PHẦN 2 : NỘI DUNG KHÓA LUẬN
2.2. Phân tích đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần
giải pháp cơng nghệ SAVIS Việt Nam
2.2.1. Phân tích thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần giải phápcông nghệ SAVIS Việt Nam công nghệ SAVIS Việt Nam
Công ty Cổ phần giải pháp công nghệ SAVIS Việt Nam làm việc theo chế độ tuần làm việc 6 ngày, nghỉ thứ 7 và chủ nhật, ngày làm việc 8h. Dưới đây là những công việc cụ thể trong công tác quản lý nhân sự tại công ty:
Quản lý hồ sơ nhân viên: Thông tin về nhân viên của Công ty bao gồm quản lý về hồ sơ nhân viên như: Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, quê quán, địa chỉ, điện thoại, trình độ học vấn, chun mơn, ngoại ngữ, gia đình, con, ngày vào làm việc.
Quản lý lương: Nhân viên phịng kế tốn sẽ quản lý tiền lương bằng cách chấm cơng và tính lương theo hệ số lương của nhân viên tùy thuộc vào chức vụ. Nhân viên ở chức vụ nào sẽ nhận được mức lương ứng với từng chức vụ đó.
Cuối tháng, cuối quý các bộ phận phụ trách các mảng sẽ báo cáo, thống kê các thông tin cá nhân hoặc thông tin lương của nhân viên tùy theo yêu cầu của ban lãnh đạo. Ngoài ra ban lãnh đạo cũng có thể yêu cầu báo cáo bất cứ lúc nào cần thông tin như thông tin chi tiết bảng lương, hồ sơ nhân viên,…
Theo thống kê thì nguồn nhân sự của công ty tăng liên tục từ khi thành lập công ty (năm 2004) đến giờ, hiện tại thì cơng ty có hơn 107 người và trong năm 2017 này cơng ty dự định tuyển thêm nhân viên để chuẩn bị mở rộng thêm các chi nhánh khác.
Vậy nên việc quản lý nhân sự là ngày càng quan trọng, phức tạp, tốn nhiều thời gian và cơng sức cho cơng ty. Cũng vì thế xây dựng lực lượng nhân sự bền vững là mục tiêu lâu dài của công ty. Tuy nhiên hiện tại theo khảo sát thì các cơng việc quản lý nhân sự của cơng ty vẫn chưa có phần mềm chun dụng. Điều này được thể hiện thông qua kết quả của quá trình điều tra:
Từ những thực trạng về hệ thống thơng tin quản lý nhân sự hiện tại của công ty, khi được hỏi về nhu cầu cần xây dựng hệ thống thơng tin quản lý nhân sự hồn tồn mới thì đa số các nhân viên đều cho rằng đó là một cơng việc cần thiết. Kết quả phỏng vấn được thể hiện qua hình dưới đây:
Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự
Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự
Cần thiết Khơng cần thiết
Hình 2.1: Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự cho công ty(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra bằng Excel) (Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra bằng Excel)
Thực tế hiện nay việc quản lý nhân sự tại Công ty chỉ đuợc xây dựng và quản lý trên Excel gây khó khăn rất nhiều cho cán bộ quản lý nhân sự như: theo dõi và cập nhật hệ số đánh giá năng suất lao động cho cán bộ nhân viên vẫn chỉ thực hiện thủ công trên giấy. Sau đó hàng tháng nhân viên phịng Hành chính – Nhân sự mới cập nhật vào Excel; việc tính lương thực hiện trên bảng tính của chương trình Excel; nhân viên phịng Hành chính- Nhân sự khơng thể xuất báo cáo về tình trạng học vấn, bằng cấp, báo cáo về q trình cơng tác của nhân viên theo yêu cầu của Ban giám đốc nếu được yêu cầu.
Vì vậy, yêu cầu cấp thiết hiện nay là xây dựng được hệ thống quản lý nhân sự đáp ứng được nhu cầu quản lý, sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả của Công ty Cổ phần giải pháp công nghệ SAVIS Việt Nam.
