phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin nhân sự để xây dựng hệ thống quản lý nhân sự đáp ứng được các yêu cầu đã đặt ra giúp cho quá trình quản lý nguồn nhân lực trong Cơng ty Cổ phần quốc tế ZOMA
2.3.3. Nguyên nhân
Nguyên nhân dẫn đến việc cơng ty chưa có một hệ thống thơng tin quản lý nhân sự hiệu quả:
- Hình thức quản lý nhân sự của cơng ty chưa được tin học hóa tồn bộ, các