( Đơn vị: Người)
Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm
2016 So sánh 2015/2014 So sánh 2016/2015 Tổng số nhân viên 5 7 10 2 4
Cơ cấu theo trình độ
Đại học, Cao Đẳng 3 4 7 1 3
Trung cấp 1 2 2 1 0
Phổ thông 1 1 1 0 0
(Nguồn: Phòng nhân sự)
- Từ bảng số liệu trên , ta thấy LLBB của Vĩ Thanh đa phần có trình độ đại học- cao đẳng, cơng ty chỉ tuyển lao động phổ thơng đối với vị trí phụ kho. Trong đó, nguồn lao động có trình độ đại học- cao đẳng chiếm tỉ trọng cao nhất ( >50%) , sau đó đến nguồn lao động có trình độ trung cấp(>18%) , và thấp nhất là nguồn lao động phổ thông(>9%). Công ty sử dụng chủ yếu nhân viên có trình độ đại học - cao đẳng trở lên, điều này cho thấy công ty khá quan tâm đến đầu vào của của nhân viên để có được những nhân viên có khả năng lĩnh hội và tiếp thu tốt, thích nghi với cơng việc nhanh, có nhận thức cao, làm việc đạt hiệu quả tốt.
d. Các chức danh bán hàng của công ty
Công ty TNHH Vĩ Thanh là một cơng ty có quy mơ nhỏ, vì vậy từng chức danh có thể đảm nhận nhiều cơng việc
- Giám đốc bán hàng: có chức trách quản trị đội ngũ bán hàng, đại diện cho công ty đối với khách hàng, tài chính, trực tiếp đưa ra doanh số hàng tháng. Có nhiệm vụ thiết lập các tiêu chuẩn về kết quả hoạt động, duy trì mối quan hệ với các khách hàng lớn.
- Trợ lí kinh doanh có nhiệm vụ: Kiểm tra và đánh giá nhân viên dưới quyền, nắm được tình hình, tốc độ bán hàng, tình hình tồn kho theo từng sản phẩm của khách
hàng, chịu trách nhiệm thực hiện theo chỉ tiêu doanh thu, báo cáo về hoạt động kinh doanh của khu vực cho trưởng phòng kinh doanh theo tháng, quý, năm.
- Nhân viên bán hàng: Thực hiện triển khai bán hàng để đạt được doanh số do trưởng phòng kinh doanh đưa ra, hỗ trợ bộ phận kho, theo dõi kiểm tra số lượng, chất lượng của hàng hóa xuất- nhập kho theo đơn hàng của mình phụ trách. Tư vấn, giới thiệu sản phẩn của cơng ty,chăm sóc khách hàng, khảo sát thị trường để tìm kiếm thơng tin.
2.2.3.2 Thực trạng về xác định quy mơ của công ty TNHH Vĩ Thanh
- Công ty TNHH Vĩ Thanh là doanh nghiệp thương mại bán buôn, mặt hàng chủ yếu là bao bì ( khay nhựa định hình, giấm thấm thủy sản), khách hàng của công ty là các doanh nghiệp chế biến và xuất khẩu thủy sản, các cơ sở sản xuất thực phẩm,… nên quy mô LLBH không lớn và ít có sự thay đổi. Quy mơ LLBH cơng ty sử dụng gồm 10 nhân viên. Mỗi chức danh lại có một nhiệm vụ khác nhau.
Bảng 2.5 Quy mơ LLBH của công ty TNHH Vĩ Thanh theo các chức danh năm 2016 ( Đơn vị: Người) STT Chức danh Số lượng 1 Giám đốc bán hàng 1 2 Trợ lí bán hàng 1 3 Nhân viên bán hàng 8 Tổng số 10 ( Nguồn: Phòng nhân sự)
- Các căn cứ để xác định quy mô LLBH của công ty TNHH Vĩ Thanh Biểu đồ 2.2 : Các căn cứ xác định quy mô LLBH
50% 20%
30%
Doanh số bán hàng Quy mơ LLBH hiện có Phát triển thị trường
( Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra)
triển thị trường cũng ảnh hưởng không nhỏ đến việc xác định quy mô LLBH của công ty khi chiếm 30% tổng số phiếu điều tra, LLBH hiện có cũng là một cơ sở để xác định nhu cầu về LLBH cần có trong tương lai và chiếm 20%.
Quy mô về LLBH của công ty đều tăng qua các năm, nhưng đang cịn tăng rất ít, nếu mục tiêu sắp tới của công ty là mở rộng thị trường và gia tăng doanh số bán hàng, thì buộc cơng ty phải tuyển dụng thêm nhân viên cả về số lượng và chất lượng, để có thể giảm áp lực cho LLBH hiện tại, và đạt hiệu quả tối ưu trong hoạt động kinh doanh.
