5. KẾT CẤU KHÓA LUẬN
3.2 Phân tích hệ thống
3.2.2 Biểu đồ trạng thái
a. Biểu đồ trạng thái quá trình tạo lập hợp đồng.
Hình 3.2 Biểu đồ trạng thái quá trình tạo lập hợp đồng.
- Mơ tả các bước quy trình của khách hàng thiết lập hợp đồng kí kết:
Khi nhận được thông tin yêu cầu. Hệ thống bắt đầu tiến hành xử lý thông tin, bằng cách đưa bảng thông tin khách hàng vào bảng Excel để tiến hành phân loại , tổng hợp thơng tin theo từng tiêu chí bên quản lý đặt ra yêu cầu quản lý hệ thống.
Khi có yêu cầu vào bên trong hệ thống cách tổng hợp xử lý mọi thủ tục bắt đầu chạy trong hệ thống phân loại theo các tiêu thức tiêu chí nhà quản lý yêu cầu để ra. Với chế độ lọc dữ liệu, phân tích thơng tin theo các tiêu thức đề ra khi nhập vào. Yêu cầu bắt đầu được xử lý.
Hợp đồng sẽ bị hủy khi khơng tìm được nhân viên bảo vệ phù hợp với yêu cầu của khách hàng đặt ra.
Hợp đồng sẽ bị hủy từ phía cơng ty do thơng tin khách hàng thiếu, khơng đảm bảo điều kiện kí kết hợp đồng do phía cơng ty đề ra trước đó.
Hợp đồng bắt được tạo lập . Tiếp tục tiến hành kí kết, bàn giao lại hợp đồng nhân viên bảo vệ từ phí cơng ty cho khách hàng. Tất cả lượng thông tin được thu thập và tiến hành quản lý qua một hệ thống tổng hợp có sẵn trong chương trình. Nhằm giúp đỡ việc quản lý hồ sơ, hợp đồng, giấy tờ liên quan được tối ưu nhất có thể.
b. Biểu đồ trạng thái tạo lập lịch hẹn.
Hình 3.3 Biểu đồ trạng thái tạo lập lịch hẹn.
Mơ tả q trình tạo lập lịch hẹn.
Khi bắt đầu yêu cầu của khách hàng được tạo lập qua các cách đăng kí trên wedsite, sms,... Bộ phận chăm sóc yêu cầu bắt đầu tạo yêu cầu dịch vụ cho khách hàng. Tiến hành sắp lịch hẹn cho từng khách hàng theo yêu cầu có sẵn của từng nhu cầu.
Bộ phận chăm sóc tiến hành chăm sóc:
- Gọi điện trực tiếp cho khách hàng khi nhận được yêu cầu từ các nguồn bên ngoài. Tiến hành sắp xếp lịch hẹn cần thiết cho yêu cầu của khách.
+ Lịch hẹn được sắp xếp theo đúng khung giờ hoạt động từ phía cơng ty trong lịch làm việc của cơng ty.
+ Tạo lập hợp đồng sơ bộ cho khách hàng trước khi làm việc với họ.
+Chốt lịch hẹn từ 2 phía tiến hành chăm sóc tiếp cho đến khi họ đến kí kết.
- Bắt đầu gửi Mail, SMS cho khách hàng từ lượng thơng tin thu thập được từ các phía.
+ Báo khách hàng check lịch hẹn và tiến hành tạo lập yêu cầu của khách. + Tạo lập lịch hẹn theo đúng khung giờ hoạt động của công ty.
+ Tạo lập hợp động đề mơ cho tồn bộ q trình cho khách hàng biết từ: khi thiết lập thông tin đến tạo lập được hợp đồng.