Mơ hình tổ chức mạng lưới bán hàng của công ty TNHH Vĩ Thanh

(Nguồn: Phịng hành chính )

- Đặc điểm của mơ hình: Có thể thấy cơng ty chia ra làm 4 đối tượng khách hàng chính, đó là: các doanh nghiệp chế biến thủy hải sản- đây là các doanh nghiệp xuất khẩu nội địa 100% vốn nước ngồi, các cơng ty chế biến thực phẩm (thực phẩm đồ khô và thực phẩm đông lạnh), siêu thị và khách hàng tiềm năng ( là những doanh nghiệp thủy hải sản ven biển miền trung). Phòng kinh doanh cũng chia thành 4 đơn vị, mỗi đơn vị sẽ phụ trách một đối tượng khách hàng cụ thể.

- Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận trong mạng lưới bán hàng của cơng ty

+ Giám đốc: quản lí tồn bộ hoạt động của cơng ty qua sự hỗ trợ của phó giám đốc và phịng kế tốn, là người có trách nhiệm và quyền hạn cao nhất trong công ty. Giám đốc là người trực tiếp xây dựng chiến lược bán hàng, điều hành hoạt động chung của tồn cơng ty, quản lí kế hoạch kinh doanh được quyết định theo tháng/ quý/ năm,

PHÓ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC PHỊNG KẾ TỐN KẾ TỐN BÁN HÀNG PHỊNG KINH DOANH (TRƯỞNG PHỊNG) KẾ TỐN KHO

TRỢ LÍ KINH DOANH

CHẾ BIẾN THỦY

+ Phó giám đốc: Hỗ trợ giám đốc điều hành và quản lí cơng ty, quản lí và tương tác trực tiếp với phịng kinh doanh trong việc triển khai chiến lược bán, tiến trình thực hiện các kế hoạch đã đề ra và chịu trách nhiệm trước giám đốc về hiệu quả của các hoạt động.

+ Phịng kế tốn: tập hợp, lưu trữ và xử lí số liệu bán, cung cấp các thông tin về khách hàng, hỗ trợ cho phịng kinh doanh.

Kế tốn bán hàng: Ghi chép thơng tin giao nhận hằng ngày, quản lí hợp đồng, chứng từ, hóa đơn liên quan đến giao dịch với khách hàng, theo dõi cơng nợ khách hàng.

Kế tốn kho: theo dõi hàng tồn kho trong ngày/tháng/năm, kế hợp với bộ phận kho để xuất hàng hóa, kiểm tra về số lượng và chất lượng hàng hóa xuất, nhập kho.

+ Trưởng phịng kinh doanh: là người đứng đầu phịng kinh doanh, có trách nhiệm điều hành hoạt động trong phòng thực hiện các quyết định bán, các kế hoạch đã được phê duyệt, chịu trách nhiệm trước phó giám đốc về tình hình hoạt động kinh doanh của tồn cơng ty.

+ Trợ lí kinh doanh: nắm được danh sách khách hàng của công ty, tương tác với các nhân viên phụ trách bộ phận bán, tổng hợp và xử lí dữ liệu bán hàng, hỗ trợ cho trưởng phòng kinh doanh

+ Nhân viên phụ trách bộ phận bán hàng: liên tục tìm kiếm khách hàng, báo cáo cho trợ lí kinh doanh về tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng, đề xuất những khó khăn trong q trình bán hàng, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng kinh doanh.

Như vậy, mơ hình tổ chức MLBH mà cơng ty đang sử dụng là mơ hình tổ chức MLBH theo khách hàng và có những ưu, nhược điểm như sau:

- Ưu điểm:

+ Các khách hàng trong cùng một bộ phận có sự tương đồng về ngành nghề kinh doanh và tiêu dùng sản phẩm tạo điều kiện thuận lợi cho các nhân viên bán hàng trong cùng một bộ phận nghiên cứu kỹ lưỡng đặc điểm và nhu cầu của khách hàng, từ đó xây dựng một chiến lược bán hàng và tiếp cận khách hàng phù hợp, việc chăm sóc khách hàng cũng được thực hiện một cách dễ dàng hơn

+ Khách hàng của cơng ty được phân loại thành bốn nhóm, tương ứng lực lượng bán hàng được bố trí và phân chia thành bốn bộ phận. Việc bố trí này do trưởng phịng kinh doanh thực hiện, dựa trên năng lực và sự hiểu biết của cá nhân về khách hàng.