2.2.2. Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần giải phápcông nghệ SAVIS VIệt Nam công nghệ SAVIS VIệt Nam
Những ưu điểm của q trình quản lý nhân sự ở cơng ty
Cơng ty và quá trình quản lý nhân của cơng ty đã phát triển theo thời gian với những kết quả biểu hiện cụ thể bởi có rất nhiều yếu tố tạo điều kiện thuận lợi, chẳng hạn như:
Đội ngũ nhân viên chun nghiệp, trẻ, có trình độ cao, ham học hỏi và dễ dàng thích ứng với những sự thay đổi như cơng ty triển khai một ứng dụng hệ thống mới (HTTT quản lý nhân sự).
Do công việc quản lý nhân sự của công ty làm việc và quản lý trên sổ sách, cùng với việc sử dụng cơng cụ tin học văn phịng nên khơng u cầu người thực hiện cần có những trình độ chun mơn nhất định cũng thực hiện được.
Hơn nữa, công ty cũng thường xuyên tổ chức những khóa học đào tạo cho các nhân viên nhằm liên tục nâng cao trình độ, kỹ năng của các nhân viên, tiếp cận sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của công ty.
Những nhược điểm của quá trình quản lý nhân sự ở cơng ty
Tuy có những ưu điểm nhất định nhưng hệ thống hiện tại luôn gặp phải rất nhiều nhược điểm, cụ thể như là:
+ Do làm bằng thủ công nên nhiều khi vào số liệu bị sai, q trình xử lý thơng tin chậm chạp, thiếu chính xác, dễ nhầm lẫn mà khơng phát hiện ra do quy trình quản lý nhân sự tại công ty chỉ đuợc xây dựng và quản lý trên Excel làm ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.
+ Không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất về tình trạng học vấn, bằng cấp, báo cáo về q trình cơng tác, báo cáo lương của nhân viên,...của ban lãnh đạo.
+ Mất thời gian và công sức và tiền bạc cho cơng tác thêm, sửa, xóa thơng tin các nhân viên vì số lượng sổ sách, giấy tờ mỗi ngày một tăng, vì thế địi hỏi phải dùng nhiều người cho cơng việc này gây tốn kém chi phí.
+ Lưu trữ dễ gặp rủi ro do quá trình quản lý được tiến hành trên giấy với khối lượng hồ sơ, giấy tờ lớn và tìm kiếm thơng tin khó vì thơng tin có thể bị mất mát trong q trình lưu trữ.
+ Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sót, tính bảo mật khơng cao. + Khi mở rộng quy mơ hoạt động thì hệ thống quản lý thủ cơng sẽ không đáp ứng được nhu cầu quản lý, do lượng thông tin cần xử lý tăng lên nhiều.
+ Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của mơi trường bên ngồi.
+ Cơng tác truyền tải thơng tin giữa các phịng ban, các cấp trong công ty phải thực hiện bằng cách trực tiếp trao tay hay qua điện thoại gây mất thời gian, thiếu sự chuyên nghiệp và giảm hiệu suất của cơng việc.
CHƯƠNG 3: : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ SAVIS
VIỆT NAM 3.1. Mơ tả bài tốn
Hồ sơ nhân viên trong công ty sẽ được nhân viên phịng nhân sự cập nhật thơng tin. Trong khi làm việc tại công ty, nhân viên sẽ ký hợp đồng với công ty, hợp đồng giữa nhân viên và cơng ty sẽ được phịng nhân sự lưu giữ và quản lý. Hợp đồng của nhân viên sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên. Nhân viên phịng nhân sự có thể bổ sung thêm, sửa hay xóa thơng tin trong hồ sơ nhân viên. Đồng thời, những người này sẽ theo dõi và cập nhật các thông tin về hồ sơ khen thưởng, kỷ luật của nhân viên trong thời gian làm việc tại công ty.
Để quản lý lương, bộ phận nhân sự sẽ chấm công để thực hiện chấm công theo ngày cho nhân viên. Cuối tháng, bộ phận này dựa vào số ngày cơng để tính lương, sau đó thống kê thành bảng lương sau đó gửi cho phịng kế tốn phát lương.
Cuối tháng, bộ phận nhân sự làm báo cáo thống kê về tình hình nhân viên trong cơng ty, báo cáo thống kê về lương rồi gửi cho Ban giám đốc.
Hệ thống cũng cho phép tìm kiếm thơng tin về nhân viên. Tùy theo yêu cầu của Ban Giám đốc hoặc nhân viên, bộ phận nhân sự sẽ thực hiện tìm kiếm theo mã nhân viên, theo tên, theo phòng ban hoặc theo lương.
