Kế toán hoạt động thuchi ngân sách nhà nước cấp

1.3.1 .Cơ sở kế toán

1.3.2. Kế toán hoạt động thuchi ngân sách nhà nước cấp

1.3.2.1. Kế tốn tiếp nhận nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp Chứng từ kế toán

Chứng từ kế tốn là nguồn thơng tin ban đầu được xem như nguồn nguyên liệu mà kế toán sử dụng để qua đó tạo nên những thơng tin có tính tổng hợp và hữu ích để phục vụ nhiều đối tượng khác nhau. Do vậy, việc vận dụng hệ thống chứng từ kế tốn có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thơng tin kế tốn. Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng được quy định trong quyết định số 19/2006/QĐ- BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và theo Thơng tư số 185/2010/TT- BTC ngày 15/11/2010 hướng dẫn sửa đổi bổ sung Chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp.

Các chứng từ tiếp nhận nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp bao gồm: Quyết định giao dự tốn (của cơ quan có thẩm quyền)

24

Giấy rút dự toán.

Tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là phương pháp kế tốn dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế tốn phản ánh và kiểm sốt thường xun, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính.

Kế tốn kinh phí ngân sách nhà nước cấp trong đơn vị hành chính sử dụng các tài khoản sau:

- Tài khoản “nguồn kinh phí hoạt động” dùng để phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng nguồn kinh phí được ngân sách nhà nước cấp, tình hình nộp lại kinh phí ngân sách nhà nước và việc kết chuyển số chi hoạt động đã được phê duyệt, quyết tốn với nguồn kinh phí hoạt động.

Để theo dõi, quản lý và quyết tốn số kinh phí hoạt động, các đơn vị phải mở sổ chi tiết nguồn kinh phí hoạt động theo chương, loại, khoản, nhóm mục, mục, tiểu mục quy định trong mục lục ngân sách nhà nước để theo dõi việc tiếp nhận và sử dụng theo từng nguồn hình thành nguồn kinh phí hoạt động. Cuối kỳ, kế tốn đơn vị phải làm thủ tục quyết tốn tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí hoạt động với cơ quan chủ quan và cơ quan tài chính theo chế độ tài chính quy định.

Để thuận lợi cho việc theo dõi và quyết tốn nguồn kinh phí được cấp giữa các năm, cũng như theo dõi được về đặc điểm của nguồn kinh phí là thường xuyên hay không thường xuyên, mà tài khoản “Nguồn kinh phí hoạt động” có mở 3 tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết theo niên độ kế toán là “Năm trước”, “Năm nay” và “Năm sau”. Mỗi tài khoản nguồn kinh phí hoạt động cấp 2 lại mở 2 tài khoản cấp 3 để theo dõi theo “Nguồn kinh phí thường xuyên hay nguồn kinh phí khơng thường xun”. Đồng thời, ghi tài khoản ngồi bảng “dự tốn chi hoạt động” và có mở 2 tài khoản để theo dõi “dự tốn chi thường xun và dự tốn chi khơng thường xun”.

25

- Ngân sách nhà nước cấp kinh phí hoạt động cho các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung theo hai cách: cách thứ nhất là cấp trực tiếp bằng tiền hoặc tài sản, cách thứ hai là cấp kinh phí hoạt động thơng qua dự tốn. Trường hợp các đơn vị hành chính tiếp nhận nguồn kinh phí hoạt động thơng qua dự tốn, thì kế tốn sử dụng tài khoản ngồi bảng “Dự tốn chi hoạt động” để theo dõi tình hình tiếp nhận quyết định giao dự toán của cấp trên cũng như việc rút dần dự toán được giao để chi tiêu tại đơn vị.

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình tiếp nhận nguồn kinh phí hoạt động tại đơn vị hành chính được thể hiện qua quy trình kế tốn:

Khi nhận kinh phí do ngân sách nhà nước cấp, căn cứ vào quyết định giao dự tốn ngân sách của các cấp có thẩm quyền nhập vào Kho bạc với đơn vị giao dịch, kế toán ghi tăng dự toán chi hoạt động trên tài khoản ngoài bảng theo từng loại nguồn kinh phí hoạt động thường xun hoặc khơng thường xun và chi tiết theo từng loại nguồn cụ thể. Khi sử dụng nguồn kinh phí, tùy theo mục đích sử dụng, căn cứ chứng từ kế tốn ghi tăng chi hoạt động, đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động, chi tiết theo từng loại nguồn và chi tiết theo loại, mục, khoản theo mục lục ngân sách, đồng thời ghi giảm tài khoản dự toán chi hoạt động.

Căn cứ báo cáo kế toán của đơn vị cấp dưới, căn cứ số hạn mức thực rút, số viện trợ bổ sung kinh phí hoạt động ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động, ghi giảm kinh phí cấp cho cấp dưới.

Cuối kỳ kế tốn căn cứ vào số dư hoạt động của đơn vị cấp dưới đã được cấp trên duyệt, kế toán đơn vị cấp trên ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động và ghi tăng kinh phí cho cấp dưới.

