CHƯƠNG I : KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HÓA
2.3 Thực tiễn thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa tại cơng ty TNHH Thu
tiếp và đàm phán qua điện thoại. Thủ tục ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá bao gồm các nội dung:
+ Phương thức ký kết trực tiếp là phương thức được Công ty sử dụng thường xuyên và phổ biến hơn cả, gồm các giai đoạn sau:
* Giai đoạn liên hệ, tìm đối tác có nhu cầu mua hàng hố của Cơng ty. Công việc này thuộc nhiệm vụ của tất cả các cán bộ công nhân viên của Công ty. Khi bất kỳ một người nào trong Cơng ty thấy khách hàng có nhu cầu mua hàng hố của Cơng ty phải báo lại cho Công ty và hướng dẫn họ đến Văn phịng Cơng ty.
* Giai đoạn chuẩn bị đàm phán: Trong giai đoạn này Phịng Kinh Doanh thực hiện các cơng việc sau: Xác định mục tiêu đàm phán; Xác định chi phí cho đàm phán; Lựa chọn cán bộ đàm phán; Xác định thời gian, địa điểm đàm phán; Xác định kế hoạch đàm phán.
* Giai đoạn đàm phán: Hai bên sẽ đàm phán qua điện thoại hoặc đàm phán trực tiếp tại Phịng Thương mại hoặc cử một đồn cán bộ đi công tác để đàm phán với khách hàng hoặc là sự kết hợp của cả ba cách thức này. Công ty quan tâm nhất và là công việc thường xuyên, chủ yếu nhất trong đàm phán là thoả thuận những điều khoản về số lượng, giá, yêu cầu về chất lượng sản phẩm, phương thức thanh toán, thời gian giao nhận hàng hoá.
* Giai đoạn soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hoá: Những hợp đồng của Cơng ty có thể là đã được thành lập mẫu hoặc được soạn thảo riêng lẻ, nhiều điều khoản được thống nhất và cam kết của hai bên sẽ thể hiện trên hợp đồng mẫu đó.
+ Phương thức ký kết gián tiếp:
* Đề nghị giao kết hợp đồng: Trong giai đoạn này các bên thể hiện rõ ý định xác lập quan hệ hợp đồng. Trong đề nghị giao kết hợp đồng các bên nêu rõ nội dung cần đàm phán: Tên hàng; Quy cách, phẩm chất; Số lượng; Phương thức giao hàng;
Giá cả, phương thức thanh toán; Thời hạn giao hàng; Các nội dung khác (Điều khoản giải quyết tranh chấp, các trường hợp miễn trách).
* Chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng: Là giai đoạn có sự đồng ý hồn tồn tất cả mọi điều khoản trong đề nghị giao kết hợp đồng mà các bên đưa ra.
2.3 Thực tiễn thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa tại cơng ty TNHHThu Ngân Thu Ngân
2.3.1 Quá trình thực hiện hợp đồng
Thực hiện hợp đồng đã ký kết là quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia ký kết. Hợp đồng mua bán hàng hoá được coi là thực hiện xong khi các bên hoàn thành đầy đủ quyền và nghĩa vụ đã xác lập trong hợp đồng.
Với mục tiêu vì quyền lợi của chính mình và của bạn hàng, cơng ty TNHH Thu Ngân đã cùng bạn hàng thực hiện những điều khoản trong hợp đồng theo quy định của pháp luật và sự thoả thuận.
Thực hiện điều khoản số lượng
Điều khoản số lượng là một trong những điều khoản chủ yếu của hợp đồng mua bán hàng hoá. Thực hiện đúng điều khoản số lượng tức là giao hàng đầy đủ số lượng, trọng lượng hàng hoá theo đúng đơn vị đo lường đã thoả thuận trong hợp đồng.
Thực hiện điều khoản về chất lượng
Trong quan hệ mua bán hàng hố thì chất lượng hàng hố là rất quan trọng, nó quyết định uy tín của Cơng ty. Khi thực hiện điều khoản về chất lượng hàng hố Cơng ty và bạn hàng thoả thuận trên cơ sở các quy định về chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật mà Công ty đã đăng ký tại cơ quan tiêu chuẩn đo lường chất lượng Nhà nước có thẩm quyền. Đối với những sản phẩm đã đạt chất lượng theo Tiêu chuẩn Việt Nam thì sản phẩm giao bán cũng phải đạt được như vậy.