2.2.3.3 Thực trạng về xây dựng định mức bán hàng cho lực lượng bán hàng của công ty TNHH Vĩ Thanh
Công ty TNHH Vĩ Thanh xây dựng định mức bán hàng cho nhân viên bán hàng dựa trên khối lượng hàng bán. Định mức của công ty được đo lường qua số lượng sản phẩm (cái) được bán ra trong từng tháng. Trong năm 2016, định mức cho một nhân viên bán hàng là 200.000 sản phẩm / tháng.
Dựa vào hiệu quả chung của các nhân viên bán hàng, mà công ty sẽ có những điều chỉnh hợp lí. Định mức bán hàng sẽ tăng nếu như các nhân viên hoàn thành vượt chỉ tiêu để ra. Cơng ty cũng có chính sách khen thưởng hợp lí với những nhân viên làm hồn thành tốt hạn ngạch.
Việc xác định rõ định mức bán hàng theo số lượng sản phẩm bán ra đã khuyến khích các nhân viên cố gắng hết sức để hồn thành nhiệm vụ, từ đó làm tăng doanh số và lợi nhuận cho cơng ty, các nhân viên cũng được triết khấu phần trăm hoa hồng theo doanh số bán hàng. Tuy nhiên, việc các nhà quản trị chỉ quan tâm đến kết quả công việc hiện tại làm cho các nhân viên chỉ chú trọng hồn thành định mức được giao mà khơng chú trọng đến việc rèn luyện phẩm chất.
2.2.3.4 Thực trạng công tác tuyển dụng lực lượng bán hàng của công ty TNHH Vĩ Thanh
Tuy liên tục tuyển dụng nhưng công tác tuyển dụng LLBB của công ty trong 3 năm qua, đang cịn rất đơn giản điều này có thể do quy mơ của cơng ty đang cịn nhỏ, nhu cầu về nhân lực chưa cao.
Bảng 2.6: Tình hình tuyển dụng LLBH của cơng ty qua 3 năm 2014-2016
Đơn vị: Người
Chỉ tiêu 2014 2015 2016 Chênh lệch
2015/2014 2016/2015
Tổng số nhân viên BH tuyển
dụng 0 2 3 2 3 Chức danh Giám đốc BH 0 0 1 0 1 Trợ lý BH 0 1 0 1 (-1) Nhân viên BH 0 1 2 1 1 Cơ cấu theo trình độ Đại học 0 1 2 1 1 Cao đẳng 0 1 0 1 (-1) Trung cấp 0 0 1 0 1 (Nguồn: Phòng nhân sự)
Qua bảng số liệu trên, ta thấy cơng ty chưa có sự đột phá về số lượng LLBH, công ty chỉ bổ sung thêm 2 nhân viên vào năm 2015 và 3 nhân viên vào năm 2016 là do cơng ty cịn đang khá thận trọng trong việc mở rộng thị trường. Công ty có xu hướng lựa chọn nhân viên có trình độ đại học, có thể giải thích rằng: với số lượng tuyển ít, nếu tuyển nhân viên có trình độ thấp, cơng ty sẽ mất đi lợi thế cạnh tranh về con người.
- Tiêu chuẩn tuyển dụng theo chức danh bán hàng của công ty:
+ Giám đốc bán hàng: Tốt nghiệp đại học trở lên, có kinh nghiệm quản lí bán hàng tối thiểu 2 năm. Thành thạo tiếng anh giao tiếp và tin học văn phòng. Khả năng quản trị thời gian, sắp xếp công việc, quản trị con người, ra quyết định và đàm phán tốt. Hiểu rõ về sản phẩm, ngành nghề kinh doanh của cơng ty.
+ Trợ lí bán hàng: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành: quản trị kinh doanh, marketing. Có khả năng quan sát, phân tích cơng việc tốt, thành thạo tin học văn phịng. Kỹ năng quản lí và giải quyết vấn đề tốt. Am hiểu về thị trường, về các đối thủ cạnh tranh trong cùng ngành.
+ Nhân viên kinh doanh: Từ 22-35 tuổi, học hỏi nhanh, chịu được áp lực cơng việc, giọng nói dễ nghe, khả năng giao tiếp, khai thác thị trường và đàm phán tốt. Ưu
- Quy trình tuyển dụng LLBH của cơng ty:
+ Sơ tuyển: Kiểm tra hồ sơ, chọn những ứng viên phù hợp với u cầu của cơng ty để có kế hoạch tuyển dụng
+ Phỏng vấn: Kiểm tra, khai thác thông tin thông qua hồ sơ của ứng viên, kiểm tra mức độ hiểu biết và mong muốn của các ứng viên về công ty. Đưa ra các tình huống để kiểm tra khả năng xử lí tình huống, sự nhanh nhạy của ứng viên.