- Hạn chế:

+ Do đặc trưng của sản phẩm (Sản phẩm phải trải qua q trình thiết kế, làm khn,chạy mẫu, sản xuất) và giới hạn của thị trường xuất khẩu nên nhân viên bán hàng phải rất lâu để có khách hàng.

b. Các căn cứ lựa chọn mơ hình tổ chức MLBH của cơng ty

- Căn cứ bên trong doanh nghiệp:

+ Đặc điểm của sản phẩm: Sản phẩm mang tính thiết yếu và đặc trưng cho mặt hàng thực phẩm, thủy sản. Tạo nên sự đa dạng về mẫu mã, kích thước nên phải phân chia LLBH ( tương ứng với các nhóm khách hàng) thành nhiều mảng cụ thể, nhằm thu thập thơng tin, theo sát và chăm sóc khách hàng tốt hơn. Sự tương tác, kết nối giữa các bộ phận (hình 2.2) giúp hoạch định được cơng nợ, dịng tiền, xuất nhập hàng hóa phục vụ việc kinh doanh và phát triển ngành nghề mới.

+ Khả năng tài chính của doanh nghiệp: là một doanh nghiệp trẻ, khả năng tài chính của cơng ty khá hạn hẹp, việc tổ chức MLBH theo khu vực địa lí, hay tổ chức MLBH hỗn hợp là rất khó khăn với cơng ty vì địi hỏi nguồn lực về tài chính cao, chi phí bán hàng tăng.

+ Tình hình nhân sự và năng lực của LLBH: LLBH tổng hợp thông tin khách hàng theo từng đặc tính của cơng ty chế biến thủy sản hoặc chế biến thực phẩm.

+Do khách hàng chủ yếu là các doanh nghiệp sản xuất, sản phẩm của các doanh nghiệp này được đặt trực tiếp vào bao bì, nên tính quan trọng của chiến lược sản phẩm được đặt lên hàng đầu vì vậy tất cả các thơng tin từ nhân viên kinh doanh đều thông qua trưởng phịng kinh doanh, phó giám đốc để có những quyết định mạng tính chiến lược.

- Các căn cứ bên ngoài doanh nghiệp

+ Đối thủ cạnh tranh: Các đổi thủ cạnh tranh trực tiếp của công ty thường sử dụng mô hinhg tổ chức MLBH theo khách hàng. Việc biết được mơ hình tổ chức MLBH của đối thủ cạnh tranh giúp cho cơng ty có thể lựa chọn mơ hình tổ chức MLBH phù hợp để tăng cường tính tương tác với khách hàng và phản ứng nhanh trước thay đổi của đối thủ cạnh tranh

+ Khách hàng: Các quán ăn, các cửa hàng nơng sản, siêu thị nhỏ,… có sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp nhưng khơng phải là khách hàng mục tiêu của doanh

với nhu cầu về sản phẩm cao. Cập nhật sát những thông tin của khách hàng, đồng hành cùng khách hàng, hướng đến các thị trường khó như Nhật Bản, Châu Âu.

2.2.2.2 Thực trạng công tác tổ chức điểm và tuyến bán hàng của công ty TNHH Vĩ Thanh

Công ty TNHH Vĩ Thanh không tổ chức bán lẻ, khách hàng của công ty là các doanh nghiệp, hàng hóa từ kho hàng của cơng ty được vận chuyển trực tiếp đến khách hàng có nhu cầu, nên cơng ty khơng có điểm bán hàng.

2.2.3 Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty TNHH Vĩ Thanh

2.2.3.1 Thực trạng về lực lượng bán hàng của công ty

a. Các loại lực lượng bán hàng của công ty

- Lực lượng bán hàng của công ty chủ yếu là lực lượng bán hàng thuộc biên chế và làm việc cố định tại văn phịng của cơng ty. Họ chủ yếu là các nhân viên kinh doanh, thực hiện các cơng việc như tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận đơn đặt hàng, duy trì những mối quan hệ với khách hàng hiện có thơng qua điện thoại, email, fax, sắp xếp các cuộc gặp trực tiếp với khách hàng ( nếu cần thiết), hỗ trợ bộ phận kho chuẩn bị hàng và giao hàng. Việc kí kết các hợp đồng thương mại do các nhà quản trị như: trưởng phịng kinh doanh, phó giám đốc của cơng ty thực hiện tùy độ vào mức độ quan trọng của hợp đồng và yêu cầu của đối tác.

- Lực lượng bán hàng tại địa bàn của công ty là các nhân viên phát triển thị trường. Họ phải thường xuyên gặp gỡ trực tiếp khách hàng, để giới thiệu và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm của cơng ty, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng.

- Cơng ty khơng có lực lượng bán hàng khơng thuộc biên chế do cơng ty lựa chọn hình thức bán hàng trực tiếp tới khách hàng mà không thông qua các trung gian như: các đại lý, các nhà bán lẻ,…

Nhận xét: LLBH của công ty ( chủ yếu là nhân viên kinh doanh) phải đảm nhận nhiều công việc, sự phân chia nhiệm vụ và công việc chưa rõ ràng, các nhân viên kinh doanh hoạt động khá đơn lẻ tạo ra nhiều khó khăn trong cơng tác bán hàng.