3.2. Phân tích yêu cầu chức năng của hệ thống
Hệ thống quản lý nhân sự được phân quyền rõ ràng cho các đối tượng. Với phòng nhân sự, hệ thống cho phép nhân viên phòng nhân sự vào hệ thống thực hiện các công việc theo dõi, cập nhật thông tin hồ sơ nhân viên, thông tin hợp đồng lao động, thông tin hồ sơ khen thưởng kỷ luật, và bảng chấm cơng. Với phịng kế tốn, hệ thống cho phép nhân viên kế tốn vào hệ thống thực hiện cơng việc lập và cập nhập bảng lương, tính lương cho tồn bộ nhân viên. Với các nhân viên nói chung trong cơng ty, hệ thống quản lý nhân sự cho phép nhân viên vào hệ thống để xem chi tiết hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, bảng chấm cơng và bảng lương của mình. Với ban giám đốc, hệ thống cho phép ban giám đốc vào hệ thống để xem báo cáo thống kê về tình hình nhân sự, tiền lương của cơng ty. Hệ thống hỗ trợ các chức năng lập báo cáo cho nhân viên phịng nhân sự và nhân viên kế tốn. Báo cáo sẽ gửi đến cho ban giám đốc công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn. Để thuận
tiện cho việc quản lý thông tin, hệ thống cho phép nhân viên phịng nhân sự, phịng kế tốn và ban giám đốc tra cứu thông tin một cách thuận tiện nhất.
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Một người khi trở thành nhân viên của cơng ty sẽ có hồ sơ nhân viên. Các thông tin của nhân viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên.
Nhân viên sẽ được phân vào các phòng ban khác nhau tùy vào trình độ và năng lực của mình. Tùy theo năng lực, nhân viên có thể được thăng chức hoặc chuyển đổi phòng ban, hệ thống sẽ cập nhật lại hồ sơ nhân viên.
Nhân viên phịng nhân sự có nhiệm vụ cập nhật thơng tin nhân viên khi có sự thay đổi, thông tin nhân viên bao gồm các thông tin chi tiết như sau: họ tên, ngày sinh, địa chỉ số điện thoại, phòng ban, chức vụ, hệ số lương …. Hệ thống cũng hỗ trợ thêm:
+ Thêm thơng tin nhân viên khi có nhân viên mới được tuyển dụng. + Xóa thơng tin nhân viên khi cơng ty có nhân viên thơi việc.
+ Sửa thơng tin nhân viên khi có sự thay đổi, bổ sung thêm thông tin trong hồ sơ. - Quản lý hợp đồng lao động: Khi nhân viên ký hợp đồng lao động với công ty, hợp đồng lao động sẽ được cập nhật vào hệ thống gồm: hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức có thời hạn, hợp đồng chính thức khơng thời hạn.
+ Theo dõi, thông báo gia hạn hợp đồng.
+ Theo dõi lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng. - Quản lý bảng chấm cơng: Nhân viên phịng nhân sự lập và cập nhật bảng chấm công theo từng tháng cho nhân viên. Đồng thời sẽ cập nhật thông tin khen thưởng kỷ luật gồm các hình thức cụ thể: nhân viên được khen thưởng (kỷ luật) bằng hình thức nào sẽ được cập nhật vào hệ thống, khi muốn thay đổi cũng được cập nhật, sửa, xóa một cách thuận lợi .
- Quản lý lương cho nhân viên: Nhân viên phòng kế tốn dựa vào bảng chấm cơng để thực hiện tính lương.
Cơng thức tính lương của cơng ty:
Tiền lương = Hệ số lương * Lương cơ bản
Bảo hiểm y tế + Bảo hiểm xã hội = 30% * Tiền lương
Tiền lương thực lĩnh = Tiền lương – BHYT – BHXH + Phụ cấp + Thưởng - Phạt. - Tìm kiếm: tìm kiếm thơng tin liên quan đến nhân viên và thông tin lương một cách dễ dàng.
- Thống kê báo cáo: là công việc thường niên của bất cứ doanh nghiệp nào, và trong HTTT quản lý nhân sự người ta cũng thống kê báo cáo theo:
+ Báo cáo thông tin nhân sự bao gồm báo cáo thông tin về hồ sơ, hợp đồng lao động, quá trình khen thưởng kỷ luật của nhân viên.
