Đơn vị: VNĐ
STT Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
1 Tổng tài sản 77.125.584.4899 86.903.454.893 107.452.462.565
2 Doanh thu 199.288.297. 641 223.214.985.414 345.052.528.908
3 Tổng nợ phải trả 34.612.354.534 42.412.415.412 45.426.876.843
4 Chi phí 47.879.097.269 48.412.425.642 49.425.768.843
5 Lợi nhuận trước thuế 5.999.977.456 8.419.653.997 10.467.426.763
6 Lợi nhuận sau thuế 4.799.981.965 7.468.845.743 9.108.956.525
(Nguồn: Báo cáo tài chính Phịng kế tốn cơng ty Cybersoft)
Nhìn chung tình hình hoạt động tài chính của cơng ty tương đối tốt, tốc độ tăng trưởng của công ty tương đối cao, cụ thể:
Doanh thu năm 2016 là 223.214.985.414 đồng, tăng 12% so với năm 2015. Năm 2017 doanh thu đã tăng lên đến 345.052.528.908 đồng, tăng 54,58% so với năm 2016. Có thể thấy trong giai đoạn hết năm 2017 doanh thu của công ty đã tăng rấ lớn. Sở dĩ doanh thu của cơng ty tăng nhanh trong năm 2017 vì cơng ty bắt đầu triển khai khai
thác dự án thuộc chi nhánh trong miền nam, đồng thời thu về rất nhiều dự án ở các tỉnh khác trong khắp cả nước.
2.2. THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM CYBERSOFT TẠI HÀ NỘI
2.2.1 Phương pháp nghiên cứu và kết quả điều tra.
Phương pháp nghiên cứu là phát phiếu điều tra về tình hình ứng dụng CNTT, HTTT trong cơng ty
Phần đầu: Thông tin về doanh nghiệp. 1. Cơ sở vật chất
2.Nguồn nhân lực
3.Chi phí xây dựng HTTT 4.Quản tri cơ sở dữ liệu
Phiếu điều tra bằng (Bảng câu hỏi - Questionnaire) là một công cụ thường được dùng để ghi chép các ý kiến của khách hàng trong phương pháp phỏng vấn. Phiếu điều tra là một bảng các câu hỏi mà người được phỏng vấn cần trả lời. Việc biên soạn một bảng câu hỏi phù hợp là một vấn đề quan trọng trong phương pháp này. Các câu hỏi phải được đặt rõ ràng, tránh hiểu nhầm, tránh những câu hỏi tế nhị khó trả lời.
Hình thức câu hỏi trong phiếu điều tra có câu hỏi đóng và câu hỏi mở.
- Câu hỏi đóng là câu hỏi có sẵn phương án trả lời. Đó là những câu hỏi lựa mà người điền phiếu chỉ được chọn một phương án, câu hỏi tùy chọn có thể chọn nhiều hơn một phương án hay các câu hỏi lưỡng cực (có- khơng)
Câu hỏi mở là câu hỏi người điền phiếu tự đưa ra ý kiến phù hợp nhất để trả lời câu hỏi. Thông tin thu được từ câu hỏi dạng mở có tính chất sâu sắc thể hiện độ chính xác, quan điểm của người trả lời vì vậy có độ tin cậy cao.
Đối tượng điều tra là các cán bộ công, nhân viên các bộ phận chức năng khác nhau trong công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp - CYBERSOFT.
Ngoài phương pháp phát phiếu điều tra còn sử dụng phương pháp quan sát thực tế, phương pháp phỏng vấn ban lãnh đạo công ty.
2.2.2.Kết quả điều tra.
Trong quá trình thực tập tại doanh ngiệp, theo kế hoạch đã vạch ra từng tuần em đã lập phiếu điều tra và phát ra. Tiến hành phỏng vấn trực tiếp các anh chị cán bộ nhân
viên hiện nay đang công tác và làm việc tại công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp CYBERSOFT.
Số lượng phiếu đã được phát ra: 20 phiếu. Số lượng phiếu thu về: 20 phiếu.
Danh sách cán bộ nhân viên điền phiếu điều tra và trả lời phiếu phỏng vấn.
Giám đốc 1. Phó giám đốc 2. Nhân viên triển khai 4. Nhân viên bảo hành 3. Nhân viên kinh doanh 3. Nhân viên kế toán 4. Nhân viên thiết kế 3.