Bảng 2.3 Cơ cấu lực lượng bán hàng của công ty TNHH Vĩ Thanh trong 3 năm 2014-2016 ( Đơn vị:Người) Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 So sánh 2015/2014 So sánh 2016/2014 Tổng số nhân viên 5 7 10 2 3

Cơ cấu theo giới tính

Nam 4 5 7 1 2

Nữ 1 2 3 1 1

Cơ cấu theo độ tuổi

<30 4 4 6 0 2

>30 1 3 4 2 1

(Nguồn: Phịng hành chính)

- Từ bảng số liệu trên, có thể thấy số lượng nhân bán hàng đều tăng qua các năm. Năm 2015 tăng 2 nhân viên so với năm 2014 tương ứng với tỉ lệ tăng là 40%, năm 2016 tăng 3 nhân viên tương ứng với tỉ lệ tăng là 42,85%. Công ty không ngừng củng cố và tăng số lượng của LLBH để mở rộng hoạt động kinh doanh của mình. Số lượng nhân viên tăng qua các năm là khá ít, trong khi đó cơng ty ln muốn đẩy mạnh việc mở rộng thị trường và gia tăng lượng khách hàng, vì vậy đã tạo áp lực không nhỏ lên mỗi nhân viên bán hàng, tạo ra sự mệt mỏi trong làm việc. Do đó cơng ty cần có chính sách tuyển dụng phù hợp với mục tiêu, quy mô hiện tại của công ty.

- Về giới tính, ta thấy số lượng nhân viên nam cao hơn nhiều so với số nhân viên nữ. Do thị trường kinh doanh của công ty trải dài từ miền bắc tới miền nam và tập trung nhiều vào các doanh nghiệp ở miền trung và miền nam, nên khoảng cách vận chuyển hàng hóa là khá xa.Nhân viên kinh doanh ở cơng ty khơng chỉ làm làm việc ở văn phịng, mà còn phải hỗ trợ bộ phận kho trong khi thực hiện giao hàng, giám sát q trình vận chuyển hàng hóa, đi theo xe giao hàng với những khách hàng mới hoặc đơn hàng có giá trị lớn, có thể gặp gỡ trực tiếp khách hàng để giới thiệu sản phẩm với những khách hàng tiềm năng. Năm 2016 số nhân viên nam tăng thêm 2 người so với năm 2015, trong khi đó số nhân viên nữ chỉ tăng thêm 1 người.

sáng tạo, nhiệt tình để làm cho LLBB ln có sự mới mẻ, năng động.

- Về bộ phận, do quy mô công ty đang nhỏ nên cơng ty chưa có phịng maketing, các nhân viên kinh doanh sẽ đảm nhận ln vai trị maketing. Cơng ty bán hàng tại kho và khơng có đội vận chuyển riêng, việc vận chuyển hàng hóa được cơng ty th ngồi.

c. Chất lượng của lực lượng bán hàng

Bảng 2.4 Trình độ LLBH của cơng ty TNHH Vĩ Thanh trong 3 năm 2014-2016

( Đơn vị: Người)

Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm

2016 So sánh 2015/2014 So sánh 2016/2015 Tổng số nhân viên 5 7 10 2 4

Cơ cấu theo trình độ

Đại học, Cao Đẳng 3 4 7 1 3

Trung cấp 1 2 2 1 0

Phổ thơng 1 1 1 0 0

(Nguồn: Phịng nhân sự)

- Từ bảng số liệu trên , ta thấy LLBB của Vĩ Thanh đa phần có trình độ đại học- cao đẳng, công ty chỉ tuyển lao động phổ thơng đối với vị trí phụ kho. Trong đó, nguồn lao động có trình độ đại học- cao đẳng chiếm tỉ trọng cao nhất ( >50%) , sau đó đến nguồn lao động có trình độ trung cấp(>18%) , và thấp nhất là nguồn lao động phổ thông(>9%). Công ty sử dụng chủ yếu nhân viên có trình độ đại học - cao đẳng trở lên, điều này cho thấy công ty khá quan tâm đến đầu vào của của nhân viên để có được những nhân viên có khả năng lĩnh hội và tiếp thu tốt, thích nghi với cơng việc nhanh, có nhận thức cao, làm việc đạt hiệu quả tốt.

d. Các chức danh bán hàng của công ty

Công ty TNHH Vĩ Thanh là một cơng ty có quy mơ nhỏ, vì vậy từng chức danh có thể đảm nhận nhiều cơng việc

- Giám đốc bán hàng: có chức trách quản trị đội ngũ bán hàng, đại diện cho cơng ty đối với khách hàng, tài chính, trực tiếp đưa ra doanh số hàng tháng. Có nhiệm vụ thiết lập các tiêu chuẩn về kết quả hoạt động, duy trì mối quan hệ với các khách hàng lớn.

