Biểu đồ 2 .3 Mức độ an toàn dữ liệu của phần mềmquản lý nhân sự hiện tại
Biểu đồ 2.4 :Mức độ hài lòng về phần mềm mạng của nhân viên công ty
Như vậy với thực trạng của việc ứng dụng phần mềm quản lý Excel vào việc quản lý nhân sự nhìn chung mới chỉ giải quyết được một số nghiệp vụ cơ bản, đơn giản. Vẫn cịn rất nhiều thiết sót, yếu kém cần được khắc phục. Với những nhận định trên em có thể rút ra được một số ưu và nhược điểm của phần mềmthông tin quản lý nhân sự bằng phần mềm quản lý Excel hiện tại của công ty Cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp CyberSoft như sau:
Ưu điểm:
- Phần mềm Excel đơn giản, dễ sử dụng, không cần tốn nhiều thời gian để học, không cần hiểu quá sâu về kiến thức tin học cũng có thể làm được.
- Phần mềmquản lý tốt các thông tin số nhân viên, số ngày đi làm, lương , giúp tìm kiếm nhanh các thơng tin nhân viên, tính tốn nhanh hỗ trợ cho cơng tác thống kê, báo cáo với điều kiện số lượng bản ghi ít.
- Phần mềm khơng bị phụ thuộc vào các nhà phát triển bởi vì do cơng ty tự phát triển và nghiệm thu.
- Phần cứng và hệ mạng của phần mềm thông tin nhân sự hiện tại của cơng ty tương đối tốt có thể đáp ứng yêu cầu về các nghiệp vụ quản lý nhân sự.
- Cán bộ vận hành HTTT quản lý nhân sự có kiến thức cơ bản về tin học, máy tính, nhận thức đúng tầm quan trọng của HTTT quản lý nhân sự đối với doanh nghiệp, có khả năng vận hành tốt phần mềmcũng như quản lý tốt hệ thống.
66% 14
%
Nhược điểm:
Về khả năng quản lý
- Sử dụng Excel mỗi file chỉ có tối đa 65000 dịng. Nếu với doanh nghiệp 1000 nhân viên, cần lưu dữ liệu giờ quẹt trong 3 tháng, mỗi ngày nhân viên quẹt tối thiểu 2 lần (cần 1000x30x3x2 = 180 000 dịng) là khơng đủ cho một file Excel. Đương nhiên có thể tách ra Sheet khác hay thêm file lưu trữ khác. Khi đó khả năng tìm kiếm, chỉnh sửa, thay đổi sẽ lại gặp rắc rối rất lớn. Thay vì vậy sử dụng phần mềm chấm cơng chun nghiệp thì cán bộ nhân sự khơng cần bận tâm đến vấn đề này. Dữ liệu phần mềm chấm công chuyên nghiệp được quản lý bằng cơ sở dữ liệu tập trung. Việc tìm kiếm dễ dàng nhan chóng
Khả năng báo cáo
- Sử dụng Excel mỗi khi cần báo cáo một thơng tin lên lãnh đạo địi hỏi người cán bộ nhân sự phải rất am hiểu master file và mất rất nhiều cơng sức (cần biết vị trí lưu trữ, cách cập nhật, lấy thông tin, tổng hợp từ các file) đơi khi dữ liệu thiếu, hoặc khơng chính xác. Những than phiền này tơi thường được nghe các anh chị làm nhân sự chia sẻ khi triển khai phần mềm quản lý nhân sự. Khi tôi thực hiện các thao tác để ra báo cáo trong phần mềm quản lý nhân sự, các anh/chị đều trầm trồ khen ngợi: “sao đơn giản vậy”.
Khả năng bảo mật và toàn vẹn dữ liệu
- Quản lý bằng file Excel có 2 dạng: quản lý tập trung và quản lý phân tán.
- Khi quản lý tập trung: sẽ có 1 master file chung đặt tại một thư mục dùng chung cho cả phòng sử dụng. Giả sự cán bộ nhân sự A cần thay đổi thông tin nhân viên X, cán bộ nhân sự B cần thay đổi thông tin nhân viên Y. A và B cùng mở file master. Nếu A lưu trước, B lưu sau thì nhân viên Y được thay đổi, X không được thay đổi,.. Như vậy thông tin X bị sai.
- Khi quản lý phân tán: cũng tương tự dữ liệu của mỗi cán bộ quản lý cập nhật khác nhau, file Excel sẽ khác nhau. Dẫn đến báo cáo sẽ khác nhau. Lãnh đạo không biết tin vào ai.