Thực hiện điều khoản về giao nhận hàng hố
Đối với cơng ty TNHH Thu Ngân thì các hợp đồng bán hàng hố của Cơng ty các bên thoả thuận giao hàng tại cơ sở của bên mua, cịn các hợp đồng mua ngun vật liệu của Cơng ty thì Cơng ty nhận tại kho bãi của Cơng ty. Tức là khi bán hàng Cơng ty có trách nhiệm vận chuyển hàng tới nơi quy định và phải đảm bảo an tồn cho hàng hố trong q trình vận chuyển cho đến khi giao hàng. Phương tiện vận chuyển của Công ty thường là ô tô tải.
Thời điểm giao nhận hàng là thời điểm mà việc giao nhận được thực hiện. Căn cứ vào những quy định của Luật Thương mại 2005, Công ty và bạn hàng thực hiện thời hạn giao hàng như sau:
Nếu bên bán giao hàng trước thời hạn đã thoả thuận thì bên mua có quyền nhận hàng hoặc khơng nhận hàng;
Nếu bên bán giao hàng sau thời hạn đã thoả thuận thì bên bị vi phạm có quyền: - Hoặc khơng nhận sản phẩm, bắt phạt vi phạm nếu có thoả thuận và bồi thường thiệt hại như trường hợp không thực hiện hợp đồng:
- Hoặc nhận sản phẩm và bắt phạt vi phạm thời gian thực hiện hợp đồng (nếu có thoả thuận) và địi bồi thường thiệt hại.
Trường hợp Cơng ty giao hàng đúng thời hạn như thoả thuận trong hợp đồng, bên mua có nghĩa vụ phải tiếp nhận hàng hố. Nếu khơng tiếp nhận hàng hố đã hồn thành như đã thoả thuận trong hợp đồng thì Cơng ty phải lưu kho và có quyền yêu cầu bên mua phải trả chi phí bảo quản, lưu kho.
Thực hiện điều khoản về giá cả, thanh toán
Giá cả từng loại mặt hàng của công ty TNHH Thu Ngân được Công ty định ra trên cơ sở giá thành sản xuất các mặt hàng đó và giá cả các mặt hàng đó trên thị trường. Thường thì giá các loại gạch, xỉ, Tro Bay của Cơng ty không cao hơn giá các mặt hàng cùng loại trên thị trường, mặc dù các sản phẩm của Công ty được sản xuất bởi dây chuyền công nghệ hiện đại, nhập ngoại, nên chất lượng sản phẩm được đảm bảo mà giá cả thì được bạn hàng chấp nhận. Đó cũng là một trong những nguyên nhân khiến cho Cơng ty ngày càng có thêm nhiều bạn hàng.
Thanh tốn là khâu cuối cùng kết thúc thực hiện hợp đồng mua bán hàng hoá. Theo sự thoả thuận của các bên trong hợp đồng, các bên sẽ thanh tốn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản thơng qua các ngân hàng mà các bên mở tài khoản. Để đảm bảo thực hiện hợp đồng Công ty lựa chọn phương thức thanh toán một phần (20% - 40% giá trị hợp đồng), sau khi hàng được giao nhận đầy đủ sẽ thanh tốn nốt phần cịn lại vào một ngày cụ thể được quy định trong hợp đồng.
2.3.2.3 Giải quyết tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hoá
Khi đã giao kết hợp đồng mua bán hàng hố thì các bên đều mong rằng sẽ thực hiện đầy đủ các quyền và nghĩa vụ đã thoả thuận trong hợp đồng. Tức là khơng bên nào lại mong muốn có tranh chấp xảy ra. Nhưng vì nhiều lý do, nhiều yếu tố tác động trong đó có cả yếu tố chủ quan và yếu tố khách quan nên việc có bên vi phạm hợp đồng mua bán hàng hố trên thực tế là điều khó tránh khỏi (ví dụ: số lượng hàng hố khơng đủ theo đúng hợp đồng, chất lượng hàng hố không bảo đảm, thời gian giao hàng chậm, thanh toán chậm, hay hàng bị vỡ, hỏng trong q trình vận chuyển...). Từ những vi phạm đó mà dẫn đến tranh chấp hợp đồng. Theo quy định của pháp luật thì khi có tranh chấp trong thương mại các bên có các cách giải quyết là: thương lượng, hồ giải, trọng tài, toà án. Đối với cơng ty TNHH Thu Ngân nói riêng và các cơng ty khác hoạt động trong lĩnh vực xây dựng nói chung thường khơng muốn đưa tranh chấp hợp đồng ra giải quyết tại tồ án vì muốn giữ gìn bạn hàng làm ăn lâu dài, bí mật kinh doanh, thời gian, tiền bạc... Cơng ty thường chọn cách giải quyết tranh chấp thông qua thương lượng và tự hồ giải. Từ khi thành lập cơng ty cho đến nay chưa ghi nhận trường hợp nào công ty phảo giải quyết tranh chấp tại trọng tài hay toà án.