5. Kết cấu khóa luận
2.2.2. Thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty
Quy trình về hoạt động quản lý nhân sự tại công ty
Hệ thống quản lý nhân sự hiện nay của công ty liên quan đến ba đối tượng chủ yếu là: cán bộ nhân viên công ty, các phòng ban liên quan đến quản lý nhân sự và tiền lương, lãnh đạo công ty. Việc quản lý nhân sự được thể hiện qua sơ đồ sau:
50% 20% 0% 30% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Hệ thống gặp s ự cố Thông ti n bị thất lạc Hệ thống bị tấn cơng Ngun nhân khác
Hình 2.2. Chi tiết quy trình quản lý nhân sự tại cơng ty
Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu cho thấy hệ thống quản lý nhân sự của công ty đang thực hiện được các chức năng như sau:
Thực hiện được các chức năng quản lý nhân viên như: tuyển nhân viên, hỗ trợ quản lý, đào tạo nhân viên mới.
Hỗ trợ chức năng lập và quản lí danh sách nhân viên : cho phép lập danh sách nhân viên một cách dễ dàng, quản lí danh sách nhân viên theo từng phòng ban cụ thể hoặc theo tồn bộ cơng ty, có khả năng thêm-xóa-sửa thơng tin nhân viên trong danh sách.Có khả năng thêm một phòng ban mới và tạo danh sách nhên viên cho phịng ban đó
Hỗ trợ các công cụ lập và quản lí bảng lương: hỗ trợ nhập-sửa các thông tin trong bảng lương.
Hỗ trợ quản lí mức lương theo từng phòng ban và từng chức vụ của công ty
Hỗ trợ tạo bảng lương
Thực trạng về hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty
Bảng 2.7. Kết quả điều tra nhân viên sử dụng phần mềm
Tên phần mềm Số phiếu chọn % Tương ứng
Phần mềm văn phòng Microsoft Office 10/10 100% Phần mềm giao tiếp 10/10 100% Phần mềm quản lý kho 5/10 50% Phần mềm quản lý bán hàng 3/10 30% Phần mềm khác 6/10 60%
Biểu đồ 2.5. Thực trạng nhân viên sử dụng các phần mềm tại công ty
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin tại công ty)
Từ phiếu điều tra cho thấy được hiện nay công ty chưa phần mềm quản lý nhân sự nào chuyên biệt. Nhân sự trong Công ty vẫn được quản lý và cập nhật một cách thường xuyên, nhưng thông tin được lưu trữ ở dạng tin học hóa cục bộ và chưa thống nhất, chỉ được làm việc và quản lý trên sổ sách, cùng với việc sử dụng cơng cụ tin học văn phịng như Word và Excel để xử lý và lưu trữ thơng tin về nhân sự, chưa hình thành rõ ràng một hệ thống quản lý nhân sự. Nhân sự không thể xuất báo cáo về hồ sơ nhân viên như tình trạng học vấn, bằng cấp,lương thưởng, q trình cơng tác của nhân viên theo yêu cầu đột xuất của ban lãnh đạo.
Vì vậy hầu hết nhân viên trong Công ty khi được điều tra đều cho rằng vấn đề quản lý nhân sự trong Công ty rất mất thời gian kể cả trong việc nhập dữ liệu và cập nhật dữ liệu, tìm kiếm tồn bộ thông tin về một nhân viên phải thực hiện nhiều công việc, thường xuyên bị nhầm lẫn và phải chỉnh sửa lại. Việc thêm sửa chèn vào bên cạnh, không thể nắm được toàn bộ q trình cơng tác của họ như việc chuyển phòng ban, được bổ nhiệm,… Điều này khiến mỗi lần xem lại đều rất lằng nhằng thông tin không khoa học, khó hiểu và khơng đầy đủ thông tin gây căng thẳng mệt mỏi cho chính người quản lý nhân sự. Với sự phát triển của CNTT cùng với sự ra đời của Công nghệ 4.0, việc quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ cơng vẫn cịn tồn tại có thể do họ ngại thay đổi tiếp cận hiện đại hóa và q quen với cơng việc thủ cơng rồi.
Vì vậy, yêu cầu cấp thiết hiện nay là xây dựng được hệ thống thông tin quản lý nhân sự đáp ứng được nhu cầu quản lý, sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả của
100% 100% 50% 30% 60% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% Phần mềm văn phòng MS Office Phần mềm giao tiếp Phần mềm quản lý kho Phần mềm quản lý bán hàng Phần mềm khác