- Phần mềm quản lý nhân sự sẽ tách thành các chức năng riêng, phân quyền mỗi cán bộ nhân sự đảm nhiệm cơng việc riêng của mình tương ứng với chức năng trên phần mềm. Sẽ không xảy ra thiếu đồng bộ như quản lý bằng file Excel.
Trong chương 3 có đề xuất định hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty CYBERSOFT nhằm giải quyết vấn đề quản nhân sự trên
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN TRỊ
DOANH NGHIỆP CYBERSOFT 3.1 ĐẶT BÀI TỐN
Theo thơng tin đã điều tra và thu thập được trong q trình thực tập tại cơng ty cổ phần CYBERSOFT, trong giai đoạn tới cơng ty sẽ có kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh. Theo đó số lượng nhân sự sẽ tăng lên đồng nghĩa với việc quản lý nhân sự trong công ty cũng phức tạp hơn. Như
quản lý chấm cơng, quản lý hợp đồng lao động:
Vì vậy hệ thống quản lý nhân sự trong công ty cần được nghiên cứu để
tin học hóa, giúp cho các cơng việc của bộ phận nhân sự bớt cồng kềnh, đem lại hiệu quả công việc cao hơn.
Hệ thống quản lý nhân sự tại công ty được xây dựng sẽ đáp ứng các yêu cầu sau: - Quản lý hồ sơ nhân viên.
+ Khi cơng ty có nhân sự mới vào làm, phịng nhân sự sẽ thêm mới thơng tin nhân viên đó vào phần quản lý hồ sơ nhân viên. Mỗi hồ sơ nhân viên sẽ bao gồm thơng tin sơ yếu lý lịch, trình độ học vấn, chun mơn, kinh nghiệm, mức lương, bảo hiểm,…
+ Trong q trình quản lý hồ sơ nhân viên, phịng nhân sự có thể tìm kiếm để xem thơng tin nhân viên theo nhiều tiêu chí (Tên nhân viên, mã nhân viên, lọc theo phịng).
+ Có thể sửa thơng tin nhân viên dựa trên cơ sở thơng tin cung cấp từ phía nhân viên. + Khi có nhân viên thơi làm việc tại cơng ty, sau khi có quyết định thơi việc từ Ban Giám đốc, phòng nhân sự sẽ vẫn lưu lại thơng tin của nhân viên đó sau 1 tháng trước khi xóa hồn tồn.
- Quản lý khen thưởng, kỷ luật.
+ Quản lý nhân sự có thể thiết lập danh mục các loại khen thưởng, kỷ luật, các mức độ khen thưởng, kỷ luật của công ty.
+ Cho phép cập nhật các thông tin chi tiết về khen thưởng, kỷ luật nhân viên: loại khen thưởng, kỷ luật; lý do; mức độ khen thưởng, kỷ luật.
+ Khi có nhu cầu chuyển cơng tác, nhân viên sẽ đề đạt với Ban Giám đốc để nhận quyết định chuyển công tác. Thông tin chuyển công tác sẽ được cập nhật vào hệ thống để làm căn cứ báo cáo, loại khỏi danh sách chấm công và bảng lương.
+ Khi có nhân viên nghỉ hưu, thơng tin nghỉ hưu và chế độ hưu trí của nhân viên sẽ được cập nhật vào hệ thống để làm căn cứ báo cáo, loại khỏi danh sách chấm công và bảng lương.
- Quản lý chấm công.
+ Bảng chấm cơng được lập theo từng phịng ban để thuận tiện trong quản lý và theo dõi. Bảng chấm cơng của nhân viên theo phịng sẽ được hệ thống tự động cập nhật dựa vào thông tin của phân hệ quản lý hồ sơ nhân viên.
+ Hàng ngày, phịng nhân sự cập nhật thơng tin ngày cơng làm việc của nhân viên để nhập vào bảng theo dõi chấm công.
+ Bảng chấm công này được công khai cho phép nhân viên kiểm tra ngày cơng của mình.
- Tính lương.
+ Cho phép quản lý lập bảng lương.
+ Cho phép thiết lập ngày tính lương, số ngày nghỉ phép hưởng lương trong tháng
+ Việc tính lương được thực hiện căn cứ vào thông tin quyết định tiền lương từ ban giám đốc, kết quả chấm công, các khoản phụ cấp, các khoản BHYT, BHXH…
+ Bảng lương sau khi được lập sẽ được gửi cho từng nhân viên để duyệt bảng lương của mình.
+ Sau cùng, bảng tính lương sẽ được gửi cho phịng kế toán để tổng hợp, thanh toán lương cho nhân viên.
- Quản lý báo cáo.
