PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ VẤNĐỀ NGHIÊN CỨU
3.1 Đặt bài toán và đặc tả yêu cầu hệ thống thông tin quản lý khách hàng
Khi khách hàng có nhu cầu muốn sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của cơng ty, nhân viên phịng kinh doanh sẽ tập hợp các yêu cầu của khách hàng và gửi đến các bộ phận liên quan để từ đó đưa ra các sản phẩm hay dịch vụ phù hợp đáp ứng với yêu cầu của khách hàng. Khi khách hàng đồng ý với những sản phẩm hay dịch vụ mà cơng ty đã đưa ra thì hợp đồng sẽ được kí kết. Nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành thu thập các thông tin liên quan đến khách hàng, và quản lý các thông tin liên quan đến khách hàng. Sau khi hợp đồng được kí kết, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành theo dõi thực hiện hợp đồng với khách hàng, tiến hành các giao dịch liên quan, cập nhập các thông tin liên quan đến hợp đồng cho đến khi hợp đồng kết thúc.
Khi giám đốc yêu cầu báo cáo về tình hình kinh doanh, hệ thống sẽ thống kê số hợp đồng đang triển khai, hợp đồng đã hoàn thành và hợp đồng bị hủy.
3.1.1 Yêu cầu chức năng
Từ thực trạng yêu cầu về công tác quản lý khách hàng của Công ty TNHH dịch vụ quảng cáo thương mại Vĩnh Tâm và nghiên cứu tổng quan về khách hàng, hệ thống thông tin quản lý khách hàng của cơng ty cần phải có các chức năng sau:
- Chức năng quản lý thông tin khách hàng: thêm thông tin khách hàng, sửa thơng tin khách hàng, xóa thơng tin khách hàng.
- Chức năng quản lý hợp đồng: lập hợp đồng, sửa thông tin hợp đồng, xóa hợp đồng
- Chức năng thống kê báo cáo - Chức năng tìm kiếm
3.1.2 Yêu cầu phi chức năng
- Phần mềm dễ sử dụng và được thiết kế tối giản lỗi cho người sử dụng - Phần mềm có khả năng mở rộng, nâng cấp
- Tốc độ xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác, dễ dàng sao lưu và phục hồi. Phần mềm đáp ứng khả năng truy cập thông tin của nhiều người sử dụng cùng lúc, cho kết quả nhanh, đảm bảo thông tin không bị gián đoạn.
- Hệ thống bảo mật cao, đảm bảo thông tin không bị xâm nhập từ bên ngồi hệ thống, có chức năng phân quyền đối với người sử dụng.
- Giao diện đơn giản, dễ nhìn, dễ thao tác
- Hệ thống được thiết kế để dễ dàng tích hợp với các hệ thống thơng tin khác trong công ty như hệ thống thông tin quản lý hàng hóa, hệ thống thơng tin quản lý kho, hệ thống thơng tin quản lý nhân sự,…
- Dữ liệu: Phần mềm báo lỗi khi nhân viên nhập dữ liệu sai hoặc không đúng kiểu vào hệ thống, dễ dàng khắc phục lỗi khi thao tác với hệ thống.