Cuối niên độ kế tốn, theo chế độ tài chính quy định, nếu đơn vị phải nộp lại số kinh phí hoạt động sử dụng khơng hết, kế tốn ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động đồng thời ghi giảm tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng kho bạc.

Cuối niên độ kế toán, khi báo cáo quyết toán chưa được duyệt, tiến hành kết chuyển nguồn kinh phí hoạt động năm nay sang nguồn kinh phí năm trước.

26

Nguồn kinh phí hoạt động Tiền mặt, TGNH

Đồng thời ghi nợ 008

(dự toán chi hoạt động)

Nguồn kinh phí thường xuyên Chi thường xuyên

Chi mua VPP, điện nước…

Đồng thời ghi có 008 (dự tốn chi hoạt động) Tiền mặt

Rút tiền về nhập quỹ Chi cơng tác phí

Phải trả công chức

Chi lương (đã trừ BHXH...) Lương phải trả

Đồng thời ghi có 008 (dự toán chi hoạt động) Các khoản phải nộp theo lương

Chuyển nộp BHXH, .. Khấu trừ BHXH, đã trừ vào lương YT... vào lương

Đồng thời ghi có 008

Trích BHXH, YT... cơ quan chi trả Chuyển nộp BHXH…

phần cơ quan chi trả

Nguồn kinh phí

không thường xuyên XDCB dở dang

KP đã quyết toán Chi không chuyển năm sau thường xuyên

Chuyển tiền XDCB K/c khối lượng K/c khối lượng Đồng thời ghi có 008 XDCB hoàn XDCB hoàn thành cuối năm thành cuối năm

27

Sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nhiệm vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị hành chính.

Các đơn vị hành chính đều phải mở sổ kế tốn, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của luật kế toán, Quyết định số 19/2006/QĐ- BTC và Thông tư số 185/2010/TT-BTC.

Báo cáo kế toán

Báo cáo thu ngân sách nhà nước cấp trong đơn vị hành chính lập theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành.

Một số báo cáo thu thường dùng liên quan đến hoạt động thu ở đơn vị hành chính bao gồm bảng đối chiếu dự tốn kinh phí ngân sách tại KBNN, báo cáo thu- chi, báo cáo tổng hợp tình hình và quyết tốn kinh phí.

1.3.2.2. Kế tốn chi kinh phí ngân sách nhà nước cấp

Hoạt động chi kinh phí ngân sách nhà nước cấp được phản ánh và theo dõi thông qua những nội dung sau:

Chứng từ kế toán

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động chi ở các đơn vị hành chính đều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ liên quan đến hoạt động chi kinh phí ngân sách nhà nước cấp bao gồm:

- Các chứng từ về lao động, tiền lương: bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, giấy báo làm thêm giờ, bảng thanh toán lương, bảng thanh toán thu nhập tăng thêm, bảng thanh toán tiền thưởng, bảng thanh toán phụ cấp ….

- Các chứng từ về tiền tệ gồm phiếu chi, bảng kiểm kê quỹ, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, giấy báo nợ, bảng sao kê của ngân hàng ....

- Các chứng từ về tài sản cố định: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, bảng tính hao mịn TSCĐ ….

- Ngồi ra, cịn một số chứng từ kế toán đặc thù khác đối với đơn vị hành chính như lệnh chi tiền, giấy rút dự tốn ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt, giấy rút dự toán kiêm chuyển khoản, chuyển tiền điện tử, cấp séc bảo chi, giấy nộp trả kinh phí

28

Tài khoản sử dụng

Kế toán sử dụng tài khoản “ Chi hoạt động ” dùng để phản ánh các khoản chi mang tính chất hoạt động thường xuyên và không thường xuyên theo dự toán chi ngân sách đã được duyệt và việc kết chuyển số chi hoạt động đã được phê duyệt quyết tốn với nguồn kinh phí hoạt động.

Đơn vị phải hạch toán đầy đủ, rành mạch, rõ ràng và phải theo dõi chi tiết khoản chi hoạt động theo từng nguồn hình thành nguồn kinh phí và theo niên độ kế toán.

Để theo dõi, quản lý và quyết tốn số kinh phí hoạt động, các đơn vị phải mở sổ chi tiết chi hoạt động theo chương, loại, khoản, nhóm mục, mục, tiểu mục quy định trong mục lục ngân sách nhà nước để theo dõi việc sử dụng theo từng nguồn hình thành nguồn kinh phí hoạt động.

Bảng 1.1: Kế toán chi nguồn ngân sách nhà nước

Chi Thường xun Thanh tốn cá nhân (tiểu nhóm 0129) Lương Tiền thưởng Các khoản phụ cấp Các khoản đóng góp

Phúc lợi tập thể (khám bênh,nước uống ...)

Chi về hàng hóa,

dịch vụ (tiểu nhóm

0130)

Thanh tốn dịch vụ cơng cộng, vật tư văn phịng, . Thông tin truyền thông, liên lạc

Hội nghị Chi phí thuê mướn

Cơng tác phí

Sửa chữa tài sản phục vụ chun mơn Chi phí nghiệp vụ chun mơn của từng ngành

Không thường xuyên

Chi đào tạo Ủy nhiệm chi Chi mua sắm tài sản

Chi đầu tư XDCB

29

Cuối kỳ, kế toán đơn vị phải làm thủ tục quyết tốn tình hình sử dụng nguồn kinh phí hoạt động với cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính theo chế độ tài chính quy định.