- Trợ lí kinh doanh có nhiệm vụ: Kiểm tra và đánh giá nhân viên dưới quyền, nắm được tình hình, tốc độ bán hàng, tình hình tồn kho theo từng sản phẩm của khách

hàng, chịu trách nhiệm thực hiện theo chỉ tiêu doanh thu, báo cáo về hoạt động kinh doanh của khu vực cho trưởng phòng kinh doanh theo tháng, quý, năm.

- Nhân viên bán hàng: Thực hiện triển khai bán hàng để đạt được doanh số do trưởng phòng kinh doanh đưa ra, hỗ trợ bộ phận kho, theo dõi kiểm tra số lượng, chất lượng của hàng hóa xuất- nhập kho theo đơn hàng của mình phụ trách. Tư vấn, giới thiệu sản phẩn của cơng ty,chăm sóc khách hàng, khảo sát thị trường để tìm kiếm thơng tin.

2.2.3.2 Thực trạng về xác định quy mô của công ty TNHH Vĩ Thanh

- Công ty TNHH Vĩ Thanh là doanh nghiệp thương mại bán bn, mặt hàng chủ yếu là bao bì ( khay nhựa định hình, giấm thấm thủy sản), khách hàng của cơng ty là các doanh nghiệp chế biến và xuất khẩu thủy sản, các cơ sở sản xuất thực phẩm,… nên quy mô LLBH khơng lớn và ít có sự thay đổi. Quy mơ LLBH cơng ty sử dụng gồm 10 nhân viên. Mỗi chức danh lại có một nhiệm vụ khác nhau.

Bảng 2.5 Quy mô LLBH của công ty TNHH Vĩ Thanh theo các chức danh năm 2016 ( Đơn vị: Người) STT Chức danh Số lượng 1 Giám đốc bán hàng 1 2 Trợ lí bán hàng 1 3 Nhân viên bán hàng 8 Tổng số 10 ( Nguồn: Phòng nhân sự)

- Các căn cứ để xác định quy mô LLBH của công ty TNHH Vĩ Thanh Biểu đồ 2.2 : Các căn cứ xác định quy mô LLBH

50% 20%

30%

Doanh số bán hàng Quy mơ LLBH hiện có Phát triển thị trường

( Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra)

triển thị trường cũng ảnh hưởng không nhỏ đến việc xác định quy mô LLBH của công ty khi chiếm 30% tổng số phiếu điều tra, LLBH hiện có cũng là một cơ sở để xác định nhu cầu về LLBH cần có trong tương lai và chiếm 20%.

Quy mô về LLBH của công ty đều tăng qua các năm, nhưng đang cịn tăng rất ít, nếu mục tiêu sắp tới của công ty là mở rộng thị trường và gia tăng doanh số bán hàng, thì buộc cơng ty phải tuyển dụng thêm nhân viên cả về số lượng và chất lượng, để có thể giảm áp lực cho LLBH hiện tại, và đạt hiệu quả tối ưu trong hoạt động kinh doanh.

2.2.3.3 Thực trạng về xây dựng định mức bán hàng cho lực lượng bán hàng của công ty TNHH Vĩ Thanh

Công ty TNHH Vĩ Thanh xây dựng định mức bán hàng cho nhân viên bán hàng dựa trên khối lượng hàng bán. Định mức của công ty được đo lường qua số lượng sản phẩm (cái) được bán ra trong từng tháng. Trong năm 2016, định mức cho một nhân viên bán hàng là 200.000 sản phẩm / tháng.

Dựa vào hiệu quả chung của các nhân viên bán hàng, mà cơng ty sẽ có những điều chỉnh hợp lí. Định mức bán hàng sẽ tăng nếu như các nhân viên hoàn thành vượt chỉ tiêu để ra. Cơng ty cũng có chính sách khen thưởng hợp lí với những nhân viên làm hồn thành tốt hạn ngạch.

Việc xác định rõ định mức bán hàng theo số lượng sản phẩm bán ra đã khuyến khích các nhân viên cố gắng hết sức để hồn thành nhiệm vụ, từ đó làm tăng doanh số và lợi nhuận cho công ty, các nhân viên cũng được triết khấu phần trăm hoa hồng theo doanh số bán hàng. Tuy nhiên, việc các nhà quản trị chỉ quan tâm đến kết quả công việc hiện tại làm cho các nhân viên chỉ chú trọng hoàn thành định mức được giao mà