+ Quyết định chọn ứng viên: Sau vịng phỏng vấn, cơng ty chọn ra các ứng viên đạt yêu cầu, sắp xếp công việc cho các ứng viên sớm nhất có thể, thời gian thử việc là 2 tháng.
- Mức lương thử việc của công ty là 3.500.000 đồng/ tháng. Sau 2 tháng thử việc, nếu nhân viên mới hồn thành các cơng việc được giao, có ý thức tốt và muốn ở lại cơng ty sẽ ký hợp đồng lao động với công ty, được hưởng các khoản trợ cấp bào hiểm của công ty.
2.2.3.5 Thực trạng công tác huấn luyện LLBH tại công ty TNHH Vĩ Thanh
Theo số liệu từ phịng nhân sự của cơng ty, thì trong năm 2015- 2016 cơng ty tổ chức huấn luyện LLBB 2 lần về kiến thức và quy trình sản xuất sản phẩm khay định hình và do nội bộ cơng ty huấn luyện.Ngồi ra, cơng ty tiến hành các cuộc họp hàng tháng đối với LLBH, được thể hiện qua các văn bản họp để biết được những thiếu sót về kiến thức, kĩ năng của nhân viên.
Đối tượng huấn luyện là các nhân viên kinh doanh. Khi tuyển dụng thêm ứng viên mới vào LLBH hoặc toàn bộ nhân viên kinh doanh của công ty sẽ được huấn luyện về kiến thức, kĩ năng, thái độ và phẩm chất.
Các phương pháp huấn luyện mà công ty sử dụng được thể hiện ở biểu đồ sau: Biểu đồ 2.3: Phương pháp huấn luyện LLBH của cơng ty TNHH Vĩ Thanh
Kèm cặp Bằng vi tính Tự nghiên cứu 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
Có thể thấy cơng ty chủ yếu sử dụng phương pháp kèm cặp và tự nghiên cứu để huấn luyện nhân viên bán hàng về các kiến thức và kĩ năng cần thiết.
+ Huấn luyện về kiến thức:
Nhân viên cần hiểu rõ về doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh chủ yếu, các nội quy và chính sách của doanh nghiệp. Các kiến thức về sản phẩm của doanh nghiệp ( khay định hình, giấy thấm nước,…) mẫu mã, đặc tính lí hóa, cơng dụng của sản phẩm, quy trình làm ra sản phẩm, các kiến thức về khách hàng và đối thủ cạnh tranh Tất cả các kiến thức này sẽ được trợ lí kinh doanh trực tiếp hướng dẫn cho nhân viên mới một cách tổng quát để nhân viên có thể tự nghiên cứu và tìm hiểu sâu hơn.
+Huấn luyện kỹ năng: Kĩ năng bán hàng như kĩ năng giao tiếp, kĩ năng đàm phán, thuyết phục khách hàng là những kĩ năng cần thiết mà bất kể nhân viên bán hàng nào cũng cần có để có thể kí hợp đồng với khách hàng. Các kĩ năng này được hình thành qua những lần gặp gỡ, tiếp xúc với khách hàng của nhân viên, thơng qua khả năng phân tích, tự nghiên cứu và các cuộc họp hàng tuần, các nhân viên có thể đề xuất, trao đổi các tình huống bán hàng với trưởng phòng kinh doanh và các nhân viên kinh doanh khác để dần hoàn thiện kiến thức và kĩ năng của mình.
+ Huấn luyện về phẩm chất, thái độ: các cuộc họp nhân viên của phòng kinh doanh cuối mỗi tháng, thường có sự tham gia của phó giám đốc hoặc giám đốc, để có hiểu hiểu rõ hơn về những khó khăn trong cơng việc của nhân viên, từ đó giải quyết các vấn đề về tư tưởng, về thái độ của nhân viên đối với khách hàng, và trong công việc
2.2.3.6 Thực trạng công tác tạo động lực cho LLBH của công ty TNHH Vĩ Thanh
- Chính sách tạo động lực cho LLBH mà cơng ty sử dụng là chú trọng vào khích lệ về tài chính như lương được tính cho LLBH gồm lương cơ bản cộng phần trăm doanh số bán. Với khách hàng của cơng ty bàn giao thì nhân viên được cộng thêm 1% doanh số bán, với khách hàng nhân viên kinh doanh tự tìm về thì được cộng thêm 2% doanh số bán hàng. Ngồi lương thì nhân viên cịn được hưởng các khoản phụ cấp và phúc lợi xã hội. Công ty thực hiện các hình thức tạo động cho LLBH cụ thể như sau:
Mỗi nhân viên làm ở công ty từ 1 năm trở lên được hưởng 13 tháng lương/ năm. Nhân viên làm dưới 1 năm được hưởng 12 tháng lương và tiền thưởng phụ thuộc vào
Nhân viên bán hàng còn được hưởng các khoản trợ cấp như: xăng xe, điện thọai nếu giao tiếp với khách hàng, phụ cấp ăn, ở nếu ở xa. Cơng ty đóng đầy đủ các loại bảo hiểm theo đúng quy định hiện hành của nhà nước như: bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội.