Để thuận lợi cho việc theo dõi và quyết toán chi hoạt động giữa các năm, cũng như theo dõi được đặc điểm của các khoản chi là chi hoạt động thường xuyên hay không thường xuyên mà tài khoản “ Chi hoạt động ” được mở 3 tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết theo niên độ kế toán là “ Năm trước ”, “ Năm nay ” và “ Năm sau ”. Trong mỗi tài khoản chi hoạt động cấp 2 lại mở 2 tài khoản cấp 3 để theo dõi chi kinh phí hoạt động là “ Chi thường xuyên ” hay “ Chi không thường xuyên ”.

Các đơn vị hành chính căn cứ vào nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp tiến hành sử dụng để chi cho các hoạt động của đơn vị, được thể hiện qua quy trình kế tốn:

Khi phát sinh chi hoạt động bằng tiền mặt, tiền gửi kế toán ghi tăng chi hoạt động (chi tiết theo nguồn kinh phí thường xun hay khơng thường xun và theo mục lục NSNN) và ghi giảm các khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc.

Kết chuyển các khoản thanh toán tạm ứng vào chi hoạt động (chi tiết theo nguồn kinh phí thường xun hay khơng thường xuyên và theo mục lục NSNN), kế toán ghi tăng chi hoạt động và ghi giảm các khoản tạm ứng.

Rút dự tốn kinh phí hoạt động, thanh tốn các dịch vụ mua ngoài kế toán phản ánh ghi tăng chi hoạt động (chi tiết theo nguồn kinh phí thường xuyên hay không thường xuyên và theo mục lục NSNN) và nguồn kinh phí hoạt động, đồng thời kế toán ghi tăng dự tốn kinh phí thường xun trên tài khoản ngồi bảng “ Dự tốn chi hoạt động ”

Khi phản ánh các dịch vụ mua ngồi chưa thanh tốn tính vào chi hoạt động kế toán ghi tăng chi hoạt động (chi tiết theo nguồn kinh phí thường xuyên hay không thường xuyên và theo mục lục NSNN) và ghi tăng các khoản phải trả.

Phản ánh tiền lương (kể cả phần phụ thu nhập tăng thêm đối với chi thường xuyên) và các khoản trích nộp theo lương tính vào chi hoạt động, kế tốn ghi tăng chi hoạt động (chi tiết theo nguồn kinh phí thường xun hay khơng thường xun

30

và theo mục lục NSNN) và ghi tăng các khoản phải nộp theo lương, ghi tăng phải trả công chức.

Rút hạn mức kinh phí hoạt động để nhập quỹ để thanh toán tiền lương kế toán ghi tăng tiền mặt và ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động đồng thời ghi tăng “ Dự tốn chi hoạt động ”.

Mua TSCĐ bằng kinh phí hoạt động thường xun hoặc khơng thường xun, khi mua tài sản kế toán ghi tăng tài sản cố định hữu hình và ghi giảm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc. Đồng thời, ghi tăng chi hoạt động (chi tiết theo nguồn kinh phí thường xun hay khơng thường xun và theo mục lục NSNN) và nguồn kinh phí hình thành TSCĐ.

Phân bổ chi phí trả trước vào chi hoạt động thường xuyên kế toán ghi tăng chi hoạt động (chi tiết theo nguồn kinh phí thường xun hay khơng thường xuyên và theo mục lục NSNN) và giảm chi chi phí trả trước.

Cuối năm, nếu báo cáo quyết toán chưa duyệt, kế toán chuyển chi hoạt động năm nay sang chi hoạt động năm trước, khi đó kế tốn ghi tăng chi hoạt động năm trước, đồng thời ghi giảm chi hoạt động năm nay tương ứng.

Khi báo cáo quyết toán năm trước được duyệt, kế toán kết chuyển, chi sự nghiệp năm trước vào nguồn kinh phí hoạt động năm trước để xác định chênh lệch, kế toán ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động năm trước và ghi giảm chi hoạt động năm trước.

Sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nhiệm vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị hành chính..

Các đơn vị hành chính đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của luật kế tốn, Quyết định số 19/2006/QĐ- BTC và Thơng tư số 185/2010/TT-BTC.

Một số loại sổ kế toán chi kinh phí ngân sách nhà nước thường dùng sổ chi tiết chi hoạt động, sổ cái tài khoản, sổ chi tiết các tài khoản, sổ theo dõi dự toán ngân sách ….

31

Báo cáo kế tốn

Báo cáo chi kinh phí ngân sách nhà nước cấp trong đơn vị hành chính được lập theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành.

Một số báo cáo chi kinh phí ngân sách nhà nước cấp thường dùng bao gồm bảng đối chiếu dự tốn kinh phí ngân sách tại KBNN, báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động, báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết tốn kinh phí, bảng cân đối tài khoản …