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thơng tin cơng ty Cybersoft)
Nhìn chung, kết quả thu được những thơng tin tổng quát về doanh nghiệp bao gồm thông tin cơ bản về công ty, số lượng nhân viên chính thức, các lĩnh vực mà cơng ty kinh doanh, tình hình tài chính 3 năm gần đây của doanh nghiệp, số lượng chính xác cơ sở hạ tầng CNTT, mức độ quan tâm của công ty đến HTTT và CNTT. Đồng thời thấy được nguồn nhân lực và đầu tư đào tạo cho nhân viên về CNTT và HTTT của công ty, hiểu thêm về tình hình sản xuất kinh doanh và đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng với sản phẩm, dịch vụ của công ty. Đây là những thông tin cần thiết phục vụ cho sau này làm khóa luận.
2.2.3 Trạng ứng dụng công nghệ của công ty phần mền CYBERSOFT tại hà nội.
Qua khảo sát cho thấy, công ty CYBERSOFT làm việc theo chế độ tuần làm việc 6 ngày, nghỉ chủ nhật, ngày làm việc 8h. Ngoài ra tùy theo tình hình cơng việc mà nhân viên cơng ty làm them giờ và làm thêm ngày chủ nhật, tùy theo sự điều động của công ty. Dưới đây là những công việc cụ thể trong công tác quản lý nhân sự tại công ty:
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Trong việc quản lý hồ sơ nhân viên thì nhân viên quản lý nhân sự thêm hồ sơ nhân viên mới, thơng qua việc tìm kiếm để sửa thơng tin hồ sơ nhân viên và xóa hồ sơ nhân viên. Trong hồ sơ nhân viên, thông tin về nhân viên được lưu trữ bao gồm mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, chứng minh nhân dân.
- Quản lý lương: Nhân viên phịng kế tốn sẽ quản lý tiền lương bằng cách chấm cơng và tính lương theo hệ số lương của nhân viên tùy thuộc vào chức vụ. Nhân viên ở chức vụ nào sẽ nhận được mức lương ứng với từng chức vụ đó.
- Cuối tháng, cuối quý các bộ phận phụ trách các mảng sẽ báo cáo, thống kê các thông tin cá nhân hoặc thông tin lương của nhân viên tùy theo yêu cầu của ban lãnh
đạo. Ngoài ra ban lãnh đạo cũng có thể yêu cầu báo cáo bất cứ lúc nào cần thông tin như thông tin chi tiết bảng lương, hồ sơ nhân viên,…
Năm 2018, CYBERSOFT(Văn phịng tại HN) có hơn 55 nhân viên trong đó có nhiều nhân viên trình độ cao, am hiểu nghiệp vụ khách hàng và chuyên sâu trong lĩnh vực tư vấn, công nghệ thông tin, quản lý nhân sự..
Số lượng cán bộ nhân viên hoạt động trong lĩnh vực CNTT: Cán bộ, nhân viên phần cứng là 5 người
Cán bộ, nhân viên phần mềm: Nhân viên triển khai là 37 người Nhân viên bảo hành 11 người Nhân viên phát triển 2 người
Đội ngũ nhân viên tại CYBERSOFT được tuyển chọn từ các trường đại học, cao đẳng đạo tạo chuyên nghiệp về CNTT Vậy nên việc quản lý nhân sự là ngày càng quan trọng, phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức cho công ty. Cũng vì thế xây dựng lực lượng nhân sự bền vững là mục tiêu lâu dài của công ty và là vấn đề cần quan tâm hàng đầu của công ty.
Kết quả cho thấy việc quản lý nhân sự của công ty vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ và chưa thống nhất, chỉ được làm việc và quản lý trên sổ sách, cùng với việc sử dụng cơng cụ tin học văn phịng như Word và Excel để xử lý và lưu trữ thơng tin về nhân sự, chưa hình thành rõ ràng một hệ thống quản lý nhân sự. Nhân sự khơng thể xuất báo cáo về tình trạng học vấn, bằng cấp, báo cáo về quá trình cơng tác của nhân viên theo yêu cầu đột xuất của ban lãnh đạo.
Từ những thực trạng về hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện tại của công ty, khi được hỏi về nhu cầu cần xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự hồn tồn mới thì đa số các nhân viên đều cho rằng đó là một cơng việc cần thiết. Kết quả phỏng vấn được thể hiện qua hình dưới đây:
Biểu đồ :2.1 Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự cho công ty
(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra bằng Excel)
Vì vậy, yêu cầu cấp thiết hiện nay là xây dựng được hệ thống thông tin quản lý nhân sự đáp ứng được nhu cầu quản lý, sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả của công ty CYBERSOFT
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP CYBERSOFT
Thông qua việc phân tích thực trạng phần mềmthơng tin quản lý nhân sự hiện tại của công ty Cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp phần mềm quản lý Excel ở trên em nhận thấy rằng việc quản lý nhân sựu của công ty Cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp rất cồng kềnh và không linh hoạt, các cơng việc cịn trùng lặp giữa các phịng ban. Kế tốn nhân sự phải thực hiện rất nhiều các công việc và lặp lại nhiều lần. Như vậy đánh giá về các mặt cụ thể các thành phần của phần mềm thông tin quản lý nhân sự hiện tại của công ty Cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp CyberSoft như sau:
Đơn vị: % (phần trăm)
Biểu đồ: 2.2 Mức độ hài lòng trang thiết bị phần cứng của phần mềm quảnnhân sự. nhân sự.