Ngồi các biện pháp khích lệ về tài chính, Cơng ty cịn sử dụng các biện pháp như: thăm hỏi động viên nhân viên khi ốm đau, chuyện gia đình,….
- Chính sách tạo động lực cho LLBH như trên là phù hợp với nguồn lực và quy định của nhà nước. Tuy nhiên, việc tạo động lực về tinh thần cho LLBH chưa thật tốt vì chưa có các chương trình khuyến khích nhân viên sáng tạo và thi đua bán hàng, các nhân viên chịu áp lực khá cao về mục tiêu doanh số mà chưa nhận được nhiều sự quan tâm của các nhà quản trị.
Dưới đây là mức lương hằng năm của công ty TNHH Vĩ Thanh năm 2014-2016 Bảng 2.7 Mức lương của công ty Hải Phương năm 2014-2016
Đơn vị: đồng
STT Vị trí cơng việc Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
1 Quản lý 7.000.000 8.400.000 10.080.000
2 Thủ quỹ 3.800.000 4.560.000 5.400.000
3 Kế toán 4.500.000 5.400.000 6.480.000
4 Nhân viên bán hàng 3.500.000 4.200.000 5.040.000 5 Nhân viên kho 3.200.000 3.840.000 4.600.000
(Nguồn: Phịng kế tốn)
Doanh nghiệp tăng lương 1 đến 2 lần một năm, và tăng khoảng 10-20% tùy theo tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty. Nhưng đa phần doanh nghiệp đều tăng lương 1 lần/ năm và tăng với tỉ lệ cao nhất là 20%
2.3 Các kết luận về thực trạng tổ chức bán hàng tại công ty TNHH VĩThanh Thanh
2.3.1 Những thành công và nguyên nhân
2.3.1.1 Công tác tổ chức mạng lưới bán hàng a. Những thành công và nguyên nhân
+ Công ty đã lựa chọn mơ hình mạng lưới bán hàng theo khách hàng, mơ hình bán hàng này phù hợp với khách hàng, với đối thủ cạnh tranh, phù hợp với khả năng tài chính của cơng ty.
Ngun nhân: Phân tính, đánh giá tổng quan về các yếu tổ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, từ đó lựa chọn mơ hình tổ chức MLBH phù hợp với khả năng của công ty
+ Công ty đã xây dựng được hệ thống các chính sách nhằm thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm. Các hoạt động hỗ trợ, xúc tiến bán hàng gần đây được công ty chú trọng hơn.Công ty tích cực tham gia vào các chương trình hội chợ, quảng cáo trên các phương tiện thơng tin đại chúng. Chính vì vậy đã làm tăng thêm uy tín của cơng ty, sản phẩm của công ty được nhiều người biết đến.
Nguyên nhân: Hiểu rõ được tầm quan trọng của maketing trong bán hàng, xây dựng các chính sách bán hàng, tăng khả năng tương tác với khách hàng qua internet
b. Những hạn chế và nguyên nhân
Mơ hình tổ chức MLBH
LLBH đang cịn khá ít, khơng phát huy được hết ưu điểm của mơ hình tổ chức MLBH theo khách hàng.
Nguyên nhân: Cơng ty lo ngại gia tăng chi phí về nhân cơng, số lượng công việc nhiều nhưng số nhân viên kinh doanh đang cịn khá ít. sự gắn kết giữa các đơn vị phụ trách nhóm khách hàng chưa được diễn ra thường xuyên
2.3.1.2 Công tác tổ chức lực lượng bán hàng
a. Những thành công và nguyên nhân Xác định định mức bán hàng
Việc xác định định mức bán hàng của công ty theo khối lượng hàng bán đã giúp cho nhân viên xác định rõ mục tiêu cụ thể cho mình. Từ đó liên tục sáng tạo, phấn đấu để hồn thành mục tiêu, đem lại lợi nhuận cho công ty và tăng thu nhập của bản thân.
Nguyên nhân: Công ty xác định, xây dựng định mức bán cụ thể cho từng nhân viên. Tạo nên mục tiêu rõ ràng, để các nhân viên ln có động lực hồn thành cơng việc.
Về công tác tuyển dụng lực lượng bán hàng
Chất lượng của các nhân viên mới được tuyển vào công ty đều được đánh giá là tốt.Công tác tuyển dụng của công ty thực hiện đơn giản, đỡ tốn kém về thời gian và chí phí.
Nguyên nhân: Số lượng ứng viên ứng tuyển vào công ty là không nhiều, do sức