5. Kết cấu khóa luận
3.1. Mô tả bài toán quản lý nhân sự cho Công ty TNHH sản xuất thương mại và
và dịch vụ Nhàn Thanh
3.1.1. Mơ tả bài tốn
Khi bắt đầu làm việc tại công ty nhân viên sẽ ký hợp đồng với công ty, hợp đồng sẽ được phòng nhân sự lưu giữ và quản lý. Hợp đồng và thông tin của nhân viên sẽ được lưu trong hồ sơ nhân viên. Thông tin của nhân viên bao gồm: Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, bằng cấp… Ngồi các thơng tin cá nhân, thông tin cơng ty, hợp đồng cịn có thêm các thơng tin như ngày hết hạn hợp đồng, công việc, chế độ làm việc, chính sách bảo hiểm. Nhân viên trong công ty được chia theo phịng ban và có chức vụ khác nhau. Mỗi nhân viên chỉ có một chức vụ và thuộc về một phòng ban duy nhất. Một phịng ban có thể có nhiều nhân viên.
Trong quá trình quản lý hồ sơ nhân viên, nhân viên nhân sự có thể bổ sung thêm, sửa, xóa, tìm kiếm thơng tin trong hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng. Đồng thời, nhân viên nhân sự sẽ theo dõi và cập nhật (thêm mới, sửa, xóa) các thơng tin về q trình cơng tác, đào tạo, hồ sơ khen thưởng kỷ luật của nhân viên trong thời gian làm việc tại công ty.
Nhân viên kế toán sẽ lập bảng chấm cơng theo từng phịng ban để thuận tiện trong quản lý và theo dõi. Bảng chấm công này được công khai cho phép nhân viên kiểm tra ngày cơng của mình. Đồng thời nhân viên kế toán cũng lập bảng lương và tính lương cho nhân viên dựa theo bảng chấm công, hệ số lương, trợ cấp, bảo hiểm, thưởng, phạt cho nhân viên.
Để thuận tiện cho việc quản lý việc hồ sơ nhân viên hệ thống phải cho phép nhân viên phòng nhân sự và ban Ban lãnh đạo có thể tra cứu mọi thông tin về nhân viên một cách thuận tiện nhất.
Hệ thống quản lý nhân sự hỗ trợ các chức năng lập báo cáo cho nhân viên phòng nhân sự và nhân viên kế toán. Báo cáo sẽ gửi đến cho Ban lãnh đạo công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn.
Hệ thống cũng cho phép nhân viên trong công ty đăng nhập vào tài khoản thông qua mã nhân viên để xem chi tiết hồ sơ nhân viên và bảng lương của mình.
3.1.2. Các yêu cầu chức năng của hệ thống
Hệ thống quản lí nhân sự Cơng ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Nhàn Thanh bao gồm các chức năng như sau:
- Chức năng đăng nhập: Chức năng này yêu cầu người dùng nhập vào các thông
tin (tên người dùng và mật khẩu) khi truy cập vào hệ thống. Chức năng này kết hợp phân quyền người dùng sẽ hạn chế việc rủi ro cho dữ liệu của hệ thống
- Quản lí hồ sơ nhân viên: Khi có nhân viên mới hoặc thôi việc sẽ trực tiếp cập
nhật sự thay đổi vào hệ thống. Chức năng giúp nhân viên quản lý nhân sự và Ban lãnh đạo có thể quản lý thơng tin nhân viên tại cơng ty. Các thao tác chính là thêm hồ sơ, sửa thơng tin, xóa hồ sơ, tìm kiếm hồ sơ.
- Quản lý bảng chấm công: Lưu thông tin chấm công của nhân viên và cập nhật
(thêm, sửa, xóa) khi có sự thay đổi, cập nhật số ngày công hàng tháng của nhân viên, in danh sách chấm công
- Quản lí tiền lương: quản lý tiền lương theo từng tháng của các nhân viên, nhân
viên kế toán hàng tháng phải thống kê các khoản tiền thưởng, phạt, để tính ra tiền lương thực tế mà nhân viên được nhận. Ban lãnh đạo dựa vào để tổng hợp đánh giá tình hình tài chính của cơng ty, nhằm đưa ra các chính sách.
Hình 3.1. Mẫu bảng tính lương của cơng ty
(Nguồn: Tổng hợp báo cáo kết quả kinh doanh Phịng kế tốn- tài chính cơng ty)
- Báo cáo, thống kê: Quản lý lập các báo cáo, xuất báo cáo theo tháng, theo quý
giúp ban lãnh đạo có thể xem xét một cách chính xác thơng tin nhân viên, tài chính cơng ty.
Hình 3.2 . Báo cáo tình hình tăng giảm nhân sự tại cơng ty
(Nguồn: Tổng hợp báo cáo kết quả kinh doanh Phịng kế tốn- tài chính cơng ty)
- Tìm kiếm: Cho phép cán bộ, nhân viên nhanh chóng tìm kiếm được thơng tin
cá nhân, và mức lương của mỗi người
3.1.3. Các yêu cầu phi chức năng của hệ thống
Yêu cầu về giao diện:
- Giao diện thuận tiện, dễ nhìn, dễ sử dụng, bố trí hợp lý, thân thiện, màu sắc hài hòa, phù hợp với thao tác người dùng
- Hệ thống sử dụng font chữ Unicode - Đảm bảo nhanh chóng, chính xác - Được cài đặt cả tiếng Việt và tiếng Anh
Yêu cầu về hệ thống:
- Thực hiện hiệu quả, cung cấp đầy đủ các chức năng và hoạt động chính xác. Thao tác rõ ràng, đơn giản.
- Thời gian phản hồi các thao tác nhanh, thời gian để tìm kiếm dữ liệu khơng quá 10s, thời gian để cập nhật dữ liệu không quá 5s
- Cài đặt dễ dàng, giá thành hợp lý, chất lượng hồn thành cơng việc cao, có độ
chính xác cao.
- Hệ thống phải được thiết kế mềm dẻo, thông minh để thuận tiện cho việc bảo
trì, nâng cấp hoặc mở rộng hệ thống
- Dễ dàng tương thích với các thiết bị hỗ trợ (ví dụ: máy in, máy Fax…).
Yêu cầu về kiến trúc và ngôn ngữ sử dụng phần mềm:
- Ngơn ngữ lập trình sử dụng: C# hoặc C++
- Ngôn ngữ cơ sở dữ liệu: SQL server hoăc My SQL
Yêu cầu về an toàn bảo mật:
- Mỗi nhân viên trong công ty đều có một tài khoản (tên người dùng và mật khẩu) để tránh truy nhập trái phép. Với tư cách là người dùng cụ thể, tùy theo các quyền mà người quản trị cung cấp, người dùng đó sẽ được phép truy nhập các thông tin nhất định.
- Hệ thống được kiểm soát bằng cách ghi lại nhật kí những thay đổi trong hệ thống theo từng ngày.
- Thơng tin cần được tồn vẹn, bảo mật và xác thực.