+ Phần này sẽ cho phép tạo ra các báo cáo khi có yêu cầu của Ban Giám đốc, tất cả các loại báo cáo sẽ có form được lập trình sẵn trên hệ thống.
+ Phịng nhân sự có thể thống kê, báo cáo danh sách nhân viên theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
+ Cuối tháng, phòng nhân sự sẽ dựa trên bảng theo dõi chấm công để lập báo cáo lương trình lên Ban Giám đốc ký duyệt.
Và có thể tùy biến việc tạo các báo cáo khác nhau bằng cách tự lập danh mục tra cứu, báo cáo.
3.2 PHÂN TÍCH U CẦU CỦA BÀI TỐN
Để việc quản lý nhân sự trở nên hiệu quả và dễ dàng thì hệ thống thơng tin quản lý nhân sự tại công ty cần thiết thực, đơn giản và dễ sử dụng phục vụ cho người dùng và ban quản lý. Hệ thống cho phép nhân viên quản lý nhân sự đăng nhập vào hệ thống thông qua tài khoản để thực hiện các chức năng thêm, sửa hay xóa hồ sơ nhân viên. Ngồi ra, hệ thống quản cịn hỗ trợ chức năng lập báo cáo. Báo cáo sẽ gửi đến cho ban lãnh đạo công ty xem và rút ra cách quản lý phù hợp hơn. Hệ thống cũng cho phép nhân viên kế tốn đăng nhập vào hệ thống thơng qua tài khoản để thực hiện việc quản lý lương. Hơn nữa, hệ thống cũng cho phép nhân viên trong công ty và ban lãnh đạo đăng nhập vào hệ thống thơng qua tài khoản để tìm kiếm thơng tin cá nhân và thông tin về lương của nhân viên.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự của cơng ty CYBERSOFT bao gồm 4 chức năng chính như sau:
Quản lý hồ sơ nhân viên : Chức năng này cho phép nhân viên quản lý nhân sự
thêm hồ sơ nhân viên mới, thơng qua việc tìm kiếm để sửa thơng tin hồ sơ nhân viên và xóa hồ sơ nhân viên.
Quản lý lương: Bao gồm quản lý chấm công và quản lý tính lương. Chức năng
quản lý chấm công cho phép nhân viên kế tốn chấm cơng cho nhân viên. Chức năng quản lý tính lương cho phép nhân viên kế tốn tính lương cho nhân viên.
Báo cáo: Chức năng này cho phép nhân viên quản lý nhân sự báo cáo, thống kê
3.3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 3.3.1 Xác định các tác nhân, đặc tả hệ thống Bảng 3.1: Xác định, đặc tả các tác nhân Tác nhân Ca sử dụng Mô tả Nhân viên quản lý nhân sự Đăng nhập
Nhân viên quản lý NS có tài khoản (tên người dùng và mật khẩu) có thể đăng nhập vào hệ thống để thực hiện các chức năng như quản lý hồ sơ NV và báo cáo, thống kê
Quản lý HSNV Nhân viên quản lý NS có thể thêm mới, sửa, xóa thơng tin cá nhân và HSNV
Quản lý báo cáo
Nhân viên quản lý NS có thể báo cáo thông tin nhân viên hoặc thông tin về lương nhân viên mà ban lãnh đạo yêu cầu
Tìm kiếm
Nhân viên quản lý NS tiến hành tìm kiếm thơng tin cá nhân hoặc lương của nhân viên để phục vụ các chức năng liên quan khác
Nhân viên kế tốn
Đăng nhập
Nhân viên kế tốn có tài khoản (tên người dùng và mật khẩu) có thể đăng nhập vào hệ thống để thực hiện chức năng quản lý lương, chức năng này có thể thực hiện qua chức năng tìm kiếm
Quản lý chấm cơng NV kế tốn thêm mới, sửa, xóa bảng chấm cơng của nhân viên
Quản lý tính lương NV kế tốn thực hiện việc tính lương cho NV
Ban lãnh đạo
Đăng nhập
Ban lãnh đạo có tài khoản (tên người dùng và mật khẩu) có thể đăng nhập vào hệ thống để thực hiện chức năng tìm kiếm
Tìm kiếm thơng tin của nhân viên
Ban lãnh đạo tìm kiếm thơng tin cá nhân và lương của nhân viên
Nhân viên
Đăng nhập
Nhân viên có tài khoản (tên người dùng và mật khẩu) có thể đăng nhập vào hệ thống để thực hiện chức năng tìm kiếm
Tìm kiếm thơng tin của nhân viên
Nhân viên trong cơng ty có thể tìm kiếm thơng tin cá nhân và lương của nhân viên
3.3.2 Biểu đồ usecase dạng tổng quát