Về phần mềm: Phần mềm thông tin quản lý nhân sự hiện tại của của công ty Cổ
phần phần mềm quản trị doanh nhiệp CyberSoft được thực hiện trên phần mềm quản lý Excel 2003 và Excel 2007. Đây là phần mềm tin học văn phòng cơ bản trong quản lý và được sử dụng khá đơn giản. Phần mềm quản lý Excel đã đáp ứng được những yêu cầu nghiệp vụ về quản lý chấm công và lương nhưng thể cho ra bản báo cáo tự động cũng như lưu trữ thông tin khi số lượng dữ liệu ngày một nhiều.
Về dữ liệu: Các dữ liệu được lưu trữ tại các file Excel hoặc được in sao ra các
văn bản tài liệu của công ty để lưu trữ, sử dụng. Dữ liệu được quản lý bởi bộ phận quản kế tốn. Vì vậy vấn đề an tồn thơng tin khơng được đảm bảo một cách tốt nhất, rất dễ xảy ra tình trạng mất cắp hay phá hoại thơng tin. Khi có u cầu tìm kiếm một dữ liệu cụ thể nào đó hay tình trạng của cơng ty thường rất mất thời gian để tổng hợp, tìm kiếm do dữ liệu bị mất. Điều tra phỏng vấn 15 nhân viên trong công ty em thấy mức độ đánh giá về độ an tồn bảo mật thơng tin, dữ liệu của phần mềm nhân sự hiện tại như sau:
Đơn vị: Người
Biểu đồ 2.3 Mức độ an toàn dữ liệu của phần mềm quản lý nhân sự hiện tại
HTTT quản lý nhân sự hiện tại bằng phần mềm quản lý Excel có thể tìm kiếm trích lọc dữ liệu liên quan đến tên, tuổi , chức vụ, lương, cơng; …Có thể tính tốn cho ra số nhân viên, số ngày công, trong tháng, trong năm. Tuy nhiên vẫn cịn xảy ra sai xót đễ bị đánh cắp.
Mạng : Phần mềm thông tin quản nhân sự hiện tại của công được kết nối chung
vào phần mềm mạng của công ty. Công ty và sử dụng phần mềm mạng của Viettel, chất lượng đảm bảo, tốc độ cao và tương đối ổn định ít tắc nghẽn trong q trình truyền tin và trao đổi dữ liệu.Kết quả điều tra 15 nhân viên của công ty về mức độ hài lịng về phần mềm mạng của cơng ty như sau:
Biểu đồ 2.4:Mức độ hài lòng về phần mềm mạng của nhân viên công ty
Như vậy với thực trạng của việc ứng dụng phần mềm quản lý Excel vào việc quản lý nhân sự nhìn chung mới chỉ giải quyết được một số nghiệp vụ cơ bản, đơn giản. Vẫn cịn rất nhiều thiết sót, yếu kém cần được khắc phục. Với những nhận định trên em có thể rút ra được một số ưu và nhược điểm của phần mềmthông tin quản lý nhân sự bằng phần mềm quản lý Excel hiện tại của công ty Cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp CyberSoft như sau:
Ưu điểm:
- Phần mềm Excel đơn giản, dễ sử dụng, không cần tốn nhiều thời gian để học, không cần hiểu quá sâu về kiến thức tin học cũng có thể làm được.
- Phần mềmquản lý tốt các thông tin số nhân viên, số ngày đi làm, lương , giúp tìm kiếm nhanh các thơng tin nhân viên, tính tốn nhanh hỗ trợ cho cơng tác thống kê, báo cáo với điều kiện số lượng bản ghi ít.
- Phần mềm không bị phụ thuộc vào các nhà phát triển bởi vì do cơng ty tự phát triển và nghiệm thu.
- Phần cứng và hệ mạng của phần mềm thông tin nhân sự hiện tại của công ty tương đối tốt có thể đáp ứng yêu cầu về các nghiệp vụ quản lý nhân sự.
