PHẦN 2 : NỘI DUNG KHÓA LUẬN
3.2. Phân tích yêu cầu chức năng của hệ thống
Hệ thống quản lý nhân sự được phân quyền rõ ràng cho các đối tượng. Với phòng nhân sự, hệ thống cho phép nhân viên phòng nhân sự vào hệ thống thực hiện các công việc theo dõi, cập nhật thông tin hồ sơ nhân viên, thông tin hợp đồng lao động, thông tin hồ sơ khen thưởng kỷ luật, và bảng chấm cơng. Với phịng kế tốn, hệ thống cho phép nhân viên kế tốn vào hệ thống thực hiện cơng việc lập và cập nhập bảng lương, tính lương cho tồn bộ nhân viên. Với các nhân viên nói chung trong cơng ty, hệ thống quản lý nhân sự cho phép nhân viên vào hệ thống để xem chi tiết hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, bảng chấm cơng và bảng lương của mình. Với ban giám đốc, hệ thống cho phép ban giám đốc vào hệ thống để xem báo cáo thống kê về tình hình nhân sự, tiền lương của cơng ty. Hệ thống hỗ trợ các chức năng lập báo cáo cho nhân viên phịng nhân sự và nhân viên kế tốn. Báo cáo sẽ gửi đến cho ban giám đốc công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn. Để thuận
tiện cho việc quản lý thông tin, hệ thống cho phép nhân viên phịng nhân sự, phịng kế tốn và ban giám đốc tra cứu thông tin một cách thuận tiện nhất.
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Một người khi trở thành nhân viên của cơng ty sẽ có hồ sơ nhân viên. Các thông tin của nhân viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên.
Nhân viên sẽ được phân vào các phòng ban khác nhau tùy vào trình độ và năng lực của mình. Tùy theo năng lực, nhân viên có thể được thăng chức hoặc chuyển đổi phòng ban, hệ thống sẽ cập nhật lại hồ sơ nhân viên.
Nhân viên phịng nhân sự có nhiệm vụ cập nhật thơng tin nhân viên khi có sự thay đổi, thông tin nhân viên bao gồm các thông tin chi tiết như sau: họ tên, ngày sinh, địa chỉ số điện thoại, phòng ban, chức vụ, hệ số lương …. Hệ thống cũng hỗ trợ thêm:
+ Thêm thơng tin nhân viên khi có nhân viên mới được tuyển dụng. + Xóa thơng tin nhân viên khi cơng ty có nhân viên thơi việc.
+ Sửa thơng tin nhân viên khi có sự thay đổi, bổ sung thêm thông tin trong hồ sơ. - Quản lý hợp đồng lao động: Khi nhân viên ký hợp đồng lao động với công ty, hợp đồng lao động sẽ được cập nhật vào hệ thống gồm: hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức có thời hạn, hợp đồng chính thức khơng thời hạn.
+ Theo dõi, thông báo gia hạn hợp đồng.
+ Theo dõi lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng. - Quản lý bảng chấm cơng: Nhân viên phịng nhân sự lập và cập nhật bảng chấm công theo từng tháng cho nhân viên. Đồng thời sẽ cập nhật thông tin khen thưởng kỷ luật gồm các hình thức cụ thể: nhân viên được khen thưởng (kỷ luật) bằng hình thức nào sẽ được cập nhật vào hệ thống, khi muốn thay đổi cũng được cập nhật, sửa, xóa một cách thuận lợi .
- Quản lý lương cho nhân viên: Nhân viên phòng kế tốn dựa vào bảng chấm cơng để thực hiện tính lương.
Cơng thức tính lương của cơng ty:
Tiền lương = Hệ số lương * Lương cơ bản
Bảo hiểm y tế + Bảo hiểm xã hội = 30% * Tiền lương
Tiền lương thực lĩnh = Tiền lương – BHYT – BHXH + Phụ cấp + Thưởng - Phạt. - Tìm kiếm: tìm kiếm thơng tin liên quan đến nhân viên và thông tin lương một cách dễ dàng.
- Thống kê báo cáo: là công việc thường niên của bất cứ doanh nghiệp nào, và trong HTTT quản lý nhân sự người ta cũng thống kê báo cáo theo:
+ Báo cáo thông tin nhân sự bao gồm báo cáo thông tin về hồ sơ, hợp đồng lao động, quá trình khen thưởng kỷ luật của nhân viên.
+ Báo cáo thông tin lương theo từng phịng ban và báo cáo thơng tin lương chi tiết của nhân viên công ty.
Các yêu cầu phi chức năng của hệ thống
Yêu cầu về hiệu năng của hệ thống
-Thực hiện hiệu quả các chức năng của hệ thống.
-Hệ thống báo cáo đầy đủ, chính xác, có thể theo dõi thình hình quản lý nhân sự.
-Cài đặt dễ dàng, giá thành hợp lý, chất lượng hồn thành cơng việc cao, có độ chính xác cao.
-Thao tác nhanh chóng, áp dụng được nhiều cơng nghệ mới, ít hỏng hóc và các lỗi kỹ thuật.
-Có khả năng bảo trì hay cập nhật các chức năng nâng cấp và làm mới hệ thống.
Yêu cầu về giao diện của hệ thống
-Đối với người sử dụng là nhân viên phịng nhân sự - kế tốn: u cầu giao diện phải thân thiện, rõ ràng, dễ hiểu; có tính kết dính cao, các chức năng quản lý nhân viên, quản lý lương, … phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ quản lý. Tìm kiếm nhân viên phịng ban thông qua tên hoặc mã nhân viên.
-Giao diện thuận tiện dễ sử dụng, bố trí hợp lý, phù hợp với thao tác người sử dụng, đảm bảo giúp người sử dụng thao tác nhanh và chính xác.
Yêu cầu về thời gian sử dụng: Thời gian phản hồi thông tin nhanh của các
chức năng hệ thống.
Ứng dụng và chuyển giao phần mềm -Đào tạo và phát triển phần mềm.
-Bảo hành cho các cá nhân tập thể, tổ chức biết kỹ thuật cách thức sử dụng phần mềm.
Yêu cầu ngoài
-Khả năng tương thích trong doanh nghiệp có khả năng kết nối với các modul khác của hệ thống và với phần mềm của nhà cung cấp: kết nối phần mềm quản lý kho với phần mềm kế tốn…
-Có khả năng mở rộng trong tương lai, phát triển phần mềm cao hơn, nâng cấp phần mềm, cải tiến phần mềm.
Khả năng tương thích
-Có khả năng tương thích trên hệ điều hành windows XP, 7, 8 của Microsoft.
-Hệ thống cho phép người sử dụng tương tác với hệ thống qua giao diện phần mềm, thân thiện và dễ dùng. Người sử dụng có thể tra cứu thơng tin nhân viên, tình hình nhân sự trong các phịng ban và tình hình lương bổng nhân viên theo phịng ban. Ngồi ra hệ thống cịn cung cấp khả năng bảo mật cao.