+ Báo cáo thông tin lương theo từng phịng ban và báo cáo thơng tin lương chi tiết của nhân viên công ty.
Các yêu cầu phi chức năng của hệ thống
Yêu cầu về hiệu năng của hệ thống
-Thực hiện hiệu quả các chức năng của hệ thống.
-Hệ thống báo cáo đầy đủ, chính xác, có thể theo dõi thình hình quản lý nhân sự.
-Cài đặt dễ dàng, giá thành hợp lý, chất lượng hồn thành cơng việc cao, có độ chính xác cao.
-Thao tác nhanh chóng, áp dụng được nhiều cơng nghệ mới, ít hỏng hóc và các lỗi kỹ thuật.
-Có khả năng bảo trì hay cập nhật các chức năng nâng cấp và làm mới hệ thống.
Yêu cầu về giao diện của hệ thống
-Đối với người sử dụng là nhân viên phịng nhân sự - kế tốn: u cầu giao diện phải thân thiện, rõ ràng, dễ hiểu; có tính kết dính cao, các chức năng quản lý nhân viên, quản lý lương, … phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ quản lý. Tìm kiếm nhân viên phịng ban thông qua tên hoặc mã nhân viên.
-Giao diện thuận tiện dễ sử dụng, bố trí hợp lý, phù hợp với thao tác người sử dụng, đảm bảo giúp người sử dụng thao tác nhanh và chính xác.
Yêu cầu về thời gian sử dụng: Thời gian phản hồi thông tin nhanh của các
chức năng hệ thống.
Ứng dụng và chuyển giao phần mềm -Đào tạo và phát triển phần mềm.
-Bảo hành cho các cá nhân tập thể, tổ chức biết kỹ thuật cách thức sử dụng phần mềm.
Yêu cầu ngoài
-Khả năng tương thích trong doanh nghiệp có khả năng kết nối với các modul khác của hệ thống và với phần mềm của nhà cung cấp: kết nối phần mềm quản lý kho với phần mềm kế tốn…
-Có khả năng mở rộng trong tương lai, phát triển phần mềm cao hơn, nâng cấp phần mềm, cải tiến phần mềm.
Khả năng tương thích
-Có khả năng tương thích trên hệ điều hành windows XP, 7, 8 của Microsoft.
-Hệ thống cho phép người sử dụng tương tác với hệ thống qua giao diện phần mềm, thân thiện và dễ dùng. Người sử dụng có thể tra cứu thơng tin nhân viên, tình hình nhân sự trong các phịng ban và tình hình lương bổng nhân viên theo phịng ban. Ngồi ra hệ thống cịn cung cấp khả năng bảo mật cao.
3.3. Phân tích hệ thống
3.3.1. Biểu đồ usecase
Thơng qua mơ tả quy trình quản lý nhân sự, các tác nhân tác động vào hệ thống bao gồm:
Nhân viên phịng nhân sự: theo dõi, cập nhật thơng tin nhân viên (hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, bảng chấm công) trong công ty.
Nhân viên phịng kế tốn: lập và cập nhật thơng tin lương của mỗi nhân viên. Nhân viên: xem thông tin hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, bảng chấm cơng và bảng lương của mình.
Ban giám đốc: là người nắm được tình hình kinh nhân sự, lương của công ty thông qua việc nhận các báo cáo từ hệ thống. Việc thống kê được thực hiện hàng tháng, hàng quý hoặc cũng có khi thống kê đột xuất.
Bảng 3.1: Các use case trong biểu đồ Use case
Tác
nhân Use case Mơ tả Use case
Nhân viên Phịng nhân sự
Quản lý hồ sơ nhân viên
NVNS có thể tìm kiếm, thêm, sửa hoặc xóa hồ sơ nhân viên tùy theo sự thay đổi nhân sự của công ty.
Quản lý hợp đồng lao động
NVNS tiến hành thêm, sửa, xóa hoặc tìm kiếm hợp đồng lao động cho NV khi ký hợp đồng, hoãn hợp đồng hay hủy hợp đồng. Quản lý bảng chấm công NVNS cập nhật thông tin về bảng chấm
công.
Báo cáo thống kê Thống kê và in báo cáo về tình hình nhân sự Nhân viên
Kế tốn
Quản lý lương Cập nhật và tìm kiếm các thơng tin về lương của nhân viên.
Thống kê báo cáo Thống kê và in báo cáo bảng lương.