- Cán bộ vận hành HTTT quản lý nhân sự có kiến thức cơ bản về tin học, máy tính, nhận thức đúng tầm quan trọng của HTTT quản lý nhân sự đối với doanh nghiệp, có khả năng vận hành tốt phần mềmcũng như quản lý tốt hệ thống.
66% 14
%
Nhược điểm:
Về khả năng quản lý
- Sử dụng Excel mỗi file chỉ có tối đa 65000 dòng. Nếu với doanh nghiệp 1000 nhân viên, cần lưu dữ liệu giờ quẹt trong 3 tháng, mỗi ngày nhân viên quẹt tối thiểu 2 lần (cần 1000x30x3x2 = 180 000 dịng) là khơng đủ cho một file Excel. Đương nhiên có thể tách ra Sheet khác hay thêm file lưu trữ khác. Khi đó khả năng tìm kiếm, chỉnh sửa, thay đổi sẽ lại gặp rắc rối rất lớn. Thay vì vậy sử dụng phần mềm chấm cơng chun nghiệp thì cán bộ nhân sự khơng cần bận tâm đến vấn đề này. Dữ liệu phần mềm chấm công chuyên nghiệp được quản lý bằng cơ sở dữ liệu tập trung. Việc tìm kiếm dễ dàng nhan chóng
Khả năng báo cáo
- Sử dụng Excel mỗi khi cần báo cáo một thơng tin lên lãnh đạo địi hỏi người cán bộ nhân sự phải rất am hiểu master file và mất rất nhiều công sức (cần biết vị trí lưu trữ, cách cập nhật, lấy thơng tin, tổng hợp từ các file) đôi khi dữ liệu thiếu, hoặc khơng chính xác. Những than phiền này tơi thường được nghe các anh chị làm nhân sự chia sẻ khi triển khai phần mềm quản lý nhân sự. Khi tôi thực hiện các thao tác để ra báo cáo trong phần mềm quản lý nhân sự, các anh/chị đều trầm trồ khen ngợi: “sao đơn giản vậy”.
Khả năng bảo mật và toàn vẹn dữ liệu
- Quản lý bằng file Excel có 2 dạng: quản lý tập trung và quản lý phân tán.
- Khi quản lý tập trung: sẽ có 1 master file chung đặt tại một thư mục dùng chung cho cả phòng sử dụng. Giả sự cán bộ nhân sự A cần thay đổi thông tin nhân viên X, cán bộ nhân sự B cần thay đổi thông tin nhân viên Y. A và B cùng mở file master. Nếu A lưu trước, B lưu sau thì nhân viên Y được thay đổi, X khơng được thay đổi,.. Như vậy thông tin X bị sai.
- Khi quản lý phân tán: cũng tương tự dữ liệu của mỗi cán bộ quản lý cập nhật khác nhau, file Excel sẽ khác nhau. Dẫn đến báo cáo sẽ khác nhau. Lãnh đạo không biết tin vào ai.
- Phần mềm quản lý nhân sự sẽ tách thành các chức năng riêng, phân quyền mỗi cán bộ nhân sự đảm nhiệm cơng việc riêng của mình tương ứng với chức năng trên phần mềm. Sẽ khơng xảy ra thiếu đồng bộ như quản lý bằng file Excel.
Trong chương 3 có đề xuất định hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty CYBERSOFT nhằm giải quyết vấn đề quản nhân sự trên
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN TRỊ
DOANH NGHIỆP CYBERSOFT 3.1 ĐẶT BÀI TỐN
Theo thơng tin đã điều tra và thu thập được trong q trình thực tập tại cơng ty cổ phần CYBERSOFT, trong giai đoạn tới cơng ty sẽ có kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh. Theo đó số lượng nhân sự sẽ tăng lên đồng nghĩa với việc quản lý nhân sự trong công ty cũng phức tạp hơn. Như
quản lý chấm công, quản lý hợp đồng lao động:
Vì vậy hệ thống quản lý nhân sự trong cơng ty cần được nghiên cứu để
tin học hóa, giúp cho các công việc của bộ phận nhân sự bớt cồng kềnh, đem lại hiệu quả công việc cao hơn.
Hệ thống quản lý nhân sự tại công ty được xây dựng sẽ đáp ứng các yêu cầu sau: - Quản lý hồ sơ nhân viên.
+ Khi cơng ty có nhân sự mới vào làm, phịng nhân sự sẽ thêm mới thơng tin nhân viên đó vào phần quản lý hồ sơ nhân viên. Mỗi hồ sơ nhân viên sẽ bao gồm